Agenda. Västra Götalandsregionen (VGR) bakgrundsfakta Arbete med projekt inom VGR Resan mot förbättrad projekthantering Utmaningar framöver

Transkript

1

2 Agenda Västra Götalandsregionen (VGR) bakgrundsfakta Arbete med projekt inom VGR Resan mot förbättrad projekthantering Utmaningar framöver

3 Västra Götaland 49 kommuner Folkmängd: 1,5 miljoner Invånare/km 2 : 63 Avstånd nord-syd: 300 km Avstånd öst-väst: 250 km

4 Västra Götalandsregionen Bildades 1 januari En av de största organisations-/företagsfusionerna någonsin i Sverige. Politisk majoritet: S, MP och V. Regionfullmäktige med 149 ledamöter är det högsta beslutande organet. Val vart fjärde år. Beskattningsrätt. Budgeterade kostnader 2012: 50 miljarder kronor. Drygt anställda.

5 Många offentliga institutioner Sjukhus, vårdcentraler, folktandvårdskliniker, GöteborgsOperan, Göteborgs Symfoniker, Film i Väst, Västtrafik, Västsvenska Turistrådet, Göteborgs botaniska trädgård, museer, teatrar.

6 Hälso- och sjukvården ska kännetecknas av god tillgänglighet, hög kvalitet, bra bemötande och valfrihet. ska styras utifrån vårdbehoven. ska skapa förutsättningar för bättre folkhälsa. ska verka för samverkan mellan olika vårdgivare.

7 Hälso- och sjukvård Sjukhus: 18 sjukhus (varav ett universitetssjukhus), huvudsakligen indelade i fyra grupper: Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Skaraborgs Sjukhus, NU-sjukvården, Södra Älvsborgs Sjukhus. Primärvård: Omkring 200 vårdcentraler Avtal med privata vårdgivare Tandvård: 164 folktandvårdskliniker Handikappfrågor

8 Förutsättningar i offentlig förvaltning Regelverk, lagar och förordningar Politiskt styrd verksamhet - mandatperioder Offentlighetsprincip Skatteintäkter

9 Regionservice resa mot bättre projektstyrning

10 Kort om Regionservice Regionservice har cirka anställda Omsättningen är cirka 3,5 miljarder kronor Vi levererar service till 18 sjukhus 130 vårdcentraler ca anställda 168 folktandvårdkliniker regionens övriga verksamheter och bolag drygt anställda bland våra kunder finns också kommuner

11 Projekt- och portföljstyrning Bakgrund och effektmål Bakgrund Regionservice är och verkar i en multiprojektmiljö Behov att prioritera och fördela resurser samt stödja projekten Behov att ge ledningen underlag för styrning Effektmål Styrning och kontroll över Regionservice verksamhetsutveckling som drivs i projektform Standardiserat och gemensamt arbetssätt Prioritering, bemanning och koordinering av alla projekt Kvalitetsledning av alla projekt Standardiserad uppföljning, rapportering och överlämning till effekthemtagning Kompetens och kunskapsåtervinning

12 Projekt- och portföljstyrning Nyttorna vi vill uppnå Tydlighet Prioriteringsgrunder utifrån strategi och mål Styrning och utvecklingsfokus Helhetsbild för att fatta nödvändiga beslut Synergier, best-practice, nytta Kvalitet Fokus på måluppfyllnad och effekthemtagning Enhetliga metoder och modeller Professionalisering av projektledar- och beställarrollen. Stöd och möjlighet till kompetensutveckling Resursoptimering och kostnadskontroll Öppen och samordnad bemanning av projekt för bättre utnyttjande av befintliga resurser Koordinerat inköp av externa konsulter

13 VGR Projektmodell - Projektilen

14 Projekt- och portföljstyrningsmodell på Regionservice Portfölj- och programhantering Program kontor Portfölj styrnings råd

15 Process Projektportföljstyrning Beskriva Beredning Programråd Koordinering Dialog BP0 Utredning vid behov Prioritering och instyrning Portföljstyrningsrådet Dokumenterat beslut Enligt mandat Godkänd Projektbeskrivning inkl finansiering/mall Ev eskalering till Servicedirektören BP1 Bemanna PL Internt projektkontoret Internt Rns Externt VGR Extern konsult Överenskommelse Beställare - PL Projektdirektiv/mall BP2 Projektstart Projekthantering via Antura BP3-5 Projektuppföljning Rapporter om progress Passage beslutspunkter Åtgärder Vid avvikelser Konsoliderad portföljrapport Portföljstyrningsråd Rns Ledning Rapportering via Antura

16 Projekt- och Portföljstyrning Framgångsfaktorer och effekthemtagning Projektmodell projekt- program och portföljstyrningsmodell Heltidsanställda projektledare Arbetssätt Gemensamt arbetssätt 0% Nytta 100% Nytta Arbetsmodeller Mallar och verktyg

17 Projekt- och Portföljstyrning Framgångsfaktorer och effekthemtagning Nuläge Accepterat arbetssätt Vidareutvecklat arbetssätt Samband mellan projekt Resursåtgång och budget 0% Nytta 100% Nytta Projektkultur Roller: Projektledaren, Projektägaren & Styrgruppen Talent Management Skapa förståelse för projekt som arbetssätt konsekvenser och styrning Kontinuerlig dialog i hela organisationen

18 Kommande utmaningar Västra Götalandsregionens fortsatta utveckling

19 Andel som arbetar i projekt Projektmognad 100% 50% Hierarkisk organisation Svag matris Stark matris Projektorienterad organisation Källa: Bo Tonnquist

20 Mognadstrappa för projektarbete Nivå 1 Medvetenhet om projektarbete skilt från normal verksamhet Känna igen vad som är ett projekt och driva det utifrån lokal kunskap och lokalt behov inom egen verksamhet Nivå 2 Repeterbart arbetssätt Ett minimum av standarder, där varje projekt drivs av sin metod, sina mallar och sin process Nivå 3 Etablerad projektmetod Standardiserad projektmodell med möjlighet för enskilda projekt att välja tillämpliga delar Nivå 4 Ledningsstyrd projektverksamhet Styrning och kontroll över projekt Nivå 5 Ständigt förbättrad projektverksamhet Kontinuerlig och proaktiv förbättring i syfte att kvalitetssäkra ledning och styrning Vision Mål Förutsättningar: Regelverk : Lagar och förordningar Politiskt styrd verksamhet - mandatperioder Offentlighetsprincip Skatteintäkter Källa: Outperform, CMM P3M3

21 Frågor? TACK för oss!