Medarbetarenkäten 2016 handledning för förbättringsarbete

Transkript

1 Medarbetarenkäten 2016 handledning för Piteå kommun vill vara en attraktiv arbetsgivare som kan rekrytera, motivera och utveckla kompetenta medarbetare. Medarbetarenkäten ger en nulägesbild av medarbetarnas upplevelse av sitt arbete och sin arbetsmiljö. Enkäten ska identifiera utvecklings- och förbättringsområden. Frågorna handlar bland annat om delaktighet, engagemang, arbetstillfredsställelse, kompetensutveckling, arbetsmiljö och ledarskap. Medarbetarenkäten är viktig men den är inte allt. Det viktigaste är vad som händer efter mätningen, vad vi gör med resultatet och vad händer mellan mätningarna. Resultatet ska vara ett underlag för dialog om styrkor, förbättringsområden och utveckling av verksamheten på alla nivåer i organisationen. När enkätresultatet skickats ut ska det, så snart som möjligt, redovisas och behandlas på arbetsplatsträffar. Som ett stöd för detta arbete får ni ett förslag på arbetsgång för att arbeta med enkätresultatet och identifiera de åtgärder som behöver vidtas för att behålla och/eller förbättra den psykosociala arbetsmiljön. För att få ett bra underlag för förbättringar utifrån enkätresultatet krävs att alla i arbetsgruppen engageras och är delaktiga i tolkningen av resultatet och i förändringsarbetet. Har ni behov av stöd i arbetet, kontaktar ni er personalspecialist. 1 av 9

2 Arbetsgång för dialog angående medarbetarenkätresultatet Förberedelser Som närmaste chef är du den som ansvarar för att resultatet presenteras i arbetsgruppen. Om du har frågor eller vill ha stöd när det gäller att analysera resultatet kan du vända dig till din personalkonsulent eller enkätansvarig Maria Renström. Innan arbetsplatsträffen ser du till att alla i arbetsgruppen har tillgång till enkätresultatet för egen genomläsning. Förslag på hur du kan förbereda din genomgång Hur ser svarsfrekvensen ut och vilka slutsatser kan man dra av det? Titta på, och jämför faktorernas medelvärden för att få en första överblick. Hur ser medelvärdet ut för de enskilda påståenden som ingår i respektive faktor. Finns det påståenden som har speciellt höga/låga medelvärden? Hur ser fördelningen ut mellan de olika svarsalternativen? När det gäller ja-/nej frågorna finns inga medelvärden, där redovisas endast den procentuella fördelningen mellan svarsalternativen. Finns påståenden som kan tolkas på olika sätt? Finns svårtolkade resultat? Jämför resultatet med din egen bild av arbetssituationen och synpunkter som kommit upp vid t ex skyddsrond, på arbetsplatsträffar eller i utvecklingssamtal. Om möjligt, jämför med tidigare års resultat (gäller endast Piteå kommuns egna frågor, se särskild rapport). Vad har förändrats? Vilka kan orsakerna vara? Jämförelser kan även göras med t.ex. avdelnings-, områdes- eller verksamhetsnivå. Jämförelser kan även göras med resultatet i brukar- eller kundenkäter för att se om det kan finnas någon koppling. Tänk också igenom vilka åtgärder som kan vara rimliga och vilka möjligheter ni har att genomföra dem, både praktiskt och ekonomiskt. 2 av 9

3 1. Genomgång av medarbetarenkäten Redovisa resultatet av årets medarbetarenkät. Visa förra handlingsplanen. Vad har ni genomfört? Vilka resultat har det gett? När ni tagit del av resultaten, ägna en stund åt reflektioner i gruppen över resultaten som helhet. Känner ni igen er? Är det något ni är förvånade över? Vad har förbättrats sedan förra årets undersökning? 3 av 9

4 Vad har försämrats sedan förra årets undersökning? 2. Prioritera förbättringsområden Välj ut högst tre förbättringsområden utifrån det resultat som presenterats som ni anser mest angelägna att förbättra under året. Dessa tre förbättringsområden enades vi om i vår grupp: av 9

5 3. Hur nå förbättring? Nu är uppgiften att hitta en strategi för att åstadkomma förbättring kring de tre förbättringsområden ni enats kring. Diskutera vilka åtgärder som kan behövas. Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Ansvar? Förbättringsområde 1: Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Hur ska vi komma dit (aktiviteter/åtgärder)? 5 av 9

6 Vem ansvarar för att göra vad? Förbättringsområde 2: Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Hur ska vi komma dit (aktiviteter/åtgärder)? 6 av 9

7 Vem ansvarar för att göra vad? Förbättringsområde 3: Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Hur ska vi komma dit (aktiviteter/åtgärder)? 7 av 9

8 Vem ansvarar för att göra vad? 4. Formulera handlingsplan Sammanfatta gemensamt vad ni kommit fram till genom att formulera en gemensam handlingsplan (sista sidan). Vad kan ni göra omedelbart och vad ska skrivas in i handlingsplanen? Om det är frågor som inte kan lösas i arbetsgruppen, skriv in det i mallen för interna/externa behov. Avslut! TIPS: Sätt gärna upp handlingsplanen där det är synligt för gruppen. Påminn varandra om vad ni har åtagit er att förändra, t.ex. vid kommande arbetsplatsträffar. 5. Uppföljning Ansvarig chef följer upp handlingsplanen tillsammans med medarbetarna på arbetsplatsträffar vid tertialuppföljningar. Använd gärna handlingsplanen som ett underlag för diskussion i arbetsgruppen vid olika tillfällen. Vilka förbättringar har vi åstadkommit, vilka områden har vi kvar att arbeta med. Inför nästa års medarbetarenkät kan det vara bra att göra ett bokslut. Utvärdera hur arbetet med åtgärderna har fungerat. Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra? 8 av 9

9 Handlingsplan År: Arbetsplats: Ansvarig chef: Prioriterade förbättringsåtgärder Som chefen och medarbetaren tar ansvar för att genomföra i vår arbetsgrupp. Förbättringsområden Åtgärd Klar senast Ansvarig Uppföljning Förbättringsområden som arbetsgruppen behöver intern/extern hjälp med. Förbättringsbehov som inte gruppen själva kan åtgärda. Kan bero på ex. bristande befogenheter, resurser eller kompetens. Förbättringsbehov Förslag på åtgärd 9 av 9