PM nr 1 inför löneöversyn 2015

Transkript

1 KUB1000, v2.0, PM nr 1 inför löneöversyn 2015 Detta PM är avsett att vara ett stöd för organisationen och lönesättande chefer inför och under löneöversyn Varje förvaltningschef och HR konsult ansvarar för att lönesättande chefer har nödvändiga förutsättningar, kompetens och stöd för att kunna sätta rätt lön på sina medarbetare utifrån Kungsbacka kommuns gällande strategier. I detta ansvar ligger att gemensamt diskutera lönesättningsprinciper inom den egna förvaltningen utifrån principerna i detta PM. 1 (9) Datum Service Serviceområde Personal Ulrika Borg Direkt ulrika.borg@kungsbacka.se Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon Fax service@kungsbacka.se

2 2 (9) Tidplan för löneöversyn och 8 december Central överläggning inför löneöversyn 2014 med de fackliga organisationerna. December- januari Förvaltningarnas överläggningar med de fackliga organisationerna. 12 januari Förhandlingsunderlag tas fram 15 januari 23 januari Förhandlingsunderlag kontrolleras av respektive chef januari Beräkning av utrymme och utrymmet görs tillgängligt för varje chef. Januari-mars Lönesamtal/bedömningssamtal med medarbetarna. 25 mars Löneförslag för samtliga medarbetare ska vara rapporterade och klara i PS webförhandling. 26 mars 13 april HR konsult genomför kontroll och beräkning av inrapporterade underlag samt kvalitetssäkring av underlag för avstämning och förhandling. 13 april Underlag med löneförslag skickas till respektive facklig organisation. 13 april 28 april Hr konsult kvalitetssäkrar förhandlings/avstämningsunderlag. 29 april-7 maj Centrala avstämningar/förhandlingar med samtliga fackliga organisationer. 10 maj Sista dag för inrapportering av nya löner i lönesystemet. 27 maj Ny lön utbetalas. 27 juni Retroaktiv lön från utbetalas

3 3 (9) Inledning Grundläggande principer för lönesättningen är att arbetsgivaren har ansvar för lönebildningen. Lönebildning och lönesättning ska enligt de centrala löneavtalen bidra till att arbetsgivaren når målen för verksamheten där lönen ska stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. Därför ska lönen vara individuell och differentierad och avspegla uppnådda mål och resultat. Chefer är arbetsgivarens företrädare och har ansvar för att uppsatta mål och uppföljning av resultat sker. Det är därför av stor vikt att dialog förs mellan chef och medarbetare om mål, förväntningar, krav, uppnådda resultat och lön. Syftet är att skapa en process där arbetstagarens resultat och löneutveckling knyts samman så att sambandet mellan lön, motivation och resultat uppnås. På detta sätt ges möjlighet att öka lönespridningen, vilket är en prioriterad fråga för Kungsbacka kommun. Då löneavtalet inte anger löneökningarnas storlek, ges arbetsgivaren förutsättningar att arbeta strategiskt med att åstadkomma en önskvärd lönestruktur. Detta möjliggör en löneutveckling som premierar kompetens, resultat och bidrag till verksamhetens mål sett över tid. Även förutsättningarna för att rekrytera och behålla personal påverkar löne-och anställningsvillkoren. För att stimulera medarbetare till att utveckla verksamheten, dess effektivitet, produktivitet och kvalitet är löne- eller bedömningssamtalet centralt. Detta samtal är och en viktig del för att uppnå de avtalsmässiga och politiska intentionerna om individuell och differentierad lön. Det ska vara hög kvalitet i samtalen och chefen ska motivera för varje medarbetare varför hen har den lön hen har. Ny lön Arbetsgivaren har utifrån ovanstående kommit överens med de fackliga organisationerna om att betala ut ny lön med maj månads lön och att den retroaktiva lönen betalas ut med juni månads lön. Samtliga medarbetare ska ha haft sitt löne- eller bedömningssamtal senast den 25 mars Se tidplanen för löneöversyn 2015 i detta dokument. Förutsättningar Det budgeterade löneökningsutrymmet för Kungsbacka kommun 2015 är 2,8% av den totala lönesumman i kommunen. Budgeterat finns också ett särskilt anslag om 16 mkr på helår. Löneökningsutrymmet ska räcka till löneöversyn utifrån individuell prestation i förhållande till verksamhetens mål samt det långsiktiga strategiska arbetet med att åtgärda strukturella löneskillnader. Detta innebär tydliga prioriteringar. Principer för hur löneökningsutrymmet ska disponeras är politiskt beslutat. Det garanterade utfallet för respektive facklig organisation gäller på kommunnivå eftersom löneavtalens konstruktion utgår ifrån att varje arbetsgivare, det vill säga Kungsbacka kommun har ett garanterat utfall. Det garanterade utfallet gäller alltså inte en lönesättande chefs ansvarsområde och heller inte en förvaltning.

4 4 (9) Grundläggande principer för lönesättningen Oorganiserade medarbetare Oorganiserade medarbetare lönesätts enligt samma principer som fackligt anslutna. Föräldralediga Föräldralediga lönesätts i löneöversynen som om de varit i tjänst. Långtidssjukskrivna Långtidssjukskrivna lönesätts i löneöversynen som om de varit i tjänst. Tjänstlediga Tjänstlediga medarbetare av andra orsaker än ovan ingår inte i löneöversyn. Exempel på detta är studielediga, tjänsteledighet för att prova annat arbete eller tjänstledighet av annat skäl. Äldre arbetstagare Det är av största vikt att även de medarbetare som planerar att gå i pension under året eller de kommande åren bedöms och lönesätts utifrån mål och prestation på samma villkor som övriga medarbetare. Deltidsanställda Medarbetare med deltidsanställning lönesätts i löneöversynen utifrån mål och prestation på samma villkor som övriga medarbetare. Detta är särskilt prioriterat. Tidsbegränsat anställda Tidsbegränsat anställda lönesätts i löneöversynen på samma sätt som övriga medarbetare. Svag eller ingen löneutveckling Det är naturligt att ägna mer kraft åt utvidgade och fördjupade insatser för de medarbetare som inte når uppsatta mål. Arbetsgivaren måste ge medarbetare en möjlighet att påverka sin egen löneutveckling. Svag eller utebliven löneutveckling över tid ska för den enskilde vara något som framgått och motiverats i dialog mellan chef och medarbetare. För att åstadkomma förändring är det naturligt att utifrån en handlingsplan göra återkommande uppföljningar i syfte att nå en bättre måluppfyllelse. Avsikten är att lägga grunden för en bättre löneutveckling eller finna alternativa vägar för medarbetarens fortsatta arbetsliv. Såväl chef som medarbetare har ansvar för att handlingsplan och uppföljning kommer till stånd. Medarbetare som inte omfattas av löneöversyn Medarbetare som redan är lönesatta i 2015 års lönenivå är inte med i löneöversynen. Medarbetare som avslutar sin anställning innan är inte heller aktuella för löneöversyn.

5 5 (9) Samtal Utifrån gällande tidplan för löneöversyn 2015 är det viktigt att lönesamtal/bedömningssamtal genomförs under perioden januari till mars Individuell lönesättning förutsätter att chefer har samtal med sina medarbetare om uppställda mål, resultat och koppling till lön. Lönen är individuell och differentierad. Dialogen mellan chef och medarbetare är viktig och samtalen ska handla om pretation och måluppfyllelse det gångna året. Som chef är det viktigt att du är tydlig i din kommunikation så att medarbetaren förstår varför hen har fått den lön hen har fått. Utifrån feedback ifrån tidigare löneöversyner är det av största vikt att poängtera att det är viktigt att medarbetarna förstår vilken typ av samtal de har och dess betydelse i löneöversynsprocessen. Samtalen måste genomföras innan den avslutande avstämningen äger rum. Det är också av största vikt att samtalet görs i form av dialog och att eftersträva en hög kvalitet i samtalen. Medarbetaren ska också förstå hur hen kan påverka sin löneutveckling. Dialogmodellen I dialogmodellen har chef och medarbetare dialog om prestation och uppnått resultat. I samtalet lämnar chefen ett löneförslag till medarbetaren. Graden av förståelse för förslaget till ny lön hänger samman med hur väl chefen tydliggör motiven liksom hur dialogen har genomförts. I dialogmodellen sker en avstämning mellan facklig organisation och arbetsgivare på kommuncentral nivå. Där analyserar arbetsgivarpart och arbetstagarpart löneöversynsprocessen. Efter avstämning är de nya lönerna fastlagda. Dialogmodellen gäller för medlemmar i alla fackliga organisationer utom Kommunal och medlemmar i Lärarnas Riksförbund inom För- och Grundskola. Förhandlingsmodellen I förhandlingsmodellen har chef och medarbetare dialog om prestation och uppnått resultat. I samtalet gör chefen en bedömning av arbetstagarens resultat och på samma sätt som i dialogmodellen avgör graden av förståelse till bedömningen hur väl chefen tydliggör motiven samt hur dialogen har genomförts. Detta innebär att tillvägagångssättet för hur chef tar fram förslag på ny lön i princip är lika för alla medarbetare, men med den viktiga skillnaden att i de fall när löneöversynen genomförs som traditionell förhandling ska samtal inte föras med medarbetarna om den nya lönens storlek. Den nya lönen meddelas medarbetarna i HR portalen och med möjlighet till samtal med chef för förtydligande efter det att förhandlingen är klar. Förhandlingsmodellen gäller för medarbetare anslutna till Kommunal i hela Kungsbacka Kommun och medarbetare anslutna till Lärarnas Riksförbund inom Föroch Grundskola. Förhandling sker på kommuncentral nivå.

6 6 (9) Lönestruktur 2015 Beslutad lönestruktur används av chefer i verksamheten som stöd vid lönesättning av nya medarbetare men även för att arbeta strategiskt med lönestrukturen i befintliga befattningsgrupper. Lönestrukturen är ett viktigt strategiskt styrmedel och leder till en god och väl fungerande lönebildning. Fokus för chefer i organisationen är att, inom ramen för löneöversyn, anpassa lönenivåerna till rådande lönestruktur. Lönespridningen inom befattningar och inom BAS-intervall möjliggör en god löneutveckling för medarbetarna. Lönestruktur 2015 BAS-intervall 10: percentil 90:e percentil Lönespridning A % B % C % D % E % F % G % H % I % J % K % L % 90:e percentil; L; :e percentil; K; :e percentil; J; :e percentil; I; :e percentil; 10: percentil H; :e percentil; 10: percentil; L; 90:e percentil 10: percentil; K; 90:e percentil; G; : percentil; J; 90:e percentil; F; : percentil; I; 90:e percentil; E; : percentil; H; 90:e percentil; 90:e percentil; 90:e percentil; D; : percentil; G; A; B; C; : percentil; 10: percentil; A; 10: percentil; B; 10: percentil; 10: percentil; 10: percentil; C; D; E; F; Vid lönesättning av nya medarbetare ska alltid bedömning av löneläge i den aktuella befattningen göras utifrån den nya medarbetarens kompetens och tidigare erfarenhet i förhållande till rådande lönestruktur, oavsett anställningsform och längd på anställningen. Utgångspunkten är alltid att varje medarbetare är rätt lönesatt från början.

7 7 (9) Lönestrukturen anger 10:e och 90:e percentil i respektive BAS intervall och dessa utgör varken golv eller tak för lönesättningen. För att sätta en ny lön över 90:e percentil ska lönen stämmas av med förhandlingschef Ulrika Borg, tel eller ulrika.borg@kungsbacka.se. När en ny medarbetare börjar sin anställning ska lönen sättas i innevarande års lönenivå. Det innebär att man som ny medarbetare inte är med i löneöversynen det aktuella året. Utifrån det ska lönesättning av nya medarbetare, oavsett anställningsform, ske enligt 2015 års nivå från och med den 1 december Utifrån löneglidningssynpunkt är det av största vikt att löneöversyn sker en gång per år vid löneöversynstillfället 1 april och inte förekommer vid annan tidpunkt. Översyn av lön vid annan tidpunkt än löneöversynstillfället är endast aktuellt vid anställning på ny befattning. Vid förändrat uppdrag inom befattningen ska det uppmärksammas vid nästa löneöversynstillfälle utifrån mål, förväntningar, krav och prestation. Löneökningsutrymme 2015 Fördelning av löneökningsutrymme Löneökningsutrymmet 2015 på 2,8 % är politiskt beslutat. Löneökningsutrymmet och det särskilda anslaget på 16 mkr hanteras sammantaget och fördelas på följande sätt: För- och grundskola och Gymnasie- och vuxenutbildning 3,6 % Äldreomsorg, Funktionsstöd och Individ och familjeomsorg 3 % Övriga förvaltningar sammantaget 2,5 % Det särskilda anslaget riktas till läraryrken inom För- och grundskola och Gymnasieoch vuxenutbildning. Fördelningen sker på följande sätt; Förskollärare och övriga lärare inom För- och grundskola 55 % av särskilt anslag Gymnasielärare inom Gymnasie- och vuxenutbildning 40 % av särskilt anslag Det särskilda anslaget ska inom ovanstående yrkesgrupper fördelas individuellt och differentierat utifrån individens bidrag till att verksamheten når sina mål. Det särskilda anslaget ska även bidra till en ändamålsenlig lönespridning. För gruppen yrkeslärare inom vård-och serviceyrken inom Gymnasie- och vuxenutbildning, avsätts 5 % av särskilt anslag för en mer generell höjning av lönenivån. Överläggning på förvaltningsnivå I den kommuncentrala överläggningen med de fackliga organisationerna har arbetsgivare och fack kommit överens om förutsättningarna för 2015 års löneöversyn. Utifrån det kan det praktiska lönesättningsarbetet påbörjas på förvaltningarna. Löneöversynen bör inledas med överläggningar mellan förvaltningsledning och berörda fackliga organisationer. Viktigt att komma ihåg är att eftersom inte alla fack som finns representerade i Kungsbacka kommun har

8 8 (9) tecknat kommunens samverkansavtal så måste överläggningarna gällande löneöversynen läggas utanför samverkan. Det är lämpligt att kalla alla berörda organisationer till en gemensam överläggning. I dessa överläggningar har parterna möjlighet att utifrån arbetsgivarens kartläggning och analys av lönerna ha dialog om hur man ser på lönebildningen inom förvaltningen, om det finns anledning till riktade satsningar inom ramen för tillgängligt utrymme, lönespridningsfrågor och andra frågor av gemensamt intresse. Resultatet av överläggningarna ska dokumenteras i ett överläggningsprotokoll som inte har kollektivavtals ställning. Lönesättnings/förhandlingsunderlag Lönesättande chef ska i arbetet med löneöversynen använda förhandlingsprogrammet PS-förhandling på webben. HR konsult ansvarar för att varje chef har tillgång till PS Förhandling Webb och för erforderlig utbildning samt kvalitetssäkring i systemet. De som redan har lön i 2015 års nivå eller har avslutat sin anställning innan exkluderas från underlaget för beräkning av utfall. Inte heller vilande anställningar ska finnas med i underlaget. För anställningar som avslutas efter på grund av uppsägning på grund av arbetsbrist inkluderas i löneöversynen. Anställningar som avslutas på egen begäran efter ska ingå i underlaget för löneöversynen men om personen ska ingå i löneöversynen avgörs av lönesättande chef. Anställningar som avslutas efter på grund av uppsägning av personliga skäl ingår i underlaget för löneöversyn men att personen ifråga ska ingå i löneöversynen får ses som synnerligen ovanligt. De nya löner som registreras i PS förhandling webb kommer efter avslutande avstämning/förhandling skickas till lönesystemet som underlag för ny månadslön från och med 1 april Därefter kan medarbetare se den nya lönen i PS självservice. Löneöversyn för timavlönade och PANanställda Löneöversyn för timavlönade och PANanställda kommer att genomföras så snart löneöversynen för månadsavlönade färdigställts. Ny lön gäller från och med vilket kommer att innebära en viss retroaktivitet. Nya timavlönade medarbetare och medarbetare med PAN anställning lönesätts i 2015 års nivå från och med Både timavlönade och PANanställda lönesätts utifrån samma principer som övriga anställda. Löneavtalen AkademikerAlliansen Avtalet är ett löneavtal utan angiven nivå. Avtalet innebär också att det inte finns något garanterat utfall och inga individgarantier. De organisationer som ingår i AkademikerAlliansen är Civilekonomerna, DIK, Förbundet Sveriges Arbetsterapeuter, JUSEK, Naturvetarna, Sveriges Arkitekter, Sveriges Ingenjörer, Sveriges Psykologförbund och Sveriges Skolledarförbund. För samtliga organisationer i AkademikerAlliansen ska dialogmodellen tillämpas.

9 9 (9) Vårdförbundet och Fysioterapeuterna f.d. Legitimerade Sjukgymnasters Riksförbund LSR Avtalet är ett löneavtal utan angiven nivå. Avtalet innebär också att det inte finns något garanterat utfall och inga individgarantier. Dialogmodellen ska tillämpas. Lärarförbundet och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd Avtalet för Lärarförbundet och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd löper till Avtalet är ett löneavtal utan angiven nivå. Avtalet innebär också att det inte finns något garanterat utfall och inga individgarantier. Dialogmodellen tillämpas för alla medarbetare anslutna till Lärarförbundet och för medarbetare anslutna till Lärarnas Riksförbund inom Gymnasie och Vuxenutbildning. Traditionell förhandling tillämpas förmedarbetare anslutna till Lärarnas Riksförbund inom För-och grundskola. Allmän Kommunal verksamhet De organisationer som ingår i Allmän kommunal verksamhet är Vision, Akademikerförbundet SSR, Ledarna och Teaterförbundet. Avtalet är ett avtal utan angiven nivå. Avtalet innebär att det inte finns något garanterat utfall och inga individgarantier. Dialogmodellen tillämpas för medlemmar i samtliga organisationer som ingår i Allmän Kommunal verksamhet. Kommunalarbetareförbundet Vid löneöversynen beräknas ett utrymme. Utrymmet fastställs vid löneöversynstillfället och utgörs av 600 kronor för varje medlem i arbetstagarorganisationen som är tillsvidareanställd med månadslön. Utrymmet beräknas på hela kommunen. Avtalet innehåller inga individgarantier. Förhandlingsmodellen tillämpas. Anette Dahlberg HR-chef Ulrika Borg Förhandlingschef