HÖGSKOLEKANSLIETS VERKSAMHETSPLAN

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma förvaltningen Högskolekansliet Åsa Dryselius, avdelningschef HÖGSKOLEKANSLIETS VERKSAMHETSPLAN 2011 Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med Högskolekansliets medarbetare och utgår ifrån verksamhetsplan för Gemensamma förvaltningen (GF) , GF:s plan för kvalitetsarbete , GF:s plan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2011,budget för 2011 och medarbetarundersökningar. Uppdrag Högskolekansliet är en del av högskolans förvaltning och ansvarar för att vara ett allmänt stöd i myndighetsrelaterade frågor såsom vara ett allmänt stöd i högskolans utveckling av beredning och handläggning av ärenden, upprätthålla offentlighetsprincipen tillgodose myndighetens behov av att ta del av högskolans handlingar vara ett allmänt förvaltningsrättsligt stöd Detta uppdrag omfattar därmed följande: Postöppning och registrering av allmänna handlingar Arkivvård och ordnande av arkivet Sekreterarskap i högskoleövergripande organ: - Styrelsen - Nämnder - Rektors beslutsmöte - Rektors ledningsråd - Disciplinnämnden - Högskoleövergripande fora - Arbetsgivarforum - Samverkansgrupp/MBL Administrativt stöd till rektors ledningsgrupp Stöd i juridiska frågor som uppstår i organisationen

2 (2) Nyckeltal för att beskriva verksamheten Utfall 2009 Utfall 2010 Antal registrerade ärenden i W3D (tom. 29/12 Antal registrerade handlingar i W3D (tom. 29/12 Antal protokoll och minnesanteckningar förda vid möten där avdelningen ansvarat för möteshandlingarna Den ökande medvetenheten om vikten av att diarieföra allmänna handlingar förväntas medföra att andelen registrerade ärenden och handlingar fortsatt kommer att vara hög över tiden. Vad gäller antal protokoll och minnesanteckningar där avdelningen ansvarar för möteshandlingar så är detta mycket beroende av den framtida utvecklingen inom främst nämndstrukturen, varför det är svårt att uttala sig om förväntad utveckling. Mål Med utgångspunkt i GF:s mål är Högskolkansliets mål för 2011: att samordna och effektivisera stöd vid handläggning och protokollföring inom högskolans alla beslutsprocesser att samordna och effektivisera stöd till ordförande samt handläggare i beslutande organ vid högskolan att effektivisera hanteringen av högskolans diarieförda och arkiverade handlingar god arbetsmiljö god service och gott bemötande både internt och externt Målen för avdelningen ska uppnås genom: att upprätthålla och ytterligare förbättra kvalitén i avdelningens dagliga arbete drivande av och deltagande i de utvecklingsprojekt som anges under Verksamhetsutveckling nedan strävan mot e-förvaltning gott ledarskap och medarbetarskap genom allas engagemang och stöd i avdelningens alla ansvarsområden oberoende av huvudarbetsuppgift

3 (3) Verksamhetsutveckling Den verksamhetsutveckling som högskolekansliet bedriver/kommer att bedriva under syftar till att uppfylla avdelningens uppdrag och mål. Utvecklingsarbete Implementering av ett digitalt handläggarstöd i W3D3 (högskolans dokumenthanteringssystem) Samordna och effektivisera handläggningsrutinerna vid högskolan Huvudansvarig: ADA/LOK Tidsplan: % av de mest frekventa handläggarna vid GF använder det digitala handläggarstödet. Frekvent användare definieras som handläggare som har minst 12 diarieförda ärenden i W3D3 per år. Procentuellt antal användare från GF som använder det digitala handläggarstödet. Implementering av möteshanteringsmodul i W3D3 (högskolans dokumenthanteringssystem) Samordna protokollföringen inom högskolan för att skapa en effektiv hantering av högskolans diarieförda och arkiverade handlingar Huvudansvarig: LOK/MWE Tidsplan: % av de högskoleövergripande beslutsorganens möten styrelser, nämnder inklusive deras utskott och institutionsstyrelser protokollförs i möteshanteringsmodulen Procentuellt antal högskoleövergripande beslutsorgans möten som protokollsförs i möteshanteringsmodulen Initierande av och deltagande i projektarbete rörande skapande av tekniska förutsättningar för E-arkivering i lärplattform Ping-Pong Effektivisera arkiveringen av handlingar samt säkerställa arkivering i enlighet med gällande regler. Ske i samarbete med systemägare för Ping-Pong CLU. Huvudansvarig: ADA Tidsplan: Digital långtidsarkivering av uppgifter i Ping-Pong

4 (4) Redogörelse av framsteg i projekt Verksamhetsbaserad arkivredovisning Skapa förutsättningar för en effektiv hantering av högskolans arkiverade handlingar som uppfyller de krav om verksamhets- och processbaserad arkivredovisning som Riksarkivet ställer på myndigheten. Huvudansvarig: ADA Tidsplan: December 2013 Arkivbeskrivning, arkivförteckning och klassificeringsstruktur med processbeskrivningar för styrande verksamhet, kärnverksamhet och stödverksamhet enligt RA:FS 2008:4. Redogörelse av kvarvarande samt genomförda åtgärder Andra utvecklingsprojekt som kan påverka avdelningen Utvecklande av högskolegemensamt system för digital långtidsarkivering Planer finns att genom SUHF bilda ett högskolegemensamt konsortium avseende långtidsarkivering av digital information. Forskningsutbildningsdokumentation Planer finns på att lagra dokumentation om forskarutbildningen i W3D3. Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöfrämjande aktiviteter Inom avdelningen ska kontinuerligt genomföras arbetsmiljöfrämjande aktiviteter för att främja gott ledarskap och medarbetarskap. Ansvariga: Alla på avdelningen ansvarar för att initiera samt aktivt delta i genomförandet av aktiviteter. Minst två genomförda aktiviteter per år. Redogörelse av genomförda aktiviteter, utvärderingar av aktiviteten samt medarbetarskapsenkät.

5 (5) Kvalitetsarbete Högskolekansliet bedriver sitt kvalitetsarbete med GF:s plan för kvalitetsarbete och identifierade behov som utgångspunkt. Under 2011 planerar avdelningen att fokusera särskilt på att: delta i GF:s arbete att finna en gemensam struktur för dokumentation och kommunikation av rutiner se över och dokumentera de rutiner som avdelningen berörs av för att finna samordnings- och effektivitetsmöjligheter Kompetensutveckling Kompetensutvecklande åtgärder till syfte att bidra till uppfyllande av avdelningens uppdrag och mål ska vid behov genomföras, vilket omfattar utbildning/kurser, samverkan/nätverkande, deltagande i projekt, nya/förändrade arbetsuppgifter, lärande i vardagen samt back-up för andra på avdelningen. Avdelningen har även att vid behov organisera kompetensutvecklingsinsatser för andra vid högskolan avseende de områden avdelningen ansvarar för. Under perioden kommer främst insatser avseende handläggning att genomföras. Resurser Personella resurser Årsarbetskrafter vid Högskolekansliet: (budgeterat) Årsarbetskrafter 7,05 7,05 5,8 Antal anställda/inhyrda Under 2011 avses ingen extra arkivresurs (25 %) hyras in. Övriga resurser Avdelningen ingår, genom högskolan, i Göteborgs universitets kompetenspool för affärsjuridik. Genom detta har avdelningen tillgång till Göteborgs universitets juridiska resurser för skapande och genomgång av kommersiella avtal. Uppföljning Uppföljning av måluppfyllelse sker genom ovan under rubriken Verksamhetsutveckling angivna uppföljningsmetoder.

6 (6) Budget och ekonomisk utveckling Definitiv budget 2011 Prel budget 2012 Prel budget 2013 Anslag Externa intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personalkostnader Lokalhyra Utbildning, resor, representation Programvara, licencavgifter etc Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övriga kostnader Årets kapitalförändring Vad gäller budget för 2011 beror underskottet på att kostnader för Kompetenspoolen för juridik har tillkommit. Under kommer de resurser som inte behövs till löpande verksamhet att främst läggas på de i verksamhetsplanen prioriterade högskoleövergripande utvecklingsprojekten såsom handläggarstödet samt mötesmodulen. Andra högskoleövergripande kostnader som budgeterats är främst avgift till STIM. Åsa Dryselius Avdelningschef