Utvecklingssamtal vid Stockholms universitet

Transkript

1 1. (7) Utvecklingssamtal vid Stockholms universitet Inledning Detta dokument är en beskrivning av processen i ett utvecklingssamtal. I dokumentet får du en bild av utvecklingssamtalets syfte och uppbyggnad. Som stöd för samtalet finns även mallen 20 frågor, vilken används såväl under förberedelserna som under genomförandet av själva samtalet. Vad är ett utvecklingssamtal? Utvecklingssamtalet är en samtalsmetod för att utveckla såväl medarbetare som verksamhet samt ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Till skillnad från samtal som dagligen förs på arbetet, är ett utvecklingssamtal planerat, strukturerat och återkommande. Det är en årlig dialog där chef och medarbetare kan tala ostört med fokus på medarbetarens arbetsuppgifter, prestationer, uppdrag, arbetsmiljö och kompetensutveckling. Utvecklingssamtalet är ofta det enda tillfället där chef och medarbetare verkligen kan sitta ner och tala med varandra utifrån varje enskild persons situation och även gå igenom verksamhetens mål och strategier. Samtalet är viktigt för verksamhetens fortsatta utveckling och för att medarbetaren ges tillfälle att se över den egna kompetensutvecklingen, som ska kopplas till verksamhetens mål. Det är dessutom ett viktigt tillfälle där chef och medarbetare kan stämma av ömsesidiga förväntningar och ge varandra feedback på året som gått. Ett lyckat utvecklingssamtal ger utdelning i form av ökat engagemang, förhöjd kreativitet och ökad förståelse för verksamhetens mål. Dessutom kan den inbördes relationen mellan medarbetare och chef fördjupas. Syfte Det finns flera syften att beakta vid ett utvecklingssamtal. Verksamhetsperspektivet Utvecklingssamtalet ska användas i syfte att uppnå verksamhetens långsiktiga och årliga mål. Utvecklingssamtalet ska användas i syfte att skapa en positiv fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Utvecklingssamtalet ska möjliggöra att samverkan och delaktighet stärks för att säkerställa att Stockholms universitet är och förblir en attraktiv arbetsplats. Utvecklingssamtalet syftar i förlängningen till en mer effektiv verksamhet.

2 2. (7) Ledarperspektivet Utvecklingssamtalet ska användas till att fånga upp och utvärdera medarbetarnas syn på verksamheten, organisationen, ledarskapet, arbetsmiljön, behovet av kompetensutveckling samt fånga upp tidiga signaler på ohälsa och stress. Utvecklingssamtalet ska användas till att förankra målen för verksamheten och säkra att rätt kompetens finns för att kunna uppnå verksamhetens mål. Utvecklingssamtalet ska användas till att skapa engagemang och lust i arbetet. Medarbetarperspektivet Utvecklingssamtalet ska användas till att föra fram synpunkter på verksamheten och organisationen och på så sätt bidra till utveckling och eventuell förändring av verksamheten. Utvecklingssamtalet ska användas till att framföra egna önskemål om utveckling och eventuell förändring i den egna arbetssituationen och den fortsatta karriären. Teman att prata om Det finns ett antal teman som ett utvecklingssamtal bör beröra där tre aspekter är i fokus: Dåtid en tillbakablick där man pratar om hur det gångna arbetsåret har varit. Nutid där man går igenom hur arbetssituationen upplevs just nu. Framtid där man diskuterar kommande utmaningar. Nedan följer en lista på frågeområden som bör ingå i samtalet. Uppföljning av föregående års samtal Arbetsuppgifter och arbetsinnehåll Fysisk och psykosocial arbetsmiljö Relationer, medarbetarskap och ledarskap Kompetensutveckling på kort och lång sikt Framtiden och idéer till förändring för verksamheten Summering och utvärdering av utvecklingssamtalet Frågor om lön tas upp i ett särskilt lönesamtal. Stäng däremot inte dörren helt om lönefrågor kommer upp. Belys sambandet mellan överenskommelser i utvecklingsplanen kopplat till lön och löneutveckling, samt de kriterier som ligger till grund för lönesättningen vid universitetet. Rekommendationen är att lönefrågorna flyttas utanför utvecklingssamtalet. Stockholms universitets riktlinjer för lönesättning finns i Regelboken: Regelboken/Bok 4 Personal/Löner och ersättningar.

3 3. (7) Ansvar Såväl chef som medarbetare har ansvar för verksamhetens utveckling och båda ska därför förbereda sig inför samtalet och ansvara för samtalets innehåll och kvalité. Samtalet ska ta sin utgångspunkt i föregående års samtal. Chefen ansvarar för organiseringen av utvecklingssamtalet. Medarbetaren och chefen är tillsammans ansvariga för att förebereda, genomföra, utvärdera och följa upp utvecklingssamtalet, se bild. Ansvar chef/ledare 1. Organisera 2. Förbereda 3. Genomföra 4. Utvärdera 5. Följa upp Ansvar medarbetare 1. Organisera utvecklingssamtalet Syftet med att organisera samtalet är att skapa goda förutsättningar så att genomförandet, utvärderingen och uppföljningen av utvecklingssamtalet blir så bra som möjligt. Ansvarig chef bör innan utvecklingssamtalet diskutera och komma överens med ledningen på institutionen/avdelningen om ett antal punkter: Behöver chefen/ledaren utbildning eller annat stöd för att kunna genomföra ett utvecklingssamtal? Klargör vilken chef/ledare som ska ha samtal med vilka medarbetare. Tänk på att utse den som är mest lämpad att ha samtal med t.ex. doktorander.

4 4. (7) Delegeras genomförandet av utvecklingssamtal till ledare utan resurser och befogenheter bör konsekvenserna av detta, för både chefer/ledare och medarbetare, diskuteras och värderas. Upprätta en gemensam tidplan för samtalen på institutionen/avdelningen utifrån årligt strategiarbete, kompetens- och verksamhetsplanering, budgetprocess och systematiskt arbetsmiljöarbete. Kom överens om vilka specifika frågor som är av särskild vikt för institutionen/ avdelningen och därför bör lyftas upp i alla utvecklingssamtal. Skicka ut mål och strategier som gäller för verksamheten till medarbetarna, så att de kan förbereda sig inför samtalet. Besluta hur resultaten av samtalen ska utvärderas och följas upp på institutionsnivå/ avdelningsnivå. Åtgärder, utifrån gemensamma tendenser och behov som framkommit i samtalen, kan föras in i institutionens/avdelningens planer, exempelvis för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Klargör vilka ekonomiska resurser som finns för kompetensutvecklande insatser eller andra åtgärder innan utvecklingssamtalen startar. Kom överens om hur, när eller om sjukskrivna och föräldralediga ska erbjudas samtal. 2. Förbereda utvecklingssamtalet Syftet med förberedelserna är att uppnå en hög kvalité på samtalet. Förberedelser är viktiga för utvecklingssamtalets framgång. När det är dags för utvecklingssamtal bör du som chef/ledare dela ut detta processhäfte och mallen 20 frågor. Var tydlig med att du förväntar dig att din medarbetare förbereder sig. Det är viktigt att medarbetaren känner att utvecklingssamtalet är en gemensam angelägenhet som gynnar er båda. Chefs-/ledaransvar Informera om och bjud in till utvecklingssamtal t.ex. vid ett avdelnings-/ institutionsmöte. Boka om möjligt en neutral plats att vara på, undvik chefens kontor. Prioritera samtalet. Följ upp föregående års samtal och aktivitetsplan. Har uppsatta mål för föregående års arbete nåtts och överenskomna aktiviteter genomförts? Förbered den konstruktiva feedback du vill ge till respektive medarbetare. Förbered en diskussion kring din avdelnings/grupps bidrag till institutionens/ avdelningens verksamhet, samt mål för den egna gruppen.

5 5. (7) Fundera kring behov av kompetensutveckling hos din medarbetare kopplat till verksamheten och medarbetarens uppdrag. Fundera över vilken typ av kompetensutveckling som kan vara lämplig för medarbetaren. Kompetensutveckling kan vara: nya uppgifter, utbyte, delat ansvar, utbildning och kurser, nätverk, forskning, undervisning, konferenser och möten, individuellt stöd, förändrat beteende m.m. Samla in information från andra uppdragsgivare, t.ex. uppdragsledare eller forskningshandledare, för att få en helhetsbild av personens uppdrag och arbetssituation. Medarbetaransvar Prioritera samtalet. Ta del av de mål och strategier som ledningen angett för verksamheten, t.ex. Stockholms universitets långsiktiga och årliga mål, fakultetens och institutionens/ avdelningens strategier och mål samt planer för forskning och grundutbildning. Följ upp föregående års samtal och din aktivitetsplan. Har du uppnått de uppsatta målen och har dina överenskomna aktiviteter genomförts? Förbered den konstruktiva feedback du vill ge till din chef/ledare. Förbered en beskrivning av hur din arbetssituation ser ut i nuläget (t.ex. samverkan, förutsättningar, närvaro, arbetsmiljö). Gå igenom uppdragsformuleringar m.m. Förbered dina egna mål för ditt arbete och gör dem så tydliga det går. Förbered en beskrivning av utmaningar (möjligheter, hinder och problem) du står inför i ditt uppdrag. Fundera kring behov av utveckling/förbättring/stöd för att kunna möta utmaningarna. Fundera över de konkreta aktiviteter som behövs för att skapa förutsättningar för den utveckling du behöver. Fundera på vad som är viktigast för dig, för att du ska trivas på arbetet. Fundera på hur väl det fungerar i dag. Fundera på vad som krävs för att du ska trivas ännu bättre. 3. Genomföra utvecklingssamtal Utvecklingssamtalet ska bygga på ett ömsesidigt förtroende där båda parter har ett gemensamt ansvar för hur samtalet förlöper. Använd mallen 20 frågor. Bestäm hur ni använder mallen och vilka områden/frågeställningar som känns angelägna att ägna samtalet åt, både ur medarbetar- och chefsperspektiv.

6 6. (7) Låt samtalet vara i minuter, längre samtal riskera att bli tröttande. Här följer några principer för samtalet: Det som sägs under samtalet ska stanna mellan chef/ledare och medarbetare. Finns det något som behöver föras vidare ska chefen informera medarbetaren om detta. Stäng av telefoner. Håll er till mallen 20 frågor. Parkera frågor/frågeställningar som tenderar att ta lång tid, eller som inte har med samtalet att göra och bestäm när dessa ska tas upp istället. Lyssna aktivt, dvs. tolka inte utan klargör genom motfrågor. Var tydlig. Säg eller lova inget som sedan kanske inte kan genomföras. Respektera varandras uppfattningar eller upplevelser. Var öppen för alternativa lösningar. Glöm inte att prata om och fylla i aktivitetsplanen. Utvecklingsplan I mallen 20 frågor finns ett förslag på en aktivitetsplan. Kompetensutveckling av medarbetare ska vara kopplad till uppdrag eller kommande utmaningar och utgå från verksamhetens mål och behov. Skriv ner de överenskomna aktiviteter som ska genomföras under kommande år. Detta gör ni för att bekräfta att både medarbetaren och chefen har uppfattat överenskommelserna på samma sätt, för att förhindra att de glöms bort och för att möjliggöra uppföljning vid nästa utvecklingssamtal. För att undvika tveksamheter vid ett eventuellt byte av chef/ledare, är det dessutom en fördel att ha överenskommelserna nedskrivna. Det är medarbetaren som dokumenterar och förvarar utvecklingsplanen och ger en kopia till chefen/ledaren. Boka in tid för uppföljning och återkoppling av aktivitetsplanen. 4. Utvärdera utvecklingssamtalet Syftet med att utvärdera utvecklingssamtalet är att stämma av hur samtalet förlöpte, så ni kan utveckla och förbättra formen vid nästa samtal och även fånga upp ev. oklarheter som kan ha uppstått under utvecklingssamtalets gång.

7 7. (7) Chefs-/ledaransvar Utvärdera syfte och innehåll tillsammans med din medarbetare. Gör noteringar kring vad som kan bli bättre till nästa år. Vid behov kan du diskutera med din närmaste chef eller i ledningsgruppen om de genomförda samtalen, eventuella svårigheter som uppstått, behov av utveckling/ förändring och åtgärder. Lyft gemensamma frågeställningar som framkommit under samtalen på institutionens/avdelningens arbetsplatsträffar. Medarbetaransvar Utvärdera tillsammans med din chef/ledare syftet och innehållet i samtalet. Framför dina synpunkter och ge konstruktiva förslag på eventuella förändringar. 5. Följa upp aktiviteter Syftet med uppföljningen är att säkerställa att de överenskomna aktiviteterna har genomförts och att koppla dessa till verksamhetens fortsatta utveckling. Chefs-/ledaransvar Utifrån givna ekonomiska ramar, ge förutsättningar för att de aktiviteter som överenskommits under utvecklingssamtalet på kort och lång sikt genomförs. Det kan gälla kompetensutvecklingsaktiviteter, anskaffning av arbetsutrustning, anpassning/förändring av arbetsuppgifter m.m. Ta itu med gemensamma arbetsmiljöåtgärder för institutionen/avdelningen enligt er arbetsmiljöplan. Ge återkoppling på genomförda aktiviteter/åtgärder till berörda medarbetare. Medarbetaransvar Genomför de aktiviteter som ni gemensamt kommit överens om under utvecklingssamtalet och återkoppla till chef/ledare när det är genomfört. Till slut Personalavdelningen vid Stockholms universitet bistår gärna med råd och stöd när det gäller förslag på kompetensutvecklingsinsatser för både medarbetare och chefer. Några insatser finns att hitta på Medarbetarwebben under fliken Personal/Kompetens- och ledarutveckling. Lycka till i ert utvecklingssamtal! /Personalavdelningen, mars 2012