A, Individens delaktighet på arbetsplatsen B, Delaktighet i verksamhetens utveckling på arbetsplatsen C, Delaktighet på organisationsnivå

Transkript

1

2 BESLUTSUNDERLAG 1(4) Landstingsstyrelsen Handlingsplan för medarbetarnas delaktighet Systematiskt arbete för ökad delaktighet Utifrån uppdraget som gavs i landstingsstyrelsens verksamhetsplan för år 2012 gällande Handlingsplan för medarbetarnas delaktighet presenteras här framarbetad handlingsplan för åren Arbetet inom medarbetarperspektivet har sedan länge varit inriktat på att skapa ett systematiskt arbete gällande medarbetarnas delaktighet. Detta arbete sker både på landstingsövergripande nivå samt inom de olika produktionsenheterna. Denna handlingsplan väljer att enbart lyfta fram några delar inom detta område som kommer att ges särskild tonvikt under åren Utifrån olika perspektiv måste inledningsvis delaktighet belysas ur olika aspekter för att det lättare ska bli möjligt att se konkreta resultat. I LiÖ:s strategiska plan med treårsbudget anges att Ansvar och befogenheter bör följas åt och vara så decentraliserade som möjligt i landstingets verksamheter för att ta tillvara medarbetarnas idéer, uppmuntra till ansvarstagande och skapa delaktighet. Delaktighet bidrar till förståelsen för utvecklingsprocesser och för vad som krävs av var och en för att uppnå ständiga förbättringar. Delaktighet är dessutom viktig för såväl medarbetarnas välbefinnande som organisationens effektivitet. Grunden i delaktighet är att det finns arenor för dialog på arbetsplatsen som kännetecknas av öppenhet och respekt. Ett sätt att stärka medarbetarnas delaktighet och engagemang är att i större utsträckning skapa incitament för att nå bättre resultat, avseende exempelvis tillgänglighet och ekonomi. Sveriges kommuner och landsting (SKL) belyser delaktighet så här: "Delaktighet beskriver aktiv medverkan, ofta med tonvikt på känslan av att vara till nytta, ha inflytande och kunna påverka. I yrkeslivet rör det benägenheten att vilja vara med i planering och beslut i verksamheten och de reella möjligheterna till, och kanaler för, att vara med och fatta beslut som rör den egna arbetssituationen. En känsla av att det egna bidraget har betydelse för verksamheten". (hämtad ur Medarbetarskap och arbetsresultat, SKL, 2009) I nedanstående handlingsplan har både SKL:s beskrivning såväl som LiÖ:s strategiska plan använts som utgångspunkt. Detta har LiÖ arbetat vidare med inom ramen för begreppet Aktivt medarbetarskap medarbetarskap är medarbetarens relation till arbetet, arbetsplatsen och landstinget som helhet. (hämtat ur Landstingets HR-strategi).

3 BESLUTSUNDERLAG 2(4) Med ovanstående belysningar som grund har handlingsplanen delats in enligt följande nivåer: A, Individens delaktighet på arbetsplatsen B, Delaktighet i verksamhetens utveckling på arbetsplatsen C, Delaktighet på organisationsnivå A, Individens delaktighet på arbetsplatsen Dialogen mellan chef och medarbetare ska vidareutvecklas. 1) Vid anställningen ska en tydlig uppdragsbeskrivning ges och den anställde ska bekräfta beskrivningen. Stödmaterial ska tas fram. 2) Utvecklingssamtal ska hållas med alla medarbetare och individuella utvecklingsplaner tas fram. Vid utvecklingssamtalet finns också möjligheter att diskutera innebörden i det aktiva medarbetarskapet sett ur både chefens och medarbetarens perspektiv. Mallar och anvisningar som stöd till samtalet ska vidareutvecklas. 3) Landstinget strävar efter ett klimat som kännetecknas av öppenhet och respekt. Att ge och efterfråga feed-back (återkoppling) i det dagliga arbetet är ett sätt att öka delaktigheten. Olika insatser för att öka kunskapen, medvetenheten och färdigheten när det gäller feed-back ska därför planeras och genomföras B, Delaktighet i verksamhetens utveckling på arbetsplatsen Arbetsplatsträffarna vidareutvecklas Medarbetarnas formella möjligheter till delaktighet anges i det samverkansavtal som sedan 2009 finns mellan Landstinget i Östergötland och de lokala fackliga organisationerna. Att utveckla arbetsplatsträffarna i hela landstingets verksamhet är en förutsättning för ett aktivt medarbetarskap med möjligheter att påverka och därmed öka delaktigheten på den egna arbetsplatsen. Olika åtgärder för att stödja och utveckla arbetsplatsträffar och skapa möjlighet till bästa möjliga möten i vardagen är därför en viktig del i handlingsplanen. Lean är en verksamhetsstrategi som förutsätter delaktighet Målbild 2015 har lagts in i Landstingets leanhus och utgör en gemensam värdegrund för det fortsatta arbetet inom Landstinget i Östergötland. En viktig del av handlingsplanen för delaktighet är att fortsätta arbetet med införande av Lean som en verksamhetsstrategi.

4 BESLUTSUNDERLAG 3(4) Landstinget i Östergötland har sedan många år tillbaka satsat på ett lärande kring systematiskt förbättringsarbete och organisationen har stor vana att arbeta med ständiga förbättringar. Ett exempel är Lite bättre hela tiden som har fokus på patientsäkerhet och effektiva vårdprocesser. Det har funnits en gemensam strävan från alla runt patienten att gemensamt göra förändringar som leder till förbättringar och den är en väsentlig grund för arbete som bygger på medarbetarnas aktiva medverkan på arbetsplatsen och en hög grad av delaktighet för såväl chefer som medarbetare. Vid lanseringen av Målbild 2015 gav landstingsdirektören i uppdrag att alla verksamheter i landstinget successivt ska börja använda Lean som en verksamhetsstrategi och att produktionsplanering ska införas i verksamheten. Många verksamheter hade redan tidigare börjat att arbeta enligt Lean och ett tryck har därför också skapats underifrån i organisationen vilket ger en stabil grund för fortsatt långsiktig utveckling av förbättringsarbetet enligt Lean. Att ha Lean som verksamhetsstrategi innebär att roller för chefer och medarbetare förändras. Lean bygger på ett coachande ledarskap och på medarbetarnas aktiva medverkan. Teamets roll förstärks och medarbetarnas delaktighet och inflytande på verksamheten blir större. För att förändringen ska kunna ske på ett så effektivt sätt som möjligt behövs kontinuerligt stöd genom olika typer av lärandeprocesser och även kunskaper om förändringsarbete. Därför planeras följande: 1) Chefsutbildning och utbildning för staber när det gäller båda aspekterna i Leanfilosofin (ständiga förbättringar och respekt för människan) genomförs och kommer att fortsätta genomföras. 2) Det coachande ledarskapet och Lean ska ges större utrymme i landstingets chefs- och ledarutvecklingsprogram. 3) Samarbete mellan LiÖ och universitet och högskolor ska vidareutvecklas avseende arbetet med Lean och aktivt medarbetarskap. 4) En kartläggning över pågående forskning när det gäller Lean och medarbetarskap bör göras. 5) Förutsättningar för att genomföra en pilotstudie om Leans påverkan på medarbetarskapet bör undersökas. Syftet med en sådan studie skulle vara att pröva de teorier som finns när det gäller Leans påverkan på delaktighet och aktivt medarbetarskap. C, Delaktighet på organisationsnivå Stöd till samverkansgrupper

5 BESLUTSUNDERLAG 4(4) Nya arenor för delaktighet Samverkansavtalet ger en grund för ett partsgemensamt arbete i landstingets samverkansgrupper. För att stärka samverkansgruppernas möjligheter att ytterligare förbättra och effektivisera sitt arbetssätt tas nu utbildningar fram med utgångspunkt från landstingets samverkansavtal och modellen för hälsofrämjande arbetsplatser. Genomförandet av utbildningarna startar under början av Under våren 2012 tog landstingsdirektören initiativ till Ungt Råd vilket är en ny arena för unga medarbetares delaktighet och påverkansmöjligheter. En grupp utvalda medarbetare under 35 år från olika yrkeskategorier och geografiskt spridda inom landstinget får utbildning under 2012 för att under 2013 bli rådgivare till landstingets ledningsgrupp. Arbetet kommer fortlöpande vidareutvecklas under handlingsplanens genomförande. Intranätet LISA samt sociala medier Att mäta delaktighet Landstingets intranät LISA ger medarbetarna information om vad som händer inom landstingets olika delar och möjligheter till kommunikation med artikelförfattarna via kommentarsfunktionen. En effektiv intern kommunikationskanal är en förutsättning för delaktighet och Informationscentrum avser att utveckla både landstingets externa webbplats lio.se och intranätet Lisa under de närmaste åren. Användningen av sociala medier kommer också att vidareutvecklas. Ett årligt återkommande sätt för landstingets medarbetare att vara delaktiga, både i landstingets och i den egna enhetens utveckling, är att delta i medarbetaruppföljningen. Medarbetaruppföljningen består dels av en enkät som fylls i anonymt och dels av dialog och förbättringsarbete utifrån resultatet på olika nivåer i organisationen. Uppföljningsmodellen som används tydliggör att det finns ett ansvar för förbättringsarbete både utifrån ett ledarskapsperspektiv och från ett medarbetarskapsperspektiv. Att utveckla metoder och ta fram index för att mäta aktivt medarbetarskap och upplevd delaktighet är en del av handlingsplanen för medarbetarnas delaktighet och en förutsättning för att landstinget successivt ska kunna mäta effekten av den genomförda åtgärderna enligt planen. Detta innebär en naturlig utveckling från att mäta hur nöjda medarbetarna är till att mäta graden av ett aktivt medarbetarskap och reell delaktighet. Ett index för att mäta upplevd delaktighet tas därför fram under 2013 med utgångspunkt från genomförda medarbetaruppföljningar.