Antagen av kommunstyrelsen Personalavdelningen Mariette Lindeberg-Öqvist Personalchef Dnr KS 98/53-024

Transkript

1 Antagen av kommunstyrelsen LÖNEPOLICY Personalavdelningen Mariette Lindeberg-Öqvist Personalchef Dnr KS 98/

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 BAKGRUND SYFTE ÖVERGRIPANDE MÅL OMFATTNING BEDÖMNING AV LÖNENIVÅN Befattning/arbetsvärdering...4 Bakgrund...4 Metod...5 Ansvarsfördelning Marknaden...5 Metod...5 Ansvarsfördelning Individbedömning...6 Bakgrund...6 Metod...6 Ansvarsfördelning LÖNEPOLICY - ANSVARSFÖRDELNING LÖNESÄTTNING VID LÖNEÖVERSYNSFÖRHANDLINGAR LÖNESÄTTNING VID NYANSTÄLLNING/VÄSENTLIG FÖRÄNDRING AV TJÄNSTEN...8 2

3 1 BAKGRUND När vi skapar en lönepolicy utgår vi ifrån de egna förutsättningarna och den viljeinriktning som finns i kommunen. Lönepolicyn anger på vilket sätt och efter vilka principer lönesättning ska genomföras. Kommunstyrelsen beslutade att ge personaldelegationen i uppdrag att ta fram förslag till lönepolicy. Personalchefen fick uppdraget att utarbeta förslaget. I PM angavs ett arbetssätt och organisation för framtagandet av lönepolicy för Munkedals kommun. Lönepolicyn skall vara ett arbetsgivardokument och tas fram i samverkan mellan parterna. Personaldelegationen utsågs till politisk styrgrupp och en arbetsgrupp tillsattes. Kopplat till arbetsgruppen finns två referensgrupper bestående av enhetschefer och fackliga representanter. Att arbeta fram en lönepolicy kräver ett långsiktigt och processinriktat perspektiv. För att få individuella löner som är rättvisa, dvs. förklarliga och motiverade, måste nya synsätt diskuteras under en lång tid. Det finns flera faktorer 1 som styr varför det finns ett starkt behov av en lönepolicy; 1) Med en lönepolicy vill kommunen motivera de anställda till goda arbetsinsatser och på det sättet utveckla och förbättra verksamheten. Detta är möjligt med chefer som styr genom att inspirera och kommunicera. Genom det lokala samverkansavtalet har vi lagt en bra grund för denna dialog. Arbetsgivaren vill ha ett system där de anställda kan påverka sin löneutveckling genom egna resultat. Arbetsgivaren är övertygad om att kvalitet och effektivitet främst uppnås genom motivation och ansvar. Lönepolicyn skall stimulera engagemang och ansvar samt viljan till kompetensutveckling så att positiva arbetsresultat uppnås. 2) Den skärpta Jämställdhetslagen ställer krav på arbetsgivaren att man måste förklara löneskillnader som finns mellan män och kvinnor. 3) De fackliga kraven på att arbetsgivaren skall ha en väl definierad och väl förankrad lönepolitik har ökat. Varje facklig organisation har sin lönepolitik som de vill driva. Det är därför nödvändigt att arbetsgivaren har sin lönepolitik som bör tillämpas på samtliga anställda i kommunen. Lönepolicyn skall vara känd, lättförståelig och accepterad, men är arbetsgivarens verktyg. Det är viktigt att det finns en samstämmighet kring arbetsgivarens lönepolitik. Därför skall de lönepolitiska frågorna hanteras i samverkan mellan arbetsgivare, fackliga organisationer och anställda. 4) De centrala avtalen mellan Kommunförbundet och arbetstagarorganisationerna innehåller skrivningar som rör vikten av ett lokalt lönepolitiskt arbete. Utvecklingen har gått från centralt styrda avtal till ett större utrymme lokalt för att arbeta med lönepolitik i den egna kommunen. 5) Den anställde har rätt att bli behandlad utifrån det arbete han/hon faktiskt utför. Genom att arbeta igenom sin lönepolitik får man bort det eventuella godtycke som kan finnas i hur såväl olika som lika befattningar är lönesatta i förhållande till varandra. 1 Faktorerna är ej viktade 3

4 2 SYFTE Lönepolitiken skall; bidra till att kommunen når målen för verksamheten. tydliggöra hur kommunen som arbetsgivare med hjälp av lönen kan motivera, engagera och utveckla de anställda till goda arbetsinsatser. bidra till att kommunen både kan nyrekrytera och behålla kompetenta medarbetare. 3 ÖVERGRIPANDE MÅL Lönepolitiken skall; utveckla verksamheten i enlighet med kommunfullmäktiges fattade beslut om visioner och inriktningsmål. relateras till hur stor grad individen kan bidra till att resultatmålen uppnås i verksamheten. följa det som finns reglerat i centrala avtal. vara könsneutral. vara känd, lättförståelig och accepterad. skall fungera som ett styrinstrument och stöd i lönesättningen. 4 OMFATTNING Lönepolicyn skall omfatta alla anställda såväl tillsvidareanställda som visstidsanställda. 5 BEDÖMNING AV LÖNENIVÅN Lönens storlek bestäms utifrån tre faktorer; 1) Befattning 2) Arbetsmarknaden 3) Individuell insats I löneöversynsförhandlingen beslutar arbetsgivaren i samråd med den respektive facklig organisationen hur stor del varje faktor skall få ta av det totala löneutrymmet. 5.1 Befattning/arbetsvärdering Bakgrund Syftet med en arbetsvärdering är att värdera befattningen och jämföra befattningar med varandra. Genom att arbeta med arbetsvärdering får man bort det eventuella godtycke som 4

5 kan finnas i hur olika befattningar är lönesatta i förhållande till varandra. Utgångspunkten vid lönesättning är befattningens svårighetsgrad. Detta kan bedömas utifrån de krav som ställs på en ny medarbetare i samband med rekryteringen. När en arbetsvärdering är genomförd har vi en grundlig genomgång av samtliga befattningar i kommunen som därefter kontinuerligt behöver uppdateras inför varje ny revisionsförhandling. Att värdera de arbeten som finns i kommunen är en viktig del i arbetsgivarens lönepolitiska arbete. Detta är inget nytt, vi har alltid haft en värdering av arbetet som grund för lönesättningen. Tidigare var det specialbestämmelser som fanns i de centrala avtalen som innebar en värdering av arbetet. Sedan den centrala styrningen kraftigt minskat har frågan aktualiserats lokalt. Arbetsvärdering skall vara neutralt i förhållande till den som innehar arbetet d v s individens prestationer i arbetet skall inte påverka värderingen utan det är arbetets svårighetsgrad isolerat ifrån prestationen som är avgörande. Detta innebär att man analyserar löneskillnader med avseende på arbetsuppgifterna och arbetsvärderingen är på detta sätt en del av utgångspunkten för lönediskussion och lönesättning. Metod Det skall genomföras en värdering av befattningen av samtliga tjänster indelat i olika grupper beroende på vilket formellt utbildningskrav som skulle ställas vid en nyrekrytering. Därefter skall ett förslag till önskvärd lönestruktur och hur lönespridningen skall se ut för varje gruppering läggas fram. Arbetsgivaren skall beakta och väga in de centrala avtalen om t ex. lägsta nivåer. En kartläggning av lönestrukturen för samtliga anställda skall genomföras. Den skall uppfylla Jämställdhetslagens krav på en kartläggning av löneskillnader mellan könen. Ansvarsfördelning Personalavdelningen ansvarar för kategoriseringen av tjänster beroende på utbildningskrav. Detta skall göras i samråd med chefer och de fackliga organisationerna. Personalavdelningen skall kartlägga löneskillnader samt arbeta fram ett underlag till beslut om önskvärd lönestruktur. Detta förslag skall beredas i samråd med chefer och de fackliga organisationerna. Förslag till lönestruktur skall behandlas i den kommungemensamma samverkansgruppen alternativt MBL-förhandlas. Kommunstyrelsen ansvarar för önskvärd lönestruktur och detta dokument skall vara styrande i de kommande revisionsförhandlingarna. Dokumentet om önskvärd lönestruktur skall kontinuerligt och vid behov revideras. 5.2 Arbetsmarknaden Metod Den andra delen som skall bestämma lönens storlek är marknadsperspektivet d v s hur tillgången på utbildad arbetskraft är vid en eventuell rekrytering. Detta för att både kunna behålla och nyrekrytera inom områden där det bedöms vara en bristsituation. 5

6 Vid en bedömning av vad som är marknadsmässig lön skall jämförelser med andra likvärdiga tjänster i regionen eller en jämförelse av löneläget lokalt på orten göras. Marknadsfaktorn skall inte övervärderas och vi skall inte styras av den allt för mycket. Den är en extern och anonym faktor till dess vi utsätts för marknadskrafterna vid en nyrekrytering. Ansvarsfördelning Personalavdelningen skall i samråd med chefer och fackliga organisationer lägga fram ett förslag till beslut om vilka grupper som anses vara svårrekryterade. Detta skall ingå som en del i det förslag om önskvärd lönestruktur som skall tas fram. Dokumentet skall vara styrande i de kommande löneöversynsförhandlingarna. 5.3 Individbedömning Bakgrund Vi har tidigare av tradition i kommunerna lönesatt anställningen inte individen. Individen har fått löneökning på grund av anställningstid och inte utfört arbete. Nu skall vi sätta individen i fokus vi skall sätta lönen i förhållande till den anställdes arbetsinsats och till den aktuella verksamheten. Den individuella prestationen får ökad betydelse och den enskilde större uppmärksamhet. Det avgörande för detta är hur den individuella lönesättningen fungerar är hur dialogen chef medarbetare fungerar. Det är den närmaste chefen som bedömer medarbetarens arbetsprestation. För att lyckas med detta måste bedömningen ske på ett strukturerat sätt som upplevs som rättvist av medarbetarna. Det skall ges möjlighet att diskutera måluppfyllelse och medarbetarnas egna påverkan av arbetsresultatet. Metod För att kunna bedöma alla anställda utifrån samma grund har sju kriterier valts och dessa skall graderas i en femgradig skala där tre är en prestation som kan anses vara en normal arbetsprestation. Kriterier för individbedömning; * Engagemang * Ansvarsförmåga * Flexibilitet * Serviceförmåga * Samarbetsförmåga * Yrkeskunnande * Färdighet Ansvarsfördelning Chefen har till uppgift att i samverkan med de anställda ta fram gemensamma definitioner av de sju kriterierna som skall vara anpassade till den verksamhet som bedrivs. Kriterierna kan 6

7 viktas olika, beroende på vilken verksamhet man bedriver och hur viktigt man där bedömer respektive kriterium är just där. Det finns även en möjlighet att ta fram underrubriker till de kriterierna. Därefter skall chefen bedöma de anställda utifrån de sju kriterierna. Bedömningen skall diskuteras med den anställde i ett lönesamtal före löneöversynsförhandlingarna. En samlad bedömning på skalan 1 5 lämnas till personalavdelningen. Därefter genomför personalavdelningen förhandlingarna med dessa individbedömningar som en grund för de tre faktorer som bestämmer lönens totala storlek. 6 LÖNEPOLICY - ANSVARSFÖRDELNING Kommunstyrelsen fastställer den övergripande lönepolicyn för Munkedals kommun och ansvarar för dess uppföljning. Personalavdelningen ansvarar för information om lönepolicyn och är en stödfunktion till lönesättande chefer. Tre år efter beslut om lönepolicy skall en utvärdering genomföras i den kommungemensamma samverkansgruppen. I första hand skall de tre faktorerna utvärderas; befattning, individuella delen och marknaden. 7 LÖNESÄTTNING VID LÖNEÖVERSYNSFÖRHANDLINGAR Vid varje revisionsförhandling ansvarar kommunstyrelsen för en övergripande inriktning utifrån dokumentet om önskvärd lönestruktur. Den övergripande inriktningen skall innehålla ett utrymme, förslag på prioriteringar samt fördelningen mellan hur stor del av utrymmet som skall satsas på befattningen/marknaden och hur stor del som skall satsas på den individuella delen. Efter det görs sedan de individuella bedömningarna av enhetscheferna som sedan lämnas som förslag till personalavdelningen. Vid medarbetarsamtalet skall varje lönesättande chef gå genom de individuella kriterierna i lönepolicyn i syfte att stimulera medarbetaren till fortsatt utveckling. Lönesamtal inför löneöversynsförhandlingar skall ske i två steg. Dels före förhandlingen där lönesättande chef och medarbetare diskuterar löneutvecklingen och går igenom de individuella kriterierna i lönepolicyn. Dels ett samtal efter förhandlingen där chefen ger varje anställd motivering och besked om löneutfall. Utöver dessa två lönesamtal skall medarbetarsamtal genomföras kontinuerligt där man mer genomgripande samtalar strukturerat om kompetensutveckling, relationer, framtidsfrågor etc. Medarbetarsamtalet är kopplat till lönesamtalet men är inget forum där man direkt behandlar lönefrågan. 7

8 8 LÖNESÄTTNING VID NYANSTÄLLNING/VÄSENTLIG FÖRÄNDRING AV TJÄNSTEN Lönesättning vid tillträde i ny befattning görs av befattningshavare som i delegationsförteckningen har rätt att fatta beslut i lönesättning. Förändring av lön under löpande avtalsperiod som inte avser nyanställning bör endast ske i undantagsfall. När det handlar om en väsentlig förändring i befattningen, d v s en väsentlig breddning eller avsevärt mer kvalificerat och ansvarsfullt arbete och att detta kan jämställas med en ny anställning/befattning kan en löneökning ske utanför revisionstidpunkterna. I sådana fall är det kommunstyrelsen som fattar beslut i ärendet. Överenskommelse om lön skall göras före tillträde i befattningen. Detta innebär att lönefrågan diskuteras samtidigt som anställningen och dess villkor i övrigt. Den som beslutar om anställningen skall väga in löneanspråket i anställningsbeslutet. Lönen skall vara klar innan beslut tas om anställningen. Detta gäller både vid extern och intern rekrytering samt visstidsoch tillsvidareanställning. Vid bedömningen av lön vid tillträde i ny befattning skall man ta hänsyn till arbetets innehåll och svårighetsgrad, individens utbildning och övrig kompetens samt marknadslöneläget. Summan av dessa tre faktorer utgör den totala lönen och denna skall inte överstiga den högsta överenskomna lönen för aktuell yrkeskategori. Detta gäller också vid bedömningen av ny lön vid en väsentlig förändring av tjänsten d vs att lönen inte skall överstiga den högsta överenskomna lönen för aktuell yrkeskategori. I sådana fall skall ärendet behandlas av kommunstyrelsen. Vid tillträde i ny befattning som betraktas som specialistfunktion eller funktion med omfattande ansvarsområden skall övertidsersättning ingå i grundlönen. 8