Medarbetarenkäten 2009

Transkript

1 Övergripande rapport för Jenny Axelsson Personalavdelningen

2 1. Inledning Piteå kommun ska genomföra en årlig kommunövergripande medarbetarenkät som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Resultat och analyser ska användas som grund för handlingsplaner på grupp-, förvaltnings- och organisationsnivå. Enkätens resultat ska även användas för att följa upp området Personal i kommunens styr- och ledningssystem. Piteå kommun vill vara en attraktiv arbetsgivare som kan rekrytera, behålla och utveckla kompetenta medarbetare. För att vara det måste kommunen följa upp hur det fungerar med bland annat information, delaktighet, samverkan, arbetsmiljöarbete och kompetensutveckling. För att kunna dra rätt slutsatser och göra resultatet användbart är det viktigt att alla deltar och ger sina synpunkter. 2. Metod Medarbetarenkäten är en arbetsklimatmätning med fokus på det psykosociala arbetsklimatet som genomförs i samarbete med kommun i september-oktober varje år. Enkäten är ett av verktygen för ständiga förbättringar av den inre kvaliteten och arbetsmiljön. Den ska utgöra ett underlag för samverkan i arbetsplatsträffar och i samverkansgrupper. Mer information om enkäten finns på 3. Målgrupp Alla kommunanställda som arbetar under enkätgenomförandet 7-25 september 2009 och har arbetat på arbetsplatsen minst 1 månad. Gäller oavsett anställningsform. 3.1 Chefens arbetsuppgift Delta i information/utbildningsträff Läs igenom information på hemsidan Informera medarbetare om genomförandet Ta emot kod via e-post. Spara på säkert ställe Beställa lösenord till sina enheter Gör justeringar i antalet lösenord via hemsidan Möjliggöra för medarbetarna att svara på enkäten Hämta resultatet på hemsidan Använda resultatet i arbetsmiljöarbetet 3.2 Medarbetarens arbetsuppgift Ta del av information Göra medarbetarenkäten Delta aktivt i analys av arbetsgruppens resultat Medverka i åtgärdsplanering och genomförande 4. Enkäten Medarbetarenkäten omfattar bakgrundsvariabler* och 44 frågor varav tre frågor är Piteå kommuns egna frågor utifrån ledarskapspolicyn. Frågorna är både värderingsfrågor med en sexgradig skala och Ja/Nej frågor. Värderingsfrågorna respektive Ja/Nej frågorna sammanställs i två olika nöjdmedarbetarindex (NMI). Det har inte varit möjligt att hoppa över frågor däremot har alternativet vet inte funnits på samtliga frågor. *Kön, ålder, anställningstid i kommunen, chef, yrkeskategori, antal sjukdagar, nuvarande sjukskrivningsstatus, daglig användande av tobak samt hemmavarande barn under 18 år

3 5. Enkätgenomförande Medarbetarenkäten har genomförts via webb. Alla medarbetare har fått ett personligt lösenord av sin chef och själva loggat in för att göra enkäten. På grund av ett fel som upptäcktes i systemet och innebar att anonymiteten inte kunde säkerställas stängdes enkäten under en vecka. Efter uppdatering av systemet kunde enkäten öppnas och svarstiden förlängdes med en vecka. Detta innebar dock att svarsfrekvensen påverkades samt att det blev viss överbeställning på grund av borttappade lösenord. 6. Svarsfrekvens Totalt i kommunen är enkäter beställda och är genomförda vilket innebär 84,8% svarsfrekvens. Av de svarande är kvinnor och 604 män. Enkäten är obligatorisk för alla anställda och målet är att 100% ska svara. kommun genomförde enkäten för femte gången och har höjt svarsfrekvensen från 73,9% (2005) till 88,3% (2009). Svarsfrekvens per förvaltning Förvaltning Beställda Genomförda Svarsfrekv % Barn och utbildning ,5 Socialtjänsten ,9 Fastighets och service ,6 Teknik o gatukontoret ,5 Kommunledning ,9 Kultur Fritid ,4 Miljö o Bygg ,0 Arb mark o vuxen utb ,9 Räddningstjänsten ,5 Piteå kommun ,8 7. Redovisning Denna redovisning omfattar Piteå kommuns totala resultat samt i vissa analyser jämförelser mellan förvaltningarna och olika grupper. Röjandekontroll är gjord i denna rapport och därför redovisas ej resultat där enskilda personer kan röjas. Alla chefer har fått tillgång till sina gruppresultat och redovisar samt analyserar dessa i respektive arbetsgrupp. Resultat finns även på enhets-, avdelnings- och förvaltningsnivå beroende på storlek och organisation av förvaltningen. Respektive chef äger sina resultat och ansvarar för att arbete med resultat sker. Redovisningen av resultat består av tre delar. 7.1 Stoppljusdiagram Frågorna är indelade i fem olika faktorer* som sammanvägts och redovisas i andel positiva (6+5), medel (4+5) och negativa (1+2) svar. Stoppljusdiagrammet ger en överskådlig bild över helheten där grönt är positivt, gult är medel och rött är negativt. Det vita står för bortfall som i det här fallet är att man svarat vet inte. Av denna bild kan man se hur svaren har fördelat sig och om övervägande är positiva eller negativa. 7.2 Faktorer Andra delen av resultatet redovisar samma faktorer* som stoppljusdiagrammet men med siffror. Där kan man utläsa exakt hur många procent som svarat positivt (6+5), medel (3+4) samt negativt (1+2). Dessutom redovisas medelvärdet per faktor samt jämförelse mot Piteå kommun (nivå 1) och förvaltningen (nivå 2). *Arbetsbelastning, Arbetskamrater, Arbetsrelaterade besvär, Föräldraskap, Medskapande, Uppföljning

4 7.3 Frågor Tredje delen av resultatet redovisar samtliga frågor under respektive faktor. Även frågorna redovisas i andel procent som svarat positivt (6+5), medel (3+4), negativt (1+2) samt medelvärdet per faktor. 7.4 Nöjd medarbetarindex (NMI) Sista delen av resultatet redovisar tre olika nöjd medarbetarindex (NMI). Värderingsfaktorer bildar ett NMI samt Ja/Nej faktorer ett NMI. Dessutom redovisas andel långtidsfriska (LTF) vilket är den andel svarande som angivit 0-7 sjukdagar. Värdet för LTF är ett uppskattat värde som inte alltid överensstämmer med verklighetens siffror. 8. Resultat 8.1 Andel positiva och negativa svar Stoppljusdiagrammet för Piteå kommun visar att de positiva svaren överväger inom samtliga faktorer förutom arbetsbelastning och arbetsrelaterade besvär. Detta är en genomgående trend på alla förvaltningar i kommunen. Positiva värden visar arbetskamrater och arbetstillfredsställelse, även ledarskapet får gott betyg. Bortfall (vet inte) ses främst inom föräldraskap och förklaras med att många inte har hemmavarande barn och därmed inte kunnat svara på frågan

5 Hela 84,5% (grönt värde) är nöjda med sina arbetskamrater och upplever att relationerna är goda. 73,7% (grönt värde) är nöjda med sin arbetssituation och tycker att arbetet är meningsfullt. Ledarskapet värderas som mycket bra av 69,4% (grönt värde) och endast 7,7% (rött värde) är inte nöjda med ledarskapet. Totalt i kommunen tycker 30,3% (rött värde) att arbetsbelastningen är för hög och att de har svårt att hinna med sina arbetsuppgifter. Bland förvaltningarna är det högst andel i Barn och utbildning och Socialtjänsten. 27,3% (rött värde) är trötta eller nedstämda på grund av sitt arbete eller har arbetsrelaterade besvär. Bland förvaltningarna är det högsta andel inom Barn och utbildning och Teknik och gatukontoret. Andel positiva, medel och negativa svar Faktor 6+5 Grönt 4+3 Gult 2+1 Rött Bortfall Vitt Medel Piteå Medel Arbetsbelastning 38,5% 30,5% 30,3% 0,7% 3,67 3,62 Arbetskamrater 84,5% 12,0% 2,8% 0,7% 5,33 5,30 Arbetsrelaterade besvär 43,9% 28,1% 27,3% 0,7% 3,87 3,90 Arbetstillfredsställelse 73,7% 18,5% 6,2% 1,6% 4,99 4,90 Föräldraskap 59,5% 12,7% 4,1% 23,7% 5,09 5,07 Ledarskap 69,4% 21,1% 7,7% 1,8% 4,86 4,80 Medskapande 58,8% 27,8% 12,3% 1,1% 4,46 4,43 Uppföljning 61,2% 16,0% 14,1% 8,6% 4,41 4,58 Bland de svarande har 7,2% någon gång upplevt sig trakasserade eller kränkta i sitt arbete, främst är det från brukare, kunder eller elever. Det finns dock även de som upplevt sig kränkta av arbetskamrater eller chefer. Ett fullgott medarbetarsamtal har 70,0% av de svarande. Det som saknas i medarbetarsamtalet är framför allt en individuell utvecklingsplan och frågor om hälsa. Här ses en stor skillnad jämfört med kommun där 85,1% har ett fullgott medarbetarsamtal. Detta är ett område som de har arbetat med och förbättrat sitt resultat markant sedan Andel Ja/Nej svar Faktor Piteå Ja/Grönt Piteå Nej/Rött Piteå Bortfall/Vitt Ja/Grönt Nej/Rött Frånvaro av trakasserier 91,5% 7,2% 1,2% 91,7 7,1 1,2 Medarbetarsamtal 70,0% 19,5% 10,5% 85,1 7,7 7,2 Bortfall/Vitt 8.2 Medelvärde På den sexgradiga skalan hamnar medelvärdet för arbetsbelastning i kommunen på 3,67. Bland kvinnor är medelvärdet 3,65 och män 3,74. De som upplever högst arbetsbelastning är föräldrar till hemmaboende barn (3,63). Medelvärdet för arbetsrelaterade besvär är 3,87. Bland kvinnorna är medelvärdet 3,81 och för männen 4,10. Skillnaderna mellan de olika grupperna är små, endast ledarskap och medskapande visar skillnad på ett halvt skalsteg. Männen är minst nöjda och chefer mest nöjda inom dessa områden. Kvinnor och män skiljer sig på samtliga områden. Generellt sett upplever kvinnorna - 4 -

6 högre arbetsbelastning och mer arbetsrelaterade besvär än männen. Arbetstillfredsställelse, arbetskamrater, föräldraskap, ledarskap, medskapande och uppföljning skattas dock bättre av kvinnorna än männen. Chefer skattar samtliga områden bättre än icke chefer. Tydligaste skillnaden är arbetstillfredsställelse som är klart högre bland cheferna. Mellan föräldrar och icke föräldrar ses inga direkta skillnader förutom arbetsbelastningen som upplevs något högre bland föräldrar. Medelvärde för olika grupper Faktor Medel Icke Icke Piteå Kvinnor Män Förälder Förälder Chef Chef Arbetsbelastning 3,67 3,65 3,74 3,63 3,70 3,71 3,66 Arbetskamrater 5,33 5,37 5,17 5,35 5,32 5,46 5,32 Arbetsrelaterade besvär 3,87 3,81 4,10 3,86 3,88 4,17 3,85 Arbetstillfredsställelse 4,99 5,01 4,88 5,00 4,98 5,31 4,97 Föräldraskap 5,09 5,12 4,94 5,12 5,04 5,11 5,08 Ledarskap 4,86 4,94 4,55 4,85 4,88 5,11 4,85 Medskapande 4,46 4,49 4,35 4,46 4,46 4,93 4,44 Uppföljning 4,41 4,48 4,11 4,42 4,40 4,53 4,40 Skillnader mellan förvaltningarna finns på mer än ett halvt skalsteg för samtliga områden. Största skillnaden finns i ledarskapet. Medelvärdet visar på variationer mellan förvaltningarna vilket innebär behov av att utveckla olika områden. Dessa skillnader bör förvaltningarna analysera och fördjupa sig i och själva prioritera vad den behöver arbeta med. Medelvärde för olika förvaltningar Faktor Medel Piteå BUN SOC FoS KLK KoF MoB NAV Rtj ToG Arbetsbelastning 3,67 3,45 3,72 3,81 4,19 4,12 4,02 4,08 3,69 3,89 Arbetskamrater 5,33 5,36 5,39 5,22 5,33 5,04 4,84 5,35 5,05 5,05 Arbetsrelaterade besvär 3,87 3,65 3,99 3,90 4,27 4,11 4,07 4,32 4,38 3,56 Arbetstillfredsställelse 4,99 4,97 5,05 4,86 5,26 4,83 4,57 5,04 4,63 4,97 Föräldraskap 5,09 5,05 5,14 4,88 5,51 5,20 5,13 5,26 4,38 5,07 Ledarskap 4,86 4,79 5,08 4,63 4,91 4,42 * 4,82 4,21 4,67 Medskapande 4,46 4,41 4,53 4,40 4,85 4,34 4,22 4,70 3,63 4,39 Uppföljning 4,41 4,44 4,60 4,17 4,07 4,01 4,43 4,05 2,97 3,60 *Redovisas ej på grund av röjandekontroll 8.3 Nöjd medarbetar index (NMI) Nöjdmedarbetar index (NMI) för värderingsfaktorerna visar på 4,53 i medelvärde vilket är högre än kommun som har 4,50. Däremot är NMI för Ja/Nej faktorerna i Piteå kommun bara 80,8% att jämföra med kommun som har 88,4%. Den stora skillnaden ligger i upplevelsen av medarbetsamtalet, om hälsa ingår och om man har en individuell utvecklingsplan. I kommun uppger 85,4% att hälsa ingår i medarbetarsamtalet medan endast 58,1% i Piteå kommun. Bland s anställda har 74,9% en individuell utvecklingsplan att jämföra med 34,0% av Piteås anställda. Skillnader mellan förvaltningarnas NMI är relativt små. NMI för Ja/Nej faktorerna skiljer däremot hela 13 procentenheter mellan högsta och lägsta förvaltningen

7 NMI Piteå kommun och förvaltningar NMI Piteå BUN SOC FoS KLK KoF MoB NAV Rtj ToG Värderingsfaktorer 4,53 4,45 4,63 4,45 4,77 4,43 4,28 4,68 4,09 4,40 Ja/Nej faktorer ,3 76,3 84,4 87,1 80,2 77,0 86,8 74,1 80,4 NMI kommun NMI Värderingsfaktorer 4,50 4,51 4,48 4,46 4,45 Ja/Nej faktorer 88,4 85,6 83,8 82,5 80,2 NMI för olika grupper skiljer sig väldigt lite. Den skillnad som ses är framför allt mellan chef och icke chef. Chefer har generellt bättre värden vilket syns i NMI. NMI olika grupper NMI Piteå Kvinnor Män Förälder Icke Förälder Chef Icke Chef Värderingsfaktorer 4,53 4,61 4,46 4,53 4,53 4,83 4,57 Ja/Nej faktorer ,9 80,4 80,0 81,4 82,1 80,7 8.4 Egna frågor ledarskapspolicy Medarbetarenkäten omfattade tre extra frågor för s kopplade till ledarskapspolicy som utgår från begreppen Våga, Låga, Förmåga. Min chef visar tillit och förtroende för mig och för de arbetsuppgifter jag ansvarar för. Min chef visar engagemang och intresse för sitt uppdrag. Min chef informerar om kommunens vision, mål, policy riktlinjer mm så att jag har god kännedom om kommunens styrdokument. Skillnaderna mellan förvaltningarna är stora och uppgår till ett skalsteg för alla tre frågorna. Socialtjänsten tillsammans med Arbetsmarknad och vuxenutbildning är de förvaltningar som visar bäst resultat på dessa frågor. Våga, låga, förmåga Piteå BUN SOC FoS KLK KoF MoB NAV Rtj ToG Våga (tillit och förtroende) 5,38 5,36 5,45 5,26 5,57 5,06 * 5,48 5,03 5,52 Låga (engagemang och intresse) 5,10 5,13 5,25 4,75 5,13 4,63 * 5,25 4,24 4,71 Förmåga (information om styrdokument) 4,87 4,80 5,14 4,42 4,98 4,53 * 5,12 3,97 4,18 Totalt (våga, låga, förmåga) 5,12 5,10 5,28 4,81 5,23 4,75 * 5,29 4,42 4,81 *Redovisas ej på grund av röjandekontroll 9. Utvecklingsområden Utifrån resultatet finns de ett antal områden som slår igenom som kommunövergripande utvecklingsområden: Arbetsbelastning framför allt psykisk belastning Arbetsrelaterade besvär i form av trötthet och nedstämdhet Medarbetarsamtal utifrån ett helhetsperspektiv på hälsa Individuella utvecklingsplaner Uppföljning - 6 -

8 10. Förslag till åtgärder Arbetsbelastning visar på tung arbetsbörda och svårt att hinna med. Detta måste tas på allvar och är något som alla förvaltningar måste analysera vidare. Arbetsbelastning och arbetsrelaterad trötthet kan kopplas med otydlighet i uppdrag och motsägande förväntningar. Vad är egentligen uppdraget och vilka är förväntningarna på mig som medarbetare är områden som behöver utvecklas. Förslaget är att utveckla ledarskapspolicyn till att omfatta medarbetarskap utifrån samma begrepp (Våga, Låga, Förmåga) men med andra definitioner. Medarbetarsamtalet behöver utvecklas, dels så att alla medarbetare har samtal årligen och att innehållet följer den rammall som finns i samverkansavtalet. Dessutom bör samtalet utvecklas till att omfatta helhetsperspektiv på hälsa. Förslaget är att kartlägga hur det ser ut och vilka metoder för medarbetarsamtal som används. På grund av väldigt olika förutsättningar med chefer som har olika många underställda är det svårt att ha en enhetlig metod i kommunen men det behöver dock tas fram mer tydliga kriterier för vad som ska ingå i medarbetarsamtalet. Uppföljning bör förbättras inom de flesta förvaltningar för att bättre kunna göra förbättringar och säkra en god kvalité mot våra kunder/brukare/elever/medborgare mfl. Resultaten för NMI värderingsfaktorer och Ja/Nej faktorer samt Våga, låga, förmåga ska redovisas i årsredovisningen kommunövergripande och per förvaltning. 11. Fortsatt arbete Förvaltningar, avdelningar/enheter och arbetsgrupper har alla ett ansvar att analysera sina respektive resultat och titta på förbättringsområden. Utifrån detta ska handlingsplaner tas fram och åtgärder genomföras