Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete

Transkript

1 Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete Reviderat av kommunstyrelsen , 177 Reviderat av kommunstyrelsen , 187 Reviderat av kommunfullmäktige , 33

2 1(6) Innehåll Systematiskt arbetsmiljöarbete - Vad är det?... 2 Arbetsmiljöpolicy... 2 Kartläggning av arbetsmiljö... 2 Arbetsmiljöansvar... 3 Fördelning av arbetsmiljöansvar/arbetsmiljöuppgifter... 4 Fördelning av arbetsmiljöansvar/arbetsmiljöuppgifter... 5 Rutin för delegation arbetsmiljöansvar/fördelning av arbetsmiljöuppgifter... 5

3 2(6) Systematiskt arbetsmiljöarbete - Vad är det? Systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske i samverkan med de anställda och ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. För att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska vara systematiskt behövs rutiner som beskriver hur det ska gå till. Det ska också finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i kommunen ska vara för att en tillfredsställande arbetsmiljö ska uppnås. Rutinerna och arbetsmiljöpolicyn ska vara skriftliga. (Se vidare Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete) För att få en bra överblick över arbetsmiljöarbetet rekommenderar vi att man använder en dokumentationsmall. I bilaga 5 finns ett exempel på en sådan. Dokumentationsmallen bygger delvis på Arbetsmiljö-matrisen (bilaga 4) som är ett hjälpmedel när man ska tänka kring arbetsmiljön. Arbetsmiljöpolicy Detta ska vi uppnå på följande sätt: Vi ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete där lagar och regler utgör en bas för ständiga förbättringar. Inför beslut om förändringar i verksamheten ska arbetsmiljöfrågorna diskuteras, risker undersökas och konsekvenserna noggrant bedömas i samverkan med de anställda. Kommunen ska ha en klar (skriftlig) fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Varje anställd ska visa ett personligt ansvar för hälsa och miljö, följa instruktioner och rutiner och vara uppmärksam på och genast rapportera eventuella risker mot en god arbetsmiljö. Vi är varandras arbetsmiljö och alla anställda och förtroendevalda bidrar till att skapa en god stämning på arbetsplatsen. Kartläggning av arbetsmiljö Kartläggning av arbetsmiljön inom Mullsjö Kommun ska bl.a. ske genom: Skyddsronder Medarbetarsamtal Arbetsplatsträffar Statistik Enkäter Skyddsronder innefattar både den fysiska miljön, arbetsorganisation och arbetsinnehåll och skall genomföras minst en gång per år. Förbered gärna skyddsronden på ett arbetsplatsmöte. Lyssna på personalens synpunkter och ta med dem till skyddsronden. Vid skyddsronden är det bra att använda en checklista för skyddsrond. Som bilaga finns Checklista om de viktigaste arbetsmiljöfrågorna (bilaga 1). Vill ni undersöka någon del av arbetsmiljön närmare finns andra checklistor att hämta på Prevents hemsida ( angående personalrum, trivsel och arbetsklimat,

4 3(6) ventilation, städning och bildskärmsarbete. Checklistan eller skyddsrondprotokollet (se bilaga 2) kan fungera som en handlingsplan. Uppföljningsansvaret vilar på verksamhetschefen/enhetschefen/avdelningschefen. Arbetsmiljön skall även tas upp i medarbetarsamtalen. Där ges varje anställd möjlighet att ge sin syn på arbetsförhållandena (såväl psykiska och fysiska). Arbetsplatsträffen är ett naturligt forum för samverkan, diskussion och information. Ta med arbetsmiljöfrågorna på arbetsplatsträffen så blir arbetsmiljöarbetet en naturlig del i den dagliga verksamheten. Statistik som sammanställs av personalchefen kan användas som ett instrument att se hur det står till med arbetsmiljön. För att kartlägga den psykosociala arbetsmiljön ska en enkät göras vartannat år. Administrationen av denna sker centralt i kommunen, men uppföljningen av enkäten görs av verksamhetschefen/enhetschefen/avdelningschefen som även ansvarar för att nödvändiga åtgärder vidtas. Arbetsmiljöansvar Med arbetsmiljöansvar menas en skyldighet att vara aktiv och vidta åtgärder för att skapa en god arbetsmiljö och hälsa på arbetsplatsen och att förebygga risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. Nämndens/styrelsens ansvar Nämnden/styrelsen har det yttersta arbetsmiljöansvaret för verksamheten. De förtroendevalda i varje nämnd ska se till att det finns förutsättningar för att arbetsmiljölagen och andra lagar följs. Själva arbetsmiljöarbetet måste dock skötas av medarbetarna i det dagliga arbetet och i utvecklingen av verksamheten. En viktig uppgift för nämnden/styrelsen är att chefer får ett väldefinierat uppdrag med befogenheter, resurser och kunskaper för att driva en bra verksamhet med tillfredställande arbetsmiljövillkor. Nämnden/styrelsen ska följa upp att verksamhetens arbetsmiljöarbete fungerar. Arbetsgivaransvar Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Varje chef ansvarar på sin beslutsnivå för att arbeta med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det innebär att varje chef ska undersöka arbetsmiljön, identifiera risker, bedöma risker, genomföra åtgärder och följa upp arbetsmiljön i sin verksamhet. Chefer på alla nivåer inom organisationen ska bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt de regler som finns i lagar, avtal och föreskrifter. Medarbetaransvar Alla medarbetare ska aktivt medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen. Det innebär att medverka i undersökning av arbetsmiljön, svara på medarbetarenkäter, att identifiera risker, bedöma risker, genomföra åtgärder och följa upp arbetsmiljöarbetet. De ska delta aktivt i skapandet av en god arbetsmiljö. De ska bidra till ett bra arbetsklimat och bemöta sina arbetskamrater med respekt. Medarbetarna ska få information om och följa de regler om arbetsmiljö som finns i lagar, avtal och föreskrifter. De ska känna till och följa de instruktioner och rutiner som finns på arbetsplatsen och använda föreskrivna skyddsanordningar. Medarbetarna skall omedelbart anmäla olycksfall och tillbud och påpeka för närmaste chef om de upptäcker risk för ohälsa eller olycksfall i arbetet, såväl av

5 4(6) fysisk karaktär som psykosocial. Nya medarbetare ska få en god introduktion i arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen. Skyddsombudets uppdrag Arbetsplatsombudet på arbetsplatsen är utsedd av sin fackliga organisation att vara skyddsombud och samtidigt representera arbetstagarna. Arbetsplatsombudets uppdrag är att verka för en god arbetsmiljö och delta aktivt i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det innebär att medverka i undersökning av arbetsmiljön, att identifiera risker, bedöma risker, genomföra åtgärder och följa upp arbetsmiljöarbetet. I rollen ingår också att vaka över att arbetsgivaren uppfyller de krav som arbetsmiljölagstiftningen ställer. Om ett arbetsplatsombud anser att åtgärder behöver vidtas för att uppnå tillfredställande arbetsmiljö, ska arbetsplatsombudet vända sig till arbetsgivaren och begära sådana åtgärder. Fördelning av arbetsmiljöansvar/arbetsmiljöuppgifter Kommunfullmäktige är högsta beslutande organ i kommunen. Arbetsgivaransvaret vilar dock primärt på nämnder och styrelser. Fortlöpande tillsyn över att arbetsmiljön är tillfredsställande måste läggas ut på ett sådant sätt att arbetsmiljöansvaret blir en naturlig och integrerad del av övrigt driftsansvar. Om arbetsmiljöuppgifterna fördelas på rätt sätt följer också därmed ansvaret. Det handlar om att beskriva vilka arbetsmiljöuppgifter som ligger på olika nivåer i organisationen. I fördelningen ska anges vilka arbetsmiljöuppgifter den berörde arbetstagaren har. För att detta ska fungera krävs att personen är kompetent för uppgiften och har de befogenheter som behövs. Hos den som fördelat ansvaret vidare kvarstår en tillsynsplikt att övervaka att arbetsuppgifterna utförs på ett riktigt sätt. Fördelningen skall vara skriftlig. Skriftligheten är inte en juridisk nödvändighet, men om man inte fördelar uppgiften skriftligt kommer sannolikt en eller annan oklarhet att föreligga. Det straffrättsliga ansvaret kan inte delegeras utan fastställs av domstol. Om en arbetstagares befogenheter, kunskaper eller tid inte räcker för en tilldelad uppgift, är det viktigt att han eller hon vänder sig till sin chef/nämnd/styrelse och begär förändring. Det kan bli nödvändigt att arbetstagaren frånsäger sig uppgiften, s.k. returnering. Även detta bör ske skriftligt och blanketten i bilaga 3 kan användas. För arbetsmiljöfrågor som returneras till närmaste högre chef/nämnd/styrelse bär ledamöter i nämnden/styrelsen ett ansvar.

6 5(6) Fördelning av arbetsmiljöansvar/arbetsmiljöuppgifter Rutin för delegation arbetsmiljöansvar/fördelning av arbetsmiljöuppgifter Utgångspunkter Kommunfullmäktige delegerar arbetsmiljöansvaret till nämnd/styrelse. Nämnd/styrelse delegerar arbetsmiljöansvaret/arbetsmiljöuppgifter till kommunchefen. De förtroendevalda har det yttersta ansvaret och ska fördela arbetsmiljöuppgifterna i första ledet. Det är viktigt att alla förtroendevalda är medvetna om sin roll som arbetsgivare och vilket ansvar detta innebär. Kommunchefen fördelar arbetsmiljöuppgifter till verksamhetschefer i den kommungemensamma organisationen. Huvudprincipen är att högste chefen har arbetsgivaransvaret om inte uppgifter för arbetsmiljön har tilldelats någon annan person eller funktion på ett klart och tydligt sätt.

7 6(6) Verksamhetschefen fördelar arbetsmiljöuppgifter inom sitt verksamhetsområde till chef med personalansvar vilket kan vara enhetschef/avdelningschef/arbetsledare. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter med åtföljande arbetsmiljöansvar ska åtföljas av ett ansvar för arbetsledning och resurser inom samma område. Behovet av fördelning av arbetsmiljöuppgifter ska ses över vid varje verksamhetsförändring och rekrytering av chefer. Praktiskt genomförande av fördelning Fyll i mallen i 2 exemplar, se bilaga 8 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter med tillhörande arbetsmiljöansvar utifrån den nivå fördelningen gäller. Vem gör vad? Var noga med att fylla i enhet, verksamhetsområde, eventuella tidsbegränsningar, namn. Bestäm vilka ärenden som ska fördelas. Här ska man särskilja och precisera. Vad är det för regler inom ditt område som gäller? Reglerna finns listade i mallen men får kompletteras utifrån verksamhetens särart. Informera om fördelningens innebörd och returneringsmöjlighet. Underskrift av mottagare och sändare. Originalhandlingen fogas till ansvars- och befogenhetsbeskrivningen som återfinns i befattningshavarens personalakt på Personalavdelningen. Ett exemplar lämnas till personen som omfattas av fördelningen av arbetsmiljöuppgifter samt en kopia lämnas till skyddsombuden inom verksamheten.