Svar på Arbetsmiljöverkets inspektion den 28 mars 2017

Transkript

1 Södermalms sdf Administrativa avdelningen Tjänsteanteckningar Dnr: Sida 1 (10) Svar på Arbetsmiljöverkets inspektion den 28 mars 2017 Södermalms stadsdelsförvaltning, Stockholm stads svar på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande 2017/ Bakgrund Under år genomför Arbetsmiljöverket en nationell tillsynsinsats som riktar sig till första linjens chefer inom vård och omsorg. Målet med tillsynen är att tillse att det finns rutiner i organisationen för att följa upp hög arbetsbelastning, att arbetsbelastningen är hälsosam med krav och resurser i balans samt att cheferna får stöd i sitt ledarskap av arbetsgivaren. Arbetsmiljöverket genomförde den 28 mars 2017 en inspektion på sociala avdelningens utförarenhet vid Södermalms stadsdelsförvaltning, Stockholm stad. Inspektionen rörde de biträdande enhetschefernas (första linjens chefer) organisatoriska och sociala arbetsmiljö samt förvaltningens arbetsmiljöarbete. Den 5 maj mottog förvaltningen ett inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket som beskriver brister och krav som Arbetsmiljöverket uppfattat i arbetsmiljön. Detta gällde ohälsosam arbetsbelastning för biträdande enhetschefer samt förvaltningsövergripande rutiner. Alla berörda medarbetare har tagit del av inspektionsmeddelandet och aktivt arbetat med riskbedömning, åtgärder och handlingsplan enligt vad som beskrivs nedan. En partsammansatt grupp har tagit fram/uppdaterat rutiner, checklistor och mallar för att förtydliga och förenkla det systematiska arbetsmiljöarbetet. Södermalms sdf Administrativa avdelningen Medborgarplatsen 25. plan Stockholm Telefon elisabeth.ansell@stockholm.se stockholm.se Skyddsombudet har tagit del av inspektionsmeddelandet och förvaltningens arbete med riskbedömning, åtgärder, handlingsplan samt rutiner. 1) Undersökning, riskbedömning och handlingsplan

2 Sida 2 (10) Under denna rubrik redovisas hur första linjens chefer på utförarenheten har arbetat med att undersöka och riskbedöma arbetsförhållanden. Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall har dokumenterats i en handlingsplan. Under 1.2 beskrivs de åtgärder som har genomförts eller är planerade att genomföras. 1.1 I inspektionsmeddelandet skriver Arbetsmiljöverket: Ni ska se till att en undersökning görs av arbetsförhållanden för biträdande enhetschefer/första linjens chefer i er förvaltning med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i er verksamhet. Undersökningen ska innefatta en fördjupad undersökning av bakomliggande orsaker när arbetsbelastningen är för hög. Ni ska utifrån resultatet av undersökningen bedöma om det finns risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och det ska av den framgå om riskerna är allvarliga eller inte. Följande åtgärder har genomförts för att undersöka arbetsförhållanden avseende på organisatoriska och sociala faktorer för biträdande enhetschefers arbetsmiljö på utförarenheten. I utförarenhetens verksamhetsplan för 2017 togs beslut om att de biträdande chefernas organisatoriska och sociala arbetsmiljö ska vara ett fokusområde och att arbetet skulle inledas med en enkätundersökning som sedan genomfördes 27 februari Enkäten om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) innehöll frågor om hur cheferna upplevde sina arbetsförhållanden samt frågor kring kränkande särbehandling. Resultatet av enkäten har Arbetsmiljöverket tagit del av inför inspektionen. Resultat från enkäten om OSA redovisades och diskuterades med alla biträdande enhetschefer på utförarenheten den 24 april Vid samma tillfälle identifierade de biträdande enhetscheferna risker i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som kan leda till ohälsa eller olycksfall. Därefter genomfördes en riskbedömning utifrån sannolikheten att en risk inträffar och hur allvarlig konsekvensen blir. Då båda värdena var höga bedömdes risken som hög (allvarlig). Detta dokumenterades i utförarenhetens handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). De biträdande enhetscheferna påbörjade sedan arbetet med att ta fram åtgärder för de risker som bedömdes mest angelägna att hantera.

3 Sida 3 (10) Den 15 maj 2017 diskuterades Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande i gruppen biträdande enhetschefer på utförarenheten, samtidigt med resultatet från medarbetarundersökningen. Med utgångspunkt från dessa och resultatet från enkäten om OSA genomfördes en fördjupad undersökning av de bakomliggande orsakerna till upplevd arbetsbelastning med hjälp av metoden fem varför. Detta för att säkerställa att åtgärderna som tas fram behandlar rotorsaken. 1.2 I inspektionsmeddelandet framförde arbetsmiljöverket följande krav: Med utgångspunkt från genomförd undersökning och riskbedömning enligt punkt 1.1 ska ni i en skriftlig handlingsplan dokumentera de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet, och som ni inte genomför omedelbart. I handlingsplanen ska framgå vilka åtgärder som ni vidtar på kort och på lång sikt för att förebygga ohälsa hos era första linjens chefer i Södermalms stadsdelsförvaltning. Av handlingsplanen ska också framgå när åtgärderna ska vara genomförda, vem som ska se till att de genomförs och vem som ska kontrollera/följa upp att åtgärderna haft effekt. Gruppen biträdande enhetschefer fortsatte att hitta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall den 29 maj 2017 och åtgärderna dokumenterades i handlingsplanen för SAM. Där framgår vem som är ansvarig och datum för när åtgärden ska vara klar samt datum för uppföljning. För att undvika hög arbetsbelastning så har åtgärderna spridits över tid och därmed också datumen för uppföljning. Skyddsombud har tagit del av arbetet och handlingsplanen. Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall Nedan beskrivs de åtgärder som tagits fram av de biträdande enhetscheferna på utförarenheten, som ska förebygga ohälsa och olycksfall. En identifierad risk var brist på tid med kollegor och chef för diskussioner runt strategisk utveckling. För att åtgärda den ska utförarenhetens ledningsgrupp, under del av möten, delas in i mindre intressegrupper. Gruppindelningen kan variera utifrån behov. En arbetsgrupp ska ta fram ett förslag på hur utvecklingsfrågor och omvärldsbevakning ska fångas upp på ett strukturerat sätt.

4 Sida 4 (10) Ytterligare en risk var oklarheter kring stöd och servicefunktioner. För att förtydliga och stärka det administrativa stödet har en ny administrativ enhet bildats på den sociala avdelningen. Utförarenheten kommer även att bjuda in de stödfunktioner som finns på förvaltningen för att förtydliga sina behov och få kunskap om vilket stöd som finns att tillgå. Det finns ett behov från de biträdande enhetscheferna av att krav från olika interna instanser samordnas. Denna fråga har lyfts i organisationen. Upplevd stress vid hantering av samtal, sms och mejl vid återkomst efter frånvaro var en risk för ohälsa. Den ska förebyggas med en tydlig rutin som ska tas fram av en utsedd grupp. Övriga rutiner behöver förtydligas och genom att var och en noterar i ett gemensamt dokument ska rutiner hanteras en i taget. En annan risk för ohälsa var tidsbrist. För att jämna ut fördelningen av antal arbetsställen och medarbetare pågår en översyn av organisationen inom utförarenheten. Utförarenheten har ett årshjul med årets olika aktiviteter. Årshjulet tas upp löpande i utförarenhetens ledningsgrupp (ULG) för att kunna fördela, planera och prioritera arbetsuppgifterna tillsammans i gruppen. Utförarenheten ska utse en arbetsgrupp som kartlägger hur och vad av de biträdande enhetschefernas arbetsuppgifter som kan delegeras till samordnare och gruppledare. Krav från medarbetare kan ibland upplevas orimliga. För att åtgärda detta ska ett strukturerat arbete med medarbetarskapet genomföras med personalpolicyn som utgångspunkt. Detta för att öka förståelsen av uppdraget och det egna ansvaret. De biträdande enhetscheferna ska vända sig mer till HR för stöd i personärenden och vid psykiskt påfrestande arbete finns möjlighet till handledning. De biträdande enhetscheferna ser att brist på återhämtning kan vara en risk och kom fram till att var och en av dem behöver ta ett eget ansvar för att ta ut sina raster och pauser och flagga till chef om arbetssituationen inte tillåter det.

5 Sida 5 (10) Om och hur de biträdande enhetscheferna ska vara tillgängliga på kvällar och helger ska förtydligas i en rutin. Förutom medarbetarenkät och enkäten om OSA har enhetschefen sedan lång tid tillbaka regelbundna enskilda möten med varje biträdande enhetschef. Där förs en dialog om den biträdande enhetschefens arbetssituation och arbetsmiljö, såsom till exempel balans mellan krav och resurser. Under hösten ska detta ske mer strukturerat och följa den rutin och de mallar som förvaltningen har tagit fram. I de individuella samtalen ska prioriteringar, gränssättning och även frågor kring kompetensbehov hanteras. Dessa tre har identifierats som risker. I december 2017 ska de biträdande enhetscheferna återigen svara på enkäten om OSA för all följa upp om åtgärderna haft effekt. 1.3 De genomförda åtgärder som framkommer av den handlingsplan ni ska ta fram enligt punkt 1.2 ska kontrolleras/följas upp. I oktober ska åtgärderna i handlingsplanen följas upp, för att utvärdera om de gett effekt eller om nya åtgärder behöver tas fram. Därefter kommer uppföljning ske löpande enligt handlingsplanen eller oftare vid behov. Uppföljningen kommer ske på ULG, där alla deltar. Enhetschef ansvarar för att uppföljning av handlingsplanen finns med på agendan. Förvaltningen ska återkoppla till arbetsmiljöverket den 19 oktober 2017 enligt inspektionsmeddelandet.

6 Sida 6 (10) 2) Rutin för att motverka hög arbetsbelastning och kränkande särbehandling Under denna rubrik redovisas svar på de krav som arbetsmiljöverket ställer på förvaltningsövergripande nivå. Förvaltningen har fokus på att utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet där tyngdpunkten ligger på att stötta cheferna hur de går tillväga. På förvaltningen finns en partsgemensam arbetsgrupp som arbetar med att utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet där stort fokus ligger på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. I den partsgemensamma arbetsgruppen bearbetas och förankras rutiner och andra stöddokument. Under denna rubrik beskrivs dessa och bifogas som bilagor. 2.1 I inspektionsmeddelandet framkommer att: Ni ska se till att ni har rutiner, som innebär att ni fortlöpande undersöker arbetsförhållandena med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i er verksamhet. Förvaltningen har tagit fram en skriftlig rutin för att löpande kartlägga, riskbedöma, åtgärda och följa upp upplevd ohälsosam arbetsbelastning. Den håller på att implementeras. Syftet med rutinen är att på ett mer strukturerat sätt, utöver medarbetarenkät och medarbetarsamtal, löpande under året arbeta med att motverka upplevd ohälsosam arbetsbelastning. I förvaltningens verksamhetsplan för 2017 finns en aktivitet att alla verksamheter under året ska arbeta aktivt med kränkande särbehandling med utgångspunkt från förvaltningens rutin. Det ska framgå att kränkande särbehandling inte får förekomma på någon av förvaltningens arbetsplatser. Alla ska också veta vart man vänder sig, vad som händer och vilket stöd som finns om någon känner sig kränkande särbehandlad. Alla arbetsgrupper ska reflektera över hur det fungerar på deras arbetsplats och om det finns någon risk /några risker som behöver åtgärdas. Dokumentation ska ske i handlingsplanen för SAM som ska följas upp löpande enligt årshjulet för SAM. I samma årshjul finns en aktivitet att årligen ha en dialog på APT kring kränkande särbehandling. 2.2

7 Sida 7 (10) I inspektionsmeddelande framkommer följande krav: Ni ska även se till att ni har en rutin som innebär att ni, utifrån resultatet av riskbedömningen enligt rutin i krav 2.1 ovan, i en skriftlig tidsatt handlingsplan anger de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och som inte genomförs omedelbart. I planen ska anges vem som ska se till att åtgärderna genomförs. Ni ska även se till att rutinen innebär att de genomförda åtgärderna kontrolleras. I förvaltningens rutin för att kartlägga, riskbedöma, åtgärda och följa upp upplevd ohälsosam arbetsbelastning framgår tydligt att dokumentation ska ske skriftligt i en handlingsplan. Ibland finns behov för en individuell handlingsplan men vid organisatoriska och oftast sociala aspekter ska dokumentationen ske i den, för varje verksamhet, gällande handlingsplan för SAM. För att förenkla för chefer är strävan att det finns enbart en handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet där alla risker från undersökningar under året ska samlas. Detta för att även underlätta uppföljningen som ska ske löpande under året enligt årshjulet för SAM eller oftare vid behov. I handlingsplanen ska framgå risk, riskbedömning, åtgärd, ansvarig, klart när, uppföljning när och ansvarig. 2.3 I inspektionsmeddelande framför Arbetsmiljöverket detta krav: Ni ska ta fram rutiner för att säkerställa att de som fått uppgiften att följa upp och motverka hög arbetsbelastning och kränkande särbehandling hos era chefer har kompetens och tillräckliga kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. Vid fördelningen av arbetsmiljöuppgifter ansvarar chefen som fördelar arbetsmiljöuppgifterna att mottagande chef har kompetens och tillräckliga kunskaper för att utföra de fördelade arbetsmiljöuppgifterna. Bland dessa ingår att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. Den skriftliga fördelningen av arbetsmiljöuppgifter ska årligen följas upp på medarbetarsamtalet. Kompetensutveckling för alla chefer pågår och kommer fortsätta på chefsforum, i ledningsgrupper och olika workshop under hösten och under Redan idag har förvaltningen en grundläggande

8 Sida 8 (10) arbetsmiljöutbildning (3 dagar) för chefer och skyddsombud samt ett chefutvecklingsprogram som alla förvaltningens chefer ska genomgå. I det senare ingår en heldag om arbetsmiljö med stort fokus på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Under våren har alla ledningsgrupper haft besök av HR för genomgång av vad arbetsmiljöansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter innebär. 3) Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Under denna rubrik beskrivs rutinen för den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 3.1 I inspektionsmeddelandet framgår detta krav: Ni ska revidera er rutin för den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ni ska också skriftligt redovisa resultatet av en uppdaterad årlig uppföljning av ert systematiska arbetsmiljöarbete. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska följas upp årligen i slutet av året alltid tillsammans med skyddsombud och är en aktivitet i årshjulet för SAM. Om brister upptäcks ska en riskbedömning göras och åtgärd tas fram vilket dokumentera i handlingsplanen för SAM. Resultatet sammanställs på avdelningsnivå och redovisas för förvaltningsledningen och nämnden. Sammanställningen ska samverkas. Återkommer med svar till arbetsmiljöverket den 19 oktober enligt begäran i inspektionsmeddelandet. Stockholm Ann-Christine Jenvén Stadsdelsdirektör Ylva Navér Administrativ chef Emma Tf avdelningschef, sociala avdelningen Jösta Claesson Huvudskyddsombud

9 Tjänsteanteckningar Sida 9 (10)

10 Sida 10 (10) Bilagor: Riskbedömningsmatris Handlingsplan 2017 Utförarenheten Rutin för undersökning och uppföljning av arbetsbelastning Mall skattning av upplevd arbetssituation Handlingsplan för individuell arbetsbelastning (mall) Handlingsplan för SAM-systematiskarbetsmiljö (mall) Rutin mot kränkande särbehandling Årshjul för SAM Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar