Dokumentbeskrivning Utfärdad den Reviderad den. Arbetsmiljö

Transkript

1 Dokumenttyp Utfärdat av Telefon Sida Lokal rutin Karin Bülow ( 1 ) Dokumentbeskrivning Utfärdad den Reviderad den Arbetsmiljö Arbetsmiljö Källa/ Hänvisning: Stockholms stads Arbetsmiljösida på intranätet och Södermalms stadsdelsförvaltnings intranätssida Arbetsmiljö på Södermalm, Arbetsmiljöverket AFS 2001:01 Systematiskt arbetsmiljöarbete och AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö, av.se Arbetsmiljön omfattar alla arbetstagare på en arbetsplats, oavsett om de är anställda i verksamheten eller inhyrda från en annan arbetsgivare. Arbetsgivaren har arbetsmiljöansvaret och chefer och biträdande chefer har skriftligen fördelats arbetsmiljöuppgifter. Verksamheten är skyldig att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete, detta innebär att: Alla på arbetsplatsen ska få en introduktion till arbetet och information om rutiner. Riskbedömning (arbetsmiljöriskanalys) kring den enskilde brukaren ska göras och följas upp. Riskbedömning genom riktade undersökningar görs vid behov och kan även vara inomhusklimat (ventilation/luftkvalitet), bildskärmsarbete, hot och våld i verksamheten och arbete i annans hem. Använd mall som finns på intranätet, Arbetsmiljö på Södermalm. Riskbedömning av inhyrd arbetstagares arbetsuppgifter innan den börjar. Hittas risker ska de åtgärdas och dokumenteras. Riskbedömningar och konsekvensanalys ska göras vid förändring i verksamheten. Använd mall som finns på intranätet, Arbetsmiljö på Södermalm. Fysisk skyddsrond genomförs årligen tillsammans med skyddsombud. Åtgärder tas fram och dokumenteras i handlingsplanplanen för SAM (systematiskt arbetsmiljöarbete utifrån protokollet. Denna gås igenom på nästkommande APT och sätts upp på anslagstavlan i personalrummet och följs upp löpande enligt årshjulet för SAM. Kartläggning av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön görs årligen i form av en medarbetarenkät. Åtgärder tas fram och dokumenteras i handlingsplanplanen för SAM (systematiskt arbetsmiljöarbete) utifrån resultatet. Handlingsplanen anslås på anslagstavlan i personalrummet och följs upp löpande enligt årshjulet för SAM. Kartläggning av arbetsbelastning genomförs fyra gånger/år genom skattningsinstrument som finns på intranätet, Arbetsmiljö på Södermalm. Två av kartläggningarna följs upp genom individuella samtal (i samband med

2 medarbetarsamtal och lönesamtal) och två följs upp i grupp vid våningsmöten. Åtgärder tas fram och dokumenteras i handlingsplanplanen för SAM (systematiskt arbetsmiljöarbete) utifrån resultatet. Handlingsplanen anslås på anslagstavlan i personalrummet och följs upp löpande enligt årshjulet för SAM. Risker, tillbud och olycksfall ska rapporteras, utredas och undanröjas. För verksamheten görs det i incidentrapporteringssystemet IA som nås via intranätet. Alla medarbetare deltar i arbetsmiljöarbetet genom att rapportera brister i arbetsmiljön i rapporteringssystemet IA och bidra med förslag till åtgärder. Brister i den fysiska arbetsmiljön som rör underhåll av fastigheten (el, köksutrustning, golv etc) rapporteras löpande till administrativ assistent på särskild blankett för felanmälan. Skyddsombud och enhetschef/biträdande enhetschefer träffas regelbundet för att diskutera och följa upp aktuella arbetsmiljöfrågor på boendet. Arbetsmiljö är en stående punkt på dagordningen till APT. Årligen följs det systematiska arbetsmiljöarbetet upp enligt Årshjulet för SAM. Introduktion och social arbetsmiljö, av.se. Nyanställda och personer som återgår i arbete efter längre frånvaro ska få introduktion till arbetsplatsen, arbetsuppgifterna och de rutiner och arbetssätt som används. Även den inhyrde arbetstagaren behöver en god introduktion. Ansvarig för det är närmaste chef. Introduktionen är muntlig och skriftlig och följs av en checklista som efter genomförd introduktion lämnas till närmaste chef. Introduktionen ska innehålla information om: vilka arbetsuppgifter medarbetaren eller den inhyrda personalen ska ha och vad hen inte får göra, vilka risker som finns och hur hen kan skydda sig mot dem, hur verktyg och maskiner fungerar, rutinerna på arbetsplatsen, skyddsutrustning och om hur man använder dessa, information om lokaler, fikatider, lunchställen och övrig information som underlättar hen att bli delaktig på arbetsplatsen, information om vem på er arbetsplats som ansvarar för arbetsmiljöfrågor. Riskbedömning arbetsmiljö, av.se. Arbetsgången vid riskbedömning kan delas in i fyra steg: Undersök.Ta reda på hur ohälsa eller olycksfall kan uppkomma och vilka som kan påverkas. Samla in information som behövs för att hitta riskkällor.

3 Värdera risken. Uppskatta hur allvarligt konsekvenserna kan bli och hur ofta dessa kan uppträda. Värdera den samlade risken utifrån hur allvarlig den här. Föreslå åtgärder. Föreslå vad man kan göra för att minska riskerna och värdera även effekterna av dessa förslag. Skaffa en handlingsplan för åtgärderna. Vem ska göra vad och när ska det vara klart? Följ upp. Kontrollera och följ upp att åtgärderna har blivit gjorda. Utvärdera om det blev den effekt ni önskade. Arbetsmiljöriskanalys av brukare och social Syftet med arbetsmiljöriskanalyserna är: - att skaderisker så långt som möjligt förebyggs. - att de som upprättar arbetsmiljöriskanalyserna har den utbildning som behövs och vet vad han/hon har att iaktta för att undgå risker i arbetet. Det ska finnas en aktuell arbetsmiljöriskanalys framtagen för varje brukare. Analysen av arbetsmiljön ska dokumenteras på särskild mall. Arbetsmiljöriskanalysen ska göras utifrån den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsmiljöriskanalysen ska upprättas av ansvarig kontaktman, boendeansvarig sjuksköterska och paramedicinare. Biträdande enhetschef ansvarar för att en arbetsmiljöriskanalys upprättas för varje enskild brukare. Arbetsmiljöriskanalys ska upprättas inom en vecka från inflyttning. Biträdande enhetschef delger enhetens skyddsombud arbetsmiljöriskanalysen för godkännande och underskrift. Arbetsmiljöriskanalyserna ska förvaras i en där för avsedd pärm. Pärmen ska vara inlåst i journalskåp. Observera att den inte får förvaras i den enskilda brukarens sociala akt. I de fall där det bedömts att en arbetsmiljörisk föreligger ska biträdande enhetschef i samråd med skyddsombudet upprätta en handlingsplan för att undvika risker för skada. Arbetsmiljöriskanalysen ska vara aktuell och uppdateras vid behov. Uppföljning ska göras minst en gång om året. Arbetsmiljöriskanalyserna är ett arbetsmaterial och ska kasseras som sekretessmaterial då de inte längre är aktuella. Riskbedömning av inhyrd arbetstagares arbetsuppgifter arbetsmiljö, av.se. Innan ni anställer en person från ett bemanningsföretag behöver ni riskbedöma personens arbetsuppgifter. De risker ni upptäcker måste ni även göra något åt. Det innebär åtgärder mot alla slags risker som kan leda till ohälsa eller olycksfall, såsom exempelvis risk att falla, klämma sig i maskiner, lyfta eller bära för tungt eller andas in farlig luft. Att utsättas för våld eller hot, arbeta ensam eller ha för stor arbetsmängd är också riskfaktorer liksom tungt, ensidigt och repetitiv arbete.

4 Fysisk skyddsrond Enligt årshjulet genomförs den fysiska skyddsronden i maj varje år. Biträdande enhetschef ansvarar för att boka tid med skyddsombud och för att genomföra skyddsronden. Information, mall för protokoll och checklista finns på intranätet, Arbetsmiljö på Södermalm. Kartläggning av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Medarbetarenkäten genomförs årligen av ett externt enkätföretag. Inför enkäten ansvarar HR avdelningen för att stämma av med respektive chef så att medarbetare är kopplade till rätt enhet. Enkäten genomförs via ett webbverktyg och de som svarar får enkäten via sin arbetsmail. Närmaste chef ansvarar för att säkerställa att alla medarbetare ges möjlighet att besvara enkäten. Skattning av arbetsbelastning genomförs fyra gånger per år. Vår och höst med individuell uppföljning medarbetare-chef i samband med medarbetar- och lönesamtal. Sommar och vinter med uppföljning i grupp på våningsmöte. Om behov finns av tätare uppföljning individuellt ansvarar medarbetare för att påtala sitt behov och chef för att uppmärksamma och att boka in möte. Rapportering av risker, tillbud och olycksfall och social Rapportering av händelser sker i Stockholms stads incidentrapporteringssystem, IA, som nås via intranätets startsida av alla anställda. Vid osäkerhet kan skyddsombud, administrativ assistent eller chef bistå vid rapportering. Närmaste chef ansvarar för att utredning sker och att risker undanröjs. Även händelser eller risker som rör inhyrd personal ska rapporteras i IA. Vid inhyrd personal ansvarar dennes arbetsgivare för att arbetsskadeanmälan skickas till Försäkringskassan. Vi som verksamhet (chef) ansvarar för att rapportera händelsen eller risken till den inhyrda personalens arbetsgivare. Anställds deltagande i arbetsmiljöarbetet och social Som anställd deltar man i arbetsmiljöarbetet genom att rapportera risker, tillbud, olyckor och sjukdom, att komma med förslag till åtgärder och att följa de rutiner som finns. Skyddsombudet är arbetstagarnas valda ombud i arbetsmiljöfrågor. Felanmälan För att undvika att fel i fastigheterna leder till arbetsmiljörisker följs felanmälningar upp. Felanmälan lämnas därför på avsedd blankett till administrativ assistent som ansvarar för att sända anmälan till fastighetsägaren samt att följa upp att felet blir åtgärdat.

5 Samarbete mellan arbetsgivare och skyddsombud och social Arbetsgivare (närmaste chef) bokar regelbundet möten med verksamhetens arbetsplatsombud/skyddsombud för att diskutera aktuella händelser/ärenden i syfte att förebygga ohälsa, olyckor och tillbud. APT Arbetsmiljö är en stående punkt på agenda till APT. Arbetsmiljöfrågor diskuteras och olika arbetsmiljötema tas upp. Löpande under året sker uppföljning av handlingsplanen för SAM. Årlig uppföljning av SAM I slutet av året skickar HR avdelningen ut en enkät med frågor kring uppföljning av årets systematiska arbetsmiljöarbete. Den årliga uppföljningen ska göras i samverkan mellan arbetsgivare och skyddsombud. Detta kan ske på ett APT eller i en utsedd grupp. Uppföljningsprocess som ska säkerställa att förvaltningen lever upp till föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete och åtgärder tas fram om brister finns.