Nyttorealisering Frukostseminarium Stockholm

Transkript

1 Nyttorealisering Frukostseminarium Stockholm 1

2 Problembeskrivning 2009 Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser Många och kostsamma misslyckade IT-projekt När K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att motivera finansiering. Analysen används inte för att styra och följa upp Fokus begränsas i bästa fall till att identifiera och värdera interna nyttor Fokus på att hålla budget och leverera i tid

3 Problembeskrivning 2016

4 Över 20% av investeringen går förlorad i misslyckade projekt

5 Nytta Projekt +50%

6 Nyttorealisering är inte frivilligt 3 Myndighetförordning (2007:515) verksamheten bedrivs effektivt myndigheten hushållar väl med statens medel

7 Vägledning i Nyttorealisering Stöd för en ändamålsenligt och nyttostyrd verksamhetsutveckling

8 Vad vill vi styra efter? Kronor (+) Hemtagningsperiod Ta fram möjliggörare Nytta Införande förvaltning Tid (-) Genomförandeperiod leverans Nyttorealisering

9 Vad är nyttorealisering? Aktivt och systematiskt arbete för att säkerställa och optimera nyttan med förändringar E-delegationen

10 Vad består nyttorealisering av? Målstyrning Portföljstyrning Förändringsledning Nyttorealisering Uppdrag-, projekt- /programstyrning

11 Alice: Kan du säga mig vilken väg jag ska ta? Katten: Det beror på vart du ska gå. Alice: Det vet jag inte. Katten: Då spelar det ingen roll vilken väg du tar.

12 Krav och förväntningar Regeringen Strategic objectives Förändringsbehov Definieras t.ex. i ett styrkort Upptäckta problem och förbättringspotential Changing the business Större förändringar Projekt/Program o.s.v. Running the business Ständiga förbättringar (Lean) Uppföljning Portfolio Management Business as usual Förändringar Påverkar Modifierad version

13 Förändringens olika faser Realisera förväntade nyttor Pre-Transition Transition Outcome New Business as usual Business as usual Definiera mål K/N-kalkyler Investeringsbedömning Business case Beslutsunderlag Post-Transition Beslut Project Output Modifierad version

14 En effektiv nyttorealisering kräver en formell approach, som börjar långt innan projektet. PMI s profession. The Strategic Impact of Projects. Identify benefits to drive business results.

15 E-delegationen Det viktigaste kriteriet för att värdera en förändringsinsats är inte leverans på tid, kostnad och kvalitet utan på vilken verksamhetsnytta den realiserar

16 Portfolio Program Program Förändringsinsatser i en portfölj Verksamhetens strategiska mål Styrformer Nyttorealisering Portfolio Projekt Uppdrag Annan styrform

17 Effektkedja Förändringsinsats Konkretiseras i Kräver Behöver Förutsätter Verksamhetsmål Förväntade nyttor Förändringar Införandeinsatser Möjliggörare Bidrar till Realiserar Driver Kräver

18 Portfolio Program Program Top-Down Business Case Business Case Verksamhetens strategiska mål Nyttorealisering Business Case Business Case Business Case Portfolio BC BC BC BC BC BC BC BC BC

19 Bildens upphovsman okänd.

20 Bilden hämtat från (Preera AB)

21 Inglehart Welzels karta över kulturella värderingar i världen, skapad av statsvetarna Ronald Inglehart och Christian Welzel baserat på data från World Values Survey. Ingleharts Kulturkarta

22 Vad är en nytta? Nytta är mätbara förbättringar till följd av en förändring, som uppfattas som positivt av en eller flera intressenter, vilka bidrar till en eller flera verksamhetsmål

23 Give me six hours to chop down a tree, and I will spend the first four sharpening the axe

24 Sju nödvändiga frågor att besvara 6. Vem ansvarar för uppföljning? 7. Vilka mätetal ska användas? 5. Hur ska nyttan följas upp? 1. Vad är nyttan? 2. Hur ska nyttan realiseras? 4. När uppkommer nyttan? 3. Vem ska realisera nyttan? Nyttoregister

25 Nyttoregister Förändringar Förändringar Idé BP Projekt BP BP Lösning Business Case & Kalkyler Uppdateras Business Case & Kalkyler Uppdateras Business Case & Kalkyler Business Case & Kalkyler Nyttoregister

26 Göra saker rätt Göra rätt saker Nyttor ska vara sammankopplade med de strategiska målen Strategisk nivå Förmågor Vision Nuläge Verksamhetsmål (Nytta) Uppdrag Målstyrning Strategi Omvärld Taktisk nivå Förändringsbehov Nytta Angelägenhet Genomförbarhet Portfölj- och programstyrning Operativ nivå Tid Kvalitet Nytta Kostnad Uppdrag Uppdrag-, projekt- och förvaltningsstyrning

27 Skapa Clear line of sight

28 Projektens effekter ökar genom en tydlig koppling mellan nyttor och strategiska mål Har en tydlig och klar koppling Saknar en tydlig koppling eller kopplingen är vag

29 Teknikdriven Investeringsdriven Produkt Nytta Synsätt Målstyrning Vad? När? Kompetens Hur? Av vem? Kopplingen till andra processer Portföljstyrning Förändringsledning Uppdrag-, projekt- /programstyrning Nyttorealisering Verktyg Kostnads-/nyttokalkyl Mallar Metodbeskrivningar Målmodell Effektkedja Business Case Prioriteringsmodell Projektmallar Verksamhetsplan Budget

30 Några råd på vägen - Fastna inte på verktygen så som kalkyler och business case De är viktiga komponenter men löser inte nyttorealiseringsfrågan - Börja med implementeringen, det tar tid - Ha tålamod. Identifiera eldsjälar och experter - Utbilda så många du kan - Få ledningens stöd i arbetet

31 Några inspirationskällor! Vägledningen i nyttorealisering nyttorealisering-version-2-0-med-bilagor.pdf Boken Managing benefits, Second edition, av Steve Jenner ESV s frukostseminarier Nationella Nätverket i Nyttorealisering drivs av ESV ESV s utbildningar inom ämnet PMI s artikelserie om nyttorealisering

32 ESV håller utbildning i NR Få ökad förståelse för nyttorealisering och därmed höja mognadsgraden i ämnet inom offentliga sektorn

33 Utvärdering av pilotutbildningen ESVs mål Måltal Utfall Tror sig ha nytta av utbildningen i sitt arbete 80% 77% Rekommenderar utbildningen till andra 80% 85% Är nöjd eller mycket nöjda med utbildningen som helhet 80% 93%

34 Nästa kurstillfälle Kursens Längd 3 dagar Innehåll: Teori varvat med praktiska övningar och diskussioner. Fokus: Målstyrning & nyttorealisering Berör även: förändringsledning och portföljstyrning Datum: April Plats: Stockholm Mer information via ESVs hemsida Anmälan:

35 !? Daniel Jafari