FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK SID Ks 69/ Ks14 1

Transkript

1 HÄRJEDALENS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK SID Ks 69/ Ks14 1 PROJEKTPOLICY Denna projektpolicy syftar till att göra projektarbete som arbetsform effektivt samt att ange riktlinjer för hur man arbetar i projekt inom Härjedalens kommun Innan Härjedalens kommun beslutar att delta i projekt som initieras av annan huvudman, t ex länsövergripande projekt, skall projektets mål och syfte kritiskt utvärderas med avseende på vad projektet kan tillföra kommunen. Detta gäller även projekt som ingår i länets tillväxtavtal. Projekt - skall ha en styrgrupp och en projektgrupp - skall ha en projektplan - skall ha skriftliga direktiv - skall vara finansierade - skall ha mål och syfte - skall ha en klart avgränsad projekttid - skall följas upp för mätning av måluppfyllelse och tillvaratagande av erfarenheter Projekt är oftast av engångskaraktär Projektorganisation Kommunstyrelsen eller kommunledningsutskottet är uppdragsgivare för kommunövergripande projekt. För verksamhetsspecifika projekt är vederbörande nämnd uppdragsgivare Uppdragsgivare Styrgrupp Referensgrupp Projektledare Projektgrupp

2 2 Uppdragsgivaren - beslutar om projektets genomförande - är huvudansvarig för projektet - ger skriftliga direktiv. Av direktiven skall framgå ett tydligt, målsatt uppdrag, projektorganisation, tids- och kostnadsramar, finansiering, uppföljnings- och rapporteringsformer. - utser ledamöter i styrgruppen. För projektet ansvarig förvaltningschef utser och tillsätter projektledare, antingen bland anställda inom den egna förvaltningen eller genom rekrytering av extern konsult alternativt tillfällig projektanställning. Annan personal som direkt anställs i ett projekt utses och tillsätts på motsvarande sätt. - bedömer vilken kompetens som behövs i projektgruppen - avgör om det är motiverat med en referensgrupp - beslutar när projektet är genomfört eller skall avslutas av andra skäl. Styrgruppen - består av ansvarig förvaltningschef och verksamhetsansvariga tjänstemän, om inte annat beslutas av uppdragsgivaren - ansvarar inför uppdragsgivaren - fastställer projektplan - utser projektgrupp, (projektmedarbetare), i samråd med berörd förvaltningschef - fastställer ansvar och befogenheter för projektledaren samt ger det stöd som projektledaren behöver - leder och följer projektarbetet fortlöpande Projektledaren - ansvarar för att projektet genomförs enligt direktiv och enligt styrgruppens anvisningar - har budgetansvar och disponerar projektets resurser samt ansvarar för att den ekonomiska redovisningen sker enligt drätselkontorets rutiner och anvisningar

3 3 - utarbetar projektplan, som föreläggs styrgruppen för beslut - är ledare för projektmedarbetarna - är huvudansvarig för information om och dokumentation av projektet - framställer underlag som dels redovisar projektets kommun- och/eller verksamhetsnytta, dels utgör grund för utvärdering och framtida uppföljning av projektet. Projektgruppen - har tillsammans med projektledaren ett gemensamt ansvar inför styrgruppen och utses utifrån kompetens. - klarar, tillsammans med närmast ansvarig chef och projektledaren, ut befogenheter och hur mycket tid som får läggas på projektarbetet. Referensgrupp Ibland kan projekt behöva tillföras synpunkter från olika intressenter eller sakkunskap utöver den som finns i projektgruppen. I sådana fall kan en referensgrupp knytas till styrgruppen. I vissa fall har ett projekt betydelse för personalorganisationen och då är det t ex lämpligt att utse en facklig referensgrupp. Projektplan Projektplanen utarbetas av projektledaren och fastställes av styrgruppen. Planen bör innehålla: - mål och syfte formulerade utifrån uppdragsgivarens direktiv - aktivitetsplan med etappmål och resursförbrukning - tidplan med start- och sluttid för olika delmoment i projektet - budget som innefattar samtliga kostnader för projektet - plan för regelbundna uppföljningar - plan för hur resultat ska dokumenteras - informationsplan

4 4 Råd till uppdragsgivaren Projektledaren bör ha social kompetens, ledaregenskaper, metodiskt kunnande och organisationsförmåga. Dessutom fordras kompetens inom verksamhetsområdet. Önskvärda egenskaper för projektledare är att kunna arbeta självständigt, våga ta initiativ och kunna fatta beslut inom givna ramar, samt kunna samordna den kompetens som finns i projektet. Samråd bör ske före projektstart mellan uppdragsgivaren och ansvarig förvaltningschef om vem som betalar projektledarens lön under projekttiden. Det kan vara lämpligt att direktiv till projekt, som berör flera verksamheter, går på remiss till de berörda. Det är viktigt att uppdragsgivaren kontinuerligt följer projektet. Råd till projektledaren Det är viktigt att din tolkning av direktiven stämmer överens med styrgruppens tolkning. Klara ut med styrgruppen vilket ansvar och vilka befogenheter du har som projektledare samt vilka resurser som står till projektets förfogande. Kontrollera att du har klara mandat från din närmast överordnade chef. Om projektplan eller direktiv av olika skäl inte kan följas är det viktigt att du så tidigt som möjligt kontaktar styrgruppen för diskussion om eventuella förändringar eller nedläggning av projektet. För att få delaktighet och medinflytande är det viktigt att de som berörs av projektet och av de lösningar som föreslås informeras om projektet. Planera dokumentationen i projektets inledningsskede och tänk igenom behovet av delrapporter samt vilka delar som ska ingå i slutrapporten. Den slutliga rapporten bör innehålla en kortfattad sammanfattning. Vid projekt som helt eller delvis är externt finansierade måste rapportering även ske enligt finansiärernas anvisningar.

5 5 Skickas ut i god tid före mötet. För alltid protokoll eller minnesanteckningar från möten i styrgruppen/projektgruppen där fattade beslut, vem som ansvarar och tidpunkt när beslutet skall vara verkställt framgår. Sträva efter att skapa ett starkt team av projektgruppen. Alla ska känna sig informerade om och delaktiga i projektet som helhet.