UTBILDNINGSNÄMNDEN Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete

Transkript

1 DIARIENUMMER UN R I KTLINJER UTBILDNINGSNÄMNDEN Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete Antagna av utbildningsnämnden

2 Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete Innehåll 1. Övergripande om arbetsmiljöarbetet Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Uppgiftsfördelning Uppgiftsfördelning från nämnd till förvaltningschef Uppgiftsfördelning från förvaltningschef till rektor eller motsvarande funktion... 5 Övergripande ansvar Uppgiftsfördelning och ansvar i hela verksamheten... 7 BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN BOX VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: BUF@VALLENTUNA.SE

3 1. Övergripande om arbetsmiljöarbetet Vallentuna kommun har antagit en arbetsmiljöpolicy som ska ligga till grund för och styra kommunens övergripande arbetsmiljöarbete. Nedan följer inledningen i arbetsmiljöpolicyn; Vallentuna kommun är en attraktiv och hälsofrämjande arbetsplats där vår värdegrund präglar och utgör grunden i vårt arbetsmiljö- och hälsoarbete. Vi är varandras arbetsmiljö och tar var och en ett eget ansvar för arbetsmiljö- och hälsofrågor. Tyngdpunkten i vårt arbetsmiljöarbete ligger på förebyggande och hälsofrämjande arbete. Enligt arbetsmiljölagen (AML) 3 kap. 2 har arbetsgivaren ett övergripande ansvar för såväl arbetsmiljön som arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall i arbetet. I definitionen av arbetstagare ingår även personer som genomgår utbildning, vilket innebär att den som bedriver skolverksamhet också har ett arbetsmiljöansvar för sina elever. 2. Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) ställer krav på de grundläggande aktiviteter/processer som alla arbetsgivare ska göra. Nedan beskrivs dessa processer och bilden visar hur de olika processerna i SAM hänger ihop och påverkar varandra. Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Det övergripande arbetet ska styras av arbetsmiljöpolicyn, arbetsmiljömålen och de årliga uppföljningarna (styrprocesser). De centrala processerna i SAM är att undersöka och riskbedöma arbetsmiljön samt att åtgärda, skapa handlingsplaner och följa upp arbetet. För att ge förutsättningar till ovan behövs stödprocesser i form av fungerande samverkan, tydliga rutiner för arbetsmiljöarbetet, fördelning av arbetsmiljöuppgifterna samt kunskap hos både arbetsgivare och arbetstagare. 3

4 3. Uppgiftsfördelning Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och har i den rollen det yttersta arbetsmiljöansvaret. För att försäkra sig om att verksamheten håller en god arbetsmiljö fördelas arbetsmiljöuppgifter till nämnderna. Utbildningsnämnden ansvarar för de löpande arbetsmiljöfrågorna inom nämndens verksamhetsområde samt att chefer och ledare får ett väldefinierat uppdrag med befogenheter, resurser och kompetens att bedriva en bra verksamhet med tillfredsställande arbetsmiljövillkor. Av AFS 2001:01 6 (2008:15, ändringsföreskrift) framgår arbetsgivarens skyldighet att fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. En uppgiftsfördelning gällande arbetsmiljöfrågor skall tas fram av varje nämnd/förvaltning och integreras i den ordinarie delegationsordningen. Uppgiftsfördelningen skall klargöra hur arbetsmiljöansvaret fördelas i organisationen och på vilka nivåer beslut i olika frågor kan tas. Den högsta ledningen kan aldrig delegera det grundläggande arbetsmiljöansvaret. Nämnd eller chef som fördelat arbetsmiljöarbetsuppgifter kan således aldrig lämna ifrån sig uppgiften att övergripande följa hur arbetsmiljöarbetet fungerar. Däremot kan olika arbetsuppgifter som syftar till att uppfylla arbetsgivarens ansvar fördelas till personal på olika nivåer. Detta förutsätter att personen har tillräckliga befogenheter, kompetens och erfarenhet samt ekonomiska resurser för att klara uppgiften. Om personen inte uppfyller ovanstående kriterier, så kan ansvaret inte heller fördelas. Den som tar emot uppgifterna ska vara införstådd med vad det innebär att få ett ansvar. Uppgiftsfördelningen ska vara skriftlig. 4

5 Varje chef/arbetsledare som fått en arbetsmiljöarbetsuppgift fördelad till sig, har alltid möjlighet att returnera uppgiften tillbaka till närmast högre chef. Förvaltningschef har motsvarande möjlighet; då returneras frågan till nämnden. Vid omorganisationer eller när en person med uppgiftsfördelat ansvar har slutat, måste ny uppgiftsfördelning göras. I och med att personen slutar återgår ansvaret till den uppgiftsfördelande tills ny uppgiftsfördelning skett. Vid personens frånvaro måste ersättare utses. 3.1 Uppgiftsfördelning från nämnd till förvaltningschef Fördelning av arbetsmiljöuppgifterna från utbildningsnämnden till förvaltningschefen innebär att han/hon ska: 1. Ansvara för ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete med årlig uppföljning och revidering. 2. Tydliggöra målen med arbetsmiljöarbetet för förvaltningen. 3. På en strategisk nivå, undersöka förvaltningens löpande systematiska arbetsmiljöarbete. 4. Åtgärda brister i arbetsmiljön enligt given arbetsmiljöuppgiftsfördelning. 5. Fortlöpande verka för att ekonomiska och personella resurser finns för ett i praktiken väl fungerande arbetsmiljöarbete. 6. Ansvara för att gällande arbetsmiljöuppgiftsfördelning tydligt visar vem som har ansvaret för varje typ av arbetsmiljöfråga. 7. Ansvara för att det inom förvaltningen finns en organiserad arbetsanpassningsoch rehabiliteringsverksamhet. 8. Ansvara för att det inom förvaltningen eller verksamheten finns beredskap och rutiner utifrån arbetsmiljölagen och arbetsmiljöföreskrifternas krav. 9. Ansvara för att arbetsmiljöfrågorna från verksamheterna tas upp till behandling i den förvaltningsövergripande arbetsmiljögruppen, VAG (skyddskommittéen). 3.2 Uppgiftsfördelning från förvaltningschef till rektor eller motsvarande funktion Övergripande ansvar I det övergripande ansvaret ingår att se till att bestämmelserna i arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets tillämpliga föreskrifter samt andra författningar, regler och avtal som rör arbetsmiljöområdet följs, och att information om reglerna ges till medarbetarna. I ansvaret ingår också att vara väl insatt i Vallentuna kommuns strategier, policys, riktlinjer och rutiner samt att hålla sig informerad och fortbildad inom arbetsmiljöområdet. Förutom att arbeta åtgärdande och förebyggande, ingår det även i arbetsmiljöansvaret att arbeta främjande för att skapa förutsättningar för god arbetsmiljö och samverkan samt en inkluderande kultur. I det inkluderande 5

6 ledarskapet ingår att aktivt bidra till hela organisationens utveckling ur ett arbetsmiljöperspektiv. Fördelning av arbetsmiljöuppgifterna inom ansvarsområdet innebär att rektor (eller motsvarande) ska: 1. Se till att det finns en tydlig och skriftlig uppgiftsfördelning för arbetsmiljöarbetet för underställda chefer/arbetsledare eller annan personal. 2. Samverka med skyddsombud/huvudskyddsombud (och elevskyddsombud i de fall det finns) samt medarbetare i arbetsmiljöfrågor. 3. Organisera arbetsmiljö-, arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamheten samt följa upp sjukfrånvarostatistik. 4. Minst en gång per år samt vid behov kartlägga risker/brister i arbetsmiljön (dokumenterat i en riskbedömning) och utforma en handlingsplan för åtgärder. Ansvara för att risk- och konsekvensanalyser görs vid större förändringar som rör organisation och medarbetare. Se till att skyddsronder genomförs på den egna arbetsplatsen tillsammans med skyddsombud (och elevskyddsombud i de fall det finns) samt adjungerad personal. 5. Ansvara för att planerade arbetsmiljöåtgärder genomförs och följs upp. Fortlöpande åtgärda akuta brister i arbetsmiljön. Vid behov stoppa arbetet vid omedelbar fara för person- eller sakskada antingen på eget initiativ eller om skyddsombud så begär. Ansvara för att arbetsskador och tillbud rapporteras, utreds och åtgärdas samt följs upp enligt gällande rutiner. Rapportera skyndsamt allvarligare olyckor eller tillbud till Arbetsmiljöverket helst inom 24 tim. 6. Ansvara för att verksamhetens personal och elever fortlöpande får information, instruktioner och förutsättningar för att kunna förebygga ohälsa och olyckor samt främja en god arbetsmiljö. 7. Regelbundet diskutera arbetsmiljöfrågor vid personalmöten, genomföra regelbundna medarbetarsamtal samt följa upp resultat från medarbetarundersökningen (inkl. att göra en riskbedömning och handlingsplan utifrån resultatet av undersökningen). 8. Se till att elever och anställda får information om befintliga hjälpmedel, personlig skyddsutrustning samt se till att vedertagen arbets- och förflyttningsteknik används. 9. Ansvara för att rutiner finns för hot och våld, första hjälpen och krisstöd. 10. Ordna så att personal kontinuerligt får utbildning inom hot och våld, första hjälpen/hlr, krishantering samt ergonomi. 11. Skapa rutiner för att regelbundet följa upp arbetsbelastning. 12. Se till att det finns rutiner för trakasserier och kränkande särbehandling samt att åtgärder vidtas om något av ovan skulle förekomma. I rutinerna ska det framgå hur det främjande och förebyggande arbetet bedrivs. 6

7 13. Bevaka att arbetsmiljöaspekter blir beaktade vid planering av ny-, omoch tillbyggnad av lokaler samt vid organisationsförändringar. Löpande beakta och signalera behov av arbetsmiljöinvesteringar. 14. Genomföra årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 15. Till närmast överordnad skriftligen returnera den/de arbetsmiljöuppgifter som du saknar befogenhet, kompetens eller resurser att utföra. 3.3 Uppgiftsfördelning och ansvar i hela verksamheten Arbetsmiljöuppgifterna fördelas vidare skriftligt till relevant personal i olika funktioner i verksamheten. Vidare har alla medarbetare ett ansvar för att aktivt medverka i arbetsmiljöarbetet och att samverka med chefer, skyddsombud och kollegor för att skapa en god arbetsmiljö. Varje medarbetare ska aktivt söka information och kunskap om arbetsmiljö och säkerhetsfrågor som berör det egna arbetet. Elever likställs i huvudsak med arbetstagare enligt arbetsmiljölagen. De ska bjudas in i skolans arbetsmiljöarbete och uppmuntras att ta upp arbetsmiljöfrågor på klassråd och elevråd samt att utse elevskyddsombud som kan företräda eleverna i arbetsmiljöarbetet. Precis som medarbetarna, har alla elever ett eget ansvar för att aktivt bidra till en bra arbetsmiljö. Syftet med all samverkan är både att kunna förebygga ohälsa och olycksfall samt att, i enlighet med Vallentuna kommuns arbetsmiljöpolicy, främja en god arbetsmiljö som präglas av öppenhet och alla individers lika värde där vi behandlar varandra jämlikt och med respekt. 7