Bild 2-10: Internetfonden, Pernilla Rydmark. Bild 11-27: Projekthantering, Michael Winberg. Mer information finns på

Transkript

1 Presentationer från Frukostmöte.SE:s Internetfond 19 januari 2012 Bild 2-10: Internetfonden, Pernilla Rydmark Bild 11-27: Projekthantering, Michael Winberg Mer information finns på

2 Internetfonden information Pernilla Rydmark

3

4

5 Utlysning Ansökan Bedömng Beslut Avtal 11 jan 8 feb Feb-Apr 20 apr 20 maj Projekthandläggning

6 Sökprocess 1. Idé 2. Vem ska göra jobbet 3. Vad är poängen 4. Vilka problem ska vi lösa 5. Vad gör oss speciella

7 Tips 1. Läs alla officiella texter och rapporter 2. Ladda ner och kolla in formulär och mallar 3. Öppna användarkonto 4. Ring, presentera dig och ställ frågor 5. Kontakta andra som sökt och fått pengar

8 Projektfokus 1. Idé inte verksamhet 2. Syfte och mål 3. En plan 4. Ettårigt inte verksamhet 5. Budgettak inte fantasisummor

9 Projektprocess 1. Besked 2. Avtalsskrivning 3. Projektstart 4. Projektrapportering 5. Slutrapport 6. Utvärdering

10 Wtf are you saying? by Kalexanderson (CC BY-NC-SA 2.0)

11 Kort information kring projekthantering Michael Winberg

12 Definition/egenskaper på ett projekt Har en tydlig beställare (person) som vill ha en förändring Uppgiften som skall lösas har ett tydligt mål i tid och omfattning och är av engångskaraktär Har en egen budget och en egen organisation Tydligt start och slut Fokusering

13 Vad är ett lyckat projekt? Projektmålen uppnås Effektmålen uppnås (oftast en tid efter projektavslut) Beställaren nöjd Användarna/förvaltarna av projektresultatet är nöjda Styrgrupp och projektledning är nöjda Projektmedarbetarna är nöjda

14 Projektets faser Innan projektet bedömning av effektmålet (business case) Förberedelsefas (projektdirektiv) Genomförandefas (projektplan) Avvecklingsfas (slutrapport) Beslutspunkter/gates för att komma till nästa fas

15 .SE:s process

16 Mål Effektmål = det man vill uppnå genom projektet (t.ex. kostnadsreduktion med 30% genom att system x införs) Projektmål = svarar på vad projektet skall åstadkomma och till vilken tid och kostnad (t.ex. bidrar genom att införa system x till sista juni 2012 och till en kostnad av y kr). De tre dimensionerna. Avgränsningar viktigt dvs. vad som inte ingår

17 Mål - SMART Specifika - så att alla fattar var de ska och varför Mätbara - så att det finns något att mäta målet mot Accepterat - så att alla är motiverade att arbeta mot målet Realistiskt - så att det blir lätt att se möjligheten att nå fram Tidsbundet - så att det finns en tydlig start- och slutpunkt

18 Roller/organisation Beställare/projektägare Styrgrupp Projektledare/delprojektledare Projektmedarbetare Referensgrupper (Analysgrupp)

19 Risker Projektrisker hanteras innan projektstart men också kontinuerligt i projektet (ofta i samband med styrgruppsmöten). Bedöms efter sannolikhet att de inträffar (låg, medel och hög) samt påverkan (låg, medel och hög). Prioritering görs och de som bedöms ha en större sannolikhet (medel eller hög) samt högre grad av påverkan (medel eller hög) skall hanteras. Hantering kan göras på olika sätt från att eliminera dem till att enbart att man är förberedd med en plan om de skulle inträffa. Riskinventeringen är ofta bra att hantera i en workshop med de som påverkas, medverkar i projektet eller kan ha insikter kring det.

20 Informationsspridning Bestäm hur det skall göras, till vilka, vad och på vilket sätt och hur ofta i samband med att projektplanen tas fram. Statusrapporter från projektledaren bör göras med lämplig frekvens (2-4 veckor) och bör skickas till styrgrupp, projektmedarbetare och ev. andra intressenter.

21 Beslutshantering Projektledaren tar beslut inom projektet som inte förändrar målbilden men kan ta hjälp av sin styrgrupp (inom sin befogenhet). Styrgruppen beslutar när målbilden behöver ändras på något sätt och behöver ofta stämma av detta med beställaren (i regel finansiären).

22 Möten Styrgruppsmöten Projektmöten Referensgruppmöten Kick-off (startseminarium) Kick-out (slutseminarium)

23 Mötestyper Informationsmöten Granskningsmöten Arbetsmöten Förhandlingsmöten Beslutsmöten Lämpligt att skriva i inbjudan till mötet vilken typ av möte som avses.

24 Dokument Projektdirektiv Projektplan, aktivitetsplan, tidplan, projektbudget Protokoll/minnesanteckningar Statusrapporter Slutrapport

25 Leverabler Leverabler = leveranser från projektet kan vara Delleverans Slutleverans Bra att lägga styrgruppsmöten i anslutning till viktiga leverabler. Milstolpar interna leveranser som redovisar hur projektet fortgår och kan inte övervärderas!

26 Projektmodeller PPS (Praktisk Projekt Styrning) från Tieto. Ratten från Logica (WM-data) PROPS (Ericsson) nu XLPM (Semcon) Andra RUP Scrum PMI Prince2 Genom att välja en erhålls ett gemensamt språk inom organisationen samt om den är välkänd blir det enklare att få in konsulter/nyrekryteringar i arbetet. Ofta finns också färdiga mallar som kan användas omedelbart.

27 Verktyg Projekthanteringssystem som Canea, Antura etc. som innehåller det mesta man kan behöva för att hantera projekt inom en organisation. Utöver det finns separata system för delar av det som tidrapportering, resurshantering etc. Project Place (Projektplatsen) har nästan alla funktioner som ovan men också mycket bra om det är projekt mellan olika organisationer då man får en neutral projektyta. MS Project används mest för tidsplanering men har även en mängd andra funktioner i senare versioner. Excel används mycket frekvent i projekt för uppskattningar, uppföljningar etc.