Verksamhetsplan för Högskoleservice 2012

Transkript

1 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 1(6) Högskoleservice Enhetschefen Gemensamma Förvaltningen Verksamhetsplan för Högskoleservice Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med medarbetarna på Högskoleservice och utgår från verksamhetsplan för GF, GFs plan för kvalitetsarbete -2013, GFs plan för systematiskt arbetsmiljöarbete, budget för samt GFs självvärdering och medarbetarundersökningar. Uppdrag Högskoleservice är en del av högskolans förvaltning och har till uppgift att samordna högskolegemensam service inom områdena: korttidsuthyrning av högskolans lokaler televäxel/reception, bokning av högskolans gemensamma lokaler, profilartiklar lås, larm, bevakning service och stöd vid användning av AV-utrustning i lärosalar vaktmästeri, post och godshantering, kopiering, underhåll av inredning internationell mobilitet inom ramen för StudentCentrum, bland annat: - en högskoleövergripande tentamensadministration samt ansvar för högskoleprov - expeditionsuppgifter såsom utskrift av intyg och registerutdrag - enklare datasupport - utlämning av passerkort till högskolans lokaler - tillhandahållande av informationsmaterial och blanketter - adressändring, registrering på nya kurser - fungera som, i första hand, mottagare av frågor samt vid behov slussa dessa vidare till rätt mottagare Mål för Högskoleservice God service till personal, studenter och allmänheten Bidra till utvecklingen av en effektivare administration med god kvalité Ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter och en förbättrad internkommunikation

2 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 2(6) Högskoleservice Nyckeltal för att beskriva verksamheten (prognos) Utgående försändelser via posten Antal ärenden i vaktmästeriets Ingen uppgift ärende-hanteringssystem Antal ärenden i Studentcentrums reception Drygt Antal anmälda tentander (tom 18/12) Antal genomförda (tom 18/12) Antal tentor (tom 18/12) Antal anmälda till högskoleprovet Studenter med särskilda behov Antal sålda profilvaror ca Pappersförbrukning vid HB Under (antal sidor) Antal externbokningar av Ingen uppgift 282 högskolans lokaler Antal utresande studenter 140 (55*) 219 (66*) Antal inresande studenter 279 (173*) 311 (185*) Antal utresande personal 75 (29*) 36 (22*) Antal inresande personal 48 (27*) 14 (5*) *varav inom EU-program Verksamhetsutveckling Avdelningens ordinarie verksamhet beskrivs under Uppdrag. Prioriterade utvecklingsområden Extern lokalbokningspolicy Bakgrund/syfte: Under och har en lokalbokningspolicy för extern uthyrning av högskolans lokaler tagits fram. Väntar på fastställande av policy. Tidplan: Kvartal 1, Ansvarig: KEK (KRO, THV) Intern lokalbokningspolicy Bakgrund/syfte: En lokalbokningspolicy för intern uthyrning behöver tas fram för klarare regler och rättvisare bokning mellan institutionerna. Detta i samråd med ekonomiavdelningen. Ansvarig: KRO, THV, KEK Webb Bakgrund/syfte: För att informera om vår service samt underlätta för personal och studenter behöver avdelningen utveckla och uppdatera den svenska och engelska webbplatsen. För en ökad service och kvalitet vill vi erbjuda ett bokningsformulär för högskolans lägenheter och externa uthyrning vilket även medför en effektivisering av administrationen. Högskolans studieadministrativa blanketter och övningstentor publiceras kontinuerligt. Tidplan: Kvartal 2, Ansvarig: respektive funktion

3 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 3(6) Högskoleservice Studentportal Bakgrund/syfte: I juni hölls en inledande workshop om studentportal och en arbetsgrupp har bildats under hösten. Fokus kommer i första hand ligga på att samla den information vi redan har idag på central nivå. Ansvarig: SASA, KEK Publikationer Bakgrund/syfte: Delta i arbetet med översyn av högskolans publikationer med utgångspunkt i hållbar utveckling, förvaring och distribution. Ansvarig: HAN, KEK Gemensamma lärosalar Bakgrund/syfte: Under utökades översynen av de gemensamma lärosalarna till varannan vecka under terminstid. Arbetet fortsätter under med att förbättra med fler informationsskyltar i salarna, t ex lokalvårdsfrekvens. Informationsfilmer rörande användning av teknisk utrustning i salarna planeras. Tidplan: Kvartal 4, Ansvarig: HAN, MIL KronoX Bakgrund/syfte: För effektivare administration önskas genomslag i att all felanmälning görs till kronox@hb.se, mer kunskap bland användare genom nya rutiner och drop in-tider samt att samkörning mellan Kursinfo och KronoX genomförs. Utforska möjligheten att även samköra KronoX med Rita. Ansvarig: KRO Marknadsföring Bakgrund/syfte: Synliggöra och marknadsföra verksamheten och uppmärksamma vår service. Utförande: Förenkla e-postsdresser samt marknadsföra oss via visitkort, återkommande e- postutskick, skyltning, öppet hus samt att få institutionen att presentera nyanställda. Delta i informationsmöten för personal och studenter samt fortsätta utvecklandet av avstämningsmöten med institutionerna. Ansvarig: respektive funktion Godsmottagning Bakgrund/syfte: Utöka internt samarbete för att få en hållbar situation vid leveranser och bud. Utreda möjlighet av godsmottagningstid. Tidplan: Kvartal 2, Ansvarig: KRO, LBP, THV, STI Infodator Bakgrund/syfte: Utöka service och effektivitet för både personal och studenter genom att ta fram en infodator till receptionen. Tidplan: Påbörjat, i bruk kvartal 2, Ansvarig: KRO, LBP, THV

4 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 4(6) Högskoleservice KronoX tentamensmodul Bakgrund/syfte: Sedan en längre tid har en tentamensmodul varit under utveckling genom KronoX-konsortiet. Systemet är ännu inte testkört vid pilotinstitutionen THS. Ansvarig: MAA Öka antalet utresande studenter Bakgrund/syfte: Utifrån högskolans internationaliseringspolicy och på grund av obalans i antalet in- och utresande utbytesstudenter behöver antalet utresande studenter att öka. Åtgärder är framförallt ökade marknadsföringsinsatser i form av informationspass och genom studentmedverkan i form av bloggar, fotoutställningar osv. Ansvarig: Internationella koordinatorer Översyn administration av utresande studenter Bakgrund/syfte: I dagsläget ansöker studenter om utbytesplats och stipendium via ansökningsblanketter i pappersform. För att kvalitetssäkra administrationen för de utresande utbytesstudenterna ska en översyn över denna administration göras. Bland annat behöver möjligheten till olika alternativ för systemstöd att undersökas. Ansvarig: Internationella koordinatorer StudentCentrum Bakgrund/syfte: Sedan 2009 finns en samlad studentreception i enlighet med rektors beslut (dnr ). Diskussioner har förts mellan högskolans ledning, BLR:s ledning och GF:s ledning om hur det fortsatta arbetet ska genomföras. En arbetsgrupp kommer att få i uppdrag att definiera begreppen stöd/service, utvärdera nuvarande Studentcentrum samt lämna ett förslag på en framtida utformning av högskolegemensamt verksamhetsstöd till studenterna. Studenttorget behöver också utvecklas så att det används i högre utsträckning. Arbetet med att utveckla BOSS och BAR-ON fortsätter i avvaktan på KronoX-tenta. Tidplan: Kvartal 1, Ansvarig: AGK, KEK m.fl. Utgående post Bakgrund/syfte: Sedan tidigare finns ett beslut om att införa en för HB gemensam streckkod vilket även kommer innebära förändringar i internfaktureringsrutinerna. Tidplan: Kvartal 2, Ansvarig: MIL Skyltning Bakgrund/syfte: Under har en översyn av högskolans skyltning skett med fokus på engelsk översättning och taktila alternativ. Särskilda insatser kommer göras på entréplan, medan trapphus ses över i samband med ombyggnationer. Tidplan: 2 kv. Ansvarig: MIL

5 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 5(6) Högskoleservice Kvalitetsarbete Under fortsätter arbetet med att utveckla och dokumentera avdelningens arbetsrutiner på ett enhetligt sätt. Vi kommer även sträva efter att samtliga vaktmästeriärenden registreras i ehd. I växeln kommer samtal märkas för uppföljning i syfte att förbättra vår service gentemot personal, studenter och allmänhet. En kundenkät planeras under året i samverkan med IT-avdelningen. Arbetsmiljöarbete Under har insatser gjorts för ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter och en förbättrad internkommunikation inom avdelningen genom exempelvis tvärgruppsdiskussioner, jobbskuggning samt aktiviteter på och vid sidan av arbetstid. Under fortsätter detta arbete och det främsta målet är ett gemensamt fika-/lunchrum. Hållbar utveckling Under fortsätter avdelningens engagemang i utvecklingen av ett multikort vid högskolan. Vi kommer även att arbeta med förbättrade möjligheter till virtuella möten samt marknadsföringen av detta. Miljöcertifieringen kommer innebära en rad insatser framför allt inom ansvarsområdet avfallshantering, men ett kontinuerligt arbete pågår inom områden som exempelvis pappersförbrukning, belysning och övriga inköp. Ett exempel på arbetet med minskad pappersförbrukning är informationsinsatser gentemot examinatorer om minskad pappersförbrukning i samband med tentamina. Kompetensutveckling Kompetensutveckling sker genom utbildning/kurser, samverkan/nätverk, studiebesök, deltagande i utvecklingsprojekt, nya/förändrade arbetsuppgifter, lärande i vardagen, genom backup för varandra. Deltagande i GFs kompetensutvecklingsinsatser och utvecklingsdagar. Avdelningens medarbetares kompetensutveckling planeras delvis i samband med utvecklingssamtal. Exempel på nätverk Högskoleprov Lokalvård Multikort Tentamenskonferens KronoX - användargrupp Konferens och evenemang Hyresvärdsträff Akademiska Hus CLU videokonferenssystem telefoni/trio Högnätet (Internationella koordinatorer vid högskolor)

6 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 6(6) Högskoleservice Resurser Personalresurserna vid Högskoleservice består av 18 personer, motsvarande 17,8 årspersoner enligt nedan. Område: Omfattning: Avdelningschef 1 Växelreceptionister 2,6 Tekniker 5,4 Samordnare för vaktmästeri 1 Administratörer, studentexpedition 5 Samordnare studentexpedition 1 Internationella koordinatorer 2 Uppföljning 1205 Res HS (tkr) , Avdelningen Studentcentrum Tentamensvakter Högskoleprovet Lokalsnurran Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiser Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representa Programvara, licencavgifter e Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Res HS (tkr) , Vaktmästeri Snurra Kopiering/material Summa Erasmusprojekt Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representa Utrustning Övrigt Avskrivningar Totalt HS Summa övrigt Budget Årets kapitalförändring Summa 360 (exkl. projekt) Aktiviteter i Kopieringssnurran: , kopiering , Kontorsförråd , Profilartiklar Kommentarer Lokalsnurran är sedan organiserad under Ekonomiavdelningen. Avdelningen har ett budgeterat underskott som motsvarar kostnaden för identifierade omställningskostnader och rationaliseringsmöjligheter under perioden Minskat internationell koordinator 50 %.