Modell för portföljledning

Transkript

1 Sida 1

2 Om modell för portföljledning PPS modell för portföljledning beskriver hur styrningen av en projektportfölj delas in i faserna planera och styra. Mellan planeringsfasen och styrningsfasen finns en beslutspunkt. fasen innebär att planera vilka projekt och program som ska genomföras samt hur projektresurser ska fördelas mellan dessa. Arbetsstegen behovssammanställning, prioritera och optimera ingår. Önskemål om nya projekt och program beskrivs av en beställare. Detta görs lämpligen först som en tidig prognos, i en idébeskrivning, för att sedan konkretiseras som en verklig beställning och med ett business case som underlag. I planerafasen tas beslutsunderlag fram med en föreslagen prioritet, tidplan och resursfördelning för samtliga nya och pågående projekt och program. Portföljledningen fattar beslut utifrån beslutsunderlag. I modellen är detta representerat av en beslutssymbol mellan faserna. I praktiken kan beslut fattas av olika forum och vid olika tidpunkter. Varje organisation ska tydliggöra vem som har portföljledningsrollen i olika frågeställningar. fasen innebär att styra portföljen enligt beslutad plan och identifiera ändringar som måste göras. Arbetsstegen verkställa beslut och följa upp status ingår. Verkställa beslut innebär att förankra besluten hos aktuella intressenter, såsom projektägare, resursägare och styrgrupper. Följa upp status innebär att kontinuerligt både följa upp status på pågående projekt och program, och att följa upp status på beställarnas nyttorealisering. Sida 2

3 vilka nya projekt och program som ska genomföras, i vilken ordning och med vilka resurser ändringar i pågående projekt och program portföljen enligt beslutad plan och identifiera behov av ändringar Sida 3

4 , fasen planera Arbetssteg Sammanställ behov Prioritera Optimera portföljen Sida 4

5 , arbetssteg Arbetsstegens innehåll SAMMANSTÄLL BEHOV Nya projekt och program identifieras och kvalificeras Ändringar i pågående projekt och program identifieras Nya eller förändrade beroenden mellan projekten identifieras Aktuella strategiska mål med deras inbördes viktning stäms av PRIORITERA Projektens bidrag till de strategiska målen värderas och viktas Projektets insatser värderas och viktas Prioritet fastställs utifrån viktning, projektens beroenden och projektens status OPTIMERA PORTFÖLJEN Projektens och programmens resursbehov stäms av mot resurstillgången Projekt som ska genomföras väljs ut och portföljen planeras i kalendertid Resurser allokeras till projekt som ska startas nu och justeringar av allokeringar görs eventuellt till pågående projekt Portföljens framtida resursbehov sammanställs Sida 5

6 , beslut B E S L U T Överenskommelse avseende att starta, ändra eller avbryta projekt och program prioritet för projekt och program när utvalda projekt och program ska genomföras resurstilldelning till projekt och program Beslutsunderlag beslutsmatris, portfölj projektkatalog med prioritering översiktsplan, portfölj statusrapport, portfölj Statusrapport, effektmålen Beslut Sida 6

7 , fasen styra Arbetssteg Verkställ beslut Följ upp status Sida 7

8 , arbetssteg Arbetsstegens innehåll VERKSTÄLL BESLUT Beslut att starta, ändra eller avbryta projekt kommuniceras till projektägare respektive styrgrupp Prioriteringsordning och konsekvenser kommuniceras till resursägare och styrgrupper Resursfördelningen kommuniceras till styrgrupper Framtida resursbehov kommuniceras till resursägare FÖLJ UPP STATUS Status för pågående projekt sammanställs Status för nyttorealiseringen sammanställs Ändringar sammanställs Status kommuniceras till berörda intressenter Sida 8