ESLÖVS KOMMUN. Riktlinjer för arbetsplatsträffar. Planera för arbetsplatsträff. Genomföra arbetsplatsträff

Transkript

1 Riktlinjer för arbetsplatsträffar Arbetsplatsträffen ska möjliggöra för samtliga medarbetare att aktivt delta i och ta ansvar för utveckling, planering och uppföljning samt ständig förbättring av den egna arbetsplatsen. Tjänstlediga och sjukskrivna ska ges möjlighet att delta på arbetsplatsträffarna. Genom arbetsplatsträffen ska delaktighet, inflytande och arbetsrniljöarbetet bli en naturlig del i verksamheten. Enligt samverkansavtalet ska arbetssättet på arbetsplatsträffen präglas av att nå konsensus (enighet) före beslut, därför är det av vikt att föra protokoll. Protokollet kan med fördel skrivas under av den som för anteckningarna men behöver inte justeras och diarieföras. Protokollet ska ordnas och förvaras på det sätt som framgår av dokumenthanteringsplanen för förvaltningen. Om arbetsplatsträffen inte avslutas i enighet ska frågan lyftas till den fackliga samverkansgruppen. Målet med arbetsplatsträffar är att åstadkomma goda arbetsplatser i Eslövs kommun. Genom att skapa delaktighet och utveckla samverkan på arbetsplatsen ökar förutsättningarna för att uppnå de satta målen och därigenom öka effektiviteten och kvaliten i verksamheten. Planera för arbetsplatsträff Arbetsledaren är ansvarig för att arbetsplatsträffen sker regelbundet, cirka en gång i månaden, och att de är välförberedda. Det är bra att fastställa tidpunkt långt i förväg och att skapa en tydlig dagordning för träffen. Dagordningen hjälper den som leder mötet att planera och fokusera på det som är viktigt för gruppen. Den talar också om för medarbetarna hur de ska förbereda sig samt kommunicerar förväntningar och målsättningar. Dagordningen kan också fungera som en mekanism för ordningsföljd, begränsa antalet frågeställningar och vara ett mätinstrument för effektivitet. Arbetsledaren bör ge utrymme för medarbetarna att vara delaktiga i vad som ska diskuteras på träffen. Det är också möjligt att rotera ordförandeskapet mellan medarbetarna. Genomföra arbetsplatsträff Arbetsplatsträffen bör genomsyras av en dialog mellan arbetsledaren och medarbetarna. Det ska vara ett forum där det finns utrymme att utveckla ideer, fördela arbetsuppgifter och ge möjlighet att diskutera olika frågor och ståndpunkter. Arbetsplatsträffen ska även vara en möjlighet att ge och ta emot återkoppling på utfört arbete, skapa delaktighet och inflytande samt vara grundläggande för skapandet av den goda arbetsplatsen. Dokumentet Riktlinjer för arbetsplatsträffar är antaget av Central samverkansgrupp Det riktar sig till chefer och medarbetare i Eslövs kommun. Ses över för revidering senast Kontaktperson: personalchef, kommunledningskontoret. 1 (2)

2 Det finns två huvudroller på en arbetsplatsträff, den som leder mötet och övriga deltagare. Den som håller i mötet är ansvarig för förberedelserna såsom att ta fram information eller bjuda in eventuella resurspersoner. Tid till förberedelser måste avsättas. Ledaren för mötet bör även uppmuntra till delaktighet och kreativitet samt sammanfatta det som beslutas. Övriga deltagare bör agera konstruktivt, bidra med ideer, delta i diskussionerna och se till att tidsplanen hålls samt anteckna. En arbetsplatsträff kan förslagsvis innehålla följande: Följa upp tidigare arbetsplatsträff Övergripande information - aktuella händelser eller projekt i kommunen - ekonomi - m.m Arbetsmiljöfrågor Verksamhetsutveckling framtiden planering uppföljning av tidigare arbete Kompetensutveckling Facklig information Övrigt Uppföljning av arbetsplatsträff Arbetsplatsträffarna ska dokumenteras. I protokollet anges vad som ska göras, vem som ansvarar, när besluten ska vara genomförda. Protokollet ska distribueras inom rimlig tid och finnas tillgänglig för samtliga medarbetare. Det är viktigt att genomföra de åtaganden som man tagit på sig under en träff och att följa upp vid nästa träff. 2 (2)

3 t"--nt ". \''' Riktlinjer för utvecklingssamtal Utvecklingssamtalet är ett regelbundet återkommande samtal mellan medarbetare och dennes närmaste arbetsledare. Samtalet ska vara planerat och det ska finnas tydliga ramar för de områden som ska diskuteras så att båda kan ges möjlighet till förberedelse. Utvecklingssamtalet ska vara ett tillfälle till samtal mellan medarbetaren och arbetsledaren för att utveckla medarbetaren, arbetsledaren och den gemensamma verksamheten. Samtalet ska även bidra till att skapa delaktighet och påverkansmöjlighet för medarbetaren för att ständigt förbättra verksamheten. Samtakt kan även kallas medarbetarsamtal. Arbetsledarens roll är att utifrån det som diskuterats under samtalet och verksamhetens mål skapa en utveckling för både verksamheten och medarbetaren. Arbetsledaren ska genom samtalet ge konstruktiv återkoppling och tillsammans med medarbetaren finna förslag till förändringar av det som kan förbättras. Planera samtalet Vid minst ett tillfälle per år ska samtalet genomföras. Både medarbetaren och arbetsledaren har ansvar för att förbereda sig inför samtalet. Tiden för samtalet bör meddelas i god tid och det är att rekommendera att arbetsledaren informerar alla medarbetare, vid exempelvis en arbetsplatsträff, att samtalen ska genomföras. Arbetsledaren bör då gå igenom varför de ska ha utvecklingssamtal, vad de ska handla om samt om förvahningens och enhetens måt Både arbetsledare och medarbetare kan förbereda sig genom att gå igenom tidigare års samtal. Arbetsledaren bör se till att det avsatts tillräckligt med tid och att samtget kan genomföras i en avspänd miljö. Genomförande av samtalet Utvecklingssamtalet ska ske enskilt. För att underlätta kommunikationen bör samtalet präglas av ömsesidighet och öppenhet. Viktigt är att samtalet kretsar kring vad arbetsledaren och medarbetaren gör och inte hur arbetsledaren och medarbetaren är. Utvecklingssamtalets innehåll varierar beroende på arbetsplats och tjänst men viss vägledning kan ges. Samtalet kan lämpligen börja med en genomgång av hur arbetssituationen har upplevts av medarbetaren under tiden sedan förra utvecklingssamtalet. Dokumentet Riktlinjer för utvecklingssamtal antaget av Central samverkansgrupp den Det riktar sig till arbetsledare och medarbetare i Eslövs kommun. Ses över för revidering senast 10, Kontaktperson: utvecklingschef, kommunledningskontoret. 1 (2)

4 Hur har den psykosociala och fysiska arbetsmiljön upplevts? Hur upplevs samarbetet mellan medarbetaren och arbetsledaren? Hur är stämningen på arbetsplatsen? Hur ser medarbetaren på sin arbetsbelastning2 Vad är bra och vad kan förbättras? Har överenskommelser från förra utvecklingssamtalet genomförts? Hur kan medarbetaren bidra till arbetsplatsens mål? Vilken typ av utveckling behöver medarbetaren göra? Samtalet ska mynna ut i en skriftlig personlig utvecklingsplan där arbetsledaren och medarbetaren tillsammans sätter upp utvecklingsmål för medarbetaren. Utvecklingsplanen kan sedan ligga till grund för andra samtal så som till exempel lönesättande samtal. Utvecklingsplanen bör innehålla: Vad som ska genomföras Vem som ska genomföra den överenskomna handlingen När det ska vara genomfört samt ungefarlig tidpunkt för nästa utvecklingssamtal Hur resultatet ska mätas Medarbetarens roll är att ta upp hur hon/han uppfattar arbetsplatsen. Medarbetaren bör också försöka ge arbetsledaren återkoppling på hur hon/han uppfattar henne/honom. Medarbetarens uppgift är också att föra en dialog i en konstruktiv anda som gagnar organisationen. Uppföljning av samtalet Under samtalet ska tidigare års samtal följas upp och medarbetarens mål gemensamt mätas. Där utöver bör uppföljning av samtalet ske kontinuerligt. Arbetsledaren ska, när det behövs, ge medarbetaren konstruktiv återkoppling. Det är viktigt att det sker en uppföljning av samtalet för att det i sin tur är grunden till att arbetsplatsen ständigt kan förbättras. 2 (2)

5 Riktlinjer för introduktion av nyanställda I Eslövs kommun läggs stor vikt vid att nya medarbetare och arbetsledare ska känna sig välkomna. Syftet med introduktionen är att den nyanställde ska få en klar bild av vilka förväntningar och krav som ställs, att få information om vad som gäller både formellt och informellt, att snabbt komma in i abetsuppgifterna samt att komma in i arbetsgruppen och arbetsgemenskapen. Den nyanställde ska lära känna förvaltningens, verksamhetens och gruppens mål. Den nyanställde, oavsett anställningsform, ska få kunskap om hur Eslövs kommuns organisation är uppbyggd och vilka verksamheter som bedrivs. Introduktion ska ges den som är nyanställd men även de medarbetare som kommer tillbaka efter en längre tids frånvaro, medarbetare som får nya arbetsuppgifter eller som omplacerats. Det är den närmaste arbetsledaren som ansvarar för att en god introduktion genomförs och att introduktionen följs upp. Använd gärna checklistan för introduktion av nyanställda. Introduktionen ska genomsyras av Eslövs kommuns syn på medarbetarskap och ledarskap. Dokumentet Riktlinjer för introduktion av nyanställda är antaget av Central samverkansgrupp den Det riktar sig till arbetsledare och medarbetare i Eslövs kommun. Ses över för revidering senast 10, Kontaktperson: utvecklingschef, kommunledningskontoret.

6 Rutiner för skyddsrond Skyddsrond, som är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, är en undersökningsmetod som används för att identifiera riskkällor. Skyddsrond ska genomföras årligen. Planering och genomförande Ansvarig arbetsledare, skyddsombud, elevskyddsombud och eventuellt extra medarbetare ska delta vid skyddsronden. Vid behov kan andra aktörer vara med som till exempel företagshälsovården, elektriker eller reparatör. Som alternativ till att genomföra skyddsronder vid enstaka tillfallen kan arbetsplatsträffarna användas som ett forum för diskussion i hela personalgruppen om de frågeställningar som finns i checklistan. Arbetsledaren kallar till skyddsrond. Kallelsen ska skickas ut i god tid eftersom berörda skyddsombud kan behöva ansöka om ledighet för att delta i skyddsronden. Skyddsronderna ska genomföras med hjälp av checklistan för ailmän skyddsrond. Verksamheter kan vid behov lägga till riktade frågor till checklistan. Dokumentation Vid varje skyddsrond ska ett skriftligt protokoll upprättas. Checklistan fungerar som protokoll och ska innehålla: Observationer av risker på arbetsplatsen Senaste datum för åtgärd Vem som är ansvarig för att åtgärderna blir utförda Åtgärdat risk eller överfört till handlingsplan, datum och kommentar Arbetsledaren ska se till att protokoll förs, vilket sedan ska justeras av skyddsombudet. Om det råder oenighet mellan arbetsledare och skyddsombud om anmärkningar och/eller åtgärder, eller om det finns ekonomiska hinder, ska frågan lyftas till verksamhetsansvarig chef. Dokumentet Rutiner för skyddsrond är antaget av central samverkansgrupp Det riktar sig till chefer och medarbetare i Eslövs kommun. Ses över för revidering senast Kontaktperson: personalchef, kommunledningskontoret.

7 b.i, v v J t ä ,.-- < (f) Rutin för årlig uppföljning av det systematiska P- arbetsmiljöarbetet < Z LLI 1 (.n (i) En kommungemensam uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras en gång per år. Syftet med den årliga uppföljningen är att säkerställa att arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt arbetsmiljöpolicyn, föreskriften AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete, samt för att uppnå förbättringar i arbetsmiljöarbetet. Detta är alltså en rutin som ska kontrollera att övriga dokument inom arbetsområdet, så som till exempel skyddsronden, följs. Resultatet ska sedan ligga som grund för kontinuerliga förbättringar av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 1 I.D O Ansvarsfördelning > Kommunfullmäktige har till uppgift att se till att styrelser och nämnder < bedriver sin verksamhet enligt gällande arbetsmiljölagstiftning och Eslövs kommuns arbetsrniljöpolicy. C.9 Z Styrelse/nämnd med personalansvar ansvarar för att det systematiska 1-1 arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar på förvaltningsnivå och ute på Z arbetsplatserna. --) I övrigt gäller styrelsens/nämndens/förvaltningschefens fördelning av --I arbetsmiljöuppgifter. : 0 LL CL 1- Anvisningar för uppföljning Cl- U-1 Uppföljningen ska ske årligen och ligger till grund för personalbokslutet. D tj Resultatet ska behandlas i Central samverkansgrupp (Cesam) i december. C9 c0 Planering av genomförandet sker på respektive förvaltning och sammanställningen i form av handlingsplan ska levereras till personalavdelningen på kommunledningskontoret senast den 30 november r2 ur... 0 :0 Uppföljningen sker genom att bifogad checklista besvaras på 1-1 arbetsplatsnivå. Arbetsledare tillsammans med skyddsombud/arbetsplatsombud/elevskyddsombud, samt eventuellt några :0 Z medarbetare besvarar frågorna tillsammans. LL ul Förvaltningschefen ansvarar för sammanställningen av checklistorna på förvaltningsnivå. Sarnmanställningen görs i mallen för handlingsplan. Här Z I--- förs in åtgärder som ännu inte kunnat verkställas, eventuella avvikelser analyseras och förbättringsåtgärder anges. P CLE Besvarad checklista samt handlingsplan hanteras på förvaltningsnivå i < Förvaltningsspecifik samverkansgrupp (Fösam) i egenskap av skyddskommitte. Handlingsplan samt protokoll från Fösam behandlas i styrelsen/nämnden. D cc Dokumentet Rutin för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet är antaget av kommunfullmäktige Det riktar sig till chefer och medarbetare i Eslövs kommun. Ses över för revidering senast Kontaktperson: personalchef, kommunledningskontoret. 1 (2)

8 Styrelse/nämndsprotokoll tillsammans med handlingsplan skickas till personalavdelningen på kommunledningskontoret senast den 30 november. Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete på kommunnivå behandlas i Cesam i januari påföljande år. Sammanställningen på kommunnivå kommer att ingå i personalredovisningen. 2 (2)