Tjänsteskrivelse. Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö Kommungemensam långsiktig strategi för kompetens- och personalförsörjning STK

Transkript

1

2 SIGNERAD Malmö stad Stadskontoret 1 (5) Datum Vår referens Carina Funeskog Enhetschef carina.funeskog@malmo.se Tjänsteskrivelse Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö Kommungemensam långsiktig strategi för kompetens- och personalförsörjning STK Sammanfattning Stadskontoret återrapporterar arbetet kring kommungemensam långsiktig strategi för kompetens- och personalförsörjning. Ett gemensamt systematiskt arbetssätt kring kompetensförsörjning ger möjlighet till utveckling av gemensamma strategier samt skapar synergier för att öka Malmö stads attraktivitet som arbetsgivare. Förslag till beslut Personalberedningen beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att godkänna rapporten och lägga den till handlingarna Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse PB Kompetensförsörjning Utredningsdirektiv - Socialt hållbar utveckling Malmö Beslutsplanering Personalberedningen KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Ärendet Bakgrund Med utgångspunkt i Malmökommissionens slutrapport beslutade kommunstyrelsen i mars 2014 om inriktningen i det fortsatta arbetet. En del av detta arbete består av cirka 70 utredningsuppdrag. Ett av dessa uppdrag är Ta fram förslag till en kommungemensam långsiktig strategi för kompetensförsörjning. Förslaget ska innehålla en modell för kontinuerlig kartläggning, analys av kompetensbehov och uppföljning. I underlaget till utredningsdirektivet konstateras att ansvaret för medarbetares kompetens, behov av kompetensutvecklingsinsatser och nyrekrytering främst ligger hos berörda nämnder och förvaltningar. Det finns dock möjligheter till kopplingar till kommungemensamma modeller för kompetensanalys samt IT-system för kompetenskartläggningar.

3 2 (5) Direktivet pekar även på kopplingen till Malmö stads nya målstruktur. I budgeten för 2015 finns nio målområden med totalt tio kommunfullmäktigemål. Ett av dessa är att Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna. Malmö stad har cirka månadsavlönade medarbetare inom 400 olika yrken. Personalomsättningen, som beräknas genom antalet medarbetare som lämnar Malmö stad i relation till medelantalet medarbetare under 2014, var 8,4%. I denna siffra ingår även pensionsavgångar. Under den kommande tioårsperioden beräknas cirka 20% av de tillsvidareanställda medarbetarna gå i pension beräknat på 67 år. För att möta såväl pensionsavgångar som övrig personalomsättning samt verksamhetsförändringar behöver Malmö stad genomföra ett stort antal rekryteringar varje år. Under 2014 utannonserades tjänster och det kom in ansökningar. Malmö stad har ett kommungemensamt arbetssätt för rekrytering. Rekryteringsprocessen fastställdes av kommunstyrelsens arbetsgivarutskott i april Utgångspunkterna är kompetensbaserad rekrytering, det vill säga att få medarbetare med rätt kompetens utifrån verksamheternas behov och att processen är fri från diskriminerande strukturer. Vilka kompetensbehoven är avgörs ytterst av varje chef i respektive rekrytering utifrån krav på befattningen som till exempel legitimation. För omkring 150 yrken, som omfattar cirka medarbetare, har även grundläggande kommungemensamma kompetenskrav identifierats. Genom att ha identifierat kommungemensamma kompetenskrav möjliggörs analyser på såväl respektive arbetsplats som för kommunen som helhet, vilket är särskilt angeläget för de verksamhetsområden och yrkesgrupper där det råder någon form kompetensbrist, till exempel brist på förskollärare eller erfarna socialsekreterare. Omvärldsspaning Under 2014 gjordes en omvärldsspaning kring området kompetensförsörjning genom studiebesök och kontakter med IKEA, Försäkringskassan, Stockholm stad, Lunds Universitet, Göteborg stad och Region Skåne. Dessutom har även material hämtats på Internet från LKAB, HR on demand, Karolinska Institutet och revisionsrapporter från Nynäshamns kommun och Nordmalings kommun. Även rapporterna från Region Skåne näringsliv; Utveckling av modell och metodik för strategisk kompetensförsörjning av hälso- och sjukvården i Skåne, Skånes kompetensförsörjning vilka är morgondagens utmaningar? samt boken Talent management i praktiken har ingått i omvärldsspaningen. De viktigaste lärdomarna omvärldsspaningen har gett till det fortsatta arbetet är: att det finns en vedertagen kompetensförsörjningsprocess som de flesta använder och att den innehåller delarna; attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avsluta. Men att begreppet kom petensförsörjning ger många olika associationer och skapar utrymme för begreppsförvirring inom de olika organisationerna att kompetensförsörjning måste vara en del i verksamhetsplaneringen att ansvarsfördelningen är tydlig och känd i organisationen att ledningen visar engagemang

4 3 (5) Begreppsförklaringar Kompetensförsörjning är en fortlöpande process för att säkerställa att medarbetare med rätt kompetens finns tillgänglig för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov av kompetens på kort och lång sikt. Målet är att ha rätt kompetens på rätt plats i rätt tid. Kompetensförsörjning är en sammanslagning av två andra begrepp - personalförsörjning och kompetensutveckling. Personalförsörjning avser en arbetsgivares strävan efter att ha rätt kvantitet av personal med rätt kompetens. Kompetensutveckling avser aktiviteter för att bredda eller höja individers och gruppers kompetens. Kompetensförsörjningsprocess Ett väl fungerande arbete med kompetensförsörjning ger verksamheten tillgång till rätt kompetens för att lösa sitt uppdrag. Med ett gemensamt, systematiskt arbetssätt tydliggörs ansvarsfördelningen inom organisationen och ger verksamheten stöd i sin planering så att dess kompetensbehov på kort och lång sikt tillgodoses, antingen genom kompetensutveckling eller genom rekrytering. I det gemensamma arbetssättet kommer Malmö stad att som stöd använda SS vilket är ett ledningssystem för kompetensförsörjning utvecklat av Swedish Standard Institute (SIS). Genom att använda SS får kommunen ett nätverk med företag och organisationer som idag använder den samt tillgång till SIS utvecklingsarbete. Ledningssystemet ska stödja chefer och organisationen på olika nivåer att strukturera kompetensförsörjningsarbetet. Ledningssystemet bidrar till kontinuerlig kartläggning av befintliga kompetenser, analys av kompetensbehov, planering och uppföljning av genomförda kompetenshöjandeinsatser, se bild nedan. Arbetsgivarvarumärket är en del av kompetensförsörjningen För att lyckas med kompetensförsörjningsarbetet; rätt kompetens på rätt plats, är det viktigt att arbeta med Malmö stads arbetsgivarvarumärke. Målgruppen med arbetet är för dig som jobbar i, vill jobba i och har jobbat i Malmö stad. Det handlar om att synliggöra medarbetare och verksamheter, rekrytera rätt kompetens, berätta varför det är bra att jobba i Malmö stad samt skapa ett intresse för att arbeta i kommunen.

5 4 (5) Malmö stad delar upp arbetet utifrån en modell som kan kallas för en medarbetares anställningstid hos en arbetsgivare. De olika aktiviteterna i modellen görs på olika och flera nivåer i organisationen men det är viktigt att mottagaren uppfattar Malmö stad som en arbetsgivare. 1. Attrahera Arbetsgivaren Malmö stad marknadsförs på mässor, arbetsmarknadsdagar, genom jobbannonseringar, artiklar om medarbetare och verksamheter och platsen Malmö i olika kanaler såsom tidning/facktidning och sociala medier. Här har medarbetarna en viktig roll som ambassadörer. Ett exempel är vandringskontot på Instagram där allmänheten kan ha en direktkommunikation med våra medarbetare om deras yrkesval och arbetsplats. 2. Rekrytera Malmö stad ska ge en god service med hög kvalité till Malmöborna. För att kunna rekrytera rätt individ till rätt plats behövs den gemensamma strukturerade och kompetensbaserade rekryteringsprocessen som är fri från diskriminerade strukturer. Att varje sökande får veta hur rekryteringsförfarandet går till är viktigt utifrån arbetsgivarvarumärket. 3. Introducera När en medarbetare har attraherats av Malmö stad, genomgått rekryteringsprocessen och blivit erbjuden ett arbete, är introduktionen central för att medarbetaren ska få goda förutsättningar för att fullgöra sina arbetsuppgifter och få en bra helhetsförståelse för verksamhetens uppdrag. 4. Utveckla och motivera Chefer i Malmö stad har som en del av sitt uppdrag att ge förutsättningar för lärande i vardagsarbetet, delaktighet i förändringsarbete och kontinuerlig kompetensutveckling i olika former. Det förutsätter även att medarbetarna tar egna initiativ för att utvecklas i sitt arbete och använda sin kompetens för att utveckla verksamheten. 5. Avsluta När en medarbetare slutar i organisationen är det angeläget att hen har en positiv bild av Malmö stad som arbetsgivare för att dels kunna rekommendera Malmö stad till andra men även att själv vara villig att återvända. Långsiktig strategi för kompetens- och personalförsörjning Det är viktigt för Malmö stad som arbetsgivare att kunna beskriva kommungemensamma utmaningar kring kompetensförsörjning. Dessa utmaningar är ett viktigt underlag i kommunikationen med utbildningssamordnare, Arbetsförmedlingen och andra viktiga aktörer. Det finns också ett behov av att kunna utarbeta strategier för särskilt svårrekryterade grupper, ett exempel på detta

6 är Strategi för kompetensförsörjning förskola. 5 (5) För att utveckla arbetet vidare krävs ett kommungemensamt och systematiskt arbetssätt kring kompetensförsörjning. Ett sådant arbetssätt kring kompetensförsörjning ger möjlighet till utveckling av gemensamma strategier samt skapar synergier för att öka Malmö stads attraktivitet som arbetsgivare. Grunden för detta arbetssätt är en tydlig ansvarfördelning i organisationen och att gemensamma begrepp och verktyg finns utvecklade och implementerade. Malmö stad har sedan 2009 arbetat med att utveckla och implementera kommungemensamma arbetssätt enligt en fastställd beslutsordning. Kompetensförsörjningsprocessen kommer att förankras med olika målgrupper, chefer i verksamheten som ska använda processen, HR-chefer och HR-medarbetare som kommer finnas som stöd i arbetet samt fackliga företrädare. Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott fastställer sedan arbetssättet med angivna övergripande mål och med en modell för kontinuerlig kartläggning, analys av kompetensbehov och uppföljning. Beslut i arbetsgivarutskottet planeras i slutet av Kompetensförsörjningsprocessen kommer sedan implementeras. Förvaltningarna avgör själva tidpunkt för implementering, dock med en bortre tidsgräns. En mer detaljerad plan för implementeringsarbetet kommer att tas fram hösten Arbetssättet kommer även att kontinuerligt följas upp, utvecklas, kvalitetssäkras och uppdateras av en processgrupp. Gruppen består av medarbetare från förvaltningarna och HR strategiska avdelningen. Ansvariga Liselott Nilsson HR-direktör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

7

8