INFÖRANDE, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING. Agneta Bränberg

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "INFÖRANDE, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING. Agneta Bränberg"

Maj Åström
för 8 år sedan
Visningar:

1 INFÖRANDE, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING Agneta Bränberg

2 Projektet närmar sig sitt slut men vad händer sedan?

3 INFÖRANDE Avslutande del av genomförandefasen? Inledande del av projektavslutet? Egen fas? -Viktigt att detta planeras! Införandet specificeras i en kravspecifikation

4 PLANERING AV INFÖRANDET LIKA NOGA SOM RESTEN AV PROJEKTET Vem är mottagare och ansvarig för införandet Varför ska resultatet införas Förutsättningar för att införa projektets resultat Nulägesanalys - för och emot införandet Intressentanalys fokus på införandet Vad ska vara utfört; SMART-mål Kravspecifikation för införandet Prioritering; tid, kostnad, kvalitet Metodval för störningsminimering Hur och när ska resultatet införas Väl def. befogenheter och ansvar Budget fördelad på aktiviteter och kalendertid Tid när införandet ska vara avslutat och hur det ska godkännas Riskanalys med åtgärdsplan

5 BYTE AV PROJEKTGRUPP/ MEDLEMMAR? Behov av andra kompetenser! Behov av annan styrning!

6 INFÖRANDET KAN VARA

7 ATT LEDA INFÖRANDET Nya förutsättningar Ev ny projektledare med annan kompetens Ev ny projektgrupp - mer lämplig för införandet PL bör styra hårt, inga nya idéer eller ändringar

8 ÄNDRINGSKOSTNADER

9 INFÖR INFÖRANDET FÖRANKRA! Förankra Involvera och få med användarna Referensgrupp Nyckelpersoner som påverkar Informella ledare Undvik högre chefer Håll referensgrupp aktiv En positiv, delaktig, representativ referensgrupp och införandet går som en dans! Rationaliseringsprojekt är extra känsliga vad gäller referensgrupp

10 FÖRÄNDRINGSLEDNING Förändringsledare Delegera Låt det ta tid Var ledare (inte kompis) TilliT Socialt kapital = antalet kontakter * förtroendet i dessa kontakter (Bo Rothsthein)

11 FRAMGÅNGSFAKTORER Skapa en känsla av allvar och angelägenhet Bilda ett samordnat team Formulera vision och strategi Kommunicera visionen Delegera befogenhet att agera Skapa kortsiktiga vinster Bredda arbetet Skapa en bestående förändring

12 OSKRIVNA REGLER Motiv Möjliggörare Belöningar

13 FÖRÄNDRINGENS FYRA RUM Nuläget Omvärld Önskat läge 1.Nöjdhet 4.Förnyelse Dåtid 2.Censur 3.Förvirring Framtid Inre värld

14 TILLBAKA TILL AVSLUT AV PROJEKT

15 AVSLUTA PROJEKTET Exempel på aktiviteter: 1) Överlämna projektets resultat Efterkalkyl 2) Uppföljning av tidplan 3) Uppföljning av förbrukade resurser 4) Utvärdera projektmetoder och samarbete Punkt 2, 3 och 4 ger värdefulla erfarenheter!

16 AVSLUTA PROJEKTET 5) Utvärdera individers insatser Ge positiv feedback! 6) Avveckla projektgruppen KickOut! 7) Avsluta projektkonton 8) Dokumentera och arkivera

17 ÖVERLÄMNANDET En leverans eller flera delleveranser? Leveransrapport - Leveransgodkännande Bedömning av resultat Vid delleverenser kan man ta betalt!

18 EXEMPEL PÅ DELLEVERANSER Förstudie Planering Uppdragsbeskrivning, Förstudierapport, Lösningsförslag, Pilotprojekt, Kravspecifikation Projektplan, Budget, Underlag för resursanskaffning

19 EXEMPEL PÅ DELLEVERANSER Genomförande Uppdaterad projektplan, Prototyp, Statusrapporter, Produkt, Dokumentation, Införd produkt, Testprotokoll, Leveransgodkännande Avslut Slutrapport

20 SLUTRAPPORTERING Skilj på följande dokument: Leveransrapport/godkännande - Rapport till beställaren, för underskrift Slutrapport - Internt dokument med erfarenheter från projektarbetet

21 SLUTRAPPORTERING Syftet med följande dokument: Leveransrapport/godkännande -Att visa beställaren att vi uppfyllt deras önskemål så att de kan betala oss. Och eventuellt bli imponerade av oss så att vi får nya uppdrag. Slutrapport - Att reflektera och dokumentera så att vi på företaget blir bättre på att genomföra projekt.

22 SLUTRAPPORT Bakgrund, syfte och effektmål Projektmål och avgränsningar Beställare och projektledare Utvärdering av mål * Analys av projektförlopp * Kvalitetsuppföljning * * Förklaras ytterligare

23 UTVÄRDERING AV MÅL Har vi tillfredställt beställaren? - Projektmål - Pris (efterkalkyl kontra förkalkyl) - Leveranstid (verklig kontra uppskattad) - Effektmål???

24 ANALYS AV PROJEKTFÖRLOPP Milstolpar och beslutspunkter Tidsplan Resurser Riskhantering Verifiering av beslut Kommunikation och rutiner Projektorganisation

25 PROJEKTORGANISATION Projektmodell Styrgrupp Referensgrupp Linjeorganisationen Lokalisering Reflektera över: Gruppsammansättning Beslutsprocesser Gruppens utveckling

26 PROJEKT-, STYR- OCH REFERENSGRUPP Bemanning Samarbete Kommentarer Rekommendationer

27 KVALITETSUPPFÖLJNING Resultat - Produktkrav - Kundens upplevelse Projektet - Projektkrav - Utvärdera metodik - Utvärdera strategier

28 AVVECKLA PROJEKTGRUPPEN Förbered projektgruppen Återlämna interna resurser Avskaffa externa resurser Avveckla dig själv!?

29 KÄNSLOMÄSSIGT VAKUUM Viktigt att förbereda projektdeltagare även vid vanligt avslut, annars: - Upplevelse av förlust - Personligt misslyckande - Dåligt självförtroende Vid nedläggning av projekt, synliggör motivet, det underlättar!

30 LÄGGA NER PROJEKT Det läggs ner för få! Bristfälliga projekt Orealistiska projekt Omprioriteringar Omvärldsfaktorer Dokumentera även misslyckade projekt!!!

31 HINDER ATT LÄGGA NER PROJEKT Prestige Dålig uppföljning av kostnader och mål Beställare, Projektledare och/eller Styrgrupp vågar ej fatta beslut Projektdeltagare förälskade i projektet

32 EFTER AVSLUT?

33 UPPFÖLJNING EFFEKTMÅL Referensmätning före Bestämt innan Vad? Hur? När? effekten ska mätas Beställarens ansvar att effektmål följs upp - inte projektledarens! Om effekten inte uppnåddes? Analysera orsakerna och lär av dessa!

34 EKONOMI

35 FÖRVALTNING Förvaltningsarbetet ej en del av projektet Planeringsarbete inför förvaltning? Processer Roller och ansvar Dokument och mallar Undervisning Budget för förvaltning!

36 MERFÖRSÄLJNINGS- STRATEGI Detta ska finnas med från första början! - Går det att sälja något mer till beställaren efter projektet? - Går det att sälja samma produkt till någon annan? - Behöver de hjälp även med förvaltningen?

37 NYA PROJEKT Ett lyckat projekt kommer sällan ensamt - Lycka till!

Relevanta dokument

RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING INFÖRANDET BYTE AV PROJEKTGRUPP/MEDLEMMAR? PLANERING INFÖR INFÖRANDET

Projektet närmar sig sitt slut men vad händer sedan? RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING Stefan Berglund INFÖRANDET Avslutande del av genomförandefasen? Egen fas? Inledande del av projektavslutet? -Viktigt