Framgångsfaktorer och hinder vid tillämpning av Nyttorealisering

Transkript

1 Framgångsfaktorer och hinder vid tillämpning av Nyttorealisering Erfarenheter från verkligheten Offentliga rummet Malmö Catharina Wannebo, Lantmäteriet Göran Dahl, Migrationsverket Daniel Jafari, Ekonomistyrningsverket

2 När uppstår en nytta? Satirtecknaren Max Gustavsson

3 Vad är en nytta? Nytta är den/de mätbara förbättringar till följd av en förändring som uppfattas som positivt av en eller flera intressenter, vilka bidrar till en eller flera verksamhetsmål.

4 Vad vill vi styra efter? Eller Kronor (+) Kostnad för initiativ Nytta Kostnad under drift Tid (-) Daniel Jafari, AF 2015 Daniel Jafari s Consulting & Services daniel@daniel-jafari.com Tel:

5 Vad är då nyttorealisering? Nyttorealisering är ett aktivt och systematiskt arbete med att säkerställa och optimera nyttan med de förändringar vi avser genomföra.

6 Teknikdriven Produkt Investeringsdriven Nytta Kultur (Mind set) Målstyrning Vad När Kompetens Hur Av vem Kopplingen till andra processer Portföljstyrning Förändringsledning Uppdrag-, Projekt- /Programstyrning Nyttorealisering Verktyg Kostnads-/nyttokalkyl Business Case Ramverk Prioriteringsmodell Projektmallar Verksamhetsplan Budget Nyttoregister

7 Framgångsfaktorer och hinder vid tillämpning av Nyttorealisering erfarenheter från verkligheten Offentliga Rummet Seminariepass 6 Lantmäteriet Catharina Wannebo E-post catharina.wannebo@lm.se tel

8 Varför blev det inte som vi trodde? eller När vet vi hur det blev! Projekt Förvaltning Hemtagning av nyttor Effektstyrning eller styrning på Tid, Kostnad, Kvalité? Varför? Offentlig verksamhet Fokus Tror att nån annan / projektet Tidsfaktorn Mänskliga faktorn/prestige Konkurrerar om.. Döda dokument Utvecklingsinsatser Tidigare Erfarenheter Nyttovärderingskalkyl, nyttorealiseringsplan och nyttorealiseringsansvariga fanns oftast. Dock väldigt varierande kvalité. Svårt med uppföljning. Materialet reviderades sällan. Inaktuellt. Saknades koppling mellan verksamhetsbudget och budgetpåverkande effekter. Utpekade nyttoeffekter för hemtagning - reducerades I mer än hälften av fallen genomfördes ingen uppföljningen på sätt som planerats. Där tydlig redovisning av uppföljningsresultaten förekom var det oftast en konsekvens av omgivningens krav (ex årsredovisning, styrkort eller olika presentationer). Uppföljningsresultaten var sällan föremål för närmare granskning och analys. Succefaktorer o Det som mäts blir gjort tydlig förbättring 2016 o Portföljcontroller 2015 o Nyttohemtagningsregister o Nyttorealiseringsansvariga o Enhetligt koncept o Mognadsmätning 2012 av E-delegationen o Uthållighet På önskelistan Regeringsuppdragtydliga nyttor Bättre uppföljningsbara nyttor för Samhällsnytta & Kundnytta Tydligare VP planering och uppföljning Förbättrad effektstyrning yttorealisering Offentliga rummet Catharina Wannebo E-post catharina.wannebo@lm.se

9 Nyttorealisering Migrationsverket

10 Nyttorealisering på Migrationsverket Start hösten 2011 Ekonomi & Projektcenter i samarbete Utgått från e-delegationens nyttorealiseringsmodell Integrerad i projektmodell XLPM ESVs nätverk Nyttoregister i Antura Projects

11 Nyttorealiseringsflöde Livscykelkalkyl Nyttorealiseringsplan Hemtagningsplan inklusive protokoll om fastställande av hemtagningsansvar

12 Hemtagningsplan projekt - Nyttoregister

13 Införande Delvis överlappande befintligt projektmodell XLPM integrering av valda delar Modifiering av mallar (A3 bra koncept) Dedikerad ansvarig på projektcenter och ekonomi Egna utbildningar Stöd vid nyttoanalyser Hemtagningssamordnare som arbetar aktivt Hemtagningsprotokoll vid TG5 Nyttoregister ca 80 nyttor idag

14 Exempel på realiserade nyttor Kvalitativa Enhetlig information i receptioner/väntrum från projekt informationsskärmar Kunskapsbildning och kontaktnät avseende återvändandefrågor från projekt CIP (samarbete med mottagarländer) Kvantitativa Undvika nya lokalkostnader genom projekt e-arkiv Minskade kostnader för försändelser genom projekt e-tjänst för tillståndsprövning Förbättrat nyttjande av boendeplatser genom projekt lägenhetsbesiktningar

15 Fallgropar Det tar längre tid än man tror Ta det stegvis För många nyttor Fokusera på ett fåtal säkra Går allt att mäta Dito ( alla är del av beslut) Det räcker inte med hemtagningsansvarig organisation/nätverk med hemtagningssamordnare Nyttorna tas inte hem av sig själv åtgärder och uppföljning

16 Framgångsfaktorer Sätt upp mål, analysera och planera införandet Styr mot nyttan och stäm av ofta (ca 3år) Begränsa antalet nyttor som ska hanteras Synliggör och kommunicera nyttorna med initiativen Försök hitta eldsjälar som brinner för förbättringar/nyttor Viktigt att samarbeta med ekonomiavdelningen Dokumentera på ett standardiserad sätt Följ upp

17 Frågor till Göran Dahl

18 Ytterligare medskick Fokusera på förändringens nytta snarare än projektens leverans Införandet av nyttorealisering är också en förändring i sig. Hantera införandet systematiskt Integrera konceptet med budget- och verksamhetsplaneringsprocesser Integrera konceptet med organisationens ledning- och styrningsprocess Arbeta fram ett eget nyttorealiseringsramverk Informera och förklara konsekvenserna av avsteg från beslutade rutiner/processer Skapa ett nyttoregister och följ upp

19 Ytterligare medskick Integrera nyttorna i prioriteringen i portföljen Säkerställ att BC och kalkyler blir levande materia Tydliggör roller och ansvar i processen Kvalitetsäkra kalkylerna - Är kalkylen trovärdig eller har vi byggt luftslott? - Är kalkylen rensad av dubbelräkningar? (även andra initiativ) - Är kalkylen uppföljningsbar och logiskt beskrivet?

20 Mer information Vägledning i Nyttorealisering, Ver 2.0, Managing Benefits: Optimizing the Return from Investments Steve Jenner, APMG international, 2014 Frukostseminarium den 31 maj 2014 inplanerat ESV kommer att erbjuda kurser till hösten

21 !? Tack! Daniel Jafari, ESV, Catharina Wannebo, Lantmäteriet, Göran Dahl, Migrationsverket,