Resultat- och utvecklingssamtal

Transkript

1 Resultat- och utvecklingssamtal Hultsfreds kommun Utvecklingskontoret 2013 Jämställdhet och tolerans Stolthet foto:bildarkivet.se- Amanda Sveed

2 Resultat- och utvecklingssamtal RUS En guide till dig som chef RUS är ett årligt återkommande samtal mellan chef och medarbetare. Under samtalet går man igenom det som har betydelse för arbete, utveckling och trivsel för den enskilde medarbetaren samt arbetsinsatsen under den gångna perioden. Det är ett tillfälle för både chef och medarbetare att få överblick, stämma av ömsesidiga förväntningar och att ge varandra återkoppling på perioden som gått. RUS-samtalet står för resultat- och utvecklingssamtal och består av tre olika delar. Delarna man ska gå igenom är: Resultat Utveckling Lönekriterier Varje chef ska en gång per år ha ett samtal där alla dessa tre delar ingår. Det går dock att dela upp de olika delarna på flera samtal. Det är viktigt att tänka på att mallar och checklistor kan vara en bra hjälp för att få en bättre struktur. I god tid före samtalet bör därför både chef och medarbetare förbereda sig.

3 Innan samtalet Utvecklingssamtalet kräver förberedelser. Om båda parter får möjlighet att förbereda sig så är chansen större att det blir ett bra samtal. Du visar att utvecklingssamtalet är viktigt genom att själv vara väl förberedd. Avsätt gott om tid. Boka in samtalet i god tid och ge din medarbetare frågor att tänka igenom. Checklista Chefens förberedelser Kontrollera vad som kommit överens om i medarbetarens tidigare samtal. Ta den tid ni behöver för att genomföra samtalet. Det är viktigt att denna tid är inplanerad och fast, så att båda parter vet vilken tid de har att disponera. Platsen för samtalet bör vara sådan att båda parter känner sig trygga. Ett neutralt rum är alltså att föredra istället för medarbetarens eller chefens vanliga arbetsutrymmen. Det är viktigt att välja ett rum där du och din samtalspartner får vara ostörda, vilket också ger signal om att samtalet är planerat och seriöst. Innan samtalet - Checklista Samtalet avslutas med att ni gemensamt sammanfattar samtalet skriftligt. Denna överenskommelse ligger sedan till grund för kommande samtal. Överenskommelsen redogör för vad som ska göras, när det ska vara genomfört och vem som ansvarar för vad. Gå igenom medarbetarens arbetsuppgifter och ansvarsområden, skaffa dig en uppfattning om medarbetarens resultat under det gångna året. Vilka utmaningar står ni inför i verksamheten? Hur kommer de att påverka medarbetarens arbetsuppgifter? Vad innebär verksamhetens mål för medarbetaren det kommande året? Hur ser du på medarbetarens roll och möjligheter på längre sikt? Vilka är medarbetarens utvecklingsbehov för att få stöd i arbetet med att nå framtida mål? Hur är relationerna med omgivningen, kollegor och chef?

4 Checklista Medarbetarens förberedelser Syftet med samtalet är att titta både tillbaka och framåt. Det ska handla om mål, resultat, arbetsklimat och din utveckling. För att samtalet ska ge både dig och din chef så mycket som möjligt är det viktigt att du funderar på frågorna och noterar sådant som du vill ta upp. Vilka är mina huvudsakliga arbetsuppgifter, vad är positivt respektive negativt med mina nuvarande arbetsuppgifter, vad är jag själv oklar över? Vilka förändringar vill jag uppnå när det gäller arbetsuppgifter eller arbetsmetoder? Hur väl svarar mina kunskaper eller erfarenheter mot de krav som ställs? Har jag kompetens som inte används? Hur vill jag utvecklas på längre sikt? Hur fungerar mitt samarbete med andra? Innan samtalet -Checklista Vilken feedback vill jag ge till min chef?

5 Under samtalet Låt medarbetaren prata, ställ frågor som inte kan besvaras med ja eller nej. Använd öppnande frågor som berätta om, hur, varför, ge exempel och så vidare. Visa att du verkligen lyssnar och ställ följdfrågor så du vet att du uppfattat saker och ting rätt. När du ger feedback var konkret, rak och aktuell. Ge konstruktiv kritik så att medarbetaren har möjlighet att förbättra sig. Se framåt och hjälp medarbetaren att kunna tackla kritiken och utveckla sig. Under samtalet För att ni ska få ett lyckat samtal är det viktigt att det som sägs kan hållas. Lova därför inget som du inte kan hålla. Notera att samtalet ska mynna ut i en överenskommelse där man är överens om vilka åtgärder som ska sättas in, när det ska göras och vem som är ansvarig för att det görs. Överenskommelsen ska sedan sättas in i en pärm inför kommande samtal, men även för att löpande kunna gå in och se vad man kommit överens om. Bestäm även, om möjligt, ny tid för nästa samtal.

6 Resultatdelen av resultat- och utvecklingssamtalet Det är naturligt att börja med resultatdelen av samtalet. Resultatdelen innebär att titta tillbaka och utvärdera uppnådda resultat det gångna året och vad som har hänt sedan sist. Resultat Arbetsbelastning En viktig del är att diskutera arbetssituationen. Hur fungerar det, vad känns roligt och stimulerande? Detta är även ett bra tillfälle att stämma av arbetsbelastning och trivsel. Samtala kring arbetsuppgifterna och hur medarbetaren ser på sina förutsättningar i jobbet. Att det finns en balans mellan svårigheten i uppgifterna och den egna kompetensen är viktig för att må bra. Att varken ha för svåra eller för enkla arbetsuppgifter. Samtala också kring ansvar, befogenheter och information, finns förutsättningarna för medarbetaren att självständigt lösa sina uppgifter. Relationer Relationer och samarbete är också ett av de områden som ska diskuteras i samtalet. Hur fungerar samarbetet med kollegor i den egna gruppen, med andra avdelningar, med kunder och andra intressenter? Ta också upp ert eget samarbete mellan chef och medarbetare i samtalet. Vilken feedback kan medarbetaren ge dig som chef? Vad förväntar ni er av varandra? Hur kan ni utveckla ert samarbete? Bisysslor Som en del i samtalet ska även eventuella bisysslor diskuteras. Om bisysslor finns ska det dokumenteras på den särskilda blanketten för detta.

7 Utvecklingsdelen av resultat- och utvecklingssamtalet I utvecklingsdelen vänds fokus mot framtiden. Här diskuteras vilka utvecklingsmöjligheter som finns. Utvecklingsmöjligheter Hur kommer verksamheten att förändras inom den närmaste framtiden och vad innebär det för de arbetsuppgifter medarbetaren har? Diskutera vilka förbättringsmöjligheter medarbetaren ser i det dagliga arbetet. Går det att göra saker bättre, enklare eller på ett annat sätt än i dag? Utveckling Kompetens Medarbetarens kompetens är förstås ett centralt samtalsområde. Räcker nuvarande kompetens till för att klara framtida arbetsuppgifter? Vilken kompetensutveckling ska ni prioritera? Tänk på att kompetensutveckling kan vara mycket mer än formell utbildning. Det kan vara att pröva på andra arbetsuppgifter, på en annan avdelning, delta i ett projekt eller ett nätverk. Ta också upp aspekten om outnyttjad kompetens. Upplever medarbetaren att han eller hon får använda sin kompetens fullt ut? Långsiktig utveckling Vilken långsiktig utveckling önskar medarbetaren och vilka möjligheter finns att matcha den i verksamheten? Ska medarbetaren jobba kvar med nuvarande arbetsuppgifter eller finns det något att växa i? Vissa önskar sig ökat ansvar, andra vill hellre bredda sin kompetens eller helt växla inriktning. Nya mål I slutet av samtalet är det lämpligt att ringa in nya mål eller åtaganden för framtiden. Det kan vara verksamhetsmål, men också mål relaterade till personlig utveckling eller kompetensutveckling. När ni kommer överens om dessa, bestäm då också hur ni ska kunna följa upp och utvärdera dem. Individuell utvecklingsplan Som en del i den långsiktiga utvecklingen kan man göra en individuell utvecklingsplan. Detta är inget krav men är en bra modell som gör det tydligt hur medarbetaren ska kunna nå de uppsatta målen och på så sätt även påverka sin löneutveckling. Utvecklingsplanen ska synliggöra hur medarbetaren kan utvecklas så långt som möjligt i förhållande till de uppsatta målen.

8 Lönekriteriedelen av resultat- och utvecklingssamtalet När du är klar med resultat- och utvecklingsdelarna är det dags att samtala kring lönekriterierna. Det är också möjligt att ta detta samtal separat om du har möjlighet till det. Till din hjälp har du de kriterier som finns utvecklade för varje yrkesgrupp. Lönekriterierna är grunden för bedömningen av medarbetarnas prestationer och deras lön och löneutveckling. Det är även viktigt att medarbetarna har fått tillgång till kriterierna i god tid före samtalet. Lönekriterier Din uppgift som lönesättare är här att få medarbetaren att förstå hur det går att påverka sin lön, vilka kriterier som styr lönebedömningen och vilka förväntningar du som chef har. Sjukskrivna, föräldralediga och övriga tjänstledigheter Den grundläggande regeln är att den sjukskrivne eller föräldraledige ska ha en löneutveckling. Konkret innebär detta att varje anställd som uppbär sjukpenning/sjukersättning ska bedömas som om de vore i arbete. En bedömning av löneläget ska dessutom göras av lönesättande chef när medarbetaren återgår i tjänst. Visstidsanställda och timavlönade Medarbetare med dessa former av anställning ska i grunden hanteras på samma sätt som tillsvidareanställda. Vikarier hänger lönemässigt på de tillsvidareanställdas löneutveckling. Frågan om just samtal ska genomföras eller inte, avgörs utifrån att det finns en längre sammanhängande anställningstid. Det måste alltså finnas en möjlighet för chefen att göra en bedömning av arbetsresultatet.

9 Efter samtalet Varje resultat- och utvecklingssamtal bör avslutas med en tillbakablick. Blev det här samtalet vad vi hade tänkt? Har vi pratat om det vi kom överens om? Vad har vi kommit fram till? Det är värdefullt om båda parter, inför varandra själva kan formulera vad samtalet gett dem. För att samtalet ska kännas meningsfullt bör en uppföljning/avstämning ske. Det signalerar också att samtalet i sig är en väl investerad tid för egen utveckling och att det tas på allvar. Man måste se resultat- och utvecklingssamtalet som en del i ett större sammanhang, eftersom varje samtal är en fortsättning på det föregående samtalet. Att få perspektiv och sammanhang främjar både arbetsmotivationen och organisationen i stort. Kom ömsesidigt överens om hur uppföljningen ska ske! Efter samtalet

10 Du syns och hörs i Hultsfred!