8. Allmänt om medarbetarsamtal. Definition

Transkript

1 8. Allmänt om medarbetarsamtal Definition En förberedd regelbundet återkommande dialog mellan chef och medarbetare syftande till att utveckla verksamhet och individ och som präglas av ömsesidighet. (A Engquist) Medarbetarsamtal förr och nu Utvecklingssamtal, planeringssamtal, medarbetarsamtal. Begreppen har varierat genom åren för att beskriva just detta - ett systematiserat samtal mellan chef och medarbetare. Från att tidigare varit i allt väsentligt inriktad på den enskilde medarbetarens prestationer så har medarbetarsamtalet kommit att bli ett strategiskt viktigt tillfälle när chef och medarbetare utbyter tankar om verksamheten och lär av varandra. Grunden för ett lyckat medarbetarsamtal är att det ingår som en naturlig del i ett kvalitetsarbete på arbetsplatsen. Det i sin tur garanterar att den anställda förstår arbetsplatsens huvudsakliga mål samt även vad som förväntas av henne eller honom i det dagliga arbetet. Inom Umeå universitet pågår f n ett omfattande generationsskifte. Medarbetarsamtalet utgör i det sammanhanget ett betydelsefullt strategiskt redskap som rätt använt kan synliggöra den seniore medarbetarens och den nyanställde 90-talistens behov och sammantagna förutsättningar Det ligger en särskild utmaning i att som chef säkerställa erfarenhetsöverföring av medarbetare som går i pension samtidigt som man förväntas rekrytera nya medarbetare. Ett medarbetarsamtal i tiden fokuserar på verksamheten/uppdraget och bygger på dialog och ömsesidighet som förhållningssätt. Ledaren och medarbetaren delar därför ansvaret för kvaliteten på samtalet och för dess resultat.

2 9. Förberedelser inför ett medarbetarsamtal Chef: Fråga dig vad som är viktigast att få med i samtalet. Prioritera. Ett medarbetarsamtal kan rimligen inte innehålla allt. Undvik en lista med flera punkter. Samtalet får inte bli en intervju eller ett förhör. Förklara viktiga spelregler. Kan vara sådant som att information som kommer fram under samtalets gång ska stanna i rummet eller rutiner kring uppföljning. Tänk på att medarbetarsamtalet som återkommer med regelbundenhet och minst en gång per år - om möjligt bör förläggas så att det kommer i god tid före budgetplanering, tjänstefördelning etcetera eftersom resultatet av samtalet kan påverka ekonomin och innehållet i arbetsuppgifterna. Fundera på om du som chef emotser förändringar i verksamheten som kan komma att påverka medarbetarens arbete, exempelvis i form av behov av kunskaper och utvecklingsinsatser? Informera medarbetaren senast en vecka innan samtalet. Avsätt ordentligt med tid för medarbetarsamtalet. Vanligast är mellan 1 ½ - 2 timmar. Försäkra dig om att du och din medarbetare kan vara ostörd. Genomför om möjligt samtalet i en neutral lokal, d v s inte i chefens eller medarbetarens tjänsterum. Vilka är medarbetarens nyckelarbetsuppgifter? Har du de kunskaper du behöver om medarbetarens ansvarsområde för att kunna hålla ett medarbetarsamtal med X? Undvik att integrera en löneförhandling i ett medarbetarsamtal. Lönediskussionen riskerar att överskugga och störa allt annat under samtalet. Informera samtidigt och i stora drag vad du tänker ta upp och be medarbetaren på samma sätt att tänka på vad han eller hon vill ta upp under det kommande samtalet. Kom ihåg att det som tas upp under medarbetarsamtalet ska behandlas konfidentiellt om parterna inte kommit överens om annat.

3 Om du tänker använda dig av särskilda fastställda kriterier och/eller blankett i samband med avstämning skall dessa vara kända på förhand av bägge parter. Ska du genomföra ett medarbetarsamtal med en senior medarbetare? Det är viktigt att du som chef fortlöpande samtalar med dina medarbetare 60+ om hur han eller hon önskar sig de kommande åren avseende arbetsmängd, arbetsinnehåll och om det finns särskilda önskemål. Syftet är att få förutsättningar för att i tid kunna planera och säkerställa kompetens- och erfarenhetsöver-föring från dem som går i pension alt slutar av annan anledning. Har du iakttagit några särskilda problem med någon medarbetare som du snart ska ha ett medarbetarsamtal med? Som chef väntas, du vara aktiv och tidigt fånga upp problem hos enskilda medarbetare och snabbt vidta åtgärder. Regeländringar som införts i sjukförsäkringen 2008/2009 är tydliga med detta. Det gäller även om problemen härrör till förhållanden som ligger utanför arbetet. Det är därför av särskild betydelse att du som chef vågar ta upp frågan i ett medarbetarsamtal. En ökad självinsikt hos dig som chef ökar sannolikheten för en utvecklande dialog mellan dig och din medarbetare. Det är inte dina behov som chef som ska vara i fokus under ett utvecklingssamtal, det är istället verksamhetens och medarbetarens. Fundera på hur du är som lyssnare. Hur tror du att det är att prata med dig? Vad gör dig ledsen, glad och arg? Hur tror du att det är att prata med dig när du blir arg eller känner dig trängd? Vilka människor har du svårt respektive lätt att tala med och vad tror du att det kan säga om dig? Medarbetare: medarbetarsamtal Fundera innan mötet med din chef på vad du vill uppnå med samtalet och förbered dig på hur du vill få detta framfört. Du kan före samtalet fundera på: Vilka är mina arbetsuppgifter? Hur klarar jag mig idag? Något som är svårt? Vad vill jag göra mer av? Vill jag lära mig något nytt? Vad vill jag göra i framtiden? Gå även igenom anteckningarna från förra medarbetarsamtalet. Vad finns att följa upp? Den individuella utvecklingsplanen när du tittar tillbaka - vad har genomförts och vad har inte genomförts under den gångna perioden? Finns någon verksamhetsplan för den nära framtiden framtagen? Vad finns i planen som påverkar ditt ansvarsområde? Vilka individuella

4 utvecklingsinsatser behövs för att möta nya och förändrade krav och förväntningar? Kanske närmar du dig pensionsavgång och vill diskutera dina önskemål och förutsättningar för den tid som återstår. Då är medarbetarsamtalet en bra tidpunkt att tillsammans med chefen diskutera detta. 9. Medarbetarsamtal förslag till metodik Frågor i förväg Att som medarbetare i förväg få några frågor att fundera på innan samtalet är betydelsefullt, inte minst därför att hon eller han då får tid att reflektera över sig själv och sin situation. Frågorna får gärna vara av karaktären styrkefrågor, t ex vad är du mest nöjd med det senaste året? Vilket resultat är du mest stolt över? När du känner att du använder dina styrkor, talanger och kompetenser på bästa sätt vad gör du då? Vad skulle du vilja göra minde respektive mer av i ditt arbete? Bedömningsformulär Ibland används ett bedömningsformulär där medarbetaren har att utifrån befattningens olika krav på kompetens, definierad i konkret förmåga, göra en självskattning. Chefen återkopplar muntligt, men inte med en hjälp av en skala, sin bedömning av samma sak. Likheter och skillnader i bedömning diskuteras. Taltid Använd som chef högst halva tiden för dina egna åsikter och se till att medarbetaren får lika stort utrymme för att utveckla sina tankar och synpunkter. Utgå från mål och visioner för verksamheten Som chef ska du i ett medarbetarsamtal kunna redogöra för planer, mål och visioner för den egna verksamheten. Kanske har du som chef tillsammans med medarbetarna genomfört en verksamhets- och kompetensanalys som resulterat i en utvecklingsplan för gruppen. Vilka utmaningar och förändringar står verksamheten och den enskilde medarbetaren inför? Återkoppling till medarbetaren om året som gått Ge återkoppling till medarbetaren vad som gått bra respektive dåligt den senaste tiden inom medarbetarens ansvarsområde. Framtida mål Mål för medarbetaren inför det kommande året och eventuellt på längre sikt?

5 Frågor som främjar reflektion, eftertanke och värdering Ställ gärna klargörande frågor som främjar reflektion, eftertanke, prioritering och värdering. Exempel: Vad är du mest nöjd över? Vilka är fördelarna (el nackdelarna) med din idé? Vad blir konsekvenserna? Finns några alternativ? Vad blir ditt nästa steg? Medarbetarsamtal med senior medarbetare Senior (60+) medarbetare har hon/han några särskilda behov kopplat till åren innan pensionsavgång? Tror man att du kommer att orka? Har du de förutsättningar som du behöver för att orka med och för att både trivas och utvecklas? Om inte, vilka förutsättningar behöver vi tillsammans skapa? Relationer och arbetsmiljöförhållanden på arbetsplatsen? Fysisk arbetsmiljö? Privat situation? Medarbetarens hälsa? Medarbetarens återkoppling till dig som chef Se till att du som chef får information om medarbetarens uppfattning om ditt sätt att leda verksamheten. Du kan t ex be medarbetaren säga vad han/hon är nöjd med respektive skulle behöva hjälp med av dig. Sammanfatta Sammanfatta vad du som chef uppfattat att ni kommit överens om och stäm av mot medarbetaren. Individuell utvecklingsplan Medarbetarsamtalet bör slutligen resultera i en individuell utvecklingsplan för den kommande perioden som är skriftlig och undertecknas av såväl chef som medarbetare. Utvecklingsinsatserna kan förutom utbildning röra sig om nya arbetsuppgifter, ingå i kommittéer, nämnder och arbetsgrupper, delta i nätverk, litteraturstudier, mentorskap, studiebesök, projektuppdrag etc. Den individuella utvecklingsplanen, som ska vara skriftlig bör innehålla - Vilka insatser ska göras under den kommande perioden? - Arbetsfördelning vem gör vad? - Eventuella kostnader, hur ska utvecklingsinsatserna finansieras?

6 - Vem ansvarar för genomförande och uppföljning?