Utvecklingssamtal. vid Umeå universitet. En beskrivning av dess steg (Manual) Förbereda. Organisera. Genomföra och dokumentera

Transkript

1 Utvecklingssamtal vid Umeå universitet En beskrivning av dess steg (Manual) Organisera Förbereda Genomföra och dokumentera Uppföljning av utvecklingsplan Personalenheten februari 2017

2 Utvecklingssamtal ett ledningsverktyg I chefsrollen ingår att ha ett antal strukturerade och planerade samtal med dina medarbetare, där dialogen används som metod. Det årligen återkommande utvecklingssamtalet är en del av chefsrollen. Utvecklingssamtalet är ett viktigt strategiskt verktyg för chefen och medarbetaren; - för att driva verksamheten framåt kopplat till Verksamhetsplanen och till Kompetensförsörjningsplanen - för det systematiska arbetsmiljöarbetet, som tydliggjorts genom arbetsmiljöföreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) - för samverkan mellan chef och medarbetare genom vårt Samverkansavtal Samverkan för utveckling (Dnr: ). Din institutions/enhets verksamhetsplanering och utvecklingssamtal ska utgå ifrån universitetets mål och strategier, så att alla kan se sammanhangen och kopplingen till verksamhetens uppdrag och mål. Syfte med utvecklingssamtal Utvecklingssamtalet ska, till skillnad från samtal som förs dagligen på arbetet, vara strukturerat, planerat och återkommande och följa en årlig process. Ur ett verksamhetsperspektiv ska utvecklingssamtalet; användas i syfte att uppnå verksamhetens långsiktiga och årliga mål skapa en positiv fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö möjliggöra att samverkan och delaktighet stärks i förlängningen syfta till en mer effektiv verksamhet Ur ett chefs- och ledarperspektiv ska utvecklingssamtalet användas till att; förankra mål för verksamheten, samtala om medarbetarens prestationer och säkra att rätt kompetens finns för att kunna uppnå målen fånga upp medarbetarens syn på organisationen, verksamheten, ledarskapet, arbetsmiljön och behov av kompetensutveckling Ur ett medarbetarperspektiv ska utvecklingssamtalet användas till att; få klarhet i verksamhetens mål och uppdrag, egna arbetsuppgifter och prestationer föra fram synpunkter på organisationen och verksamheten och på så sätt bidra till utveckling och eventuell förändring av verksamheten lyfta behov och framföra egna önskemål om utveckling och eventuell förändring i den egna situationen och den fortsatta karriären i relation till verksamhetens behov Chefens och medarbetarens ansvar Såväl chef som medarbetare har ansvar för verksamhetens utveckling och båda ska därför förbereda sig inför samtalet och ansvara för samtalets innehåll och kvalité. Samtalet ska ta sin utgångspunkt i föregående års utvecklingssamtal. 2

3 Du som är prefekt/chef ansvarar för att utvecklingssamtal årligen genomförs vid din institution/enhet. Chefen ansvarar även för organiseringen inför utvecklingssamtalen. Vid större institutioner/enheter kan genomförandet av utvecklingssamtal delegeras till annan utsedd chef eller motsvarande enligt gällande delegationsordning. Tänk på att ett utvecklingssamtal med lärare och forskare även kan vara (eller kompletteras med) ett pedagogiskt samtal eller forskarhandledning. Medarbetaren och chefen är tillsammans ansvarig för att förbereda, genomföra och följa upp utvecklingssamtalet. Utvecklingssamtal, lönesättande-/lönesamtal och uppföljning - en process Den återkommande dialogen mellan chef och medarbetare kan ses som en process, som börjar med utvecklingssamtalet, som följs upp i ett lönesättande-/lönesamtal. I det lönesättande samtalet kommer chef och medarbetare överens om ny lön direkt i dialog. Tillämpas i stället förhandlingar som modell, har chef och medarbetare ett lönesamtal. Lönesamtalet hålls innan ny lön förhandlas av parterna och avslutas med ett återkopplande samtal där chef meddelar ny lön. Ett väl genomfört utvecklingssamtal underlättar samtal inför lönerevision, för både chef och medarbetare. Utvecklingssamtalet bör genomföras i början av året för att sedan följas av ett lönesättande samtal/lönesamtal på hösten. Lönefrågorna ska flyttas utanför utvecklingssamtalet till lönesamtalet/lönesättande samtalet. Utvecklingssamtalet är dock ett bra tillfälle att i halvtid stämma av och utvärdera uppdrag och arbetsinsats i relation till verksamhetens mål och resultat. Tänk på att utvecklingssamtalet ska vara framåtsyftande och lönesamtalet är en tillbakablick på senaste årets prestation. Processen illustreras i bilden ovan. 3

4 Dialogen som metod Utvecklingssamtalet är grunden till samverkan mellan chef och medarbetare och är ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dialog, delaktighet och en god arbetsmiljö ger alla medarbetare förutsättningar för ökat engagemang och ansvarstagande. Detta bidrar i sin tur till att göra Umeå universitet till en attraktiv arbetsplats. Det är dessutom ett viktigt tillfälle där chef och medarbetare kan stämma av ömsesidiga förväntningar och ge varandra feedback på året som gått. Metoden för utvecklingssamtalet är dialog, där medarbetaren ges gott om möjlighet till att uttrycka sig. Lyssna aktivt, dvs. tolka inte utan ställ klargörande frågor. Se till att vara ostörda under samtalet. Chef och medarbetare behöver ha en gemensam förståelse kring enhetens uppdrag för att möjliggöra rätt kompetensplanering och uppföljning av individuella aktiviteter. Samtalet genomförs utifrån tre tids perspektiv, tillbakablick, nuläge och framåtblick. Utvecklingssamtalet omfattar två huvudteman, dels uppdrag och arbetsuppgifter, dels arbetsmiljö och hälsa. Samtalet ska sedan utmynna i en individuell utvecklingsplan. 4

5 Förbered dina utvecklingssamtal i fyra steg Utvecklingssamtalet indelas i fyra olika steg: att organisera, att förbereda, att genomföra och dokumentera samt att löpande följa upp överenskommelser i den individuella utvecklingsplanen. Steg 1, Organisera Att organisera utvecklingssamtalet är ett ledningsansvar. Syftet med att organisera utvecklingssamtalet är att skapa goda förutsättningar så att genomförandet, utvärderingen och uppföljningen av samtalet blir så bra som möjligt. Årligt återkommande Utvecklingssamtalet ska genomföras med alla anställda minst en gång per år. Det ingår i de ordinarie arbetsuppgifterna, både för dig som chef som för dina medarbetare. Kom överens med sjukskrivna, föräldralediga och tjänstlediga om hur ni hanterar samtalen. Tidplan Upprätta tidigt på året en gemensam tidplan för samtalen på institutionen eller enheten utifrån ert årliga strategiarbete där bl.a. budgetprocess, verksamhets- och kompetensförsörjningsplanering, lönerevision och systematiskt arbetsmiljöarbete ingår. Vem genomför samtalet? Klargör hur samtalen ska organiseras och vilken chef som har samtal med vilken medarbetare. Klargör om chefen som ska genomföra samtalen behöver utbildning i att hålla utvecklingssamtal eller annat stöd för att kunna genomföra samtalen. Om utvecklingssamtalen delegeras till chefer utan befogenheter och resurser bör ni diskutera och värdera konsekvenserna det medför för både chef och medarbetare. Steg 2, Förbereda Att förbereda utvecklingssamtalet är ett gemensamt ansvar för chef och medarbetare. Syftet med förberedelserna är att uppnå en hög kvalitét på samtalet. Informera och prioritera samtalsområden Informera dina medarbetare, t.ex. vid en arbetsplatsträff, om hur utvecklingssamtalen kommer att genomföras. Beskriv för medarbetaren vikten av att prioritera och förbereda sig inför samtalet. Beskriv vilka frågeområden som samtalet kommer att fokusera kring och dina förväntningar på samtalen. Be dina medarbetare att informera dig i förväg om de har andra frågor som de vill ta upp. 5

6 Utvecklingssamtalet ska handla om både institutionens/enhetens gemensamma frågor och individuellt anpassade frågor. Om det finns specifika frågor eller utmaningar som är av särskild vikt för verksamheten bör dessa vara i fokus och tas upp i alla utvecklingssamtal. Tid och plats Boka in lämplig lokal att träffas i, sträva efter en neutral plats och avsätt ordentligt med tid för samtalet, förslagsvis minuter. Mål för verksamheten och individen Det är viktigt att du som chef visar hur er verksamhets uppdrag och mål för verksamheten är kopplade till Umeå universitets vision, delmål och strategier. Chefen ansvarar för att de individuella målen är tydligt kommunicerade med medarbetaren så att denne kan se kopplingen till verksamhetens mål och till universitetets övergripande mål. Individuella mål knutna till uppdraget ska: vara specifika och utvecklande för medarbetaren och formuleras konkret vara mätbara* i kvantitet, kvalitet och/eller tid vara accepterade av medarbetaren och chefen vara realistiska vilket innebär att de ska vara möjliga att nå vara tidsatta på kort och lång sikt Tänk på att uppmärksamma de lönekriterier, som används till grund för bedömning av prestation och resultat i de individuella lönesamtalen. (se Lönepolicy för Umeå universitet Dnr: UmU ) *Mätbara - Kom överens med medarbetaren om vilka indikatorer som kan användas för att göra målen objektivt mätbara. Ansvar Du och dina medarbetare har lika stort ansvar för att utvecklingssamtalet håller en hög kvalitet. Det är därför viktigt att båda är väl förberedda inför samtalet. Inför mötet Förbered dig genom att gå igenom tidigare minnesanteckningar, den individuella utvecklingsplanen och Guide till stöd för utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare. Gör ett urval av de föreslagna frågorna och komplettera vid behov med egna frågor så att utvecklingssamtalet så att det blir personligt, verksamhets- och individanpassat. Förbered dig på att ge och ta emot konstruktiv feedback. Se till att medarbetaren får ett exemplar av Guide till stöd för utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare. 6

7 Steg 3, Genomföra och dokumentera Utvecklingssamtalets innehåll omfattar två huvudteman, dels uppdrag och arbetsuppgifter, dels arbetsmiljö och hälsa. Samtalet ska sedan utmynna i en individuell utvecklingsplan. Samtalet ska röra sig från en tillbakablick på det gångna året till nuläge och en framåtblick. Samtalet ska huvudsakligen fokusera på framtiden och bidra till att utveckla verksamheten, medarbetaren och arbetsplatsen. Tillbakablick Börja samtalet med att ställa frågan Finns det något särskilt du vill ta upp eller önskar svar på under samtalet? Detta ger dig som chef en möjlighet att disponera tiden för samtalet på ett så bra sätt som möjligt. Fördela tiden så att alla områden ges utrymme. Kom överens om en ny tid vid behov. Inled sedan med en tillbakablick om vad ni kom överens om vid förra utvecklingssamtalet. Prata om hur det gånga arbetsåret har varit och resultatet av utvecklingsplanen. Låt medarbetaren berätta först innan du ger dina kommentarer. Nuläge Utvecklingsplan och uppföljning Nästa steg är att samtalet övergår till att medarbetaren beskriver nuläget gällande sitt uppdrag och arbetsuppgifter. Är uppdraget tydligt för medarbetaren? Chefen ansvarar för att se till att uppdraget och arbetsuppgifterna är tydligt kommunicerade med medarbetaren. Verksamhetens mål utgår från universitetets vision och delmål. Är det tydligt för medarbetaren kopplingen mellan övergripande mål och sitt bidrag till verksamhetens mål? Chefens ansvar är att klargöra detta för medarbetaren. Förutsättningen för att kunna utföra sitt uppdrag och arbetsuppgifter är att arbetssituation och arbetsmiljön är tillfredställande. Trivs medarbetaren på arbetsplatsen? Chefen ansvarar för arbetsmiljön på arbetsplatsen, varmed frågorna runt arbetsmiljö och hälsa är av stor betydelse i utvecklingssamtalet. Frågorna ska framförallt behandla arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling, men även den fysiska arbetsmiljön ska beröras. 7

8 Framåtblick I det avslutande frågeområdet fokuserar dialogen på framtiden, utifrån medarbetarens uppdrag och mål. Samtalet ska utmynna i en utvecklingsplan där kommande utmaningar, mål och eventuella kompetensutvecklingsbehov identifieras och dokumenteras. Var lyhörd och visa ödmjukhet. Säg eller lova ingenting som inte kan genomföras! Var noggrann och tydlig när du ger feedback. Sammanfattning och utvärdering av samtalet Utvecklingssamtalet avslutas med att ni tillsammans utvärderar samtalet, vad som har varit bra och vad som kan förbättras till nästa gång. Har ni uppfattat samma saker i samtalet? Identifiera även om det har framkommit några gemensamma frågor som bör lyftas till institutionens eller enhetens arbetsplatsträffar. Dokumentation av utvecklingsplan Utvecklingssamtalets innehåll är konfidentiellt mellan chef och medarbetare. Den skriftliga individuella utvecklingsplanen skall däremot dokumenteras och följa medarbetaren över tid. I de fall chefen skriver minnesanteckningar under samtalet, behåller chefen anteckningarna själv som ett arbetsmaterial och ska inte lämnas ut till någon annan. Medarbetaren ansvarar för att fylla i utvecklingsplanen för det kommande året och ambitionerna på längre sikt. Den individuella utvecklingsplanen, skrivs under av både chef och medarbetare som båda behåller var sitt exemplar. Steg 4, Uppföljning av utvecklingsplan Chefen bör följa upp den individuella utvecklingsplanen löpande under året eftersom den är en del i den strategiska kompetensplaneringen, samt för att stämma av att utvecklingen går i rätt riktning utifrån verksamhetens behov. Kom överens med varje medarbetare om hur och när ni ska följa upp den individuella utvecklingsplanen. Med fördel kan uppföljningssamtal ske flera gånger per år. 8