Bläddra vidare för fler referenser >>>

Transkript

1 Ulla Simonsson, VD Simonsson & Widerberg Lean Consulting Det Torbjörn har byggt upp är ett fundament av kunskap som många företag slarvar med. Ju fler ledningsgrupper som inser att Utvecklingssamtalet är en naturlig del i förbättringsprocessen desto mer konkurrenskraftigt blir Sverige - för det handlar om 365 dagar om året. När man följer Checklistorna om Utvecklingssamtalets A-B-C går man från att snacka om processverktyg, maskin & ekonomi till att lyssna på människors förståelse och motivation om sådant som är viktigt i ett företag. Team & Lean hör ihop. Ulla Simonsson VD Simonsson & Widerberg Lean Consulting Bläddra vidare för fler referenser >>> Seth Gustafsson, Business Center Manager, HL-Display Sundsvall AB I min roll som avdelningschef använde jag Q TVÅ och Torbjörns checklista för medarbetare som stöd när jag skulle introducera utvecklingssamtalets A-B-C till mina medarbetare. För samtliga medarbetare var denna process väldigt annorlunda i förhållande till deras tidigare erfarenheter av medarbetarsamtal och det mottogs med blandande reaktioner. Under föremötet var det flera medarbetare som ifrågasatte huruvida det som sägs i medarbetarsamtalet skall delges övriga under eftermötet. Jag tror att motståndet mot detta minskade under eftermötet då jag presenterade den feedback som samtliga medarbetare hade gett mig under medarbetarsamtalen. Ytterligare en konsekvens av presentationen är att jag får betydligt mer feedback i vardagen efter eftermötet. Under medarbetarsamtalen framkom det att flera personer hade liknande synpunkter på saker i verksamheten som inte fungerade och under eftermötet lyckades vi enas om lösningar på dessa problem. Givetvis har lösningarna implementerats och eventuella farhågor om att utvecklingssamtal inte leder till någonting bra har eliminerats. Eftersom jag har haft förmånen att genomföra utvecklingssamtal enligt A-B-C processen både med och utan checklista, kan jag säga att den definitivt är ett stöd, då jag upplevde att förståelsen för hur processen skulle gå till ökade när medarbetarna fick det presenterat både skriftligt och muntligt på före-förmötet. Seth Gustafsson Business Center Manager, HL-Display Sundsvall AB

2 Andrea Wetterberg, Vice President International Services, Jeeves Information Systems AB Jeeves Information Systems AB är ett kunskapsföretag. Vår viktigaste tillgång är våra medarbetare och därmed så blir individens utveckling en mycket viktigt ingrediens i vår konkurrenskraft. Individens och företagets utveckling, som ju själva utvecklingssamtalet syftar till och som beskrivs i checklistorna för medarbetare och chefer, är livsviktig för oss! Feedback från flera av mina medarbetare är att en tydlig process för kompetensutveckling är mycket viktig när man väljer arbetsgivare idag. Jeeves har genomfört processen som den beskrivs i checklistorna enligt bästa förmåga i flera år, själv har jag arbetat i enlighet med den med mina medarbetare sedan Utvecklingssamtalet är ett viktigt verktyg för mig och hela företaget för att säkerställa att vi har rätt kompetens för att möta våra utmaningar idag och i framtiden. Checklistorna ger handfasta tips och en tydlig arbetsgång för systematiskt kvalitetsarbete. Vi har länkat in utvecklingssamtalsprocessen med affärsplan- och budgetprocessen vilket jag upplever som en styrka och ökar vår förmåga att uppnå satta mål inom givna budgetramar. I ett företagsgemensamt före- och eftermöte lyfter vi upp det som är viktigt för hela företaget och detta tror jag ger en tydlig signal till alla våra medarbetare att utvecklingssamtalsprocessen är betydelsefull! Före själva utvecklingssamtalet, i föremötet, sätter jag scenen för samtalet, förankrar själva processen för utvecklingssamtalet och inte minst, förankrar affärsplanen och målen för det kommande året. På så sätt får mina medarbetare en ökad förståelse för vad som händer, kommer att hända och varför, både i utvecklingssamtalsprocessen och i företaget. Enligt min erfarenhet leder förståelse till ett ökat engagemang för och lust till att bidra till vår gemensamma framtid! För själva samtalet har Jeeves en mall med öppna frågor som checkar av medarbetarens förståelse på olika systemnivåer från företaget som helhet ner till individens arbetsuppgifter och bidrag till helheten. Öppna frågor kan leda till oväntade svar, men kontinuerlig feedback i vardagen har gjort att jag sällan upplevt några större överraskningar. Samtalsmallen med en tydlig koppling till organisationens och individens mål samt Jeeves värderingar ger en trygg grund att stå på för mig som chef och för medarbetaren i ett samtal som annars ibland kan uppfattas som svårt.

3 Det som jag upplever som den stora styrkan i utvecklingssamtalsprocessen så som den beskrivs i checklistorna kommer faktiskt efter själva samtalet i eftermötet. Det är här jag och min grupp gör gemensamma prioriteringar utifrån det som har framkommit i samtalen och det skapar ett gemensamt engagemang och fokus framåt för resten av året! Här kan jag bolla tillbaka mycket till gruppen som får vara med och ta ansvar för sin egen utveckling framåt istället för att jag som chef ska driva den. I min erfarenhet ger det en stor positiv drivkraft till förbättringsarbete. Med hjälp av checklistan kan medarbetarna dessutom utvärdera processen och dess genomförande och ge mig som chef feedback på saker jag gör bra och saker jag bör göra annorlunda. Jag tror att checklistan för medarbetare gör det lättare för min grupp att ge mig den typen av feedback. Vi utvärderar även själva metoden för utvecklingssamtalsprocessen och det händer att den ifrågasätts. I min grupp har man bland annat sagt att man tycker att det känns konstigt att medarbetaren ska ha 90% ansvar och utrymme i själva samtalet de säger att de vill ha en dialog med mig och inte att jag bara sitter tyst. Denna typ av feedback är mycket positiv då den tyder på engagemang och gör att jag och mina medarbetare tillsammans kan öka vår förståelse kring processen. Sammafattningsvis tycker jag att utvecklingssamtalsprocessen som den beskrivs i checklistorna ger ett gemensamt fokus och skapar förståelse vilket leder till nöjdare medarbetare och en obegränsad möjlighet till förbättringar baserade på just den gemensamma förståelsen och de gemensamma målen! Att få tillgång till denna inneboende potential i vår organisation är väl värt den investeringen som vi gjort i checklistor för våra chefer och medarbetare! Andrea Wetterberg Vice President International Services Jeeves Information Systems AB, Stockholm

4 Maj Millborg, verksamhetschef Äldreomsorg, Helsingborg Utvecklingssamtalet till nytta för vem? Som chef i en organisation förväntas du att hålla årliga samtal med dina medarbetare, samtal som förhoppningsvis ska leda till att medarbetaren är nöjd och motiverad till att utveckla sig själv och bidra till verksamhetens utveckling. Min erfarenhet från olika organisationer där jag medverkat i dessa samtal, i rollen som chef och i rollen som medarbetare, är att samtalen oftast inte varit särskilt motiverande. Samtalen har varit dåligt förberedda, oftast under tidspress och under perioden mellan samtalen var det tyst. Chefen var glad för att alla samtal var avklarade och arbetade raskt vidare med allt som inte hunnits med under tiden samtalen ägde rum. Tid för återkoppling var inte inplanerat förrän tidigast vid lönesamtalen. Samtalen var också lite hemliga, medarbetaren och chefen samtalade ibland om ganska allvarliga saker under medarbetarsamtalet som egentligen inte hade så mycket med medarbetarens eller verksamhetens utveckling att göra, det gällde att passa på när man ändå hade tid avsatt för att prata. HR-avdelningarna ska vara stöd till cheferna i verksamheterna, de har i uppdrag att ta fram underlag till samtal med medarbetarna. Min erfarenhet är att man på dessa avdelningar är övertygade om att ju fler dokument desto bättre samtal. Chefen får dokument som innehåller massor av frågeställningar som medarbetaren förväntas svara på. Eftersom frågorna är gjorda så att det ska gå att använda frågeformuläret i hela organisationen förstår inte alla medarbetarna syftet med frågorna (ibland förstår inte chefen heller vad som är syftet). När jag första gången fick tillgång till konceptet Utvecklingssamtalets ABC började jag förstå att det faktiskt finns en möjlighet att genomföra samtal med medarbetarna så som det är tänkt att medarbetaren blir nöjd och är aktiv i att utvecklas sig själv och verksamheten. Det bästa är att det fungerar oavsett storlek på organisationen eller vad man utför i de olika verksamheterna. Dessutom går det att spara in en hel då på HR-avdelningarnas arbetsbörda! Nyckeln är förståelse Före, Under och Efter Konceptet Utvecklingssamtalets ABC innebär att arbeta med medarbetarnas utveckling i en process som aldrig avslutas. Samtalets innehåll tas fram tillsammans med medarbetarna på ett Föremöte, frågorna är kopplade till verksamhetens vision, mål och värderingar men det är medarbetarna och deras närmaste chef som formulerar frågorna. Medarbetaren får en egen checklista där syftet med utvecklingssamtalet beskrivs. Checklistan är ett stöd för medarbetaren för att lättare få förståelse för hela processen, förutom syftet även vad som behöver göras och av vem. Medarbetaren ska känna sig delaktig genom hela processen, medarbetarens ansvar blir tydligt vilket bidrar till att medarbetarens förståelse ökar. Medarbetarens närmaste chef har en egen Checklista för Ledare. Båda checklistorna utgår från samma förståelse att chef och medarbetare tillsammans bidrar till en aktiv och levande utvecklings/förändringsprocess i vardagen. På föremötet har Ledaren 51 % av ansvaret och medarbetaren 49%. Det är Ledarens ansvar att initiera och leda processen vidare för verksamhetens bästa.

5 Under själva utvecklingssamtalet är det medarbetaren som har det största utrymmet och ansvaret. Medarbetaren har 90 % och Ledaren 10 %. Efter att Ledaren har haft samtal med samtliga medarbetare hålls ett återkopplingsmöte, Ledarens ansvar är 51 % och svarar för att informera om vad som framkommit under samtalen och att alla medarbetare ges tillfälle att komma med synpunkter, frågor och förslag om åtgärder. Gruppen tar fram en gemensam handlingsplan. Möten som hålls Före, Under och Efter utvecklingssamtalet är en del av processen. Sedan fortsätter arbetet vid varje möte med arbetsgruppen så att delaktigheten genomsyrar alla processer i verksamheten. Checklistorna och arbetssättet används även för att utvärdera medarbetar/klimatenkäter och blir ett stort stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Utvecklingssamtalets ABC ska användas i vardagen I min verksamhet har vi använt konceptet Före, Under och Efter sedan några år tillbaka. Detta har sedan kunnat utvecklas vidare med hjälp av Checklistorna för Ledare och medarbetare. Till en början kunde jag inte se att varje medarbetare behövde en checklista, såg checklistan mer som en information/stöd till Ledaren. Men en tanke dök upp Vem är den viktigaste personen i ett utvecklingssamtal? Det borde ju vara medarbetaren och därför borde det också vara självklart att den viktigaste personen har en egen checklista! Fördelar med att alla har en egen checklista är förutom en ökad förståelse för syftet med utvecklingssamtalet är att använda den vid varje arbetsplatsträff och vid projektarbeten. Varje medarbetare tar med sin egen checklista till gruppens möte och det blir då en ständig påminnelse om att använda delaktighet och förståelse som stöd i vardagsarbetet. Checklistan hjälper till att tydliggöra syften, koppla till mål och värderingar, vem som har ansvar och bestämma tid för återkoppling. Minichecklistan om sorterad feedback, som följer med Checklistan för medarbetare, ger också den enskilda medarbetaren ökad förståelse varför det är betydelsefullt att ge feedback på beteende i vardagen. Min erfarenhet är att konflikter och missförstånd som inte hanteras på ett konstruktivt sätt skapar missnöjda medarbetare och stagnation i verksamheten. Minichecklistan kan enkelt tas med i vardagsarbetet och ge stöd till den som ska ge sorterad feedback. Kan också ge stöd till den som fått feedback och som behöver hjälp med att bemöta och hantera den. För alla organisationer är lärandet i det dagliga arbetet den viktigaste och mest effektiva kompetensutvecklingen, vi lär endast genom att få feedback på det vi gör. Hela konceptet bidrar till ökad delaktighet och förståelse hos varje enskild individ. Ledaren får med konceptet Utvecklingssamtalets ABC verktyg för att utveckla sig själv, den enskilde medarbetaren, gruppen och verksamheten. Maj Millborg Verksamhetschef Äldreomsorg, Helsingborg