Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete i Sollefteå kommun 2012

Transkript

1 Datum 1 Sida Nämnd/styrelse/förvaltning etc. Kommunstyrelseförvaltningen Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete i Sollefteå kommun 2012 Sammanfattning Resultatet av uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) 2012 visar att arbetet fungerar tillfredsställande vid de flesta av kommunens arbetsplatser. Arbetsmiljöfrågorna diskuteras vid arbetsplatsträffar där samtliga anställda är delaktiga. Man följer de riktlinjer som finns, både kommunövergripande och förvaltningsspecifika. Följande förbättringsområden upptäcktes vid uppföljningen för vissa förvaltningar: - Information till arbetsledare om delegering av ansvaret för arbetsmiljön och innebörden av delegeringen - Rutiner för hur ändringar i Arbetsmiljölagen och nya AFS-föreskrifter tas upp i verksamheten - Uppdatering av introduktionsplaner för nyanställda - Konsekvensbedömningar vid förändringar i verksamheten - Information till medarbetarna om de rutiner, riktlinjer och policys kommunen har inom arbetsmiljöområdet, bland annat om rutiner vid hot och våld - Fortsatt arbete med jämställdhets- och mångfaldsfrågor bland annat med hjälp av handbok vid arbetsplatsträffar Vid jämförelse med 2011 års utvärdering av SAM framkommer att de förbättringsområden som då upptäcktes till stor del kvarstår. En orsak till detta kan vara att nyrekrytering skett av en del nya arbetsledare och en annan orsak är att den största förvaltningen nämligen vård- och äldreförvaltningen genomgått en stor omorganisation. Bakgrund Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. SAM ska vara en naturlig del i det dagliga arbetet. Ett fungerande arbetsmiljöarbete innebär att: - Risker i arbetet upptäcks och åtgärdas i tid - Förebygger olycksfall, sjukdom, stress eller andra negativa följder av arbetet - Ger goda arbetsförhållanden - Ökar trivsel och engagemang i arbetet - Minskar driftstörningar och kvalitetsförsämring - Leder till större ordning och reda i företaget - Leder till bra ekonomi - Ger gott anseende och kommunen kan lättare behålla och rekrytera personal

2 2 Arbetsmiljöarbetet bygger på samverkan mellan arbetsgivare, arbetstagare och skyddsombud. Arbetsgivaren har huvudansvaret. Viktiga punkter som ingår i SAM är: - Undersöka arbetsförhållandena - Göra riskbedömningar - Åtgärda risker som kommer fram - Göra handlingsplaner för det som inte genomförs genast - Kontrollera genomförda åtgärder - Göra en arbetsmiljöpolicy - Göra en uppgiftsfördelning - Se till att de som deltar i arbetsmiljöarbetet får kunskaper Arbetsgivaren har en skyldighet att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1/AFS 2003:4 och Arbetsmiljölagen. Förvaltningens samverkansgrupp ska i egenskap av skyddskommitté delta i arbetet. I Sollefteå kommun gör Centrala Samverkansgruppen den årliga uppföljningen. Uppföljningen kan leda till att arbetsgivaren behöver göra förbättringar, till exempel genom att ändra rutiner. Utifrån resultatet av medarbetarenkäten 2011 har en fråga om det fortsatta arbetet med förbättringsområden lagts till. Metod En enkät med sammanlagt 35 frågor kring det systematiska arbetsmiljöarbetet för år 2012 skickades ut till Sollefteå kommuns samtliga arbetsledare/chefer med arbetsmiljöuppgifter. Enkäten besvarades via Internet i enkätverktyget Netigate under tidsperioden 15 mars 15 april Påminnelser skickades ut vid tre tillfällen. 97 enkäter skickades ut. 18 arbetsledare har inte besvarat enkäten. Dessa är 5 från barn och skola, 4 från individ och omsorg, 5 från vård och äldre, 1 från samhällsbyggnad och 3 från kultur och fritid. Svarsfrekvensen blir 81 % vilket är en försämring jämfört med året innan då 86 % besvarade enkäten. Svaren har sammanställts förvaltningsvis och ska redovisas i de lokala samverkansgrupperna. Protokollsutdrag från förvaltningarnas samverkansgrupper skickas separat till personalenheten. Resultat Nedan redovisade resultat avser en kommunövergripande analys av de inkomna svaren. De frågor som redovisas bedöms utgöra stommen i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Frågor som inte är särredovisade handlar om alkohol- och drogpolicy, rehabilitering, kränkande särbehandling, rutiner för psykosocial arbetsmiljö, avgångssamtal och stöd-/krissamtal.

3 3 På samtliga dessa frågor har de flesta arbetsledare svarat att det finns fungerande rutiner och att man följer de riktlinjer som finns. Noterbart är att det är fler som svarat vet ej på frågorna i denna enkät jämfört med föregående år. Av kommentarerna framgår att många svarar att de är nya arbetsledare och därför inte vet. Detta torde vara ett förbättringsområde vid introduktion av nya arbetsledare då det är av vikt att arbetsledarna får kännedom om vilka rutiner, riktlinjer och policys som finns inom arbetsmiljöområdet redan från början. Några arbetsledare har kommenterat att de inte vet på grund av ny organisation i och med sammanslagningen av individ- och omsorgsförvaltningen och vård- och äldreförvaltningen från och med 1 januari Enkäten gäller dock utvärdering av SAM år 2012.

4 4 Rutiner för arbetsmiljöarbetet Arbetsledarna uppger att det finns rutiner och handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet och att man följer dessa rutiner. Delegering av arbetsmiljöarbetet Det är 1 arbetsledare (bsf) som uppger att det inte finns en skriftlig delegering för arbetsmiljöarbetet och 5 arbetsledare (2 bsf, 2 ksf, 1 kuff) vet inte om sådan finns (se diagram nedan). Detta är ett viktigt förbättringsområde för berörda förvaltningar. Som nyanställd arbetsledare ska man skriva under att man erhållit delegering av ansvaret för arbetsmiljön och man ska även få kunskap om vad detta innebär. Finns det en skriftlig uppgiftsfördelning (delegering) för arbetsmiljöarbetet där det framgår vem som har ansvaret för att kartlägga, undersöka och åtgärda risker i arbetsmiljön? 1 Ja, det finns delegeringsordning på förvaltningen 2 Nej 1 3 Vet ej 5 69 Skyddsombud Skyddsombud finns inte på alla arbetsplatser, 76 % av arbetsledarna svarar att sådan finns. För de större förvaltningarna som Väf, Bsf och Iof är siffran kring 80 %. Denna siffra har varit relativt konstant de senaste åren. Skyddsombuden utses av arbetstagarna och det finns inte alltid personer som vill ta på sig uppgiften. På arbetsplatser som saknar skyddsombud har samverkansgruppen den uppgiften. Mindre arbetsställen kan ha gemensamt skyddsombud. Arbetsplatsträffar Alla arbetsplatser har arbetsplatsträffar där arbetsmiljö är en stående punkt på dagordningen. Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär att de som är direkt berörda av ett problem i första hand själva ska lösa det. Detta kan ske spontant i vardagen mellan arbetstagare och arbetsledare men också formaliserat på arbetsplatsträffar. När arbetsmiljön är en stående punkt på dagordningen finns inte risken att det blir bortglömt bland övrig information.

5 5 Medarbetarsamtal Medarbetarsamtal genomförs regelbundet vid alla arbetsplatser. Medarbetarsamtal är ett verktyg både för arbetsgivaren och för arbetstagaren att diskutera arbetsmiljön på arbetsplatsen ur den enskildes synvinkel. Företagshälsovård Kontakterna med företagshälsovården fungerar tillfredsställande enligt de flesta arbetsledare, ca 85 %. 8 arbetsledare har svarat vet ej på grund av byte av företagshälsovård. Detta byte har dock skett under år Nya lagar och föreskrifter Rutiner för hur ändringar i Arbetsmiljölagen och nya AFS-föreskrifter tas upp i verksamheten är ett återkommande förbättringsområde för de flesta förvaltningar. 27 % svarar att det inte finns rutiner och 24 % att de inte vet. Samhällsbyggnadskontoret som är mest berörd av föreskrifter har dock rutiner för detta enligt samtliga arbetsledare. Finns det rutiner för hur ändringar i Arbetsmiljölagen och nya AFS-föreskrifter tas upp i verksamheten? 1 Ja 35 2 Nej 21 3 Vet ej 19 Jämställdhet Jämställdhetsplaner finns på alla förvaltningar. På frågan om jämställdhetsplanen är känd bland medarbetarna svarar 6 % att den inte är känd och 25 % att de inte vet. Alla arbetsplatser har under 2010 erbjudits utbildning i jämställdhets- och mångfaldsfrågor via projektet Mera mångfald Jämställd jämt. Punkten mångfald och jämställdhet bör finnas med som en stående punkt på dagordningen vid arbetsplatsträffar. Alla arbetsplatser har fått handboken Integrering av mångfald och jämställdhet där det finns övningar och arbetsplatsprogram. Detta är ett förbättringsområde eftersom andelen som uppger att de inte vet har ökat från 17,6 % Risken finns att detta område inte prioriteras när projektet har avslutats. Kunskaper om mångfald och jämställdhet bland alla medarbetare

6 6 borde vara ett prioriterat område särskilt med tanke på att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare inför kommande personalförsörjning. Är jämställdhetsplanen känd bland medarbetarna? 1 Ja 50 2 Nej 5 3 Vet ej 20 Arbetsskaderapporter och tillbudsrapporter På frågorna om man rapporterar arbetsskador och tillbud svarar de flesta att detta görs och att de även följs upp. Dock framgår i kommentarerna att några arbetsledare tror att det finns ett mörkertal gällande tillbudsrapporteringen eftersom man som medarbetare inte alltid uppfattar händelser som tillbud. Introduktion av nyanställda Finns det en fungerande introduktionsplan för nyanställda? 1 Ja 61 2 Nej 7 3 Vet ej 4 7 arbetsledare uppger att det inte finns en fungerande introduktionsplan för nyanställda, varav 5 inom barn- och skolförvaltningen. 4 arbetsledare vet ej. En fungerande introduktion av både arbetsledare och medarbetare borde vara en självklarhet för alla

7 7 förvaltningar. Genom detta sparar man både tid och pengar och undviker att tillbud och arbetsskador uppstår i möjligaste mån. Konsekvensbedömning vid förändringar Konsekvensbedömningar ska göras vid förändringar som kan påverka arbetsmiljön i verksamheten. 3 arbetsledare svarar att dessa inte görs och 5 arbetsledare vet inte om dessa görs. Handlingsplaner i anslutning till konsekvensbedömningar ska göras om åtgärder behöver vidtas. 5 arbetsledare svarar att det inte görs handlingsplaner och 5 arbetsledare vet ej. Konsekvensbedömningar och handlingsplaner i anslutning till dessa är en viktig del i att förebygga kommande arbetsmiljöproblem. Samtliga arbetsledare inbjöds av personalenheten till arbetsgivardialoger med detta tema i december 2012 och januari 2013, 49 arbetsledare deltog i dessa. Rutiner vid hot och våld På frågan om det finns skriftliga rutiner för hantering av hot och våldssituationer svarar 2 arbetsledare att det inte finns och 5 vet ej. 4 arbetsledare svarar att rutinerna inte är kända bland medarbetarna och 18 arbetsledare vet ej. Tidigare års enkäter visar att det finns rutiner vid hot och våld vid förvaltningarna. Att 5 arbetsledare inte vet visar på brister vid introduktionen av nya arbetsledare. Information till medarbetarna är ett förbättringsområde. Alla bör känna till att rutinerna finns. Finns rutiner för hantering av hotfulla och våldsamma situationer? 1 Ja, förvaltningsövergripande 44 2 Ja, vi har även egna rutiner för verksamheten/arbetsplatsen 21 3 Nej 2 4 Vet ej 5

8 8 Är rutinerna kända bland medarbetarna? 1 Ja 50 2 Nej 4 3 Vet ej 18 Arbetsmiljöutbildning Sollefteå kommun anordnar tillsammans med företagshälsovården och de fackliga organisationerna grundläggande arbetsmiljöutbildning för samtliga arbetsledare och skyddsombud sedan Utbildningen är på 40 timmar och består av olika teman gällande arbetsmiljö. Efter 10 år ska man gå om utbildningen. Av de arbetsledare som besvarat enkäten är det 7 som inte gått utbildningen eftersom de är nyanställda. De kommer att erbjudas utbildningen vid nästa tillfälle. Förbättringsområden medarbetarenkäten % av arbetsledarna svarar att arbetsplatserna arbetar med de förbättringsområden som kom fram vid medarbetarenkäten De 11 % som svarat att de inte arbetar med förbättringsområden anger att det inte finns behov och någon har för få svarande på enkäten. 2 arbetsledare anger tidsbrist. 11 % har svarat vet ej på grund av att de är nya som chefer och därför inte känner till medarbetarenkäten. De tre mest prioriterade områdena att arbeta med som framkom vid medarbetarenkäten 2011 är arbetsbelastning, arbetsrelaterade besvär samt ledarskap. Jämförelse Vid jämförelse av resultaten av utvärderingarna av det systematiska arbetsmiljöarbetet för åren framkommer att de förbättringsområden som upptäcktes 2011 kvarstår till stor del år En orsak till detta är att det har nyrekryterats ett antal arbetsledare och en annan att en stor omorganisation skett inom vård- och äldreförvaltningen som är den förvaltning som har flest anställda.