Kompetensprojekt På det mänskliga planet

Transkript

1 LÅT SLÅ

2 LÅT SLÅ Kompetensprojekt På det mänskliga planet Projektledning: Jan Linné Ornella Nettelhed Nils Joelsson Administration: Susanne Kruuse

3 Praktisk Projektledning Seminarium HLF Låt Hjärtat Slå Onsdagen den 8 oktober 2008, Malmö Ansvarig/utbildare Jan Linné Program Inledning Projektstart Projektbegreppet Projektmål Riskstyrning Projektstyrning Planeringsteknik Organisationsformer Projektorganisation Projektavslut

4

5 Projektstart Projektbegreppet P r o j e k t i v i t e t Med projektivitet menas en organisations förmåga att med projektformen nå sina sociala och verksamhetsmässiga mål P r o j e k t d e f i n i t i o n Målsatt Namngivet Tidsbegränsat Budgeterat Avgränsat Unikt

6 F ö r s t u d i e Vägen från idé till ett projekt går i allra flesta fall via en förstudie för att få ett säkrare underlag för beslut att genomföra projektet. Detta initiala arbete får ofta karaktären av en sökprocess Förslaget skall prövas eller bedömas, konsekvenser analyseras och ambitionsnivåer hittas.

7 Projektstart P r o j e k t Målstyrning Kraftsamling Systematik Samverkan Engagemang Fördelarna med att utföra en uppgift i projektform får bedömas från fall till fall. Ju större behovet av samordning och ju högre grad av komplexitet och osäkerhet desto starkare skäl för projektformen P r o j e k t Mål avseende prestanda, tider och resurser Bestämt start- och slutmönster Temporär organisation med tydliga roller Resultat överlämnas vid projektslut

8 Projektstart P r o j e k t f l ö d e t Idé Bedömning Förberedning Genomförande Avslutning Nyttjande Genom att dela in projektet i faser kan beställare och styrgrupper fatta successiva beslut och resultaten följas upp. Genom olika milstolpar blir arbetet lättare eftersom man arbetar mot mål som ligger relativt nära i tiden

9 P r o j e k t m å l Otydlig målbild Tydlig målbild Ju bättre definierade projektmålen är desto större är sannolikheten att de förväntade resultatmålen uppnås. Projektmål Delmål Huvudmål Projektmål skall vara Tydliga specificerade och mätbara Utmanande men realistiska Förankrade förstådda och accepterade Kravet är att de skall ge en fullgod bild av det resultat som skall uppnås

10 Projektstart V a r f ö r? Klargöra villkor Förtydliga slutresultatet Definiera arbetsinsatser Säkra resurser Precisera beslut Förebygga problem Etablera spelregler Motivera deltagarna Förankra projektet Behoven att förtydliga och lägga fast är stora i början. Att organisera, studera, analysera, förankra kräver tid, resurser och systematik.

11 Projektstart V a d? Beskrivning av bakgrund och ramar Inventering av erfarenheter Förtydligande av projektmålen Strukturering av projektets innehåll Etappindelning och beslutspunkter Tid-, resurs- och kostnadsplanering Arbetsfördelning och samarbetsformer Riskanalys och förebyggande åtgärder Mötesplaner och uppföljningsrutiner Godkänd projektbeskrivning Projektstartens arbetssteg leder fram till ett genomarbetat material för styrning av projektet och en insatt och engagerad projektgrupp.

12 Riskstyrning Riskstyrning I projekt betyder att man gör återkommande analyser och däremellan arbetar med att kontrollera och undanröja de risker som utgör hot mot projektets framgång Vid identifiering av riskerna skall dessa sökas inom alla tänkbara områden. Minirisk Sannolikhet för att något skadligt skall inträffa skala % X Den konsekvens som skadan medför skala % = Riskvärde

13 DU har inte tid att ha bråttom!

14 Gemensam bild Du har som medarbetare rätt att kräva Villkor och förutsättningar Innehåll och struktur Förväntan resultat Disponibla resurser Den egna arbetsuppgiften Ansvar och befogenheter Samspelet inom projektet Sätt att fatta beslut Metoder för uppföljning och utvärdering Krav på dokumentation och beslutsunderlag När projektet väl är i gång finns det vanligtvis inte utrymme för olika uppfattningar En samsyn på projektet är avgörande för att arbetet skall bli effektivt

15 Det är svårt att spå, särskilt om framtiden! Mark Twain Vi planerar våra projekt för att Fördela ansvar och lägga fast vem som skall göra vad Kontrollera att allt nödvändigt arbete är identifierat Dela in projektet i hanterliga delar och etapper Skapa en gemensam bild av projektets totala omfattning Kunna förkorta projektets genomloppstid Utläsa konsekvenserna av förändringar Mäta uppnådda resultat

16 Krav på en projektplan Tydlighet Ansvar Etapper stegvis utför arbetet Kopplingar omvärlden Beslutspunkter visar när beslut måste fattas Mötestillfällen fastlagd mötesplan

17 Resursplanering Goda råd Undvik övertro Utnyttja projektstartsmötet Låt medarbetarna uppskatta resursåtgången Skapa acceptans från medarbetarna Utnyttja datorstöd Var strikt affärsmässig i alla beslut Bedöm projektet utifrån vad det är värt, inte vad det kostar Upprätta checklistor Vid kostnadskalkulering Glöm inte det oförutsedda Granska noga underlaget innan start

18 Man får vad man mäter Projektuppföljning görs för att få impulser till omplanering av projekt för att uppsatta mål ska nås motivera engagerad personal att arbeta för att nå planerade resultat få impulser till omprövning av projektets mål Uppföljning av tidplan Kostnadsuppföljning Projektrevision Statusrapportering

19 Projektrevision -ett instrument för att uppnå mål enligt plan Projektstart Genomförande projektrevisioner Projektslut Projektrevision Analys av nuläge och sammanställning av åtgärder vad gäller: Mål och delmål Målens förankring i organisationen Omfattning och avgränsning Riskfaktorer Ekonomi Planering, uppföljning Projektledaren Rapportering

20 Statusrapportering Projektledaren rapporterar regelbundet projektets status till beställaren MÅL Planerat och uppnått resultat vid rapporteringstillfället Läge Projektets nuläge i förhållande till tid-, resursoch kostnadsplaner samt prognos om slutläge Aktiviteter Viktiga aktiviteter som är pågående eller ska utföras under den närmaste tiden Hot Risker i det förestående arbetet och vad som görs för att minska dessa Beslut Behov av övergripande beslut och ledningsstöd

21 Ansvarsfördelning Beställaren Fastställer Mål och Ramar Projektledaren Svarar för Vad som skall göras och När Hur arbetet ska utföras och av Vem Litet projekt I ett litet projekt har beställaren själv den styrande funktionen och projektledaren leder arbetet som utförs av deltagarna i projektgruppen.

22 I PARADISET är tysken mekaniker engelsmannen soldat fransmannen kock schweizaren organisatör italienaren älskare I HELVETET är tysken soldat engelsmannen kock fransmannen mekaniker schweizaren älskare italienaren organisatör Resultatet av en felaktigt sammansatt projektgrupp kan vara katastrofalt, medan en väl sammansatt projektgrupp kan lösa mycket svåra problem.

23

24 Kronetorpsgatan MALMÖ Telefon och e-post Hemsida Organisationsnummer PlusGiro Bankgiro