Handledning Utvecklings-/Mål- och lönesättande samtal

Transkript

1 Handledning Utvecklings-/Mål- och lönesättande samtal Detta dokument är tänkt att ge en beskrivning av helheten kring utvecklings-/mäl- och lönesättande samtal samt ge lite handledning i förberedelserna och genomförandet av utvecklings-/målsamtal och en orientering kring hur arbetet med lönesättning och dialog kring medarbetares bidrag till verksamheten är tänkt att fungera på KMH. Dokumentet är skrivet för såväl prefekt/chef som för medarbetare. Materialet består av följande delar Inledning Handledning utvecklings-/ målsamtal Handledning lönesättande samtal Kungl. Musikhögskolan i Stockholm Royal College of Music Lidingövägen 12 Box SE Stockholm Sweden Tel Fax info@kmh.se

2 2(7) Inledning Utvecklings-/målsamtalet är en del av årshjulet för verksamheten och binder ihop verksamhetens mål, medarbetarens mål, dagliga aktiviteter, arbetsprestation med uppföljning och lönesättning. På KMH ska utvecklings-/målsamtalen genomföras under perioden 1 februari till 30 april. En förutsättning för aktiva medarbetare är en god dialog i vardagen mellan prefekt/ chef och medarbetare. I samtal, löpande avstämningar och möten läggs grunden till att förstå helheten. Att se helheten och kunna relatera sina insatser till den är viktigt för att arbetet ska uppfattas som meningsfullt, skapa engagemang och att medarbetare ska ges möjlighet att ta ansvar för sina åtaganden och bidra till de övergripande målen i sitt dagliga arbete. Lönesättning på KMH Varje medarbetare (med undantag för de medarbetare som är anslutna till SEKO) ska i samband med lönerevision ha två lönesättande samtal som utgår ifrån verksamhetens mål och bygger på en bedömning av medarbetarens prestation. Den nya lönen ska inte komma som en överraskning, utan som en bekräftelse på den dialog som fördes under utvecklingssamtalet, i vardagen och slutligen i de lönesättande samtalet. Prefekt/ Chef ska motivera sin bedöming och lönesättning. Processen En gång per år ska den löpande dialogen sammanfattas i ett utvecklings-/målsamtal. Samtalet dokumenteras i den mall som tillhandahålls av KMH. Utvecklings-/målsamtalen följs upp i de lönesättande samtalen som ska ge möjlighet att diskutera vad som gjorts under året och reflektera över sin prestation samt höra prefekt/chefs återkopplingen. Den dialogen ligger till grund för lönesättningen. Genom att både utvecklings-/målsamtal och lönesättande samtal genomförs regelunbudet och följs upp skapas ökade förutsättningar för en lönesättning som bidrar till utvecklingen av verksamheten och som av medarbetarna uppfattas som tydlig och saklig. Allmänt om samtalen Utvecklings-/målsamtalet är ett samtal som fokuserar på framtiden. Det är ett samtal om målen för verksamheten, individuella mål och arbetsuppgifter, särskilda åtaganden, samarbeten och diskusson kring mjuka värden såsom samarbete och kommunikation (se KMHs lönepolicy). Det som framkommer i samtalet bildar underlag för det kommande årets arbetsuppgifter, kompetensutveckling och i förlängningen medarbetarens framtida löneutveckling. Den del av mallen som är för det lönesättande samtalen utgår från det som medarbetare och prefekt/chef kommit överens om tidigare under året. Prefekt/chef och medarbetare ansvarar för att samtal och dialog dem emellan sker i en anda som kännetecknas av respekt, aktivt lyssnande och intresse för individens arbetssituation och utveckling.

3 3(7) Samtal, dialog, påverkan Ett samtal handlar om att utbyta information mellan två parter. Dialog är att lyssna för att förstå och tala för att förtydliga och handlar även om att parterna vill, vågar och kan kritiskt granska sin egen och den andres perspektiv. Att påverka innebär att man vill få någon att ändra åsikter, värderingar eller beteenden. Tänk på att: Använda öppna frågor och att vara nyfiken på underlättar för den som ska utveckla sin självskattning eller sitt förhållningssätt. Använd följdfrågor, när något framstår som opreciserat eller komplext eller när du behöver veta mer om den andres förhållningssätt eller tankemönster. Använd konkreta exempel när du beskriver något så underlättas förståelsen. Använd jag-budskap när du återkopplar och säg gärna något om hur du påverkas som du gör och varför. Det gör det lättare för den andre att förstå och ta till sig av den återkoppling som givits. Detta är särskilt viktigt att tänka på vid personlig återkoppling, t.ex. på hur ett förhållningssätt kommer till uttryck som ett beteende. Roller och ansvar Närmaste prefekt/chef ansvarar för att medarbetaren får bästa möjliga förutsättningar för att sköta sina arbetsuppgifter. Medarbetaren har eget ansvar för sitt bidrag till verksamheten, sin arbetssituation och sin utveckling. Prefekten/Chefen ansvarar för att: Medarbetaren har dokumenterat det som kommit överens om i utvecklings-/målsamtalet. Skaffa sig tillräcklig kunskap för att kunna genomföra och följa upp utvecklings-/målsamtalet. Säkerställa att samtalen dokumenteras. Dokumentet kan behöva uppdateras och ändras vid byte av prefekt/chef eller arbetsuppgifter. Avstämning och uppföljning sker med fördel kontinuerligt i verksamheten eller minst en gång per år. Personalenheten ansvarar för: Mallar och handledning samt stöd till chefer och prefekter. Medarbetaren ansvarar för att: Delta i samtalen och dokumentera det som överenskommit. Vara förberedd inför de olika samtalen som ska genomföras.

4 4(7) Handledning Utvecklings-/målsamtal Förberedelser Prefektens/ Chefens förberedelse Gå igenom föregående års dokument och/ eller dialog och göra en sammanfattning av arbetet och arbetsprestationen. Inför samtalet informera medarbetaren om; o var information och material finns att hämta o ramar för samtalet (se avsnittet genomförande nedan) och hur medarbetaren behöver förbereda sig. Medarbetarens förberedelse Gå igenom föregående års dokumentation och göra en sammanfattning av arbetet och arbetsprestationen. Återkoppling till prefekt/ chef som en del av det bakåtblickande och sammanfattningen av arbetet. Utifrån institutionens-, avdelningens- och gruppens verksamhetsplanering skissa på sina arbetsresultat/ åtaganden/aktiviteter för kommande verksamhetsår GENOMFÖRANDE Samtalets fokus ska ligga på medarbetaren som individ och ha en balans mellan mål/åtaganden, förhållningssätt och förutsättningar (mer information om organisatorisk och social arbetsmiljö i ny AFS 2015:4). De områden som tas upp i samtalen kan variera beroende på i vilket skede verksamhet och medarbetare befinner sig i. Som stöd i samtalen finns denna handledning samt mall för utvecklings-/mål och lönesättande samtal. Bakåtblickande Vid behov kan en tillbackablick läggas till i samtalet/mallen. Det bakåtblickande syftar till att skapa utrymme för reflektion och lärande och en möjlighet för medarbetaren att ge återkoppling till chefen kring arbetsrelationen. Frågor till stöd för återkopplingen: Vad har gått bra/mindre bra? Vad är du nöjd/mindre nöjd med? Vilka aktiviteter kopplade till ditt eget lärande har genomförts/inte genomförts och lärdomar/återkoppling kring detta. Hur har det fungerat med de förutsättningar som vi kom överens om? Andra förutsättningar att ta hänsyn till? Hur upplevs den generella arbetssituationen och arbetsmiljön? Be medarbetaren om återkoppling till chefen kring chefens ledarskap och deras samarbete.

5 5(7) Framåtblickande - individuella resultat/mål/uppdrag/aktiviteter Vad medarbetaren ska leverera under kommande år Här diskuteras och definieras VAD individen förväntas leverera för att nå förväntad arbetsprestation. Det är viktigt att tydliggöra hur detta hänger ihop med KMH:s övergripande mål och/eller institutionens/avdelningens mål. (Läs mer om organisatorisk och social arbetsmiljö i AFS 2015:4) Förhållningssätt (kriterier i lönepolicyn) Dialog om förhållningssätt och HUR de kommer till uttryck i arbetet med att nå förväntad arbetsprestation samt i relation till kollegor, chefer, samarbetspartners, intressenter etc. Det gäller särskilt de mjuka värdena som t ex samarbete och kommunikation. Yrkes- och kompetensutveckling på kort och lång sikt Är insatser som ökar förmågan och förutsättningen för individen eller gruppen att leverera. Kompetens KMH definierar kompetens som kunskap, förmåga och vilja att genomföra en uppgift, d.v.s. att kunna tillämpa kunskap, färdigheter och beteenden i arbetet. Detta är en av de centrala förutsättningar som är viktigt att diskutera inom ramen för utvecklings-/målsamtalet. I och med detta bör prefekt/chef och medarbetare diskutera och komma fram till vilken kompetens som krävs, Vilka vilken styrkor kompetens har medarbetaren som medarbetaren inom har sin och kompetens? vad som behöver utvecklas i förhållande till mål/uppdrag Vilka kompetensområden och roll. behöver utvecklas? Behov av insatser eller aktiviteter som ska genomföras på kort och lång sikt? Hälsosam arbetsmiljö Dialog om förutsättningar som arbetsmiljö och arbetsrelaterad hälsa för att medarbetaren ska ges förutsättningar att vara frisk, må bra och känna engagemang i sitt arbete. Det kan exempelvis handla om samarbete, vad som motiverar medarbetaren, vad som stressar och medarbetarens egna strategier. Vad är viktig för dig (som medarbetare) för att stärka din arbetsrelaterade hälsa, minska risken för att uppleva stress, oro eller fysiska besvär kopplat till arbetet? Hur kan du bidra till en hälsosam arbetsmiljö för dig? Hur kan du bidra till en hälsosam arbetsmiljö för din arbetsgrupp? Uppföljning Frekvent återkoppling är ett oerhört starkt motivationsverktyg, detta betyder inte att uppföljningen behöver formaliseras. Var däremot noga med att dokumentera det som är av vikt för individens arbetsprestation och prestationsbedömningen.

6 6(7) Handledning Lönesättande samtal 1 och 2 Lönesättning på KMH Varje medarbetare ska i samband med lönerevisonen ha två lönesättande samtal som utgår från de mål-/utvecklingssamtal som förts tidigare mellan individ och chef/prefekt. Det lönesättande samtalet nr 1, är längre och där diskuterar chef/prefekt och medarbetare de arbetsinsatser och övriga uppgifter som geomförts under året. Det lönesätande samtalet nr 2, är kortare och då ger chef/ prefekt ett löneförslag. Om alla samtal genomförts på ett bra sätt och chef/prefekt och medarbetare är överens om prestationen ska inte löneförslaget komma som en överraskning. Chef/prefekt ska motivera sin bedömning och lönesättning. För oorganiserade sätts lönen i detta samtal. Eventuell förhandling I de fall när dialog mellan chef/ prefekt och medarbetare inte är möjlig kan de som är organiserade och medlem i ett fackförbund begära förhandling (eller ett treparts samtal i de fall det är att föredra). Förhandling ska ske begäras innan chef/prefekt och medarbetare har inlett samtalen eller i de fall det uppstått oenighet om bedömningen av prestation. Prefekts/Chefs förberedelse Utvärdera och följ upp varje medarbetares mål, arbetsuppgifter och prestation (en sammantagen bedömning om vad och hur arbetet har genomförts) under bedömningsperioden. Som stöd i detta arbete används dokumentation från utvecklings-/målsamtalet. Var befinner sig medarbetaren i lönestrukturen i nuläget och vad är det önskade läget efter lönerevisionen? Fakta som chefen lägger till grund för bedömningen av medarbetarens prestation ska vara kända av medarbetaren sedan tidigare. Detta är viktigt för att medarbetaren ska ha fått möjlighet att förhålla sig och förändra sitt beteende om nödvändigt. Medarbetarens förberedelse Gå igenom vad som är dokumenterat och gör en sammanfattning av arbetet och arbetsprestationen Gärna återkoppling till din prefekt/chef som en del av sammanfattningen av arbetet Lönesättande samtal 1 Syftet är att skapa en gemensam bild av den individuella prestationen och andra faktorer som påverkar medarbetarens lön såsom lönestruktur och eventuella strukturella satsningar som KMH centralt har förhandlat om. Prefekt/chef inleder med att tydliggöra ramarna för samtalet; tid, innehåll och syftet med samtalet. Prefekt/chef respektive medarbetare ger sin syn på prestationen baserat på arbetsuppgifter, mål och som de kommit överens om med utgångspunkt i KMHs lönepolicy. Ambitionen är att uppnå en gemensam bild av vad medarbetaren presterat.

7 7(7) Se också framåt, hur kan prestationen förbättras eller förändras och vad krävs för att framåt kunna påverka lönen? Samtalet bör genomföras på neutral plats, dvs. inte i medarbetarens eller prefekts/chefs tjänsterum. Lönesättning genom lönesättande samtal - samtal 2 Syftet är att komma överens om ny lön för medarbetaren. När detta är gjort ska den nya lönen dokumenteras i den mall som personalenheten tillhandahåller. Dokumentationen utgör ett giltigt kollektivavtal och ska skrivas under av båda parterna i två exemplar, ett till chefen och ett till medarbetaren. Prefekt/Chef har den slutliga beslutsrätten gällande individuell lön.