Projektmodell. 1. Riktlinjer projektmodell 1 (6)

Transkript

1 12 1 (6) Projektmodell Projektmodell Projektmodell Riktlinjer projektmodell Projektförutsättningar Uppdragsgivaren Direktiv Förstudie Beslut Finansiering Projektorganisation Styrgruppen Projektledaren Projektgruppen Projektmedarbetaren Arbetsgrupp Referensgrupp Facklig information Projektplanering Projektplanen Projektets genomförande Tids- och aktivitetsplan Styrning och uppföljning Utvärdering Avslutning av projektet Informationsplan Riktlinjer projektmodell För att vi i Enköpings kommun ska arbeta på samma sätt när vi jobbar i projekt finns en projektmodell. Här finns hjälp kring och förklaringar av projektarbetets olika delar, roller och dokument. Med projekt menar Enköpings kommun verksamhet som görs: med ett eller flera bestämda mål. Vi vet från början vart vi ska och vad vi vill uppnå med arbetet. under en bestämd tidsperiod. Verksamheten har en start och ett i förväg bestämt slut. med en förutbestämd resursinsats. Vi vet hur stora resurser som finns i form av till exempel kompetens, arbetstid, pengar, lokaler och utrustning. Postadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nr Enköpings kommun Kungsgatan ENKÖPING E-post: kommunstyrelsekontor@enkoping.se 8

2 2 (6) under särskilda arbetsformer. Arbetet är avgränsat från ordinarie verksamhet. 2. Projektförutsättningar När uppdrag ska genomföras i projektform är det ytterst viktigt att det finns en tydligt utpekad uppdragsgivare, som genom en skriftlig projektbeställning beskriver uppdraget. 2.1 Uppdragsgivaren är huvudansvarig för projektet initierar och beslutar om projektets genomförande utser styrgrupp ansvarar för att direktiv tas fram beslutar om tidpunkt när projektet ska vara genomfört och avrapporterat beslutar om finansiering av projektet kan utse projektledare för projektet Om projektet berör flera verksamheter kan det vara bra att direktivet går ut på remiss till berörda före beslut. 2.2 Direktiv Uppdragsgivarens beställning formuleras i ett projektdirektiv som beskriver behov och nytta av de resultat som projektet ska åstadkomma. Direktivet ska tydligt beskriva: mål, slutmål och smartmål bakgrund och förutsättningar avgränsningar för uppdraget, det vill säga vilka frågor som ska belysas vad som ska göras och förväntade kvalitetsmässiga och ekonomiska effekter projektorganisation resursbehov projekttid finansiering uppföljnings- och rapporteringsform projektnamn riskanalys samband och kopplingar till andra projekt samverkan 2.3 Förstudie Innan ett projekt startar kan det finnas behov av en förstudie för att se förutsättningar för ett projektuppdrag. Uppdragsgivaren beslutar om en förstudie ska ske. 2.4 Beslut Beslut för att starta ett projekt ska innehålla: mål för projektet effekter av projektet i verksamhet efter implementering kostnader för projektet

3 3 (6) beskrivning av hur förvaltning av det projektet skapar/utvecklar/implementerar ska skötas kostnader för förvaltningen av projektets resultat 2.5 Finansiering Om uppdragsgivaren beslutar om ekonomiska resurser för ett projekt, bör dessa konteras på ett särskilt projektkonto för att särredovisning kan ske. Då kan projekt enkelt följas upp var för sig eller som en totalbild av samtliga projekt. Om projektet löper över flera år ska finansiering gälla för hela projektet och pengarna följa projektet över åren. I ett direktiv kan det vara nödvändigt att ge projektledaren i uppdrag att ta fram framtida kostnader för att upprätthålla och vidareutveckla resultatet av projektet. 3. Projektorganisation 3.1 Styrgruppen utses av uppdragsgivare, som kan ingå i styrgruppen utser projektledare, om inte detta gjorts av uppdragsgivare ger projektledare uppdrag att ta fram projektplan utifrån direktiv fastställer projektplan bedömer, tillsammans med projektledare, den omfattning och kompetens som behövs i projektgruppen utser, tillsammans med projektledare, projektgrupp i samråd med berörda arbetsledare. Säkerställer att projektmedlemmar disponerar nödvändig tid för sitt uppdrag fastställer ansvar och befogenheter för projektledare och ger projektledare det stöd som behövs följer projektarbetet fortlöpande stöder projektledare svarar för information och avrapportering till uppdragsgivare kan tillsätta arbets- och referensgrupper ser till att minnesanteckningar förs vid styrgruppens möten 3.2 Projektledaren utses av styrgrupp ansvarar för att projektet genomförs enligt direktiv och projektplan samt enligt styrgruppens anvisningar bedömer, tillsammans med styrgruppen, omfattning och den kompetens som behövs i projektgruppen planerar och leder arbetet i projektet motiverar medarbetare och förankrar projektet i organisationen har budgetansvar och disponerar projektets resurser. Ansvarar för att ekonomisk redovisning sker enligt de rutiner och anvisningar som gäller i kommunen skriver projektplan tillsammans med sina projektmedarbetare. Planen fastställs av styrgruppen. framställer underlag som dels redovisar projektets verksamhetsnytta, dels är en grund för utvärdering och framtida uppföljning av projektet

4 4 (6) kan tillsätta arbets- och referensgrupper ansvarar för att rapportering vid helt eller delvis externt finansierade projektet sker enligt finansiärernas anvisningar ska, om beställning eller projektplan av något skäl inte kan följas, så tidigt som möjligt kontakta styrgruppen för diskussion om eventuella förändringar eller nedläggning av projektet är föredragande inför samverkansgrupp 3.3 Projektgrupp utses av projektledare i samråd med styrgruppen planerar och genomför arbete tillsammans med projektledare kan vid behov adjungera medlemmar med speciallistkunskaper ska tillsammans med projektledaren klara ut ansvarsfördelningen och befogenheter samt hur mycket tid som ska läggas på projektarbete ansvarar för att minnesanteckningar förs vid projektgruppens möten 3.4 Projektmedarbetare Projektmedarbetarens motivation och möjlighet att kraftsamla för projektuppgiften är ofta avgörande för projektets genomförande. Därför ska projektmedarbetaren: sätta sig in i projektets bakgrund, mål, ramar och förutsättningar medverka vid arbete med projektplan delta aktivt i projektarbete ansvara för att den egna överenskomna arbetsinsatsen utförs bidra till ett bra arbetsklimat 3.5 Arbetsgrupp Ibland kan projektet behöva underlag med mera från fler personer än de som ingår i projektgruppen. Beslut att införa en arbetsgrupp kan tas av styrgrupp eller projektledare. Exempel på sådana grupper är: testgrupper temagrupper En arbetsgrupp ska producera underlag till projektgruppen. 3.6 Referensgrupp Ibland kan projektet behöva synpunkter från olika intressenter eller sakkunskap. I sådana fall kan en referensgrupp knytas till projektgruppen. Referensgruppen är en idé- och kunskapsbank och producerar vanligtvis inte material till projektarbete - jämför med tidigare beskrivna arbetsgrupper. Beslut att införa en referensgrupp kan tas av styrgrupp eller projektgrupp. 3.7 Facklig information Ansvarig förvaltning eller enhet ska alltid informera om aktuella projekt i samverkan. Projektledaren ska bistå uppdragsgivaren genom att vara föredragande. Ansvarsfördelning för information till samverkan bestäms i direktiv.

5 5 (6) 4. Projektplanering Projektplanering ska belysa hur de olika delarna i projektet ska styras, samordnas och följas upp samt hur arbetet ska fördelas. Projektplanering ska resultera i en tydlig projektplan där det tydligt framgår vad projektet ska genomföra och hur. Projektplan ska gälla för hela projektet. 4.1 Projektplanen Projektplanen ska innehålla: mål, smartmål och syfte utifrån uppdragsgivarens beställning bakgrund beskrivning av samtliga delprojekt avgränsningar av projekt aktivitetsplan med konkreta etappmål och resursfördelning tidplan med start- och sluttid för de olika detaljprojekten budget med samtliga kostnader för projektet resurser plan för regelbundna uppföljningar och hur projektet ska avrapporteras plan för hur resultatet ska dokumenteras informationsplan hur projektet och dess resultat ska implementeras hur projektets resultat ska överlämnas till organisationen efter avslut uppföljning 5. Projektets genomförande 5.1 Tids- och aktivitetsplan När en projektplan är beslutad startar det egentliga projektarbetet. För detta kan en detaljerad planering göras, uppdelad i olika steg i en tids- och aktivitetsplan. Hur detaljerad en tid- och aktivitetsplan är beror på projektets komplexitet. Planen kan behöva revideras under projektets gång. Det är styrgruppen som beslutar om större förändringar av planen. 5.2 Styrning och uppföljning En planering utan uppföljning är bortkastad och därför bör en regelbunden uppföljning göras. Syftet är dels att ge alla i projektorganisationen förutsättningar att ta sitt ansvar för projektet, dels att uppmärksamma på eventuella nya förutsättningar eller brister som bör åtgärdas eller leda till nya beslut. Uppföljningen ska göras av själva projektet, men även av processen. Uppföljning av projektet ska ske genom att projektledaren regelbundet redovisar projektets resultat och måluppfyllelse till styrgruppen. Detta kan ske muntligt och skriftligt.

6 6 (6) 5.3 Utvärdering För att kontrollera att planerade effekter uppnåtts i verksamheten, bör en utvärdering av projektet göras. Projektets mål och syfte ska därför vara tydligt klarlagda redan från start. Utvärderingen görs av en neutral, helst extern, part. 6. Avslutning av projekt Eftersom ett projekt är en i tid och från övrig verksamhet avgränsad arbetsuppgift ska alla projekt avslutas på ett tydligt sätt. Projektorganisation upplöses och projektledaren avslutar sitt uppdrag. Vid projektets avslutande kan följande ske: Projektet slutredovisas i form av en skriftlig slutrapport som lämnas till uppdragsgivaren. Rapporten ska innehålla en beskrivning av projektet och dess genomförande samt en tydlig analys av uppnådda resultat och inte minst måluppfyllelse för projektet. Uppdragsgivaren tar ställning till vad som ska ske efter projektet utifrån slutrapport och uppnådda resultat. Detta innebär att inga projekt får fortsätta vidare i den ordinarie driftorganisationen utan godkännande och beslut av uppdragsgivaren. 7. Informationsplan För att projektet ska uppnå sina mål krävs det ofta att projektgruppen har en informationsplan. Följande rubriker rekommenderas: nulägesanalys målgrupp/användare ansvarsfördelning övergripande budskap kanaler, metoder och åtgärder tidsplan uppföljning