7 MISSTAG DU BÖR UNDVIKA VID DINA MEDARBETARSAMTAL

Transkript

1 7 MISSTAG DU BÖR UNDVIKA VID DINA MEDARBETARSAMTAL YESbox Talent

2 1. Att inte vara ordentligt förberedd Medarbetarsamtal har du haft 100 gånger, tänker du. Dina förberedelser är snabba eftersom själva samtalet i sig är en tidstjuv. Men faktum är att du skulle spara både tid och pengar på att förbereda dig ordentligt innan varje samtal. Börja med att se till att ha ett tydligt mål och syfte för det enskilda samtalet. Se till att anknyta målet med samtalet till företagets vision, så väl som avdelningens egna mål. Genom att inte ha ett tydligt formulerat syfte med samtalet är det omöjligt att efteråt följa upp. Således bör du utvärdera vad som har hänt sedan det förra samtalet. Se till att ha alla medarbetares arbetsbeskrivningar och anteckningar från tidigare samtal med dig till samtalet. En del av förberedelserna är också att läsa igenom dessa i förväg. Förhoppningsvis gjorde ni även en gemensam handlingsplan du även kan följa upp innan samtalet. Skicka en formell inbjudan till medarbetaren i god tid. Medarbetaren kommer själv vilja förbereda sig inför ert samtal. Se därför till att med framförhållning skicka en trevlig inbjudan för att samtalet ska ske på lika villkor. Det är även en god idé att förbereda återkopplingen till medarbetaren ordentligt innan själva samtalet. Att ge och ta emot feedback är en utmaning! Se således till att du förmedlar återkopplingen på ett positivt och konstruktivt sätt. Det är mycket som man bör tänka igenom innan man ger feedback; ton, kroppsspråk och ordval kan ha stor inverkan på hur medarbetaren tar emot ditt budskap.

3 2. Att gå in i samtalet som om det vore vilket annat möte som helst Precis som att du inte skulle träna på gymmet i dina vardagskläder bör du heller inte gå in i ett medarbetarsamtal som om det vore ett vanligt möte. Här gäller det istället att sätta på sig coach-hatten! Samtalsklimatet under ett medarbetarsamtal är viktigt. Som chef kommer du under samtalet ge feedback, få feedback och ibland tala om känsliga punkter för medarbetaren. Under samtalet spelar gester, hållning, mimik, tonläge och ordval stor roll. Se även till att hitta den rätta platsen för samtalet. Hur sitter ni under samtalet? Att sitta mittemot varandra, tvärsöver bordet, kan skapa en för formell dynamik. Prova istället att sitta vid samma sida om bordet med stolarna snett pekande mot varandra. Se till att gå in i samtalet med en nyfikenhet. Istället för att problematisera olikheter, se till att ha ett nyfiket förhållningssätt. Genom att visa ett genuint intresse känner sig medarbetaren sig både viktigt och sedd, vilket skapar förutsättningar för ett tryggt och utvecklande samtal. Våga skratta under era medarbetarsamtal! Det är okej att det är lättsamt.

4 Stäng av notiser på mobil och dator 3. Att inte lyssna efter vad medarbetaren egentligen säger Lyssnar du med fullt fokus? Vad säger medarbetaren som inte uttrycks i ord? Vad säger hens kroppspråk, ansiktsuttryck och ton? Det finns några fällor att undvika när det kommer till att lyssna: att ha splittrat eller delat fokus. I ett medarbetarsamtal, gäller det likt alla andra samtal, att man har fullt fokus när man lyssnar. Ett vanligt misstag som görs är att man har delat fokus, det vill säga man fokuserar utefter sin egna agenda. Detta kan många gånger vara omedvetet, ibland försvinner tankarna iväg på annat och det är först när hjärnan snappar upp något intressant som man då börjar fokusera igen på samtalet. På det viset lyssnar man inte med fullt fokus. Du vill även undvika ett splittrat fokus! Se till att mobiler och notiser på datorn är avstängda innan samtalet. Att inte lyssna ordentligt gör att samtalet inte är effektivast möjligast. Sträva efter fullt fokus genom att ta pauser om samtalet tar lång tid. Ta även med något att dricka eller äta till samtalet för att hålla energin på topp!

5 4. Att inte ge någon återkoppling Det allra viktigaste för att skapa resultat är att arbeta med positiv återkoppling för att skapa en öppenhet. En huvudregel är att alltid ta negativ återkoppling i enrum. Be även gärna medarbetaren om svar på vilka nya beteenden som hen ser behövs, istället för att skriva allt på näsan. Vill du få ut det mesta av dina medarbetare så är det en god idé att ge återkoppling där medarbetaren själv får prata om sitt uppnådda resultat. Det är även nu du kan säkerställa att medarbetaren har förstått era olika målsättningar. Här är det viktigt att skilja på: Kritik av person och kritik av innehåll Åsikter och fakta När du ger feedback måste du även se till att förklara varför målen är viktiga. Feedback utan sin kontext är svår att ta till sig! Koppla gärna ihop detta med resultaten för att öka motivationen. Se till att medarbetaren känner att hens roll är viktigt för er organisation. En ständig utmaning är att prioritera och se till att det viktigaste blir gjort. Detta görs lättast i en handlingsplan för att både mål och aktiviteter ska bli tydliga. Här kan du som chef se till att ni skapar rutiner som stödjer kontinuerlig återkoppling.

6 5. Att utgå från vad som motiverar dig Vi har alla olika drivkrafter. Det kanske är extremt viktigt för dig att förklara varför ni gör vissa arbetsuppgifter eftersom att det är därifrån som DU får din motivation. Men har du tänkt på om det kan vara så att dina medarbetare snarare fokuserar på hur det ska gå till? De kanske till och med känner sig extremt vilsna i dina förklaringar! Se till att skifta fokus och utgå från vad är viktigast för medarbetaren. Ställ dig frågorna: Vilka begränsande övertygelser har medarbetaren? Hur kan du hjälpa medarbetaren att skapa stödjande övertygelser som hjälper medarbetaren att skapa resultat? Enligt forskningen söker vi belöning, ett läge där vi känner positiva känslor och är nöjda. Vi arbetar hårt med att försöka undvika smärta i form av negativa känslor. Genom att förstå hur starka dessa drivkrafter är, kan vi istället fokusera på att sätta medarbetare och organisationen i ett positivt utvecklingsläge som skapar både utveckling, kreativitet och samarbete.

7 6. Att inte sätta attraktiva gemensamma mål Under samtalet kommer ni komma fram till mål som ni vill uppfylla men utan att strukturera era målsättningar blir de svåra att uppnå. Ta med dig SMART-modellen in i era medarbetarsamtal. Glöm heller inte bort att se till att målet är i linje med företagets värderingar och avdelningens övergripande mål. S för specifikt och konkret - (Vem? Vad? Hur?) M för mätbart, det ska inte finnas någon som helst tvekan när målet är uppnått. (Hur mycket?) A för attraktivt, för utföraren bör målet kännas roligt och det är viktigt att man förstår varför målet ska genomföras. (Varför?) R för realistiskt, men gärna djärvt, det ökar attraktionskraften. T för tidsbestämt - när? 7. Att inte göra en plan för uppföljning När tiden är knapp är det svårt att hinna med uppföljningssamtal och överenskommelser. Många gånger tänker vi: Jag hinner inte, men vi vet ju vad vi bestämde. Men hur många gånger har du glömt att följa upp och senare inser att det som skulle göras inte har blivit gjort? Trots att ni hade en tydlig överenskommelse? Det är i dessa situationer du måste stanna upp och reflektera över om du verkligen har råd med detta. Vems ansvar är uppföljningen? Kan det vara bäst att det är medarbetaren som ansvarar för nästa uppföljningsmöte och sin egna utveckling och att du som chef är där för att stötta? Se till att komma överens om detta under samtalet för att även på så vis kunna effektivisera efterarbetet från medarbetarsamtalet. Glöm inte att boka ett datum för nästa uppföljningsmöte redan under medarbetarsamtalet. Lägg in aktiviteter och kontrollpunkter i din kalender för bästa effekt. Kan din uppföljning och utvärdering möjligtvis ligga till grund för lönesamtalen? Detta är frågor att fundera över! Kontentan är att den tid man lägger ner på förberedelser och uppföljning av samtalet är tid man får igen senare. Det möjliggör för både dig själv som chef och för medarbetaren att effektivare kunna arbeta med de utvecklingsområden som ni berör under själva samtalet.

8 KICKI MOLIN GRUNDARE Kicki Molin, grundare av YESbox Talent, har ett ben i analys och det andra i beteenden. Hon brinner för att sätta fingret på hur digitala verktyg i kombination med kunskapen om modernt ledarskap och kommunikation skapar bestående motivation och lönsamhet i olika organisationer. Kicki Molin använder gärna sin bakgrund som elitidrottare i simning och Modern Femkamp och erfarenhet från förändringsledning som Sverige-chef under två uppköp, för att utveckla sina kunder. Kicki Molin får ofta höra att hon är en energibomb och en ovanlig kombination då hon är utbildad i både statistik och beteendevetenskap. Hon har förmånen att få arbeta med mycket kompetenta konsulter med samma värderingar, tro och syn på drivkrafter. YESbox Talent Engelbrektsplan Stockholm info@yesboxtalent.se