Kartläggning och riskbedömning av arbetsmiljön

Transkript

1 Kartläggning och riskbedömning av arbetsmiljön Det är arbetsgivarens skyldighet att göra en kartläggning av riskerna i arbetsmiljön. När denna görs ska man tänka på att arbetsmiljö inte enbart är fråga om tekniska och faktiska förhållanden utan även avser hur vi psykiskt upplever vår arbetsmiljö. Det är alltså fråga om att kartlägga risker både i den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. En arbetsmiljökartläggning bör därför innehålla både konkreta uppgifter och upplevda förhållanden. Kartläggning genom bruk av Checklistor Inom Hjo kommun kartlägger vi den fysiska arbetsmiljön genom att minst en gång per år genomföra en arbetsmiljörond och i samband med denna besvara frågorna i ett par checklistor. Vid ronden fyller arbetsledaren och skyddsombud (eller annan anställd) tillsammans i den checklista som gäller för den aktuella verksamheten. Mer om arbetsmiljöronder kan du läsa längre ner. Samtliga arbetstagare har även möjlighet att i samband med arbetsmiljöronden sätta sig ner i grupper och tillsammans diskutera sig fram till hur deras arbetsklimat är med hjälp av checklistan för trivsel och arbetsklimat. Slutligen använder sig kommunen av en enkät om vår arbetsmiljö som varje anställd ska fylla i och återlämna till arbetsledare/områdeschef. Arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal Checklistorna utgör grundstommen i vår kartläggning av riskerna i arbetsmiljön, men även mellan arbetsmiljöronderna sker en kontinuerlig kartläggning av vår arbetsmiljö. Framförallt den psykosociala arbetsmiljön diskuteras regelbundet på arbetsplatsträffar men kartläggs också genom medarbetarsamtal så att vi får en uppföljning på individnivå av hur arbetsmiljön upplevs. Vem ansvarar för kartläggningen/riskbedömningen? Varje arbetsledare/områdeschef har ansvar för att denna kartläggning och riskbedömning görs i deras respektive verksamhet. Kartläggningen och riskbedömningen skall tas upp p åarbetsplatsträffar och i samverkansgrupperna. När? Kartläggningen skall ske vid behov men minst en gång per år och alltid vid: Nystart av verksamhet Vid bruktagande av nya eller förändrade lokaler På annat sätt ändrade förhållande

2 2 (8) Arbetsmiljörond Vem ansvar för arbetsmiljöronder? Närmaste arbetsledare/chef ansvarar för att arbetsmiljöronder genomförs. Detta framgår av de skriftliga fördelningarna av arbetsmiljöuppgifter. Vilka skall närvara? Närmaste arbetsledare/chef samt skyddsombuden på arbetsplatsen skall alltid närvara. Övrig personal kan delta efter behov. Hur ofta skall arbetsmiljöronder genomföras? Hur ofta arbetsmiljörond skall genomföras framgår av de skriftliga instruktioner som är framtagna och anpassade efter kommunens olika verksamheter. Dock skall minst en arbetsmiljörond genomföras per år eller när det finns behov på grund av förändringar. Vad skall ronderna innehålla? För kommunens olika verksamehter finns anpassade checklistor framtagna. Dessa och inga andra skall användas. I instruktionerna för verksamheterna framgår vilken eller vilka blanketter som skall användas. Med hjälp av checklistan kommer chef och skyddsombud (eller annan anställd) kartlägga den fysiska, och delvis den psykosociala, arbetsmiljön på arbetsplatsen. Ytterligare två checklistor finns för grupp respektive individ för att kartlägga den psykosociala arbetsmiljön. Hur skall ronderna dokumenteras? Arbetsmiljöronderna dokumenteras med hjälp av checklistorna. Närmaste arbetsledare/chef samt närvarande skyddsombud sätter sin signatur och datum på varje checklista så att dessa samtidigt kan fungera som ett skriftligt protokoll. Hur skall protokollen distribueras? Originalet behålls av närmaste arbetsledare/chef. Kopia till skyddsombud. Efterlevnad Frågan om arbetsmiljörond genomfört skall tas upp på samverkansmötena. Det samma gäller genomförandet av åtgärder som bestämts i handlingsplan. Det skall framgå av mötesprotokollet om rond genomförts eller inte.

3 3 (8) Stöd i Förändringsarbete Vid planering och genomförande av stora verksamhetsförändringar skall den ansvarige analysera vilka konsekvenser förändringsarbetet kan tänkas få på arbetsmiljön. Ett vanligt misstag är att man undviker sådant extraarbete i projektets början för att spara tid, medan det i verkligheten ofta är så att ett gott underarbete leder till bättre resultat och snabbare implementering när den nya verksamheten väl ska starta upp. Med verksamhetsförändring menas exempelvis att man börjar använda nya lokaler eller att man minskar ned på personalstyrkan. Frågor man måste ställa sig när man ska göra en s.k. konsekvensanalys är t ex: 1. Vilka följder får förändringarna på personalens arbetsbelastning. Ökar arbetstyngden? 2. Vilka ergonomiska följder får förändringarna? 3. Hur påverkas personalsammansättningen? 4. Hur påverkas den fysiska arbetsmiljön? Om det gäller byte av lokal, är lokalen godkänd för sitt nya syfte ur arbetsmiljösynpunkt? 5. Betyder förändringen ökade risker för personalen? 6. Innebär den nya verksamheten att personalens tidigare kunskaper och erfarenheter behöver kompletteras genom kompetensutveckling? 7. Är facket delaktigt i förändringsarbetet Dessa och många andra frågor som är relevanta i sammanhanget bör man ställa sig inför förändringen. En så genomgående analys som möjligt av den totala arbetsmiljön måste göras för att försäkra sig om att förändringen inte leder till försämrad arbetsmiljö för personalen. Många förändringar i verksamheten beslutar man om lokalt ute på arbetsplatserna. I sådant förändringsarbete bör man tänka på följande punkter: Gör alltid klart vem eller vilka som är ansvariga för förändringsarbetet. Klargör deltagarnas roller och ge dem befogenhet att sätta av tid och resurser för att kunna genomföra förändringarna. Sätt upp klara mål och delmål för vad som skall uppnås. Det är viktigt att ha en tidsplanering och att dela ut arbetsuppgifter till varje träff så att alla hålls aktiva. Inventera om det finns något stöd eller hinder i lagar för de planerade förändringarna innan planerna har gått för långt.

4 4 (8) Kontakta berörda fackliga organisationer så att de är delaktiga från början. Gör uppföljningar av förändringsarbetet och dela med er av era erfarenheter till andra verksamheter. Extra stöd och handledning vid verksamhetsförändringar Närmaste chef bör uppmärksamma personalens behov av extra stöd och handledning i samband med tunga och omfattande verksamhetsförändringar. I verksamheter som präglas av personalneddragningar el. dyl. är det extra viktigt att uppmärksamma de psykosociala effekterna på arbetsmiljön. I många fall kan det räcka med att personalen får möjlighet att tillsammans med chef och/eller sina kolleger ventilera den oro som kan uppstå i samband med verksamhetsförändringar.

5 5 (8) Rutin för handlingsplaner När skall handlingsplaner upprättas? Handlingsplaner skall upprättas då någon arbetsmiljöfråga kräver planering. I samband med att vi kartlägger vår arbetsmiljö med hjälp av våra checklistor upptäcker vi vilka problem som behöver åtgärdas. En stor del av dessa kan lösas direkt, medan andra kräver planering och ska sammanställas i en handlingsplan. Alla åtgärder som arbetsgivaren beslutar om skrivs ned i en handlingsplan. Det kan gälla både åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall som insatser för att skapa utvecklande och meningsfullt arbete. En mall för en gemensam handlingsplan finns på kommunens personalsidor. Minst en gång per år bör man se över behovet av arbetsmiljöförbättringar. Om handlingsplanen kräver särskilda ekonomiska resurser skall handlingsplanen upprättas i god tid före budgetarbetet. Handlingsplanerna skall behandlas på APT respektive samverkansgruppen (skyddskomittén). Vad skall handlingsplanen innehålla? Handlingsplanerna skall innehålla alla de arbetsmiljöinsatser man planerar för att förbättra arbetsmiljön. Beroende på vad problemet är får man försöka sammanställa vad som ska göras för att rätta till problemet, vem som är ansvarig och när det ska vara klart. Se mallen för handlingsplan I handlingsplanerna skall inte tas upp åtgärder som kan/ska genomföras omedelbart Vad kan "ligga till grund" för handlingsplanerna Till grund för handlingsplanerna kan bl.a. följande faktorer ligga: arbetsmiljökartläggningar med hjälp av checklistor, dvs arbetsmiljörondsrond tidigare handlingsplaner som inte är åtgärdade verksamhets/organisationsförändringar Uppföljning av handlingsplanerna En gång per år, i god tid före budgetarbetet för nästkommande år, skall en uppföljning ske av åtgärderna i handlingsplanen. Syftet med uppföljningen är att svara på följande frågor: har planerade åtgärder vidtagits, om inte - varför vilken effekt har åtgärderna fått Vid uppföljningen är det viktigt att de arbetstagare som berörs av åtgärder får ge sina synpunkter på resultatet av åtgärderna.

6 6 (8) Uppföljningen skall dokumenteras skriftligt och vid behov vara en av grunderna till nästa års handlingsplaner. Uppföljningen skall behandlas på APT respektive samverkansgruppen. Vem ska upprätta förslag till handlingsplanerna? Åtgärderna i en handlingsplan ska vara ett resultat av ett samarbete mellan arbetsgivaren och arbetstagarna. Arbetsgivarens beslut ska vara väl förankrade hos personalen. Skyddsombud ska delta vid upprättandet av handlingsplaner. Handlingsplanerna skall upprättas och följas upp på APT och i samverkansgrupperna. Områdescheferna ansvarar för handlingsplaner som avser området och Förvaltningschefen ansvarar för handlingsplaner som avser förvaltningen.

7 7 (8) Psykiska aspekter på arbetsmiljön Allmänna riktlinjer Många arbetsuppgifter inom kommunens verksamheter kräver ett stort mått av personligt engagemang. Mänskliga relationer är ofta av stor betydelse i arbetet. Eftersom arbetssituationer ibland kan upplevas som psykiskt påfrestande måste arbetsgivaren vara särskilt uppmärksam på sociala och psykiska aspekter av arbetsmiljön. Detta är speciellt viktigt som de psykiska påfrestningarna i många arbeten har ökat genom olika effektiviseringsåtgärder. Vikten av arbetsglädje, personlig utveckling och uppskattning Grundsynen i vårt arbetsmiljöarbete är att arbetet inte bara skall vara så riskfritt som möjligt i fysiskt och psykiskt avseende, utan att arbetet också ska ge möjlighet till engagemang och arbetsglädje. För att uppnå detta måste vi dels ta hänsyn till att alla människor är olika, dels ta fasta på att alla människor ska få utnyttja sina förmågor så allsidigt som möjligt. Arbetets krav och människans egna förutsättningar ska vara i så god samklang som möjligt. Det ska finnas möjlighet att utnyttja sina kunskaper och även möjlighet att utveckla sig och få nya erfarenheter. Man behöver också få utlopp för sina känslor i arbetet. En av grundstenarna i arbetsmiljöarbetet bör vara att förmedla uppskattning. Vi har alla behov av att känna att vårt arbete har betydelse i ett större sammanhang, och att vårt arbete värderas av andra. Handledning genom APTs och Medarbetarsamtal Det är viktigt att dessa förhållanden diskuteras på arbetsplatsen och att den enskilde ges ett sådant stöd att arbetssituationen så långt som möjligt underlättas. Detta är speciellt viktigt om det förekommer våld eller hot om våld på arbetsplatsen. Arbetsledare/Områdeschef bör lägga stor vikt vid handledning och öppen kommunikation. Deras arbetsledarroll kännetecknas idag i allt större utsträckning av en rådgivande funktion. En av deras viktigaste uppgifter är att skapa förutsättningar för god kommunikation, goda kontakter arbetstagare emellan och ett öppet utvecklande klimat. Det mest naturliga forumet för denna kommunikation är arbetsplatsträffarna. På dessa träffar har hela personalen möjlighet att ventilera sina tankar och känslor och stötta varandra. Dessutom ges möjlighet till mer personlig handledning i samband med medarbetarsamtalen där arbetstagaren får möjlighet att diskutera sin yrkesroll enskilt tillsammans med sin närmsta chef. Kartläggning av den sociala och psykiska arbetsmiljön För att garantera att de psykiska och sociala aspekterna av arbetet inte leder till ohälsa bland personalen utförs minst en gång om året en kartläggning av riskerna i arbetsmiljön, som bl.a.

8 8 (8) inkluderar checklistor om trivsel och arbetsklimat. Om kartläggningen visar att det finns brister i arbetsmiljön i detta hänseende så upprättas en handlingsplan för att åtgärda problemen.