Datum: Version: 2 Dokumentslag: Styrande dokument. Kompetensförsörjningsplan för Regionservice

Transkript

1 Kompetensförsörjningsplan för Regionservice Inledning Regionservice är en serviceorganisation och medarbetarna är dess viktigaste resurs. Synen på vilka uppgifter serviceorganisationen ska arbeta med håller gradvis på att förändras och Regionservice ligger i framkant med att definiera och genomföra denna förändring. På sikt kan serviceorganisationen ta över fler tjänster som idag utförs av vården, vilket redan görs på några platser genom servicevärdar. Allt för att frigöra mer tid för vård. Detta är Regionservice handlingsplan för arbete med kompetensförsörjning och även Regionservice bidrag till den övergripande kompetensförsörjningsplanen på regionnivå. Regionservices kompetensmål Regionservice ska verka för att medarbetarna breddar sin kompetens Medarbetaren vill se en karriärmöjlighet i Regionservice. Det krävs nya kompetenser för att klara att leverera de tjänster som kunden beställer. Flera medarbetare behöver därför bredda sin kompetens. Idag råder brist på resurser i vården. En del av denna brist kan åtgärdas genom avlastning av serviceuppgifter som kan utföras av Regionservice. Regionservice arbetar tillsammans med vården för att ta fram nya lösningar, utveckla medarbetarnas uppdrag och åstadkomma en tydlig gränsdragning. Regionservice som attraktiv arbetsgivare Regionservice ska vara en attraktiv arbetsgivare för såväl nuvarande som framtida medarbetare. Vi ska stärka vårt varumärke och främja den interna rörligheten. Regionservice medarbetare ska bidra med sin vilja och kompetens Att vara medskapare innebär till skillnad från ordet medarbetare något utöver det vanliga. En medskapare är med och skapar den utveckling som Regionservice eftersträvar. Medskaparen är delaktig, tar ansvar för utvecklingen samt bidrar med sin vilja och kompetens till att förverkliga tankar i handling. Detta bidrar också till trivsel på jobbet. Regionservice ska verka för att hitta utveckling och arbetsglädje hos sina medarbetare Kompetenta och engagerade medarbetare, tillsammans med ett öppet arbetsklimat, arbetsglädje och en god arbetsmiljö, är avgörande grundstenar och en förutsättning för att Regionservice ska kunna erbjuda kunderna en god leverans. Detta ska Regionservice chefer förmedla i sitt ledarskap. Gemensam servicekultur Sida 1(8)

2 Regionservice vill skapa en gemensam servicekultur som en grund för alla medarbetare i sin dagliga kontakt och leverans till våra kunder. Arbetet sker genom utbildningarna Regionservice en bättre partner för vården och steg två En bättre partner för vården från ord till handling Implementering av kompetensförsörjningsmodellen Regionservice ska arbeta vidare med implementering av kompetensförsörjningsmodellen Ramar/verktyg för arbete med kompetensförsörjning Strategisk kompetensförsörjning på verksamhetsnivå Kompetensförsörjningsprocessen sker fortlöpande för att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål. Processen ingår i det regionala verksamhetsledningssystemet. Arbetet med kompetensförsörjningsplaner ska integreras i budget och verksamhetsplaneringen inom samtliga förvaltningar. Strategisk kompetensförsörjning möjliggör en systematisk kartläggning av behov och tillgång på kompetens inom förvaltningen. Kompetensförsörjning handlar om att attrahera rätt medarbetare, rekrytera och introducera dessa genom effektiv process, skapa möjligheter för utveckling samt avsluta anställningen på ett professionellt sätt. Employee Life Cycle Grundstruktur för kompetensförsörjningsplanen Sida 2(8)

3 Ledningssystem för kompetensförsörjning Inom Region Skåne har beslut fattats om att samtliga chefer ska arbeta aktivt med kompetensförsörjningsplaner utifrån ett gemensamt och standardiserat ledningssystem för kompetensförsörjning SS604070:2009. Ledningssystem för kompetensförsörjning Processen börjar med kompetenskartläggning utifrån verksamhetens mål och uppdrag. I medarbetarsamtalen kartlägger chefer medarbetarnas kompetens och får där fram ett underlag till kommande kompetensutvecklingsinsatser som stödjer verksamhetens mål. Arbetet sker utifrån ett verksamhets- och individperspektiv som sedan aggregeras vidare i organisationen så att man får en samlad bild av förvaltningarnas och regionens kompetensresurser och kompetensgap. Syftet Nyttan för chefen Arbeta med kompetensförsörjning i linje med kundbehov, efterfrågan, mål och strategier Möjlighet att styra resurser till relevanta kompetensutvecklingsinsatser Möjlighet att styra kompetenser till rätt uppdrag Överblick och struktur över verksamheten Överblick inför pensionsavgångar och rekryteringar Underlag till medarbetar- och lönesamtal Nyttan för medarbetaren Tydligare se kopplingen mellan egen kompetens, utvecklingsbehov och kundbehov, efterfrågan, mål och strategier Sida 3(8)

4 Tydligare se vilka karriärvägar som erbjuds inom organisationen (synliggöra vilka kompetenser som krävs för att arbeta i olika roller). Möjlighet att synliggöra sin kompetens och koppla denna till den egna löneutvecklingen. Större ansvarskänsla för den egna kompetensutvecklingen och det medarbetaren kan erbjuda organisationen. Nyttan för organisationen Överblick och struktur för att stödja organisationen vid exempelvis organisationsförändringar och kompetensväxling Tydliggöra erbjudandet till våra medarbetare Tydliggöra karriärvägar och möjligheter till löneutveckling inom organisationen Lättare samordning av utbildningsinsatser. Minskad risk för höga kostnader vid gemensam planering av insatser. Lättare hitta kompetenser vid tillfälliga behov. Nuläge och behov Antal anställda Regionservice har 2189 anställda ( ) i jämförelse med 2011 anställda vid samma period i fjol. Fördelningen mellan antal tillsvidareanställda och visstidsanställda är ungefär densamma för båda åren. Yrkesgrupper Nedan syns fördelningen mellan olika yrkesgrupper i Regionservice. Sida 4(8)

5 AID_PersonalGrupp Anställda 2015 Anställda 2016 Städ, tvätt o renhållningsarb Hantverksarb Köks och måltidsarb Ingenjörer m.fl Tekniker Administratörsarbete Handläggararbete Ledningsarbete Usk/Skötare m.fl 6 7 Den största ökningen från 2015 till 2016 ser vi inom grupperna köksbiträde och städ där den totala ökningen är ca 160 personer. Det är inom dessa grupper som vi har våra servicevärdar och servicemedarbetare - kök. Pensionsavgångar I Regionservice förväntas 275 medarbetare gå i pension fram till år De personalgrupperna där vi ser störst pensionsavgångar är lokalvård, vaktmästare (tex interna transportörer) och handläggare/administratörer av olika slag men även chefer på olika nivåer. De största rekryteringsbehoven ser vi inte i de grupper som kräver akademisk utbildning. Kompetensförsörjningsprocessen I planen nedan redogörs våra kort- och långsiktiga insatser för att Attrahera, Rekrytera, Introducera, Utveckla & Motivera samt Avsluta kompetenser inom aktuell verksamhet. Aktiviteter för att attrahera kompetenser Behovet av att attrahera specifika kompetenser har tagits fram i respektive affärsområdes kompetensanalys. För att kunna attrahera kompetenser till vår verksamhet och därmed stärka vårt varumärke kommer vi att delta på arbetsmarknadsdagar och samarbeta med olika utbildningar (högskola/universitet/yh högskolor) kring praktik och examensarbete, nätverk samt arbeta aktivt med omvärldsbevakning. I yrken som kräver eftergymnasial utbildning eller akademiskutbildning är många gånger konkurrensen om kandidaterna hög och det är viktigt att vi som arbetsgivare syns där kandidaterna finns. Vi kommer att arbeta aktivt med annonsering/synas i rätt forum ex socialmedier i samarbete med GSF rekrytering. Genom Sida 5(8)

6 olika forum, så som tex rekryteringsmässor, attraherar vi medarbetare till Servicepoolen och till arbete som servicevärd. I dessa roller kan vi erbjuda ett omväxlande arbete där man får möjligheten att bredda sin kompetens. Rekryteringsbehov Behov - specifika grupper Regionservice behov av kompetens kommer att förändras framöver eftersom Div. AM och Div. Stora Bygg from 1 okt bildar en egen förvaltning tillsammans med SFU, nybildade Regionfastigheter. Behovet av tekniker inom el och VVS, specialister inom elkraft, drifttekniker med inriktning energi och kyla kvarstår. Vi ser även fortsättningsvis ett stort rekryteringsbehov av servicemedarbetare till vårdnära tjänster samt till personal inom Servicepoolen. Behovet av att rekrytera chefer är fortsatt stort, både med tanke på ökningen av antal medarbetare i förvaltningen men även med hänsyn till pensionsavgångar i denna grupp. Vi ser även ett behov av att rekrytera kockar, seniora rekryterare och löne- och ekonomiadministratörer. Vidare finns utmaningar med att rekrytera framtida kompetens till Regionservice kundfunktion för att kunna säkerställa en långsiktig kompetensförsörjning inom facility management. Även nyckelkompetenser inom vissa områden så som utvecklare ser vi fortsatt behov av framöver. Konkurrenter Regionservice främsta konkurrenter är - Privata företag inom fastighetsbranschen - Privata företag inom servicebranschen - Offentliga organisationer såsom Kommuner. Rekryteringsbehov samt aktiviteter för att tillgodose rekryteringsbehovet Rekryteringsbehovet inom olika kompetenser har tagits fram i respektive affärsområdes kompetensanalys och behovet av att rekrytera ser olika ut inom olika kompetenser. Analysen baseras på framtida pensionsavgångar, behov av andra kompetenser än vad vi har idag, personalomsättning samt ökad konkurrens på marknaden inom vissa kompetensområden. Aktiviteter För att säkerställa att vi får den kompetens vi behöver kommer vi att fortsätta/utveckla vårt samarbete med GSF rekrytering och rekrytera enligt fastställd rekryteringsprocess. Vid vissa specialistrekryteringar kan vi komma att använda oss av search via GSF rekrytering. Vi arbetar även med lärlingssystem och fadderverksamhet inom vissa yrkesgrupper. I samband med att vi tar emot praktikanter och erbjuder examensarbete vill vi ge studenterna en positiv upplevelse av sin tid på Regionservice för att öka viljan att söka sig till oss efter sin Sida 6(8)

7 utbildning. För att möta det stora rekryteringsbehovet vi har av servicemedarbetare, där det är extra viktigt att hitta rätt personer som arbetar utifrån Region Skånes värderingar, arbetar vi med att hitta nya möjligheter för att kunna rekrytera. Det kan exempelvis vara via sociala medier, delta på rekryteringsmässor, genomföra gruppintervjuer eller speed intervjuer. Vi ska tydliggöra förväntningar vid rekrytering för att få personer att trivas och stanna hos oss. Introducera Introduktion av medarbetare För att kunna säkerställa en god introduktion för våra medarbetare är det viktigt att varje chef tar ansvar för att den nyanställde får den introduktion hen behöver för att klara sitt arbete. Det gäller utbildningar, handledning, introduceras för kollegorna och att det material som medarbetaren behöver finns på plats vid start. Detta sammantaget skapar en förutsättning för ökad trygghet och högre kompetens och den har sannolikt betydelse både för medarbetarens hälsa och för medarbetarens benägenhet att stanna kvar i verksamheten. Aktiviteter för att introducera nya medarbetare Regionservice har tagit fram ett nytt välkomstmaterial som ska användas vid introduktion av medarbetare. Det innefattar ett välkomstbrev som kan skickas till medarbetaren innan start, eller lämnas vid start, checklistor för introduktion (en för chef och en för medarbetare) samt en välkomstfilm. Materialet uppdateras kontinuerligt efter behov. Alla nyanställda ska också gå igenom Region Skånes digitala introduktionsutbildning som ger information om Region Skåne som verksamhet samt skapar en helhetsförståelse för vad den nya medarbetaren blir en del av. Samtliga medarbetare inom Regionservice ska genomgå vår Regionserviceutbildning En bättre partner för vården samt fortsättningen av Regionserviceutbildningen En bättre partner för vården - från ord till handling. Vissa affärsområden har, eller ska arbeta fram, en egen introduktionsplan som kompletterar den förvaltningsgemensamma. Alla nya chefer ska gå den regiongemensamma basutbildningen för chefer som en del av sin introduktion. Utveckla och motivera Kompetensutveckling för våra medarbetare Medarbetarna är vår viktigaste resurs och för att kunna behålla och utveckla vår personal krävs en arbetsmiljö som främjar delaktighet och medarbetarinflytande. I medarbetarsamtalen skapas för varje medarbetare en plan för den fortsatta utvecklingen som är kopplat till verksamhetens- och den enskilde medarbetarens mål. Härigenom ges medarbetaren ett tydligt uppdrag och får kunskap om vilka karriär- och utvecklingsmöjligheter som erbjuds. Det är viktigt att kompetensutveckling erbjuds och premieras. Medarbetarna ska också ges möjlighet att ta eget ansvar för sin utveckling och cheferna ska skapa förutsättningar för sina medarbetare att öka sin motivation och möjlighet att utvecklas för att möta både nuvarande och kommande behov. Lönepolitiken ska bidra till att vi kan rekrytera, utveckla och behålla den kompetens som behövs. Sida 7(8)

8 Aktiviteter för att utveckla och motivera medarbetare Arbeta mer strukturerat med kunskapsöverföring inför avgångar men även i syfte att bredda och utveckla medarbetarnas kompetens, vilket ger minskad sårbarhet. Genomföra utbildningssatsningar inom vissa områden/verksamheter tex kommunikationsträning, projektutbildning samt specifika utbildningar för vissa roller tex löneadministratörer och tekniker. Synliggöra karriärvägar inom så väl den egna förvaltningen som inom Region Skåne Arbeta aktivt med chefsutveckling genom Regionservice ledarforum, fyra gånger per år. Genom serviceutbildningen Från ord till handling samt på APT där vi arbetar med Region Skånes värdegrund. Det finns material framtaget som stöd till cheferna i arbetet med värdegrunden och i materialet finns även förslag på hur man kan öka förståelse för andra delar av organisationen samt utveckla servicekulturen. Delta aktivt i arbetet med implementering av ett IT stöd för kompetensförsörjning som sker på Region Skåne nivå. Avsluta Hantering av omställning och avslut Regionservice ska hantera omställning och avslut av medarbetare på ett verksamhetsorienterat och respektfullt sätt. Detta gäller även när medarbetare pensioneras. En genomtänkt och välplanerad avveckling är en avgörande framgångsfaktor för att nya organisationsförändringar ska kunna genomföras på ett bra sätt. Att behålla en god relation till tidigare medarbetare leder till att de blir goda ambassadörer och referenser vid nyrekryteringar och organisationen ses som en attraktiv arbetsgivare. Aktiviteter för att hantera avslut och omställning av kompetenser Vi ska följa den rutin som ska tas fram inom Region Skåne för exitintervjuer och genomföra en årlig utvärdering av de medarbetare som slutar/byter anställning. Arbeta med omställning och avslut vid behov. Fortsätta genomförandet av avgångssamtal för att ta lärdom av varför man väljer att lämna sin anställning och se vad vi kan göra annorlunda. Arbeta med att hålla motivationen uppe hos våra medarbetare fram till avslut. Regionservice har tagit fram ett nytt uttroduktions- och avslutsmaterial som stöd till chefer inför avslut. Sida 8(8)