Portföljhantering på SJ

Transkript

1 Portföljhantering på SJ Ett verktyg för att nå strategiska mål och lönsamhet

2 Konkurrensen ökar, men bilen är fortfarande tågets största konkurrent på resor längre än 10 mil

3 PMO Portfolio Management Office Leda ett urval av de största och mest strategiska/verksamhetskritiska projekten Portföljstyrning och uppföljning av projekt i den centrala projektportföljen Tillhandahålla projektmodell och verktyg för alla projekt

4 För att styra, genomföra och följa upp projektportfölj och projekt har vi etablerade metoder och verktyg SJ Projektmodell (= XLPM) SJ Projects (= Antura Projects) Instruktion och mallar Portföljrapport Resurskontrakt Statusrapport Bus. case SGpres Välja arbetsform Kom. plan

5 Strategiskt värde Portföljstyrning handlar om att välja och välja bort Lågt Högt Transform the business Grow the business Run the business Lågt Högt Nyttor och ekonomiska effekter

6 Allt förändrings- och utvecklingsarbete ska baseras på ett business case Business case Effekthemtagning Linjen Linjen Verksamheten äger alltid business caset och ansvarar för att det tas fram, hålls uppdaterat och att effekterna realiseras.

7 Standardiserad kalkylmall för enhetlig bedömning Business case och total cost of ownership (TCO) i samma = effektivt och konsistent

8 Nästa steg är att ta hänsyn till resursbegränsningar när vi prioriterar och tar beslut om att starta projekt Tillgång till egen personal är en reell begränsning Behov mot tillgång (FTE) för IT Aug Sep Okt Nov Dec Behov mot tillgång (FTE) för P&T Behov i projekt Brutto (antal anställda) Tillgång efter linjearbete Aug Sep Okt Nov Dec Behov mot tillgång (FTE) för Affär o Service (inom HK) Behov i projekt Brutto (antal anställda) Tillgång efter linjearbete Aug Sep Okt Nov Dec Behov i projekt (FTE utanför HK) Behov i projekt (FTE inom HK) Brutto (antal anställda HK) Tillgång efter linjearbete 8

9 Exempel på tillämpning Vinnande SJ Implementera nya strategin Effektivisera verksamheten med en miljard till 2017 Hantering av listan med prioriterade aktiviteter / Presentation / Intern par.helgesson@sj.se / EP /

10 Vinnande SJ är indelat i fem program. Inom dessa kommer en rad projekt och aktiviteter att samordnas mot det gemensamma målet Koncernledning Programchef Programledning Försäljning IT Kund, Produkt, Produktion (KPP) Minska kostnadsbasen för helheten Styrning och organisation Konkretisera produkt Standardisering, förenkling och punktlighet Bemanningsplanering Fordon och underhållsproduktion

11 Programstrukturen är speglad i SJs projektverktyg för överskådlig styrning och uppföljning av alla ingående objekt Vinnande SJ Program Försäljning IT KPP Minska kostnadsbasen Organisation, styrning Program Program Program Program Program Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt light Projekt light Projekt light Projekt light Uppdrag Uppdrag Uppdrag Uppdrag Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter

12 I SJ Projects kan man enkelt följa upp status, kostnader, effekter, mm

13 Ekonomisk uppföljning kommer att ske både via huvudboken, och på objekt-/aktivitetsnivå genom programstrukturen Uppföljning på objektnivå i SJ Projects - Alla projekt och aktiviteter lägger in planerade kostnader och effekter per månad - Månatlig uppdatering av prognos för kostnader och effekter Plan och månatlig prognos - Per objekt - Per program/område - Totalt - Per organisation Analys Åtgärder Uppföljning via huvudbok Löpande utfall i förhållande till B13 - Per kostnadsslag - Per kostnadsställe - Per organisation - Totalt

14 Exempel på analys och visualisering Löpande värdering av effekter Objekt Effekt Effektvärdering Projekt A 35 Gul Projekt B 13 Gul Projekt C 73 Röd Uppdrag D 2,8 Grön Aktivitet E 1,5 Grön Totalt 1000 Effektstatus totalt och per område Hypoteser Under utredning Bekräftade Realiserade

15 Erfarenheter Förankring Neutralt placerad Krypa Gå Springa Kommunicera, kommunicera, kommunicera Tålamod & uthållighet Omorganisation Stora personförändringar

16 Tack för intresset! Pär Helgesson Hantering av listan med prioriterade aktiviteter / Presentation / Intern par.helgesson@sj.se / EP /