Intendenturens organisation och ledning

Transkript

1 Verksamhetsplan Verksamhetsbeskrivning Beslutsdatum Intendenturens organisation och ledning Intendenturen i Blåsenhus omfattar samtliga lokaler i Blåsenhus samt de utrymmen i Campus 1477 som är upplåtna på Institutionen för pedagogik, didaktik och utbildningsstudier. Intendenturorganisationen är en samarbetsorganisation mellan de institutioner och enheter som har sin verksamhet inom intendenturområdet. Intendenturens verksamhet följer de av Rektor fastställde Regler för intendenturorganisationen vid Uppsala universitet, dnr 2007/748. Intendenturen har att ansvara för kostnadseffektiv samordning av institutionernas stödfunktioner för kärnverksamheten inom utbildning och forskning. Detta gäller t.ex. frågor som rör lokalförsörjning och andra fysiska resurser, säkerhet, IT, teknisk-fysisk arbetsmiljö och miljö. Intendenturorganisationen kan, förutom från institutioner, även ta emot uppdrag från rektor och områdes- /fakultetsnämnder. Intendenturen styrs av intendenturstyrelsen vars sammansättning regleras av rektors beslut (dnr UFV 2010/2042). Föreståndaren för intendenturområdet är ordförande i intendenturstyrelsen. Föreståndaren har bland annat det ekonomiska ansvaret för den gemensamma verksamheten och har arbetsgivaransvar för personal anställd vid enheten. Föreståndaren förordnar områdesintendent. Områdesintendenten är direkt underställd områdesföreståndaren, och är föredragande och sekreterare i intendenturstyrelsen. Intendenten verkställer beslut av intendenturstyrelse och föreståndare, samt tar nödvändiga egna initiativ i de frågor som faller under intendenturstyrelsens ansvar och har ett samordnande ansvar för åtgärder som följer av intendenturområdets uppdrag, även sådana åtgärder som sköts direkt av institutionerna.

2 Verksamhet Lokalplanering, underhåll av lokaler och utrustning Vid intendenturen finns en övergripande kunskap om verksamheternas lokalinnehav och enskilda lokalers funktion och möjligheter. Intendenturen kan därmed erbjuda verksamhetsstöd i frågor som lokalplanering och anpassning av lokaler. I praktiken innebär detta att intendenturpersonal kan göra mindre lokalanpassningar, oftast i samarbete med Akademiska Hus och byggnadsavdelningen, ge förslag på åtgärder i samband med önskade lokalförändringar samt utföra nödvändiga inredningsförändringar. Egen personal kan även bistå med hjälp i samband med omlokaliseringar. Intendenturen ansvarar för underhåll, drift och översyn av alla gemensamma lokaler. Intendenturen skall ha ett nära samarbete med lokalvården och Akademiska Hus I arbetet ingår att genomföra översyn kring tillgänglighet i områdets lokaler för personer med funktionshinder. Vid Blåsenhus finns en lokalgrupp med representanter från institutioner och enheter som har i uppgift att bereda lokalfrågor. Säkerhet och miljö Säkerhet och bevakning Intendenten har ansvar för att genomföra riskanalyser för området samt ha kontakter med bevakningsföretag och larmcentral som anlitas av universitetet. Intendenturen administrerar installerade larm och deltar i planering för låssystem och passerkontrollanläggningar. Arbetsmiljö Rektor är ytterst ansvarig för universitetets arbetsmiljö. I rektors ansvar ligger att på ett övergripande plan planera, leda och följa upp arbetet. Genom delegering av uppgifter och befogenheter klargörs ansvarsförhållandet i frågor om arbetsmiljön. Prefekter har via skriftlig delegation (se beslut UFV 2004/964) ansvar för arbetsmiljön. Till sin hjälp har de institutionens/motsv arbetsmiljögrupp och/eller skyddsombud. Teknisk-fysisk arbetsmiljö och miljö Inom intendenturområdet Blåsenhus ansvarar Intendenten för den fysiska arbetsmiljön i gemensamma lokaler. Det innebär bland annat samordning kring ventilation, belysning, buller och

3 skador på inredning och fasta installationer och kontakter med fastighetsägaren i dessa frågor. Intendenten ansvarar för att skyddsrond genomförs minst en gång per år och har regelbunden kontakt med huvudskyddsombudet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs i enlighet med de direktiv som gäller vid Uppsala universitet. Miljöarbetet innebär samordning kring till exempel energiförbrukning och avfallshantering. Intendenturen tillhandahåller möjligheter för källsortering, men det är upp till alla brukare att själva ansvara för att sortering utförs i enlighet med given märkning. Brandskydd Inom intendenturområdet Blåsenhus ansvarar Intendenten för brandskyddet i lokalerna. Vid varje institution/enhet 1 ska det finnas av prefekt/motsvarande utsedd brandskyddskontrollant som svara för det systematiska brandskyddsarbetet med regelbunden kontroll/tillsyn av brandskyddet. Detta arbete följer de av universitetets säkerhetschef fastställda Riktlinjer för Brandskyddskontrollanter. Brandskyddskontrollanterna rapporterar direkt till Intendenten. IT IT behandlas i Riktlinjer för IT i Blåsenhus. Direkt underställd till områdesintendenten finns en ITsamordnare. Denne ansvarar för planering och utveckling av ITverksamheten och leder IT-arbetet inom intendenturen. För tillfället utförs dessa uppgifter av intendenten. Telefoni Blåsenhus har IP-telefoni. Det innebär att en del av felsökningen sker i utrustning som hanteras av intendenturen. Hantering av telefoner och konfiguration samt initial felsökning sker av telefoniansvarig vid intendenturen. Intendenturen hanterar även flytt av befintliga abonnemang. Hantering av abonnemang som innebär ekonomisk förändring (nya abonnemang, flytt av abonnemang och liknande) ligger idag på respektive institution/enhet. Dessa uppgifter kan delegeras till intendenturens telefoniansvariga. I receptionen finns gemensam fax. Inkomna fax meddelas mottagare per telefon och distribueras ut till respektive mottagares postfack om de inte hämtas. 1 Då enheters lokaler överlappar varandra är det möjligt att samverka kring brandskyddskontrollanter.

4 Kopiering/utskrifter Blåsenhus är anslutet till Korint, både för studenter och för personal. Intendenturen får ersättning från Korint för papper och för dagligt underhåll av kopiatorer. Större kopieringar, till exempel kompendier, kan beställas av intendenturen som har tillgång till reprorum. Utlåning av teknisk utrustning för undervisning Utlåning av teknisk utrustning, till exempel PowerPointbläddrare för användning i hörsalar samt dokumentkameror för lärosalar, sker via intendenturen. Information Informationen på de digitala anslagstavlor som finns i Blåsenhus administreras genom intendenturen. Intendenturen ansvarar även för att sprida information om sin verksamhet till exempel via hemsidan Service Reception Receptionen är bemannad dagtid. En uppgift för receptionen är att underlätta kontakter bland annat för konferensbokning. Övriga uppgifter som löses via receptionen: - Ge service till besökare som: att hitta rätt lokal att söka efter personal att hantera lån av passerkort - Ge service till studenter som: kvittera ut passerkort och parkeringstillstånd köpa kompendier lämna in PM, brev mm till lärare Förutom försäljning av kompendier finns annat material till försäljning i receptionen. Utbudet kommer att anpassas till efterfrågan. Personal i Blåsenhus kan även kvittera ut material som inte finns i kontorsförråd, till exempel USB-minnen. Post Intendenturen hanterar inkommande och utgående post. Posten levereras till postfack vardagar senast kl Utgående post hämtas vid postfack Sena brev kan lämnas i postboxar i intendenturkorridoren senast kl

5 Inköp Kontorsmaterial finns i utrymmen tillgängliga för respektive institution. Dessa fylls på utifrån förbrukning. Material som inte finns i dessa förråd kan hämtas i reception eller beställas av intendenturen. Även andra typer av inköp kan göras genom intendenturen. Bemanning Intendenturen är bemannad dagtid mellan ca 7.00 och Receptionen är öppen Kvällsvaktmästare finns under de tider då ytterdörrar är öppna, dvs normalt fram till kl 20, fredagar till 18 samt lördagar mellan 10 och 14. Dessa har tillgång till teknisk bakjour via telefon. Vid externa bokningar och konferenser utanför dessa tider kan arrangör överenskomma med intendenturen kring bemanning. Samordning och utveckling Blåsenhus är Uppsala universitets nyaste campus med en attraktiv placering inom universitet och stad. Intendenturen vill därför verka aktiv för att utveckla Blåsenhus till en attraktiv mötesplats för likväl personal och studenter inom Blåsenhus som för andra besökare. Miljö och trivsel Intendenturen har ett ansvar för att se till att alla upplever en trivsam miljö. Åtgärder för detta är till exempel att se till att det finns växter och konst, att man som personal har tillgång till kaffe, vatten och tidningar i pausrum, att det finns cyklar till utlåning och så vidare. För att stärka samhörigheten är det viktigt att intendenturstyrelsen initiera och samordna aktiviteter gemensamma för all personal. Konferensstöd, utställningar Blåsenhus skall också vara attraktivt som mötesplats för andra än de som är direkt verksamma i huset. Syftet är att höja användningen av lokaler för extern verksamhet. Blåsenhus skall vara en attraktiv plats för konferenser och möten. Att visa upp våra lokaler för besökare genom studiebesök är därför en del av intendenturens verksamhet. Verksamhetsplan Till denna verksamhetsbeskrivning finns en verksamhetsplan som följs upp i slutet av verksamhetsåret och utgör ett underlag för planeringen av kommande verksamhetsplan.