Projektkontor. Tieto PPS AH128, 1.2.2, Sida 1

Transkript

1 Sida 1

2 Om projektkontor Upp till 30-70% av en verksamhets omsättning är ofta knutet till projekt. Det finns därför mycket att vinna på att arbeta med förbättringar inom projektverksamheten. Vanliga problem är att projekten inte levererar inom budget, att projekten har resursbrist, missnöjda kunder eller missnöjda medarbetare. Oavsett problemområden så kan projektkontoret användas som ett verktyg i projektverksamheter för att driva förbättringsarbetet genom att skapa bättre förutsättningar för projekten att lyckas. Det finns flera olika typer och begrepp på projektkontor men det viktigaste att tänka på är att utgå från vilket behov verksamheten har när man definierar projektkontorets ansvarsområden och att begreppet man väljer i möjligaste mån är beskrivande för detta. Mätetal bör definieras från början så att nyttan av att ha ett projektkontor kan värderas. Dessa kan fokusera på projektkontorets leveranser, förbättringar i projekten samt i projektverksamheten. Sida 2

3 , syfte Att stödja projekt och/eller portföljledning med fokus på effektivisering av de enskilda projekten/programmen effektivisering av organisationens projektverksamhet Sida 3

4 , utformning Ta ställning till om projektkontoret ska stödja - projektledning och/eller - programledning och/eller - portföljledning vara en temporär roll i ett megaprojekt eller program eller en roll i basorganisationen samverka med andra projektkontor i organisationen och i så fall hur T Ä N K P Å Ett projektkontor som etableras i ett mega-projekt eller program har ofta en styrande roll Sida 4

5 Portfölj? Placering i organisationen Program - Kontor? Programstyrgrupp Program- Portföljledning Programledning Förä Förändrings- - ledare ledare Programledare - Kontor? Huvud- projekt Linjearbete Sida 5

6 Etablering av projektkontor, arbetsgång Utgå från projektkontorets utformning 1. Definiera ansvar och befogenheter för projektkontoret 2. Formulera mål och utarbeta handlingsplan 3. Föreslå mätetal för projektverksamheten 4. Utarbeta projektpolicy och riktlinjer för verksamheten 5. Kommunicera etableringen i verksamheten Sida 6

7 Arbetsuppgifter, stöd till projektledning Exempel på aktiviteter etablera och stödja med - processer, rollbeskrivningar, mallar, verktyg och exempel förbättringsarbete - föreslå förbättringar - tillvarata erfarenheter - säkra kompetensöverföring kvalitetssäkring - dokumentgranskning - risk- och projektanalys kompetensutveckla - föreslå utbildningar - välja kursleverantörer - mentorskap - leda projektledarforum - administrera certifiering av projektledare T Ä N K P Å Megaprojekt kan även behöva stöd i form av specialistkompetens, t.ex. för planering, ekonomiuppföljning, riskhantering, dokumenthantering eller kvalitetssäkring Sida 7

8 Arbetsuppgifter, stöd till portföljledning Exempel på aktiviteter etablera processer, mallar, verktyg och goda exempel förbättringsarbete - söka och ta hand om idéer och lärdomar - driva erfarenhetsutbyte kvalitetssäkra genom att utföra beslutspunkts-granskningar uppföljning - sammanställa projektstatus - mäta, sammanställa statistik sammanställa resursbeläggning beslutsbereda - nya initiativ - ändringar i projekt administrera - kalla till möten, skriva protokoll. - sprida portföljinformation T Ä N K P Å Liknande aktiviteter kan stödja i ett program Sida 8

9 Prestationsmått, exempel Mäta i projektverksamhet kundnöjdhet medarbetarnöjdhet måluppfyllnad - kalendertid - kostnad, resursåtgång - resultat efterlevnad av beslutade metoder och processer Mäta i verksamheten uppnådda effektmål - kortare ledtider - minskad tidsåtgång - minskat antal reklamationer Mäta i projektkontor utförda aktiviteter jämfört med handlingsplan antal utbildade personer antal utförda stöduppdrag T Ä N K P Å Mätningar ger underlag till nyckeltal Man får det man mäter mät framgång Sida 9

10 Verksamhetens projektpolicy Inriktning för projektverksamheten PROJEKTPOLICY 1. Introduktion 2. Definitioner 3. Processer och verktyg 4. Roller och ansvar 5. Rapportering 6. Förbättringsarbete En projektpolicy är ett stöd för harmonisering av projektverksamheten beskriver ansvar och beslutsrätt för olika forum upprättas och förvaltas av projektkontoret fastställs av portföljledningen 7. Referenser policy Riktlinjer styrgrupp Riktlinjer projektledning Sida 10

11 Förvaltning av projektkontor Årsvis planering bedöm omfattning på kontinuerligt arbete identifiera fokusområden/ problem som behöver åtgärdas. formulera mål för projektkontorets verksamhet upprätta handlingsplan uppskatta behov av kompetens och arbetsinsats föreslå bemanning Löpande arbete utföra aktiviteter enligt handlingsplan hantera ändringar av handlingsplan Sida 11

12 Framgångsfaktorer Generella framgångsfaktorer för ett projektkontor stöd från ledningen i linje med verksamhetsstrategin tydliga mål, ansvarsområden och befogenheter synliggöra goda exempel och göra dem tillgängliga central finansiering gratis stöd till projekten T Ä N K P Å Starta med rätt ambitionsnivå, utveckla projektkontoret i steg Sida 12