NYAST Ny arbetsmodell för stadsbyggnad

Transkript

1 NYAST Ny arbetsmodell för stadsbyggnad Kvalitetsarbete förbättrade leveranstidshållning -och kortade leveranstiderna -och minskade stressen För att vara konkurrenskraftig måste man klara av både korta och säkra leveranstider. Det har också visat sig att kunder i allmänhet prioriterar säkra leveranstider framför korta. Stig-Arne Mattson (LTH), ur tidningen Bättre produktivitet

2 NYAST nuläge vid projektstarten Tidplan i Start-PM håller sällan Plan och genomförande skilda världar Otydliga roller ingen tar ansvar för helheten Planskedet lagar och regler styr upp men initieringen fungerar dåligt (helhetssyn) Genomförandeskedet otydliga roller, bristande rutiner, inte uppstyrt av politiken, dålig överblick och info om genomförandet Projektledning och styrning mest att ta hand om uppkomna situationer och rapportera istället för planering och styrning. Ingen äger stadsbyggnadsprojektet för det finns ju inte Fler projekt startas än vad resurserna räcker till

3 NYAST förändringar Vi inför Stadsbyggnadsprojekt Alla tar stort ansvar idag. men styrningen är otydlig NYAST - Vi fortsätter ta ansvar, utifrån tydliga roller och en projektplan -Beställare: Ger oss uppdrag (politiken) -Projektägare: Prioritering helhet, ytterst ansvarig -Styrgrupp: beslut projektplan, prioritering, bemanning -Resursägare: tillhandahålla kompetens, arbetsmiljöansvar -Projektledare: styr projektet inom projektplan -Delprojektledare: styr delprojekt enligt projektplan, inkl ekonomi -Projektdeltagare: sakfrågor och eget åtagande gällande tidplan

4 NYAST förändringar forts Avvikelse projektplan =>projektägare => styrgrupp Enhetschefer kan inte ta resurser från projekten IT-stöd för projektplanering och uppföljning IT-stöd på sikt för ärende- och dokument

5 Nytt projekt - så här kan det gå till. Före projektstart (styrgruppen) Initiering -är förslaget önskvärt/möjligt ur sakfrågesynpunkt -ta fram underlag för prioritering (utredare) Prioritering -prioritetsordning för projekt -kör, respektive väntelista

6 Nytt projekt projektstart till slut

7

8

9 NYAST börprocess - stöd för arbetet Några förändringar: Stadsbyggnadsprojekt startas ej vid resursbrist => flaskhalsar tydligare Resursplanering viktig del i projektstyrning Uppföljning mot projektplan Mer styrning än vänta in händelser Stadsbyggnad på nätet Utbyggnadsstart tydligare Bättre metod för granskning handlingar.

10 Börprocessen som processchema

11 Resurstilldelning

12 NYAST Nytt IT-stöd Projektplanering/budgetverktyg -Kan vi trycka in ett projekt till? -Vem gör vad, när i projektet? -Vilka kostnader är kopplade till aktiviteter? -Vad händer med kostnader nästa år om viss del av projektet skjuts fram ett år? -Vad händer med resurser i andra projekt om detta projekt spräcker tidplanen? Ärende- och dokumenthantering -Dagsboksanteckningar om överenskommelser etc -Mallar och checklistor -Styrt flöde gällande viss administration -Automatisk framtagning av listor för uppföljning -Automatisk uppdatering av stadsbyggnad på nätet -kanske utskick via arkitektkopia.. -Koppling till projektplaneringssystem

13 NYAST - Tidplan KLART: Beskrivning Nuläge, Projektmodell Beskrivning Börläge Införandeorganisation finns Utbildning i 3 omgångar IT-Stöd upphandlat/avropat och infört (april -09) Överföring av 140 projekt inkl ekonomi och bemanning Start tidrapportering jan -09 PÅGÅR: Ändra arbetssätt -nya roller, svårt - ständig diskussion behövs -hitta rätt ambitionsnivå vid bokning av medarbetare -förbättra funktionalitet i IT-systemet Canea -effektivare möten med rätt personer kallade -tertialbokslut en knapptryckning

14 Nyast inte så lätt. Får projektledare från exploatering verkligen styra och påverka detaljplanen? Vissa erfarna med i alla projekt behövs det? Projektledare och delprojektledare i samma projekt? Ska huvudman bevaka resultatet eller bidra till projektmålet med sin kunskap? Vi kallar alla på projektmöte för säkerhets skull så ingen känner sig utanför?! Hur detaljerat ska jag boka resurser om tre år?