Rutiner. Rutiner inför löneöversyn. Enköpings kommun

Transkript

1 Rutiner Rutiner inför löneöversyn Enköpings kommun

2 Hela kommunen har en gemensam lönepolitik och den lönepolitiken ska vara känd bland såväl chefer som medarbetare i hela organisationen. Det ska vara en tydlig koppling mellan lön och individens resultat och prestation. Rutinerna som gäller vid lönesättning i kommunen utgår från Enköpings kommuns Riktlinjer för lönebildning. Så här går löneöversynen till Löneöversynen är en årlig process som startar med förberedelser under hösten och avslutas med ny lön för alla medarbetare under våren. Steg 1 Den lönestrategiska gruppen i kommunen gör en övergripande analys av löneläget i kommunen. Mer information om arbetsgången i löneöversynen kan du läsa om i bilagan Årlig löneanalys. Steg 2 Hur stort utrymmet för löneökningar blir fastställs både utifrån centrala löneavtal och hur de lokala förutsättningarna i budget ser ut. Steg 3 Kommunen förhandlar tillsammans med de fackliga organisationerna om vilka åtgärder som finns planerade i löneöversynen. Steg 4 Efter överläggningarna ger Hr-avdelningen anvisningar och riktlinjer till förvaltningarna. Steg 5 Förvaltningarna fördelar löneutrymmet och har lönesamtal med alla medarbetare. Steg 6 Kommunen lämnar ett samlat löneförslag/arbetsgivarbud till de fackliga organisationerna. Steg 7 Kommunen och de fackliga organisationerna förhandlar alternativt stämmer av det samlade löneförslaget/ arbetsgivarbudet. Steg 8 Kommunen gör en uppföljning och analyserar åtgärder och utfall i löneöversynen. Detta redovisar kommunen slutligen för politikerna. Löneöversynen ska ske i så god tid att kommunen normalt inte behöver betala ut retroaktiva löner. Löneöversynen är avslutad när den nya lönen för samtliga medlemmar i respektive facklig organisation är klar och protokollet är justerat. Medarbetarna får sin nya lön så snart det är möjligt efter att löneöversynen är avslutad. Om kommunen ska betala ut retroaktiv lön kommer denna lön normalt månaden efter. Rollfördelning och ansvar Detta ansvarar medarbetaren för: att ha kunskap om hur lönebildningen och lönekriterierna ser ut i kommunen att veta vilka krav och förväntningar som gäller inom verksamheten att bidra till sin egen utveckling i arbetet Detta ansvarar den lönesättande chefen för: att tillsammans med medarbetare anpassa och förankra kriterierna för lönesättning inom sin verksamhet att genomföra utvecklings- och lönesamtal med samtliga medarbetare en gång per år att informera sina medarbetare om motiven för lönesättning och resultatet av löneöversynsförhandlingar. att genomföra en årlig analys över samtliga medarbetares löner

3 Lokal lönebildning under året Lönesamtal ber cem e D Avstämning med respektive fack April Nov em be r s Mar 1 april - ny lön r be m e pt Oktober Löneanalys ni Ju Se Juli Augu sti Utvecklingssamtal Fe br M aj Inriktning för löneöversyn fastställs Janua ri ri ua Kommuncentrala överläggningar med representanter från förvaltningarna och respektive fack Utvärdering och uppföljning Foto IBL

4 Detta ansvarar förvaltningschefen för: att lönesättningen inom förvaltningen sker inom ramen för den lönestruktur och de löneavtal som finns i kommunen. Lönesättningen ska även stämma överens med de riktlinjer för lönebildning som finns i kommunen att i samarbete med HR-avdelningen genomföra en årlig löneanalys över lönespridningen inom förvaltningen Detta ansvarar kommunstyrelsekontoret för: att ta fram centrala lönepolitiska riktlinjer att ta fram kommunövergripande strategier att genomföra centrala överläggningar mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna om planerade åtgärder inför varje löneöversyn att följa upp och utvärdera resultatet av lönebildningen att lönestatistiken är uppdaterad - både kollektivt och individuellt Lönekriterier Det är du som chef som ansvarar för att lönekriterierna blir väl kända hos medarbetarna och att föra en dialog om vad lönekriterierna betyder vid den enskilda arbetsplatsen. Det är med andra ord viktigt att lönekriterierna blir förankrade på arbetsplatsnivå. Om alla medarbetare känner sig delaktiga och är väl insatta i lönekriterierna, varför de finns och hur de fungerar är det lättare att acceptera den individuelle lönen. Läs mer om de övergripande lönekriterierna i separat bilaga. Utvecklingssamtal Utvecklingssamtalet är en väsentlig del i att nå uppsatta mål på arbetsplatsen. Under utvecklingssamtalet följer du som chef och din medarbetare upp och utvärderar hur medarbetaren har bidragit till resultatet för verksamheten. Samtalet ska även fokusera framåt genom att ni tillsammans sätter mål för medarbetaren och formulerar de krav och förväntningar som finns från båda parter. Målen ska vara tydliga och konkreta så att medarbetaren vet vilka förväntningar som finns. Samtalet ska även leda till en plan för vad medarbetaren ska uppnå under den kommande perioden och vilka utvecklingsinsatser medarbetaren behöver. Det är viktigt att du och dina medarbetare löpande har en dialog om prestation och resultat, och inte bara pratar om detta under utvecklingssamtalet. Läs mer om modellen för utvecklingssamtal för Enköpings kommun i separat bilaga. Lönesamtal Varje medarbetare ska i samband med den årliga löneöversynen ha ett väl förberett lönesamtal. Samtalet ska utgå från de mål som finns för verksamheten och bygga på en slutlig bedömning av det resultat medarbetaren har presterat under det senaste året. Lönesamtalet förutsätter att ni redan under utvecklingssamtalet har pratat om prestation och resultat. En annan förutsättning är att lönekriterierna, både de övergripande och de verksamhetsspecifika, är väl kända. Den nya lönen ska inte komma som en överraskning, utan istället som en bekräftelse på den dialog som ni hade under utvecklingssamtalet. I lönesamtalet motiverar du som chef din bedömning eller ditt löneförslag - beroende på förhandlingsmodell. Du ska även ha en dialog med din medarbetare om uppnådda mål, lönekriterier, resultat och koppling till lön. Du ska hålla lönesamtal med alla medarbetare inför löneöversynen. Detta gäller oavsett om det är du som sätter lönen eller om lönen är reglerad genom traditionell förhandling.

5 Nyanställda Det finns fastställda rekommenderade ingångslöner för en rad olika yrken inom kommunen. Dessa ingångslöner kan du som chef använda när du nyanställer en medarbetare. När du ska anställa en ny medarbetare och sätta lön, tänk på följande: Hur ser lönespridning ut inom den aktuella yrkesgruppen? Vilka krav ställer tjänsten på kompetens, erfarenhet och utbildning? Vilken kompetens, erfarenhet och utbildning har den nya medarbetaren? Hur ser svårighetsgraden ut i yrket, vilket ansvar och vilka befogenheter har medarbetaren? Hur ser löneläget ut på den aktuella marknaden? Föräldralediga och sjukskrivna Föräldralediga och sjukskrivna medarbetare har rätt till utvecklings- och lönesamtal, med undantag om det inte är praktiskt möjligt. Dessa medarbetare får inte bli missgynnade vid den årliga löneöversynen, och de ska inte heller bli drabbade av försämrade anställningsförmåner på grund av sin frånvaro. När du ska göra lönepåslag för föräldralediga och sjukskrivna utgår du från aktuella lönekriterier. Medarbetare som är sjukskrivna en längre period kan vara svåra att bedöma. Hur stort lönepåslaget ska vara måste du som chef bedöma från fall till fall. Utgå från att medarbetaren bör ha en korrekt lönesättning inom ett år när han eller hon kommer tillbaka i arbete. Tjänstlediga För medarbetare som är tjänstlediga gör du en individuell bedömning i varje enskilt fall. Medarbetare som är tjänstlediga för att pröva annat arbete kan du i regel bedöma individuellt eftersom tjänsteledigheten normalt är en kort tid. Detta gäller även medarbetare som är tjänstlediga för utbildning. När du gör bedömningen bör du väga in om det är en utbildning kommunen som organisation har nytta av och hur troligt det är att medarbetaren kommer tillbaka till sitt gamla arbete. Låg löneutveckling I vissa fall klarar en medarbetare inte av sitt arbete på det sätt som chef och medarbetare har kommit överens om. Då kan den medarbetaren få ett lågt eller inget lönepåslag alls vid löneöversynen. I dessa fall är det viktigt att medarbetaren är fullt medveten om sin prestationsnivå och att det har skett ett dokumenterat samtal mellan dig som chef och din medarbetare, innan du lämnar ditt löneförslag vidare. Pension Medarbetare som i samband med löneöversynen går i pension ska bli lönesatta och bedömda på samma sätt som övriga medarbetare. Medarbetare som inte är med i något fack För medarbetare som inte är med i något fack använder kommunen samma modell som övriga medarbetare inom samma avtalsområde har. Medarbetare med timlön I samband med den årliga löneöversynen gör kommunen en separat översyn för medarbetare som har timlön. Även dessa medarbetare ska bli lönesatta och bedömda individuellt utifrån arbetsuppgifter och individuell prestation. Lönesättningen av medarbetare med timlön ska utgå från ett heltidsperspektiv. Det ska med andra ord inte vara någon skillnad om en medarbetare har timlön eller månadslön, vare sig vid anställning eller vid löneöversyn. Lönetillägg Lönetillägg är något vi använder mycket restriktivt.

6 Det går att använda lönetillägg om en medarbetare utför arbetsuppgifter som inte tillhör det ordinarie ansvarsområdet eller utför arbetsuppgifter som inte ingår i en normal utveckling av medarbetarens arbetsområde. Lönetillägget ska stämma överens med de utförda arbetsuppgifterna. Arbetsuppgifter som är en normal följd av att en medarbetare utvecklas i arbetet ska bedömas och belönas vid löneöversyn och inte innebära lönetillägg. Medarbetare som redan är lönesatta Medarbetare som har börjat sin anställning i ett löneläge som gäller för årets löneöversyn eller vikarier som blir lönesatta för hela vikariatsperioden ska normalt inte ha lönepåslag. Vilket löneläge som gäller ska stå i anställningsavtalet. Justera lön mellan översynerna Ska en lön justeras ska detta ske vid den årliga löneöversynen. Däremot finns det undantag: om en medarbetare har fått/ska få och har gjort/ ska göra betydligt mer kvalificerade arbetsuppgifter och dessa arbetsuppgifter kan jämföras med en högre, helt eller delvis, ny tjänst. I dessa fall går det att justera lönen mellan löneöversynerna. Det ska då vara tydligt att förändringen ligger utanför den naturliga utvecklingen av anställningen. Eget byte av anställning Medarbetare som själv söker och därefter får en annan anställning inom kommunen, ska bli lönesatta utifrån de förutsättningar som gäller för den nya anställningen. Det är däremot viktigt att vi motverkar intern konkurrens kring lönesättning. Fackliga företrädare Medarbetare som har blivit utsedda till fackliga företrädare/skyddsombud, har tackat ja till ett förtroendeuppdrag som innebär att han eller hon ska utföra uppgifter som ligger vid sidan av den ordinarie anställningen. För att kunna genomföra det fackliga arbetet på ett bra sätt krävs särskilda kunskaper. Arbetsgivaren ska därför se fackliga företrädare och skyddsombud som en viktig resurs. Det är viktigt att arbetsgivaren bedömer medarbetarens prestationer i arbetet, och inte sättet att utföra det fackliga uppdraget. Det är alltid prestationerna i arbetet som ligger till grund för löneutvecklingen. Däremot är det viktigt att löneutvecklingen inte påverkas negativt av det fackliga engagemanget. Vikarier och medarbetare som har en tidsbegränsad anställning Löneöversynen omfattar inte visstidsanställda, oavsett om de är anställda med månadslön eller timlön. Det går att justera lönen för visstidsanställda om anställningen blir förlängd. Däremot ska lönerna för de visstidsanställdas lön ses över en gång per år.

7

8 HR-avdelningen