Medarbetarenkäten 2013 handledning för förbättringsarbete

Transkript

1 Medarbetarenkäten 2013 handledning för förbättringsarbete Medarbetarenkäten är ett verktyg för att årligen mäta den psykosociala arbetsmiljön bland medarbetarna i Vindelns kommun. Medarbetarenkäten är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och resultatet används för att förbättra och utveckla den inre kvalitén i Vindelns kommun. Medarbetarenkätens resultat är ett underlag för dialog om styrkor och förbättringsområden i arbetsgruppen. När enkätresultatet skickats ut ska det, så snart som möjligt, redovisas och behandlas på arbetsplatsträffar. För att få ett bra underlag för förbättringar utifrån enkätresultatet krävs att alla i arbetsgruppen engageras och är delaktiga i tolkningen av resultatet och i förändringsarbetet. Som ett stöd för detta arbete presenteras här ett förslag på hur man kan arbeta med enkätresultatet och identifiera de åtgärder, som behöver vidtas för att behålla och/eller förbättra den psykosociala arbetsmiljön. Resultatet av förbättringsarbetet dokumenteras av ansvarig chef i en handlingsplan, som med fördel kan registreras i ImproveIT. Det är inte obligatoriskt utan erbjuds som ett stöd i arbetsmiljöarbetet. Handlingsplanen bör vara upprättad och en kopia skickad till enkätansvarig innan årets slut. I början av januari sammanställs varje nämndområde samt hela kommunen. Sammanställningarna redovisas i olika ledande organ. Personalfunktionen får därmed ett underlag för sitt arbete och kan stödja arbetsplatserna i arbetsmiljöarbetet. Har ni behov av stöd i arbetet kontaktar ni enkätansvarig Göran Dahle på tel eller alt. goran.dahle@vindeln.se.

2 Arbetsgång för dialog angående medarbetarenkätresultatet Förberedelser Som närmaste chef är du den som ansvarar för att enkätresultatet presenteras i arbetsgruppen. Om du har frågor eller vill ha stöd när det gäller att analysera resultatet kan du vända dig till enkätansvarig. Innan arbetsplatsträffen ser du till att alla i arbetsgruppen har tillgång till enkätresultatet för egen genomläsning. Arbetet kan också underlättas genom att använda sig av post it lappar och färgpennor. Förslag på hur du kan förbereda din genomgång Hur ser svarsfrekvensen ut och vilka slutsatser kan man dra av det? Titta på och jämför faktorernas medelvärden för att få en första överblick. Hur ser medelvärdet ut för de enskilda påståenden som ingår i respektive faktor? Finns det påståenden som har speciellt höga/låga medelvärden? Hur ser den procentuella fördelningen ut mellan de olika svarsalternativen? När det gäller ja /nej frågorna finns inga medelvärden, där redovisas endast den procentuella fördelningen mellan alternativen. Finns påståenden som kan tolkas på olika sätt? Finns svårtolkade resultat? Jämför resultatet med din egen bild av arbetssituationen och synpunkter som kommit upp vid t.ex. skyddsrond, på arbetsplatsträffar eller i utvecklingssamtal. Jämför med tidigare års resultat. Vad har förändrats? Vilka kan orsakerna vara? Jämförelser kan göras med t.ex. avdelnings, områdes eller verksamhetsnivå. Jämförelser kan även göras med resultatet i brukar eller kundenkäter för att se om det kan finnas någon koppling. Fundera på vilka åtgärder, som kan vara rimliga och vilka möjligheter ni har att genomföra dem, både praktiskt och ekonomiskt. Finns frågor som inte kan åtgärdas på enhetsnivå och kan behöva returneras till närmast högre chef?

3 1. Genomgång av medarbetarenkäten Redovisa resultatet av årets medarbetarenkät. Visa förra årets handlingsplan. Vad har ni genomfört? Vilka resultat har det gett? När ni tagit del av resultaten, ägna en stund åt reflektioner i gruppen över resultaten som helhet. Känner ni igen er? Är det något ni är förvånade över? Vad har förbättrats sedan förra årets undersökning? Var har försämrats sedan förra årets undersökning?

4 2. Grupparbete prioritera förbättringsområden Välj ut högst tre frågor/områden, som är mest angelägna att förbättra utifrån det resultat som presenterats. Dela upp er i mindre grupper, högst 5 6 personer i varje. Utifrån MAE resultatet väljer varje grupp 1 3 förbättringsområden, som bör prioriteras. Dessa förbättringsområden enades vi om i vår grupp: Återsamlas sedan i stor grupp och redovisa förslag på förbättringsområden för varandra. Är det något/några områden, som alla är överens om? Ha en dialog om vilka gemensamma förbättringsområden (högst tre)som ska prioriteras. Dessa förbättringsområden har vi valt att prioritera i arbetsgruppen:

5 3. Grupparbete hur nå förbättring? Arbeta åter i smågrupper. Nu är uppgiften att hitta en strategi för att åstadkomma de förbättringar ni enats kring och vilka åtgärder som kan behövas. Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Hur ska vi komma dig? Vem ska ansvara för åtgärderna? Diskutera följande frågeställningar utifrån de prioriterade områdena och var beredd att redovisa dessa när ni återsamlas. Förbättringsområde 1: Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Hur ska vi komma dit (aktiviteter/åtgärder)? Vem ansvarar för att göra vad?

6 Förbättringsområde 2: Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Hur ska vi komma dit (aktiviteter/åtgärder)? Vem ansvarar för att göra vad?

7 Förbättringsområde 3: Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Hur ska vi komma dit (aktiviteter/åtgärder)? Vem ansvarar för att göra vad?

8 4. Formulera handlingsplan Smågrupperna redovisar för varandra vad de kommit fram till. Sammanfatta gemensamt vad ni kommit fram till och gör en gemensam handlingsplan (sista sidan). Vad kan ni göra omedelbart och vad ska skrivas in i handlingsplanen? Om det är frågor som inte kan lösas i arbetsgruppen, skriv in det i mallen för interna/externa behov. Avslut! Ansvarig chef skickar en kopia av handlingsplanen till enkätansvarig innan årets slut. TIPS: Sätt gärna upp handlingsplanen där den är synlig för gruppen. Påminn varandra om vad ni har åtagit er att förändra, t.ex. vid kommande arbetsplatsträffar. 5. Uppföljning Ansvarig chef följer upp handlingsplanen tillsammans med medarbetarna på arbetsplatsträffar vid tertialuppföljningar. Använd gärna handlingsplanen som ett underlag för dialog i arbetsgruppen vid olika tillfällen. Vilka förbättringar har vi åstadkommit och vilka områden har vi kvar att arbeta med? Inför nästa års medarbetarenkät kan det vara bra att göra ett bokslut. Utvärdera hur arbetet med åtgärderna har fungerat. Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra?

9 Handlingsplan för arbetsmiljön År: 20. Arbetsplats: Ansvarig chef: Prioriterade förbättringsåtgärder som chefen och medarbetaren tar ansvar för att genomföra i vår arbetsgrupp. Förbättringsområden Åtgärd Klar senast Ansvarig Uppföljning Förbättringsområden som arbetsgruppen behöver intern/extern hjälp med. Förbättringsbehov som inte gruppen själva kan åtgärda. Kan bero på ex. bristande befogenheter, resurser eller kompetens. Förbättringsbehov Förslag på åtgärd Ansvarig chef skickar en kopia av handlingsplanen till enkätansvarig innan årets slut.