Hanteringen av gemensamma undervisningslokaler

Transkript

1 PM Y 2015/ Området för infrastrukturstöd Dan Ekstrand Universitetsdirektör Jörgen Tholin Hanteringen av gemensamma undervisningslokaler Bakgrund I utredningen av Göteborgs universitets lokalkostnader och lokalförsörjning, dnr V 2014/184 i avsnittet Gemensamma undervisningslokaler föreslås Göteborgs universitet besluta att: harmonisera redovisningen av kostnader för gemensamma undervisningslokaler, ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att besluta om klassning av lokaler, fördela kostnaden för undervisningslokaler i proportion till respektive institutions användning av lokalerna det år som närmast föregick fördelningsåret, ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att redovisa beläggningsstatistik som underlag för fördelningen, ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att efter vederbörliga samråd definiera en teknisk basstandard som ska gälla för alla gemensamma undervisningslokaler oavsett lokalisering, samt ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att efter vederbörliga samråd utforma en gemensam prioritetsordning för upplåtelser av lokaler. Ovan nämnda förslag kommer att innebära förändringar i arbetssätt, ekonomi och hur undervisningslokalerna fördelas. Med anledning av detta har Området för infrastrukturstöd fått i uppdrag av universitetsdirektören Jörgen Tholin att bereda ärendet och utreda och lämna förslag på hantering av gemensamma undervisningslokaler inklusive lokalbokning, teknisk standard samt prioriteringsordning för bokning/användning av undervisningslokaler. En fråga som har påverkan på alla frågeställningar och som även har stor påverkan på hur undervisningssalarna är utrustade idag är fakulteternas och institutionernas drivkrafter. Drivkrafterna är olika för olika hyresgäster/institutioner/fakulteter och vi måste vara lyhörda och ödmjuka inför detta faktum. Det kan vara att minska sina lokalkostnader, att öka eller bibehålla sin flexibilitet samt att skapa eller bibehålla samordningsvinster med en geografisk närhet. Området för infrastrukturstöd 1 (5) Haraldsgatan 5, Box 100, Göteborg

2 Om vi enbart driver linjen att öka nyttjandegraden för att därmed förtäta och bli mer resurseffektiva kan vi möta motstånd beroende på vilka drivkrafter hyresgästen/institutioner/fakulteten styrs av. Därför är Bilaga 1 Case-beskrivning av Utbildningsvetenskapliga fakultetens utvecklingsarbete viktigt. Det visar att metod- och processförbättringsdelen är oerhört viktig för uppnå full effekt av föreslagna förbättringar. Det lönar sig alltid att förbättra metoder och processer även om drivkrafterna skiljer sig åt. Området för infrastrukturstöd föreslår En arbetsgrupp på fem personer med olika kompetenser, samtliga från Området för infrastrukturstöd, har utrett förslaget och lämnat sina rekommendationer. Rekommendationerna har förankrats genom dialog med en referensgrupp bestående av en representant per fakultet. Utöver de punkter som nämns i utredningen vill Området för infrastruktur också lyfta frågan om hur Göteborgs universitets bokningssystem och -rutiner bör utvecklas. Harmonisera redovisningen av kostnader för gemensamma undervisningslokaler Området för infrastrukturstöd hanterar idag undervisningslokaler med mer än 50 platser som en tjänst: Större undervisningslokaler. I tjänsten Större undervisningslokaler ingår tre kostnadskomponenter. Dessa är: 1. Lokalhyra (innehåller hyres- och driftskostnader, säkerhet, lokalvård och avfallshantering) 2. Lokalservice (Campusservice kostnader för underhåll och service) 3. Investeringskostnader (Avskrivnings- och direktkostnader förknippade med AV-teknik) Lokalhyran för övriga undervisningslokaler fördelas enligt universitetets modell, se styrdokumentet Regler för Göteborgs universitets lokalhantering. Att Större undervisningslokaler inte följer modellen har skapat förvirring för verksamheten. Arbetsgruppen för undervisningslokaler har träffat och diskuterat frågan med referensgruppen. Man diskuterade två varianter för att lösa problematiken med att ha två olika sätt att fördela undervisningslokaler. Det ena förslaget var att redovisa alla undervisningslokaler som Området för infrastrukturstöd hanterar Större undervisningslokaler, dvs som en tjänst med olika kostnadskomponenter. Det andra förslaget var att redovisa Större undervisningslokaler på samma sätt som övriga lokaler på universitetet, dvs som lokalhyra. Referensgruppen motsatte sig helt att redovisa lokalkostnaderna för alla undervisningslokaler som en tjänst. Lokalkostnaderna utgör en stor del av institutionernas ekonomi och därmed tycker de att vi borde redovisa alla lokalkostnader på samma sätt oavsett om det gäller kontorsrum eller undervisningslokaler. Arbetsgruppen samtycker till referensgruppens önskemål att kostnadskomponenten, Lokalhyra, av tjänsten Större undervisningslokaler redovisas på samma sätt som övriga lokalkostnader på Göteborgs universitet. I och med det harmoniseras lokalkostnaderna. Konsekvensen av det är att den andra kostnadskomponenten, Lokalservice, av Större undervisningslokaler i fortsättningen hanteras av samma tjänster som hanterar service och underhåll av mindre undervisningslokaler. Den tredje Kostnadskomponenten, Investeringskostnader, bör ingå i den föreslagna åtgärden att ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att efter vederbörliga samråd definiera en teknisk basstandard som ska gälla för alla gemensamma undervisningslokaler oavsett lokalisering. Vi föreslår att Området för infrastrukturstöd får uppdraget att definiera en teknisk basstandard och som en naturlig 2 (5)

3 konsekvens av detta även ges uppdraget att hantera de investeringar som är förknippade med AVutrustning. Vi föreslår även att Området för infrastrukturstöd under en treårsperiod ska arbeta för en gemensam teknisk basstandard. Denna del av förslaget finns även senare beskrivet under rubriken Ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att efter vederbörliga samråd definiera en teknisk basstandard som ska gälla för alla gemensamma undervisningslokaler oavsett lokalisering Vi föreslår att Området för infrastrukturstöd får i uppdrag att Harmonisera redovisningen av kostnader för gemensamma undervisningslokaler. Vi föreslår att alla undervisningslokaler redovisas som lokalkostnader tillsammans med alla andra lokalkostnader. Därmed föreslår vi även att Större undervisningslokaler tas bort som enskild tjänst och istället hanteras av Campusservice via tjänsterna Lokalservice samt Användarstöd för AV-utrustning. Vad gäller investeringskostnader föreslår vi att Området för infrastrukturstöd får i uppdrag att hantera investeringar för undervisningslokalerna. Ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att besluta om klassning av lokaler En förutsättning för att området för infrastrukturstöd ska kunna leverera drift, förvaltning och planering av undervisningslokalernas inredning och utrustning är att det finns en samsyn kring vad en undervisningslokal är och vilka klasser av undervisningslokaler som finns. Det kan till exempel vara lärosal, datorsal eller grupprum. Idag används flera olika termer som inte alltid betyder samma sak på olika delar av universitet. Att använda samma termer i fastighetssystemet och bokningssystemet skulle leda till: att planering av lokalförsörjning underlättas effektivare lokal- och schemabokningsarbete smidigare användning av undervisningslokaler över fakultetsgränserna enklare, tydligare och mer jämförbar beläggningsstatistik För att nå målet en gemensam klassning av undervisningslokalerna krävs nya, enhetliga rutiner. Vi föreslår att gemensam klassning införs för att uppnå effektiviseringsvinsterna, samt att Området för infrastrukturstöd får uppdraget. Ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att redovisa beläggningsstatistik som underlag för fördelningen, I dagsläget går det inte att få fram vilken institution som använder en lokal. För att schema- och lokalbokningssystemet TimeEdit enkelt ska kunna ge utdata på hur mycket en viss institution har utnyttjat en viss lokal, krävs utveckling av systemet samt ett förändrat arbetssätt av dem som bokar. Dessutom händer det att institutioner delar på kursansvar och kursekonomi och detta synliggörs inte i TimeEdit. Det gör att man inte kan särskilja vem som använt resurserna. En annan anledning till att nuvarande data inte går att använda är att cirka hälften av lokalbokningarna görs för möten, konferenser osv. där inte någon kurs finns angiven. I och med att vi i stycket som handlar om att harmonisera redovisningen av kostnaderna föreslår att tjänsten Större undervisningslokaler tas bort och kostnaderna istället fördelas som övriga lokalkostnader, faller även förslaget att ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att redovisa beläggningsstatistik som underlag för fördelningen. Vi föreslår att undervisningslokaler inte ska fördelas efter nyttjande grundat på beläggningsstatistik. Beläggningsstatistik bör användas för att planera framtida behov av undervisningslokaler. 3 (5)

4 Ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att efter vederbörliga samråd definiera en teknisk basstandard som ska gälla för alla gemensamma undervisningslokaler oavsett lokalisering För att öka användandet av våra undervisningslokaler krävs att lokalerna är utrustade på ett sätt som gör att lokalerna är attraktiva att bokas. Det är även rimligt att studenterna kan förvänta sig en någorlunda jämn basstandard på hela universitetet. Av undervisningslokaler med fler än 20 platser är cirka 263 av 398 (66 procent) utrustade med projektor. Stora delar av AV-utrustningen sattes upp före år Den utrustningen är det nu dags att ersätta. Statistik visar också att det finns skillnader i hur undervisningslokalerna är utrustade. Teknisk basstandard en förutsättning för att öka användandet av undervisningslokalerna. Det finns två vägar för att uppnå en gemensam basnivå vad gäller teknisk standard. En variant är att Området för infrastrukturstöd ges ekonomiskt ansvar att genomföra de förändringar som krävs för att uppnå en gemensam basnivå och fördela kostnaderna enligt nyckel. Fördelen här är att Området för infrastrukturstöd får ett tydligt uppdrag redan från början. Den andra varianten är att respektive institution/fakultet får stå för eventuella standardhöjningar för att uppnå den gemensamma basnivån. Detta kan ur ett rättviseperspektiv ses som mer fördelaktigt, dvs varje institution står för sina eventuella standardhöjningar. Att uppnå basnivån bör förslagsvis genomföras över en längre tid till exempel en treårsperiod. För att upprätthålla en beslutad servicenivå behöver resursbehovet ses över. I Bilaga 2. Nuvarande bemanning av undervisningslokaler finns beskrivet vilka som arbetar med AV-teknik på respektive campus. Vi föreslår att Området för infrastrukturstöd ska få ansvar att ta fram en teknisk basstandard för service och underhåll, samt att upprätthålla denna. Vidare behöver det utredas vilka nivåer som krävs för basnivån, samt att upprustningen bör ske över en treårsperiod. Införande och nivåer bör harmoniseras med INU-projektet (internetbaserad utbildning) som PIL-enheten driver. Arbetet kommer att genomföras i samråd med kärnverksamheten. Ge Området för infrastrukturstöd i uppdrag att efter vederbörliga samråd utforma en gemensam prioritetsordning för upplåtelse av lokaler. Bilaga 3 Prioriteringsordning är en sammanställning av kända prioriteringsordningar på Göteborgs universitet. Det finns skillnader som behöver harmoniseras. Vi föreslår att en gemensam prioriteringsordning samt regler för bokning tas fram av Området för infrastrukturstöd. Arbetet kommer att ske i samråd med kärnverksamheten. Organisation för att hantera bokning av undervisningslokaler på Göteborgs universitet Dagens bokningsorganisation är långt ifrån optimal. Det är en stor organisation med många som bokar och med hög omsättning bland dem, vilket ger dålig kvalitet på scheman och lokalbokningar. På många ställen används pappersschema eller dokument för att komma undan bokningsregelverk och för att man tycker att det är för snårigt att hålla TimeEdit-schemat uppdaterat. De som bokar har alltför ofta för liten del av sin arbetstid avsatt för detta för att kunna lära sig och utnyttja systemets funktioner. En bokningsorganisation med färre bokare med högre kompetens skulle till bibehållen kostnad öka lokalbeläggningen, höja kvaliteten på schema till studenterna, service till lärarna samt säkerställa att systemets data går att använda för statistik och som ekonomiskt underlag. 4 (5)

5 För att kvalitetssäkra schemabokningen krävs personer med väldigt goda kunskaper i schema- och lokalbokningssystemet TimeEdit och som sköter bokningarna i nära samarbete med den lokala verksamheten. En gemensamt organiserad schemabokning krävs för att övriga förslag på förändringar ska bli effektiva. Vi föreslår att en genomlysning görs för att ta fram hur vi bör organisera schemabokningen på Göteborgs universitet. Förslag till beslut Universitetsdirektören beslutar att - Området för infrastrukturstöd får i uppdrag att harmonisera redovisningen av kostnader för gemensamma undervisningslokaler genom att alla undervisningslokaler redovisas som lokalkostnader på samma sätt som andra lokalkostnader på Göteborgs universitet. - Området för infrastrukturstöd får i uppdrag att besluta om klassning av lokaler, - Området för infrastrukturstöd ska ansvara för att ta fram och besluta om teknisk basstandard för service och underhåll, samt att upprätthålla denna - Området för infrastrukturstöd ska ansvara för att ta fram en gemensam prioriteringsordning för upplåtelse av lokaler samt regler för bokning. Bilagor Bilaga 1: Case-beskrivning av Utbildningsvetenskapliga fakultetens utvecklingsarbete Bilaga 2: Campusservice bemanning av AV-teknik Bilaga 3: Prioriteringsordning 5 (5)