Verksamhetsplan för personalavdelningen

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS 1 (8) Personalavdelningen Personalchef Birgitta Alfraeus Verksamhetsplan för personalavdelningen Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med personalavdelningens medarbetare och utgår ifrån verksamhetsplan för GF med tillhörande handlingsplaner, budget för 2013 och genomförda medarbetarundersökningar. 1 Verksamhetsbeskrivning Personalavdelningen är en del av högskolans förvaltning och ansvarar för och samordnar personaladministrativa arbetsuppgifter för hela myndigheten. Avdelningen ska vara ett stöd i högskolans arbete med att attrahera, rekrytera, introducera, behålla, utveckla och avveckla personal för att möta verksamhetens behov. Avdelningens arbete kan grovt delas in i arbetsgivarstöd, lönefunktion, rekrytering, kompetensoch ledarutveckling samt arbetsmiljöarbete. 1.1 Arbetsgivarstöd Personalavdelningen har en samordnad arbetsgivarfunktion och är ett stöd till de prefekter/chefer som finns på högskolan, exempelvis inom: Tolkning av de lagar och avtal som gäller för personal inom högskoleområdet Förhandlingar och information enligt MBL Löneförhandlingar och lönerevision Rekrytering, omställning och avveckling Handläggning och stöd i rehabiliteringsprocessen 1.2 Lönefunktion Lönefunktionen arbetar med löner och förmåner samt ger service till anställda i frågor inom områdena lön, pension, resor, representation, utlägg och försäkringsfrågor. Högskolan tillämpar egenrapportering i hög grad, där de anställda registrerar de flesta ärenden själva i Primula. Utveckling och underhåll av personaladministrativa rutiner samt personalsystem ingår också. 1.3 Rekrytering Personalavdelningen ansvarar för att, genom sin arbetsrättsliga kompetens, se till att lagar och avtal följs i rekryteringsprocessen samt att korrekt information finns på hemsidan som stöd till chefer, sökande och sakkunniga. Därutöver ansvarar personalavdelningen för handläggningen av områdets styrdokument och för den administration och diarieföring som förekommer i ett rekryteringsärende.

2 (8) 1.4 Kompetens- och ledarskapsutveckling Personalavdelningen samordnar högskolans kompetens- och ledarskapsutveckling, dock inte den ämnesinriktade och pedagogiska kompetensutveckling som vänder sig till lärarpersonalen. I samverkan med Bibliotek & läranderesurser tas en intern utbildningskatalog fram för kurser som högskolan anordnar för personal. Personalavdelningen arbetar även aktivt med ledarskapsutveckling och anordnar både längre och kortare utbildningsinsatser samt workshops. 1.5 Arbetsmiljöarbete Samordningsansvaret för arbetsmiljöarbetet, inkluderat hälsa och friskvård, finns vid personalavdelningen. Personalavdelningen arbetar främst med arbetsmiljöfrågor som är högskoleövergripande, och stödjer även skyddsombuden och chefer/prefekter i deras arbetsmiljöarbete. Vidare ingår ansvar för handläggning av områdets styrdokument. 2 Mål 2.1 Övergripande mål/vision Att bedriva en samordnad, utvecklad och kvalitetssäkrad personalavdelning för hela högskolan samt att verka för en god personalpolitik och värdegrund genom att aktivt utveckla rutiner utifrån perspektiven god arbetsmiljö och hållbar utveckling. 2.3 Personalavdelningens mål Personalavdelningens mål ska uppnås genom Att utgöra ett kvalitativt stöd för hela högskolan inom avdelningens ansvarsområden (se avsnitt 1 Verksamhetsbeskrivning). Ständig förbättring för ökad samordning och kvalitetssäkring genom utvecklingsarbete och strävan mot e-förvaltning. Att hålla hög kvalitet avseende indata i Primula. Verka för ett bra ledarskap, bra medarbetarskap samt en väl fungerande arbetsmiljö. Att arbeta för att utveckla såväl högskoleövergripande som interna rutiner och riktlinjer Uppdrag Utarbeta en gemensam kompetensförsörjningsplan o Systematiskt arbeta med kompetensförsörjningsplaner för högskolans verksamheter. o Skapa rutiner och förutsättningar för interna karriärvägar, kompetensväxling, och mentorskap. Utarbeta personalpolitiska riktlinjer utifrån Högskolans mål, vision och värdegrund. Förankra lönepolitiken och utarbeta tillhörande lönekriterier baserad på en tydlig lönebild. Vidareutveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet med en vision om att i framtiden kunna ISO-certifieras inom arbetsmiljöområdet.

3 (8) 3 Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete För att nå avdelningens mål om ständig förbättring för ökad samordning och kvalitetssäkring kommer det arbetet ske genom olika utvecklingsarbeten, se bilaga Kvalitetsarbete Gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete utgår ifrån högskolans övergripande styrdokument. Det systematiska kvalitetsarbetet görs och följs upp i huvudsak via verksamhetsplaner, handlingsplaner, rutinbeskrivningar, processkartläggningar och uppföljningar. Personalavdelningen arbetar ständigt med utveckling av befintliga rutiner för att säkerställa kvaliteten i handläggning och administration. Avdelningen fortsätter att utveckla arbetet med det systematiska arbetssättet med personalchefsbeslut, uppföljningar och avrapporteringar av avdelningens utvecklingsarbeten. Omvärldsbevakning och nätverkande medverkar ytterligare till att förbättra och utveckla de personaladministrativa rutinerna. Avdelningens arbete ska hålla en god kvalité så att det klarar granskningar från bland annat Riksrevisionen, Internrevisionen, Arbetsmiljöverket samt interna och externa miljörevisioner. 3.3 Arbetsmiljöarbete Personalavdelningen ska ha en bra fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Arbetsmiljöfrågor ska diskuteras på avdelningsmöten och uppföljning av medarbetarenkäten ska diskuteras för att vidta eventuella åtgärder som behövs. På personalavdelningen ska alla känna att de har möjlighet att utvecklas och kunna vara med och påverka. Vi ska ge varandra feedback och skapa engagemang och intresse för våra olika uppdragsområden. 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutveckling är ett brett begrepp och kan innebära många olika aktiviteter såsom: Samverkan/nätverk/interna konferenser Externa och interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten Projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt Nya/förändrade arbetsuppgifter Lärande i vardagen/aktiv backup för varandra Personalavdelningen deltar i en rad nätverk nationellt, regionalt och internt. Utöver detta sker individuella utbildningsinsatser som utgår från de fastställda kompetensutvecklingsplanerna som sammanställts efter utvecklingssamtalen. 3.5 Hållbar utveckling Personalavdelningen fortsätter arbetet med att utveckla rutinerna för att främja resande med tåg framför flyg, öka användandet av webbplattformar för spridning av information/dokumentation samt distansmöten. Avdelningen har börjat arbeta mer med distansmöten genom utbildning i Adobe connect samt ställer alltid frågan om det finns möjlighet att delta på distans i externa möten.

4 (8) 3.6 Lika villkor Personalavdelningen ska alltid uppträda professionellt och ha stor kunskap och förståelse om de olika diskrimineringsgrunderna samt ge ett objektivt och professionellt bemötande. Genom utbildningsinsatser 4 Resurser 4.1 Personella resurser Under 2013 kommer avdelningen att bestå av tre personalhandläggare, varav en kommer att arbeta deltid under 2013, två löneadministratörer, en samordnare för lönefunktionen, en personaladministratör samt personalchef. Under räknar avdelningen inte med några förändrade resurser. 5 Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Personalavdelningens verksamhet och verksamhetsutveckling följs i huvudsak upp genom uppföljning av verksamhetsplan som sker skriftligen per tertial och avslutas genom verksamhetsberättelse. Uppföljningen och verksamhetsberättelse sker med medarbetardelaktighet och publiceras på högskolans hemsida. Verksamheten utvärderas också genom uppföljning av handlingsplaner samt via självvärdering, enkäter och nyckeltalsmätning. Exempel på utvärderingar är medarbetarenkäten som ger mått på medarbetarnöjdhet (nmi) och kundnöjdhet samt frånvarostatistik. 5.1 Nyckeltal för att beskriva verksamheten Antal rekryteringsärenden med formellt rektorsbeslut Antal nyanställda totalt Antal befordransärenden Antal tidsbegränsade anställningar Medelantalet anställda HB Antal uppdrag Antal MBL-protokoll

5 (8) 6 Budget och ekonomisk utveckling Budget och ekonomisk utveckling för personalavdelningen beskrivs i bilaga 1. Birgitta Alfraeus Personalchef Bilaga 1 Bilaga 2 Budget och ekonomisk uppföljning Översikt utvecklingsarbete vid personalavdelningen

6 (8) Bilaga 1 Budget och ekonomisk uppföljning

7 (8)

8 Översikt utvecklingsarbeten vid personalavdelningen (8) Bilaga 2

9 (8)