Avslut och resultat av projekt Projektledning 1, HT Agneta Bränberg

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Avslut och resultat av projekt Projektledning 1, HT Agneta Bränberg"

Gunnel Pettersson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Avslut och resultat av projekt Projektledning 1, HT 2014 Agneta Bränberg

2 Införandet av resultatet Del av genomförandet Eget projekt (implementeringsprojekt) Specificera vad som ska överlämnas till projektägaren Lika noggrann planering som genomförandet

3 Delprojektledare kan behövas

4 Implementering i olika typer av projekt Byggprojekt Produktutveckling Systemutveckling Marknadsföring Organisationsutveckling Flytta in i huset. Öppna kontoret. Släppa på trafiken på vägen eller över en bro. Produktionssätta produkten. Testa produkten under verkliga förhållanden. Genomföra utbildningstillfällen på kursen. Driftsätta systemet hos kunden. Utbilda användare. Bygga upp en drift- och förvaltningsorganisation. Initiera annonskampanjen. Öppna mässa för besökare. Börja sälja tjänsten. Börja arbeta enligt de nya rutinerna. Bemanna det nya försäljningskontoret. Genomföra kompetensutvecklingen.

5 Leda införandet Nya förutsättningar Ev ny projektledare Ev ny projektgrupp mer lämplig för införande PL bör styra hårt, inga nya idéer eller ändringar

6 Kostnaden för att ändra i projekt

7 Planering Lika noga som resten av projektet Vem är mottagare och ansvarig för införandet Varför ska resultatet införas Förutsättningar för att införa projektets resultat Nulägesanalys - för och emot införandet Intressentanalys fokus på införandet Vad ska vara utfört; SMART-mål Kravspecifikation för införandet Prioritering; tid, kostnad, kvalitet Metodval för störningsminimering Hur och när ska resultatet införas Väl def. befogenheter och ansvar Budget fördelad på aktiviteter och kalendertid Tid när införandet ska vara avslutat och hur det ska godkännas Riskanalys med åtgärdsplan

8 Införandet möter motstånd

9 Genomförandet - Förankra Förankra Involvera och få med användarna Referensgrupp Nyckelpersoner som påverkar Informella ledare Undvik högre chefer Håll referensgruppen aktiv

10 Överlämnandet exempel på leveranser

11 Bedömning Resultatrapport Skriftlig rapport med bifogat arbetsmaterial Hur ska resultatet bedömas? Försäkran från PL OK från Projektägare Tester Externa bedömare Leveransprotokoll Bocka av ok Åtgärdsplan för ej slutfört Signera

12 Förvatning

13 Förvaltning - När införandet är klart Bemanna förvaltningsorganisationen Utbilda användare Styra underhåll av produkten med förvaltningsmodell Processer Roller och ansvar Dokument och mallar

14 Avslutningsfasen Exempel på aktiviteter under avslutningsfasen Skriva slutrapport Följa upp planer, milstolpar och aktiviteter Ta fram efterkalkyl Avsluta projektets konton Utvärdera Avveckla projektgruppen Dokumentera och arkivera

15 Utvärdering av projektet både resultat och process Resultat mäts mot uppsatta mål För att Projektmål ska vara uppfyllt ska hela innehållet vara ok Produktkrav i kravspecen Tid och resursmål Kvalitet Kostnad Utvärdera samarbetet och metoderna Hur fungerade planeringen? Hur fungerade de valda arbetsmetoderna? Hur hanterades riskhändelser? Var resurserna tillräckliga, antal och kompetens? Samarbetet inom gruppen och utåt? Vad kunde man ha gjort annorlunda? Hela projektgruppens samlade synpunkter Utvärdera individuella insatser och ge feedback

16 Efterkalkyl Hur mycket kostade projektet? Höll budgeten? Mötte projektet kostnadsbilden i kravspecen?

17 Utvärdering av projektmål Ex. - Tiden uppfylld, på bekostnad av ökade kostnader och sänkt kvalitet.

18 Efterkalkyl Kostnadsöverdrag = Resultatvärde Efterkalkyl = EV-AC = BAC - EAC PV=förkalkyl EV=resultatvärde AC=efterkalkyl BAC=totalkostnad EAC=prognosticerad slutkostnad för projektet

19 Samla tankarna i en slutrapport Internt dokument Erfarenheter från projektet Prestationer jämförs med planer och kalkyler Vad gjordes bra och vad kan göras bättre Arkivera Även projekt som avbrutits ska slutrapporteras Exempel på vad som ska ingå finns i boken.

20 Avslut Tydligt avslut viktigt för alla parter (ÅÄÖ) Projektägare PL Projektmedarbetare Efter produktion - depression Tänker inte på detta Tyst efter att ha stått i centrum - tomhet Vad händer med dem som jobbat efter avslut? Att bli nedlagd Kick-Out Fira avslut Fira också när stora milstolpar/delmål uppnås

21 Effektmål Referensmätning före Bestämt innan Vad? När? Hur? effekten ska mätas Projektägarens ansvar att följa upp effekten av projektet Om effekten inte uppnåddes? Analysera orsakerna och lär av dessa!

22 Förändringsledning Förändringsledare Delegera Låt det ta tid Var ledare (inte kompis) TilliT Socialt kapital = antalet kontakter * förtroendet i dessa kontakter (Bo Rothsthein)

23 Framgångsfaktorer Skapa en känsla av allvar och angelägenhet Bilda ett samordnat team Formulera vision och strategi Kommunicera visionen Delegera befogenhet att agera Skapa kortsiktiga vinster Bredda arbetet Skapa en bestående förändring

24 Oskrivna regler Motiv Möjliggörare Belöningar

25 Förändringens fyra rum Nuläget Omvärld Önskat läge 1.Nöjdhet 4.Förnyelse Dåtid 2.Censur 3.Förvirring Framtid Inre värld

Relevanta dokument

INFÖRANDE, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING. Agneta Bränberg

INFÖRANDE, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING Agneta Bränberg Projektet närmar sig sitt slut men vad händer sedan? INFÖRANDE Avslutande del av genomförandefasen? Inledande del av projektavslutet? Egen fas? -Viktigt