Intern styrning 3,20 3,00 2,80 2,60 2,40 2,20 2,00 1,80 SPI Slutrapport, 727 svar

Transkript

1 Resurshantering Strategisk styrning Intern styrning 3,20 2,20 2,00 1,80 NyForealisering Ekonomisk styrning Riskhantering Intressenthantering SPI 2013 Svensk Projektmognad 2013 Slutrapport, 727 svar

2 Rapportens innehåll 1 Sammanfattning Om rapporten Projektverksamhet Projektmognad och SPI Resultatet Summering av flera undersökningar Snitt för sju processer, statligt, kommunalt och privat ägande SPI för alla, statligt, kommunalt och privat SPI, jämförelser mellan branscher SPI, jämförelser mellan projekttyper SPI, jämförelser mellan roller Öppna Svar Slutord, att gå vidare... 7

3 1 1 Sammanfattning SPI - Svenskt ProjektIndex TM är ett mätetal för projektmognad baserat på ett internationellt system för projektmognadsanalyser och anpassat till svenska förutsättningar. Nationella undersökningar har genomförts och rapporterats sedan Tidigare år har enkäten begränsats till tre nivåer men från och med 2013 används fem nivåer. Denna rapport bygger på svaren från 727 individer vilka deltagit i olika undersökningar under året. Delrapporter har presenterats och finns tillgängliga för nedladdning från Där finns dessutom information om analysmetoden. Sammanfattningsvis konstateras att; Statligt ägd verksamhet har högst projektmognad Projektledare tycker inte att mognaden är lika bra som deras chefer tycker Investeringsprojekt styrs bättre än verksamhetsförändringar. 2 Om rapporten Veckan före jul avslutades 2013 års mätning. Sammanlagt har 727 personer svarat enskilt om sin åsikt kring mognadsnivån i sju processer. Under året har ett antal rapporter publicerats och i dessa finns mer detaljer och alternativa presentationer. Mognadsnivåer och processer presenteras även i ett white paper och tidigare rapporter. I denna rapport redovisas en koncentrerad jämförelse på nationell nivå med syfte att användas som ett index när en enskild organisation vill se hur de ligger till i förhållande till bransch eller typ av projekt. Analysen och utvecklingsarbetet, som bör följa efter en projektmognadsanalys, är framför allt internt. Det skall bedrivas inom den organisation som insett att projektverksamheten är strategisk och att projektförmågan måste förbättras genom ett medvetet förändringsarbete. 3 Projektverksamhet Den bärande tanken för att studera mognadsgraden är att en organisation skall ta ansvar för sin projektverksamhet och att en ökad förmåga att tillämpa projekt som arbetsform är bra för resultatet. Det finns i dag ingen allmänt vedertagen definition av vad som skall inkluderas i eller hur man avgränsar projektverksamheten. En serie artiklar har publicerats i Projektvärlden, Svenskt Projektforums medlemstidning och på Där visar vi de logiska stegen från mognadsnivå via projektindex och projektförmågans nyckeltal fram till resultat i verksamheten. För att öka förmågan utgår man från nuläget, blickar fram mot ett högre läge, definierar åtgärder och prioriterar. Baseline har utvecklat verktygen för en sådan förändringsprocess.

4 2 4 Projektmognad och SPI Projektmognadsmätningar har genomfört sedan 2009 i Sverige och startade då med en tydlig referens till P3M3 från Storbritannien. Materialet har gradvis anpassats till den svenska projekt- och administrativa verkligheten vilket gör att vi nu tar ansvar för SPI- Svenskt ProjektIndex TM : SPI utgår från sju processer som är viktiga för en effektiv projektverksamhet. Mognadsnivån klassas med hjälp av en femgradig skala. SPI för organisationen, svarsgruppen eller nationen räknas fram som ett snitt av de sju processerna. Vår utgångspunkt är att SPI skall bidra till att organisationer ska kunna ta ansvar för att höja sin projektförmåga. 5. Resultatet Summering av flera undersökningar Under 2013 har Baseline Management lanserat SPI. Sammanlagt har 727 enkäter bearbetats och redovisas i denna rapport. Två undersökningar har genomförts företagsinternt, en inom LKAB och en inom Systembolaget AB. Här har projektkontoren angivit vilka som borde svara för att skapa en spridning. Övriga svar har inkommit genom mer öppna undersökningar; Inbjudningar genom partners, bland annat konsulter och Svenskt Projektforum, redovisat vid Projektverktygsdagen i maj. KOMMUN 2013, med svar från ett 20- tal kommuner, redovisat i mars. REGION 2013, med svar från ett 10- tal regioner/landsting, redovisat i oktober. I de öppna undersökningarna har respondenten lämnat namn och e- mail- adress och hen har fått information om var rapport finns att ladda ner.

5 3 5.2 Snitt för sju processer, statligt, kommunalt och privat ägande Resurshantering Strategisk styrning Intern styrning 3,60 3,40 3,20 2,20 2,00 1,80 NyForealisering Ekonomisk styrning Riskhantering Intressenthantering Alla (727) Kommuner (289) Privat (88) R&L ( 158) Statligt (189) I analysen ovan domineras statligt ägande av LKAB och Systembolaget AB. Där har undersökningar genomförts i delar av organisationer med en hög medvetenhet om metoder och processer. Undersökningarna har varit en del av deras kontinuerliga förbättringsarbete. De som svarat från kommuner samt regioner/landsting (R&L) är koncentrerade till organisationer där man uppmanat medarbetare att svara.

6 4 5.3 SPI för alla, statligt, kommunalt och privat 3,10 2,99 2,90 2,70 2,66 2,55 2,57 2,50 2,36 2,30 Alla (727) Kommuner (289) Privat (88) R&L ( 158) Statligt (189) SPI - Svenskt ProjektIndex TM introduceras här med siffror för första gången. I detta, och följande, stapeldiagram är mognadsgraderna för de sju processerna summerade och dividerade med sju. Inga viktningar har skett. Internationellt används liknande metoder för att värdera och presentera en organisations projektmognad. Detta föregås då av konsultinsatser, undersökningar och intervjuer. Inom en och samma organisation syns ofta stora spridningar i enkätsvaren vilket bör föranleda en intern diskussion. Vi uppfattar många svar som höga och de skulle sannolikt sjunka om organisationen fortsatte med ett eget arbete, till exempel workshops. När en organisation gör en undersökning och analys så kan de jämföra sig med detta index.

7 5 4.4 SPI, jämförelser mellan branscher 3,40 3,20 3,24 Bransch 3,09 2,66 2,79 2,41 2,20 Bank/Finans ligger högt, de har representerats av engagerade och medvetna projektmedarbetare. Tillverkning/Industri domineras av LKAB s stora investeringsprojekt och vissa kommunala anläggningsprojekt. Hälso/Sjukvård har sina respondenter inom spridda kommuner, regioner och landsting. Handel domineras av Systembolaget, Bygg/Anläggning av flera kommuner.

8 6 4.5 SPI, jämförelser mellan projekttyper 2,90 2,70 2,50 2,30 2,20 2,96 ProjekJyp 2,65 2,59 2,51 Kapitalintensiva projekt styrs bättre an verksamhetsutveckling. Diagrammet illustrerar läget i nationen. Motsvarande resonemang kan föras inom en organisation eller mellan samverkande organisationer, till exempel kommuner eller statliga myndigheter. Exempel på frågor att diskutera; Hur kan kunskap överföras? Kan begrepp och beslutsordning koordineras? Vad skall kallas projekt hos oss? Hur styrs användningen av gemensamma resurser?

9 7 5.6 SPI, jämförelser mellan roller 3,10 2,90 2,70 2,50 2,30 2,78 2,73 Roll 3,03 2,58 2,85 2,72 Grupperna varierar i storlek och i en liten grupp påverkar de enskilda svaren mer än i en stor. Vissa grupper är en sammanslagning för flera små. Projektledare ligger anmärkningsvärt lågt, den största anledningen till detta är att de förstår ämnets komplexitet. Det generella problemet är att det är andra som bestämmer och prioriterar satsningarna, hur skall den enskilda organisationen öka sin projektförmåga? 6 Öppna Svar På ett antal platser i enkäten fanns möjligheter att avge fri text avseende bland annat utveckling och nyckeltal. Vid ett uppdrag för en organisation så levereras de öppna svaren efter viss gallring. Öppna svar brukar innehålla många goda och hanterbara förslag till åtgärder. 7 Slutord, att gå vidare Mätetalet SPI - Svenskt ProjektIndex TM är ett verktyg för den enskilda organisationen. Ett exempel på en enkel standardrapport för en enskild organisation kan se ut kallas SPIRA och där finns även en illustration på hur processen kan drivas vidare mot en högre projektförmåga.

10 Baseline Management AB Baseline Management AB är ett kunskapsföretag verksamt inom projektledning, verksamhetsutveckling och ledarskap. Baseline Management AB består av ett nätverk med konsulter, var och en expert inom sitt område. Baseline Management AB s konsulter; utbildar och föreläser, handleder och coachar, utvecklar och implementerar styrmodeller, genomför projektmognadsanalyser.