Löneprocessen. Fastställt av Arbetsgivarutskottet 67 Datum Revideringsintervall Revideringsdatum. Dnr

Transkript

1 Löneprocessen Fastställt av Arbetsgivarutskottet 67 Datum Dokumenttyp Anvisning Dokument gäller för Samtliga nämnder inom Falkenbergs kommun. Giltighetstid Tillsvidare Revideringsansvarig Personalavdelningen Dokumentansvarig Personalchefen Revideringsintervall Årligen Revideringsdatum Uppföljningsansvar Personalavdelningen Dnr 1

2 1. Syfte Syftet med detta dokument är att tydliggöra hur löneprocessen fortgår under året. 2. Koppling till lagstiftning och andra styrdokument Huvudöverenskommelserna (HÖK) samt Falkenbergs kommuns lönepolitik ligger till grund för dessa anvisningar kopplade till löneprocessen. 3. Definition och avgränsningar Denna anvisning riktar sig i första hand till chefer i Falkenbergs kommun med ansvar för lönebildningsfrågor och de begrepp som ingår i löneprocessen definieras. 4. Löneöversynsprocess tidsplan Löneöversynen sker varje år och innebär att ny lön normalt utbetalas från april månad. Medarbetarsamtal Ansvar: Chef och medarbetare Medarbetarsamtal ska genomföras varje år och vid den tidpunkt som passar förvaltningen/arbetsplatsen bäst. Vid medarbetarsamtal klargörs medarbetarens mål och uppdrag. Medarbetarsamtalet kan föras som ett särskilt samtal eller i direkt anslutning till uppföljningssamtalet. Överläggningar Ansvar: Personalavdelningen och fackliga organisationer. Överläggningar genomförs med samtliga fackförbund i november och/eller december inför kommande löneöversyn. Uppföljningssamtal Ansvar: Chef och medarbetare Uppföljningssamtal ska genomföras varje år senast i februari månad. Chef och medarbetare gör en återblick på utförandet av det som vid medarbetarsamtalet bestämdes skulle göras för att nå målen. Besked om ny lön Ansvar: Chef Chefen lämnar besked om ny lön i mars eller april månad (under förutsättning att de centrala och lokala avtalen är avslutade). Om chef slutar sin anställning ska chefen hålla ett medarbetarsamtal eller uppföljningssamtal innan sin sista anställningsdag. Vilket samtal beror på var i processen chefen slutar sin anställning. 2

3 Avstämningar Ansvar: Personalavdelningen och fackliga organisationer Avstämningar med berörda fackförbund genomförs i mars och april. Lönekartläggning Ansvar: Arbetsgivarutskottet och Personalavdelningen När avstämningarna är genomförda och de nya lönerna är klara görs en lönekartläggning. Till lönekartläggningen kopplas en arbetsvärdering och marknadsanalys. Analys och handlingsplan Ansvar: Arbetsgivarutskottet - Personalavdelningen Enligt diskrimineringslagen ska en handlingsplan för jämställda löner upprättas som redovisar resultatet av kartläggningen och analysen. Lönekartläggningen ska, tillsammans med marknadsanalysen, ligga till grund för ställningstaganden inför kommande löneöversyn. Detta möjliggör att redan i budgetarbetet ta ett helhetsgrepp om olika verksamheters totala behov av åtgärder. Löneöversynsprocess - Årshjul 3

4 5. Anvisningar Personal- och lönefrågor är decentraliserade till förvaltnings- eller verksamhetsnivå med undantag för kollektivavtalsfrågor och övergripande policyfrågor. I vissa delar av de frågor som decentraliserats finns behov av tydlighet och styrning. Syftet med dessa anvisningar kring när avstämning med personalavdelningen ska ske är att behålla en trovärdig personaloch lönepolitik samtidigt som verksamhetsperspektivet bevaras. I följande fall ska avstämning med personalchef/förhandlare göras: Mellan de lokala löneöversynerna i det fall löneförändringar, ex. i samband med helt nytt arbetsinnehåll, måste göras. Vid lönesättning av nyanställd i befattningar som finns vid flera förvaltningar och där inga rekommenderade ingångslöner finns. Vid lönesättning överstigande 90:e percentilen (aktuell lönestatistik avseende befattningen) i samband med anställning. Arbetsgivarutskottet anser inte att s.k. återköp i längden bidrar till trovärdighet, vad avser lönepolitiska riktlinjer, varför detta inte skall förekomma. Budskapet skall därför vara klart till potentiellt berörda. I det fall befattningsbenämning ändras eller ny befattningsbenämning tillkommer. I samband med lönesättning då medarbetare övergår från en förvaltning till en annan och en löneförändring sker. I övriga fall då en avstämning bedöms som nödvändig för kommunen (ex. referenstagning). 6. Ansvar och befogenheter En förutsättning för en decentraliserad löneprocess är att ansvar och befogenheter är tydligt fördelat. Nedan följer en redogörelse för hur ansvar och befogenheter i löneprocessen är fördelat i Falkenbergs kommun. Arbetsgivarutskottet Arbetsgivarutskottet anger den långsiktiga och övergripande lönepolitiken i Falkenbergs kommun och följer upp dess tillämpning. Vidare fastställer arbetsgivarutskottet ramar och förutsättningar för lönesättningen och sluter kollektivavtal. 4

5 Personalavdelningen I samverkan med förvaltningarna och facken ska personalavdelningen upprätta och informera om tidsplanen för löneöversynen. Personalavdelningen tecknar överläggnings- och avstämningsprotokoll, genomför lönekartläggning samt följer upp och medverkar i löneöversynen. I övrigt är Personalavdelningen en sammanhållande länk i det personalpolitiska arbetet. Förvaltningschef Förvaltningschefen är ansvarig för genomförandet av löneöversynen samt att den genomförs enligt anvisningar. Förvaltningschefen ansvarar för förhandlingsplanen för förvaltningen och gör eventuellt en fördelning av uppdragen. Förvaltningschefen ansvarar för att stämma av med personalavdelningen och överlämna resultaten enligt överenskommelsen. Chef med personalansvar Varje chef med personalansvar ska ta aktiv del i lönesättningen samt inom sitt ansvarsområde genomföra medarbetar- och uppföljningssamtal. Chefen ansvarar för att lönesättningen inte utnyttjas till att orsaka en lönemässig konkurrens mellan kommunens olika verksamheter. I dialog med respektive medarbetare ska chefen informera om den nya lönen efter genomförd löneöversyn. Chefen ska lämna besked om ny lön på det sätt och vid den tidpunkt som framgår av dokumentation från överläggning med respektive facklig organisation. Utgångspunkten är att beskedet lämnas muntligt. 7. Medarbetar- och uppföljningssamtal De verktyg som arbetsgivaren har är att med sina medarbetare följa upp de fastställa verksamhetsmålen genom arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och uppföljningssamtal. Medarbetarsamtalet kan föras som ett särskilt samtal eller i direkt anslutning till uppföljningssamtalet. Vid samtalen kan dokumentation med fördel föras. Dokumentation är ingen offentlig handling och ska bevaras på det sätt man kommer överens om. Medarbetarsamtal Medarbetarsamtal ska ske i form av en dialog där verksamhetens mål ställs i relation till personliga mål och utvecklingsmöjligheter. Vid medarbetarsamtalen ska medarbetaren ges möjlighet att påverka såväl det egna arbetets innehåll och utveckling som verksamhetens. En förutsättning för fungerande medarbetarsamtal är att chef och medarbetare bland annat formulerar de individuella målen samt de krav och förväntningar som finns från bådas sidor. Se exempel i bilaga. Uppföljningssamtal Det individuella uppföljningssamtalet förutsätter, likt medarbetarsamtalet, en dialog mellan chef och medarbetare om mål såväl för verksamheten som för den enskilde och om hur medarbetaren har uppfyllt målen. Uppföljningssamtalet ska vara kort och utgå från medarbetarsamtalet. Det ska vara utformat så att uppföljningen av åstadkomna resultat kan 5

6 kopplas till den nya lönen. Uppföljningssamtalet förutsätter att chef och medarbetare återkopplar till medarbetarsamtalet. Återkopplingen ska fokusera på de individuella mål samt de krav och förväntningar som finns från båda sidor. Utgångspunkten i återkopplingen ska vara de personliga mål och uppdrag som diskuterats vid medarbetarsamtalet. Se exempel i bilaga. 8. Lönekriterier Lönekriterier skall finnas vid samtliga arbetsplatser och de ska vara knutna till grunduppdrag och måluppfyllelse. Bifogat exempel skall ses som ett stöd. 9. Löneöversyn 2017 Inför 2017-års lokala löneöversyn gäller följande utgångspunkter: Tidpunkter för centrala Huvudöverenskommelser (HÖK) Kommunal Vårdförb./Fysioterap Lärarförbundet o LR Vision, SSR o Ledarna Läkarförbundet Akademikeralliansen Tillsvidareavtal Samtliga överenskommelser gäller från april varje år, förutom Kommunal där maj är månad för ny lön. Samtliga överenskommelser är sifferlösa och utan individgarantier. Vårdförbundet/Fysioterapeuterna, Lärarförbundet och Akademikeralliansens avtal är dock uppsägningsbara per resp. år. I övrigt gäller följande: 1. Arbetsgivarföreträdare skall medverka till att större fokus riktas mot lönen istället för löneökningen. 2. Medarbetarsamtal och uppföljningssamtal skall alltid genomföras, i det fall chef/medarbetare så bestämmer kan de hållas vid samma tillfälle. 3. Utrymmet för löneökningar skall hållas inom tilldelad ram. 4. Lönespridning är inget mål i sig, den ska vara ändamålsenlig. Inom de större yrkesgrupperna där skillnaden mellan lägsta och högsta lön är liten, bör dock en förändring ske. Ett riktmärke kan vara minst 20 % lönespridning. Lönespridningen är särskilt viktig i yrken där lärprocessen är längre och signaler om en godtagbar löneutveckling är viktig. 5. Innan förslag lämnas till facklig organisation skall en avstämning med Personalavdelningen göras, avseende bl.a. arbetsgivarens bud. Avstämning skall även ske innan överläggningarna vid förvaltningen avslutas. Anledningen till detta är att kommunen 6

7 ses som en arbetsgivare i ex. jämställdhetsärenden och att en avstämning skall göras gentemot lönepolicy. 6. Löneöversynen måste genomföras enligt tidplan. Ingen ny lön kommer att utbetalas innan avstämningen avslutats centralt 7. Löneöversyn avseende oorganiserade sker på samma sätt som för andra arbetstagare. 8. Löneöversyn avseende sjukskrivna och föräldralediga sker på samma sätt som om de vore i arbete. 9. Informationen om den nya lönen till den anställde skall lämnas muntligt där möjligheten till lönemotiveringssamtal ges. De som inte erhåller någon löneutveckling skall särskilt uppmärksammas. 10. Behov av strukturförändringar görs på förvaltningsnivå och inom tilldelat utrymme vad gäller jämställdhetsaspekten och kommuncentralt avseende marknadsaspekten och effekter från genomförd arbetsvärdering. 11. Den lokala löneöversynen är avslutad enligt det datum som framgår av avstämningsprotokollet. 7