Styrande dokument. Göteborgs Stads riktlinje för nyttorealisering avseende digitalisering. Stadens nämnder och styrelser.

Transkript

1 Styrande dokument Göteborgs Stads riktlinje för nyttorealisering avseende digitalisering 2Detta dokument gäller för Stadens nämnder och styrelser 3BDokumenttyp Riktlinje 4BFastställd/upprättad 2017-xx-xx (Datum för KFs fastställande) 5BBeslutande Kommunfullmäktige 6BGiltighetstid Tillsvidare 7BDokumentansvarig Helena Mehner, Kommunikationsdirektör 8BDokumentinformation Stadsövergripande styrdokument 9BSenast reviderad BVersion KS Handling beslutsmöte

2 Innehåll 1 Inledning Bakgrund Syfte Omfattning Nyttorealiseringens effekter för Göteborgs Stad Vad är och innebär digitalisering i detta sammanhang? Ett samverkande system för gemensam utveckling av digitalisering Riktlinje Definition vad innebär nytta och nyttorealisering? Principer för nyttorealisering Process för nyttorealisering... 6 Identifiera förändringsbehov... 6 Specificera nyttor... 6 Planera nyttorealisering... 6 Realisera nyttor... 7 Följa upp nyttorealisering Roller och ansvar... 8 Göteborgs Stads styrdokument 2(8)

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Nyttorealisering är ett koncept framtaget för att stärka förmågan att bedriva förändringsarbete. Det skärper kraven framförallt på två steg i arbetsgången: i) fullödigare förarbeten och underlag vid beslut om förändringsinsatser och ii) att hemtagning och uppföljning av förväntade nyttor verkligen genomförs. Göteborgs Stad bedriver alltmer gemensamt förändringsarbete för att värna likvärdig service och kostnadseffektiva lösningar ur ett hela stadenperspektiv. Projekten är ofta omfattande och många parter är inblandade. Projekt där digitalisering är en del av lösningen innebär ofta ansenliga initiala investeringar men med förväntade nyttor över tid. Nyttor ska realiseras i olika organisationer och på olika nivåer vilket innebär särskilda utmaningar i styrningen av och kontrollen över effekthemtagning. Därför ser staden behov av att skärpa sin styrning. Kraven i nyttorealiseringskonceptet fokuserar just dessa kritiska moment, därför fastställs dessa som gällande för staden genom denna riktlinje. Det har saknats en för staden gemensam modell för nyttorealisering avseende förändringsinsatser för digitalisering. Inom ramen för program för e-samhälle tas modell för nyttorealisering fram och grundar sig i e-delegationens vägledning för nyttorealisering som tagits fram i det nationella arbetet med Sveriges digitala agenda. Modellen kommer successivt utvecklas och förbättras med metoder och verktyg för en tydligare ledning, samordning och uppföljning av stadens utveckling av digitalisering. Därmed, i högre grad än tidigare, säkerställs att effekthemtagningar görs. Modellen ska bidra till att hushålla bättre med befintliga resurser. 1.2 Syfte Syftet med riktlinjen är att skärpa styrningen av förändringsbehov och utvecklingsinitiativ där digitalisering är en del av lösningen och i förlängningen stärka stadens förmåga att realisera förväntade nyttor såväl strikt ekonomiska som kvalitetsrelaterade 1.3 Omfattning Riktlinjen omfattar alla förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad. 2.2 Nyttorealiseringens effekter för Göteborgs Stad Ökad kvalitet i beslutsunderlagen. Ökad möjlighet till en mer likvärdig värdering. Ökad möjlighet att prioritera utvecklingsinitiativ utifrån verksamhetens mål. Ökade hemtagningseffekter utifrån ett ekonomiskt och/eller kvalitativt perspektiv. Göteborgs Stads styrdokument 3(8)

4 1.4 Vad är och innebär digitalisering i detta sammanhang? Med digitalisering i denna riktlinje menas identifierade förändringsbehov där digitaliseringen föreslås vara en del av lösningen. Program för e-samhälle har tagit fram en målsättning för den gemensamma utvecklingen av digitalisering i staden som anger att Göteborgs Stads digitala service ska vara så enkel, öppen och effektiv att den är det naturliga förstahandsvalet. Förändringsinsatser avseende digitalisering ska i sig bidra till: Enklare vardag för boende, besökare och företag Smartare och öppnare förvaltning/bolag som stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i våra verksamheter 1.5 Ett samverkande system för gemensam utveckling av digitalisering Det finns beslutade program och andra styrande dokument som lyfter upp behov av gemensam modell för nyttorealisering kopplat till stadens gemensamma utveckling av intern och extern service och tjänster med stöd av digitalisering. Riktlinjen ska vara tillämpbar i befintliga styr- och ledningsprocesser för att realisera och säkerställa resultat och nytta på de förändringsinsatser som beslutas. Till denna riktlinje finns en anvisning för nyttorealisering avseende digitalisering som anger mer detaljerat hur process, arbetssätt, metoder och verktyg ska tillämpas. Göteborgs Stads styrdokument 4(8)

5 2 Riktlinje 2.1 Definition vad innebär nytta och nyttorealisering? Definitionerna utgår ifrån e-delegationens textbeskrivningar. Nyttan är skillnaden mellan önskat läge och nuläge. Nytta är en mätbar förändring vilken uppfattas som positiv av en eller flera intressenter och som bidrar till ett eller flera verksamhetsmål. Kvalitativ nytta ska vara direkt resultatpåverkande och kan på sikt leda till kostnadsbesparingar, Till exempel bättre informationskvalitet, frigjord arbetstid, högre servicenivåer, flexiblare arbetssätt, ökad tillgänglighet, ökad insyn, nöjdare kunder, nöjdare medarbetare. Ekonomisk nytta kan realiseras i kostnadsbesparingar. Till exempel minskade kostnader, frigjord arbetstid, undvika kostnader, effektivare resursanvändning. Nyttorealisering är ett systematiskt arbetssätt med syfte att förverkliga de identifierade nyttor som ligger till grund för att en förändringsinsats genomförs. Det omfattar att kartlägga behov, krav och möjligheter, beskriva lösningsförslag samt att identifiera, planera, realisera och följa upp nyttan med en förändring. 2.1 Principer för nyttorealisering Vid tillämpning av nyttorealisering ska invånar-, brukar- och kundperspektiven vara överordnat. Vi ska ha ett aktivt förhållningssätt till att stärka kvalitet, service och bemötande till dem vi är till för. Följande principer används vid arbete med nyttorealisering: Nyttorealisering ska tillämpas på förändringsinsatser där digitalisering är en del av lösningen. Nyttorealisering ska bidra till hållbar utveckling och god hushållning av tilldelade resurser. Nyttan med förändringsinsatsen ska ha koppling till ett eller flera verksamhetsmål. Nyttorealisering ska utgå från ett hela staden perspektiv. Nyttorealisering kräver samarbete inom och utom förvaltnings- och bolagsgränser för att öka realiseringen av förväntade nyttor utifrån de medel som tilldelats. Proportionalitetsprincipen ska tillämpas. Det vill säga arbetsinsatsen som krävs för att identifiera, specificera, planera, realisera och följa upp nyttor anpassas efter till exempel förändringsinsatsens komplexitet, behov, lagkrav. Göteborgs Stads styrdokument 5(8)

6 2.3 Process för nyttorealisering Processen som beskrivs nedan ska utgöra standard för förändringsinsatser avseende digitalisering. Förändringsbehov och utvecklingsinitiativ kan komma från exempelvis beslutad budget, förändrade lagkrav, beslutade program och planer, idéer och behov från de vi är till för. För varje processteg finns beslutspunkt. Identifiera förändringsbehov Motiv för förändringsinsatsen och önskat nuläge ska vara i linje med mål och styrande dokument. Det ska finnas en dokumentrad idébeskrivning, där behov, krav, möjligheter, problem, risker och krav ska framgå. Det ska finnas ett beslut av ansvarig beslutsfattare 1 om att genomföra en fördjupad analys utifrån idébeskrivningen eller beslut att avstå/avslå förändringsinsatsen. Specificera nyttor Det ska tas fram ett dokumenterat beslutsunderlag med en kostnads- och nyttoanalys som tydligt anger ekonomiska och/eller kvalitativa nyttor, hur de ska realiseras och till vem nyttan ska tillskrivas. Ett fåtal nyttor ska prioriteras för uppföljning. Förändringsinsatsen och prioriterade nyttor ska dokumenteras i nyttoregister Ansvarig beslutsfattare ska besluta om att starta förändringsinsats eller inte utifrån beslutsunderlaget. Planera nyttorealisering Nyttorealiseringsansvarig 2 ska utses. Uppföljningsansvarig ska 3 utses. Nyttorealiseringsplan ska tas fram och fastställas. I nyttorealiseringsplanen ska prioriterade nyttor anges, hur och när nyttan ska realiseras samt vem som är nyttorealiseringsansvarig. 1 Se avsnitt 2.4 Roller och ansvar 2 Se avsnitt 2.4 Roller och ansvar 3 Se avsnitt 2.4 Roller och ansvar Göteborgs Stads styrdokument 6(8)

7 Nyttorealiseringsplanen ska redogöra för former för uppföljning, vem som har ansvar för uppföljningen av att nytta uppstår i verksamheten samt när uppföljning och effekthemtagning ska ske. Ansvarig beslutsfattare ska förbereda verksamhet som berörs för förändring. Realisera nyttor Det ska finnas ett beslut om att genomföra projekt för att realisera beslutade och prioriterade nyttor enligt Göteborgs Stads projektstyrningsmodell (GPS) eller annan vald projektmodell. Beslutsunderlag ska uppdateras vid förändringar efter godkännande av ansvarig beslutsfattare. Följa upp nyttorealisering Nyttorealiseringen ska följas upp utifrån vad som anges i fastställd nyttorealiseringsplan. Det finns två alternativ vid uppföljning av nyttorealisering: inom ramen för linjearbetets ordinarie uppföljningsprocesser inom ramen för de rapporteringsvägar som etableras för specifika utvecklingssatsningar (till exempel med hjälp av program- eller portföljstyrning) Genomförd förändringsinsats ska utvärderas och dokumenteras utifrån fastställd nyttorealiseringsplan. Göteborgs Stads styrdokument 7(8)

8 2.4 Roller och ansvar För att säkerställa att nödvändiga aktiviteter genomförs krävs tydliga roller och ansvar. Hur samspelet mellan olika parter ska gå till kopplade till genomförandet av utvecklingen måste vara förankrat och förstått av alla berörda. Nyttorealisering är ett ansvar för chefer i de verksamheter där nyttorna förväntas uppkomma. Nedan beskrivna roller ska följa angiven process för nyttorealisering. Roll Beskrivning Kommungemensam utveckling Ansvarig beslutsfattare Ytterst ansvarig för satsningen och dess resultat. Utser nyttorealiseringsansvarig och uppföljningsansvarig Ansvarig beslutsfattare enligt gällande prioriterings- och beslutsordning för riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster Lokal utveckling Följer ordinarie linjestruktur Nyttorealiserings -ansvarig Tillser att nyttorealiseringsplan tas fram. Tilldelat ansvar för att planerade nyttor realiseras. Utses och resurssätts när omfattningen så kräver utifrån respektive beslut om förändringsinsats. Anges i nyttorealiseringsplanen Anges i nyttorealiseringsplanen Uppföljningsansvarig Tilldelat ansvar för att följa upp att nytta uppstår i verksamheten och att effekthemtagning görs. Anges i nyttorealiseringsplanen Anges i nyttorealiseringsplanen Göteborgs Stads styrdokument 8(8)