Remissvar - Vägledning i Nyttorealisering

Transkript

1 Stockholm E-delegationen S Stockholm Remissvar - Vägledning i Nyttorealisering För varje svar på en remiss finns en bakgrund hos den svarande, som tolkar remissen utifrån sina erfarenheter och referensramar. Mina ligger inom såväl privat som offentlig sektor. Däribland cirka 10 år på Skatteverket som projektledare, stöd för projektstyrning, nyttovärdering och kvalitetsgranskning. Sammanfattning I min begreppssfär ingår både nyttovärdering och nyttorealisering i verksamhetsutveckling. Den förra i början och den senare i slutet. Nyttorealiseringen kräver av naturliga orsaker att det finns en nyttovärdering. Jag tror framställningen skulle vinna på att fokusera på dessa båda. Hur mellanliggande processer ser ut skiljer sig mellan olika organisationer. Redan under remissens sammanfattning definieras nytta som resultatet av en förändring och förutsätter att nytta är positiv. Men senare i remissen nämns även negativ nytta. Nyttovärdering Det kan endast i vissa fall kalkylmässigt vara godtagbart att betrakta negativ nytta såsom en kostnad. Men, då förlorar man översikten över nyttornas värde. Den negativa nyttan bör därför redovisas tillsammans med övriga nyttor. Jfr. sidorna i referensen: PENG-modellen värderar och ökar nyttan av investeringar. Vidare krävs ett kvantifierbart värde för att kunna mäta nytta. I texten lyfts även fram kvalitativa nyttor. Ett par exempel hämtat från nyttovärderingar är Bättre miljö, Bättre liv för en människa, eller Bättre Liv och Sämre Miljö. Men, vad är de värda? Jag tycker att genom att föra in kvalitativa begrepp ökar förvirringen hos både dem som ska arbeta med värderingen och realiseringen av nyttorna. Mått är nödvändigt för att framgångsrikt kunna realisera nyttorna. Det enda mått som är gemensamt i en kalkyl är pengar. Jfr. citatet från Bob Assirati. Beträffande punkten 5.2 Nyttostruktur håller jag därför inte med om skrivningen: Alla nyttor är inte heller ekonomiska och det är därför inte alltid lämpligt att använda pengar för att värdera (mäta) och följa upp realiseringen av nyttor som levereras inom offentlig verksamhet. Krukmakargatan 26:6 Tel Stockholm Mob info@sdmhb.se Innehar F-skattsedel Org.nr

2 Det är ett uttryck för att inte vilja ta tag i frågan att värdera nyttan i pengar. För att ta det tidigare exemplet med kvalitativ nytta: Liv och Miljö. Hur ska dessa vägas mot varandra? Vilket är viktigast? Vad händer t.ex. med värderingen av Bättre Liv och Sämre Miljö? Pengar är en gemensam måttstock och bör användas för både nyttor och kostnader. Att undvika den här frågan gör det inte lättare för en myndighet att rationellt realisera nytta. Snarare blir det ett godtycke. Jag har också i min yrkeskarriär mött resonemangen: Det här är vi ålagda att göra. Värdet är vad det kostar att göra. Det här är vi ålagda att göra. Vi behöver inte göra någon särskild nyttovärdering Det kan vara lämpligt att skilja på värdera och följa upp(mäta) nytta. Alla nyttor är inte praktiskt lämpliga att följa upp i pengar. Det finns andra möjligheter genom mätningar av exv. kvalitetsindex, nöjdkundindex, där det finns en koppling mellan respektive index och värde för organisationen. Jag hävdar bestämt att även s.k. kvalitativa nyttor ska värderas i pengar. I mitt arbete som rådgivande konsult använder jag PENG-modellen inklusive dess definitioner för nyttovärdering. Modellen bygger på Best Practices med flera hundra genomförda nyttovärderingar inom vitt skilda branscher. Ännu har jag och mina kollegor inte sett någon begränsning av modellens användning. Efter en genomförd analys finns alla uppgifter för att presentera kalkylen på olika sätt: Årsvärden i snitt, Pay-Off, Nuvärde m.m. Jag har också exempel på hur resultatet har kunnat användas för likviditetsprognos för olika intressenter, övertaliga personer per år under nyttoperioden m.m. Använd gärna PENG-modellens terminologi och angreppssätt för nyttovärdering och kalla den K/N-analys. Fördelen för den offentliga sektorn är en etablerad metod för nyttovärdering tillsammans med en stor mängd utbildade och certifierade PENG-konsulter. Flera av dem finns inom offentlig förvaltning. Intern nytta med sparad tid är ett intressant kapitel och ett intrikat område t.ex. några minuter om dagen. Hur ska den frigjorda tiden värderas och användas? Det ska tydligt framgå av strukturen. Se även P21. nedan under Begrepp. Nyttovärdering enligt PENG-modellen ger en nyttostruktur, som kan och bör revideras. Detta är en absolut nödvändighet för att hantera såväl nyttorealisering, som själva projektstyrningen. Nyttorealisering Begreppet för nyttorealisering vållar huvudbry i framställningen. Såväl nyttovärdering, som nyttorealisering är delar av den övergripande processen Verksamhetsutveckling. Vid jämförelse mellan figur 1 och figur 3 tycker jag att figur 3 bättre stämmer överens med begreppet. Figur 1 är hela processen för Verksamhetsutveckling. Båda figurerna beskriver hela processen från idé till realiserad nytta. Därför bör texten i Figur 1 ändras till Processen för verksamhetsutveckling för att minska förvirringen. Sida 2 av 6

3 Processen börjar med Definiera motiv till förändringen och Identifiera mål. Redan på detta tidiga stadium bör dessa nyttovärderas för att ta fram beslutsunderlag för fortsättningen. Eftersom en myndighet normalt har begränsade resurser för verksamhetsutvecklingen, behöver en gallring göras redan i detta tidiga stadium. Olika modeller för översiktlig nyttovärdering kan användas beroende på syftet och typen av förändring: Tvingande förändringar, idéer, önskemål, strategisk utveckling, etc.. För de förändringar som återstår efter gallring, genomförs en fördjupad nyttovärdering för att ta fram nyttor och effektmål. Det ska finnas en direkt koppling mellan dessa. Den här fasen brukar jag kalla förstudiefasen. Det bör betonas att det är redan här som processen för nyttorealiseringen börjar med en plan. En plan, som tillsammans med nyttoanalysen regelbundet ska revideras under tiden som möjliggörare realiseras och levereras. Den del i Figur 1 benämnd Specificera lösning tolkar jag som verksamhetens uppgift att ta fram direktiv, konkretisera effekt- och produktmål. Det här är en process i sig, där fördjupning sker av riskanalys, nyttoanalys, effektmålens mätetal och tidpunkter för måluppfyllelse samt övergripande produktmål. Nyttorealiseringsplanen tar form med bl.a. lösningar för att eliminera hindren för att realisera nyttan. Ingen nytta realiseras utan nyttovärdering. De hänger ihop. Av resonemanget ovan är styrning av Processen för Nyttorealisering: Nyttovärdering med effektmål, nyttor och hindersanalys Ta fram Nyttorealiseringsplan Själva Nyttorealiseringen dvs. eliminera hinder och genomföra förändringar Följa upp skapade nyttor Mellanliggande delar i processen för att skapa möjliggörare med program, projekt, linjearbete etc. är olika från myndighet till myndighet och från tid till annan och bör tas bort ur beskrivning liksom bilden figur 6 som är svår att förstå. Revidering I framställningen saknar jag de viktiga stegen med revideringar och vem som ansvarar för revideringarna dvs. håller i taktpinnen. Arbetar man efter principen att nyttovärdering ligger i början av processen för verksamhetsutveckling och nyttorealisering i slutet, följer med en regelbundenhet: 1. Att nyttovärderingen revideras och som en följd därav 2. Att planen för nyttorealiseringen revideras Funktion för styrning Jag saknar också förslag på funktion inom verksamheten och dess styrning som ska värdera, samordna och kunna avbryta pågående arbeten samt initiera nya. Prioriteringar av satsningar bör göras utifrån den nytta de levererar. Sida 3 av 6

4 Några detaljer Effektmål Begreppet ska användas i rätt sammanhang. Effektmål på en nivå exempelvis projektnivå kan vara och är ofta produktmål på en högre nivå. Nyttorealisering i remissens sammanhang är en del av verksamhetsutvecklingen som ska skapa nytta för verksamheten och verksamhetens intressenter. Då bör framställningen vara på den nivån. Jag ifrågasätter därför figur 3 i bilaga 3. Är alla angivna effektmål verkligen effektmål eller är de produktmål till ett ur verksamhetens perspektiv riktigt effektmål? Pröva att ställa frågan: Vad leder det till för verksamheten? Svaret ger det egentliga effektmålet. Jag kommer fram till ett annat resultat, där det egentliga effektmålet är Lägre kostnader alt. Minskad total inköpskostnad : Vad är en nytta? Det borde vara följande lydelse: En nytta definieras som resultatet av en förändring, som upplevs positivt eller negativt av dess intressenter. För att bedöma värdet av en satsning bör även det som kallas kvalitetsmått uttryckas i pengar. Annars blir det svårt/subjektivt att värdera satsningarna gentemot kostnaderna. Processen för nyttorealisering sid 12 Här kommer definitionen i första meningen! Ändra därför rubriken till Processen för att skapa nytta. Därav följer att nästa mening borde vara: Detta omfattar identifiera, specificera, planera, realisera och följa upp nyttan med en satsning och beskriva nyttan utifrån behov krav, idéer och möjligheter. Till grund för de tre första faserna: Identifiera, specificera och planera används med fördel PENG-modellen för nyttovärdering och underlag för nyttorealiseringsplanen. I varje riktigt gjord PENG-analysen ingår: Nyttostruktur som kan revideras Hindersanalys dvs. identifiering av hinder som äventyrar realiseringen av nyttan samt kostnaden för att eliminera dessa. Denna aktivitet Sida 4 av 6

5 är viktig dels för att den kompletterar kostnadsbilden för leveranserna, dels budgetunderlag för den realiseringsansvarige Tidssättning av nyttornas realisering. I remissen talas om att nyttan i de flesta fall är realiserad långt efter att själva förändringsprojektet är färdigt. Det är ju först efter att möjliggörarna har levererats som nyttan kan börja realiseras. Och den realiseras under en följd av år t.ex. 5 år, vilken också benämns nyttoperiod. Nyttovärden. Alla nyttor värderas i pengar och storleken på nyttan som ska realiseras anges för varje år under nyttoperioden. Skapad samsyn inom organisationen av vad som skapar nytta. Det uppnås genom själva processen att nyttovärdera och med rätt sammansättning av gruppen. 5 Identifiering av nyttor och kostnader Andra stycket bör vara: Kostnader för resursförbrukningen och värdet av nyttor Tredje punktsatsen rationaliseringsprogram genomförs för att minska kostnader, med bibehållen eller sänkt kvalitet, som även kan få annan återverkan 5.2 Nyttostruktur Stryk sista kolumnen kvalitativ nytta i tabell 1 på grund av det som tidigare sagts om nyttovärden och att man kan inte jämföra olika kvalitativa nyttor med varandra. Det blir som att jämföra äpplen och päron dvs. fullständigt meningslöst. Stryk i tabell 2 Direkt kvalitativ och Indirekt kvalitativ nytta och sortera in exemplen under Direkt nytta, Indirekt nytta och Svårvärderad Nytta. Ordet Ekonomisk är överflödig eftersom all nytta ska mätas i pengar. Exemplen kan och ska brytas ner till nivå på vilken värdering kan ske i pengar. Använd gärna PENG-modellens definitioner och färgmarkeringar och håll stenhårt fast vid dessa. Jag har stött på fall, där workshopledare med bristande kunskap i nyttovärdering börjar definiera nya och andra begrepp t.ex. orange för något som ligger mellan röd och gul nytta. 6.2 Kritiska framgångsfaktorer för att införa ramverk för nyttorealisering Punkten 6. Jätteviktigt. Eftersom realiseringen av nyttorna och deras värde sker först efter att möjliggörarna har levererats är grundförutsättningen att nyttovärderingen gjorts tidigt, att den är relevant, att den är trovärdig, har hög kvalitet och en struktur som kan revideras. Själva strukturen är nyckeln till ett lyckat genomförande och lyckad realisering. 6B. Ny punkt. Det innebär tillgång till kompetens för nyttovärdering. Det fungerar inte att läsa teori i en bok. Kompetens erhålls bara genom praktiska färdigheter. Sida 5 av 6

6 Begrepp Ta bort kvalitativ nytta med motiveringen av det som tidigare sagts. P11. Förväntat värde på den nytta av satsnings resultat vid en given tidpunkt i den verksamhet där det ska nyttjas. P21. Beskrivningen indikerar att andra frågor också måste lösas. Dessa ska finnas med i nyttoanalysen och inte skjutas på framtiden. P26. Ersätt kvalitativa nyttor med svårvärderade nyttor. P52 A. Ny punkt. Definiera nyttoperiod som är lika med investeringens kalkylmässiga avskrivningsperiod. Bilaga 2 Processen för nyttorealisering bör ersättas med Processen för att skapa nytta. Realisering är i mitt språkbruk de senare faserna efter att nyttorna har identifierats och värderats. Processen för att skapa nytta består av de två delarna: Nyttovärdering Nyttorealisering I flödesbeskrivningen och övrigt i Bilaga 2 saknar jag revideringsaktiviteterna av nyttovärderingen och såsom en följd revidering av planen för nyttorealiseringen. Stryk även kvalitativa nyttor och arbeta med Direkta, Indirekta och Svårvärderade nyttor. Ni har i ramverket möjlighet att styra upp det så att det inte blir mängd avarter, vilka i sin tur skulle kunna leda till dåliga beslutsunderlag. Vänliga hälsningar Tomas Nilsson Rådgivande konsult SDM Säkerhet och Data Management HB Medlem i Samverkande Ledningskonsulter Sida 6 av 6