Användarmedverkan vid införandet av nya Ladok vid Uppsala universitet

Transkript

1 Användarmedverkan vid införandet av nya Ladok vid Uppsala universitet SUHF s konferens om kvalitets- och utvecklingsarbete inom administration Stockholm Jonas Brorsson Uppsala universitet

2 Vad är Ladok? Ladok är ett nationellt system för studieadministration av högre utbildning nya Ladok är den nya generationen av Ladok som nu utvecklas av det nationella Ladok3-projektet 2

3 Införandet av nya Ladok är komplext Ny funktionalitet för anställda nya användare Studentgränssnitt ny funktionalitet Universitetet måste integrera flera lokala system med nya Ladok - t.ex. utbildningsdatabas och studentportal Verksamhetsmässig integration Överlappande funktionalitet mellan systemen Teknisk integration 3

4 Införandet handlar om verksamhetsutveckling, inte teknik Teknisk utveckling och införande av nya ITstöd bör leda till förbättringar och förenklingar i verksamhetsprocesserna Om inte verksamhetsbehoven tas med är det svårt att få reell nytta av investeringarna IT ska fungera som verksamhetsstöd, utan nära koppling till den verksamhet som ska stödjas har IT-lösningar oftast litet egenvärde 4

5 Hur löser vi det här? 5

6 Vi tar vara på den forskning som finns på hemmaplan! Bengt Sandblad, Professor emer. i människa-datorinteraktion vid Institutionen för informationsteknologi, Visuell information och interaktion Åsa Cajander, docent och universitetslektor vid institutionen för informationsteknologi, Visuell information och interaktion Thomas Lind, doktorand vid Institutionen för informationsteknologi, Visuell information och interaktion 6

7 Vad säger forskningen om IT-projekt Av stora IT-projekt: 30 % misslyckas 25% havererar 45% levererar endast delvis det som var tänkt Av riktigt stora IT-projekt: Färre än 10% lyckas Av de verkligt stora projekten lyckas i stort sett inga (nya Ladok är ett av Sveriges större IT-projekt) 7

8 De IT-projekt som lyckas vad har de gemensamt? Ser det som verksamhetsutveckling Involverar användare Den högsta ledningens tydliga engagemang Tydliga mål för förändringarna En samsyn inom organisationen Förankring, kommunikation, trygghet Införandet viktigt, med fokus på det nya arbetet 8

9 Själva införandet viktigt Forskningen visar att samma IT-system kan tas emot av användare helt olika i olika organisationer Det finns två avgörande faktorer: Ledningens aktiva och tydliga stöd Delaktiga användare 9

10 Det framtida arbetet kring studieadministration Ett nytt sätt att arbeta - målbild Om vi inte vet vart vi vill komma hur kan vi då gå vidare? Det behövs en gemensam målbild för det framtida arbetet 10

11 Metoden för att ta fram målbilden De som gör jobbet idag är de som kan forma viktiga krav på det framtida arbetet Resultatet: Motiverade krav på det framtida arbetet Scenarier hur vill vi kunna göra vårt arbete Tydliggöra eventuella intressekonflikter Tydliggöra viktiga krav på IT-stöd 11

12 Fakulteter och institutioner har valt representanter, även studenterna kommer från olika fakulteter 12

13 Resultat: stor samsyn olika fokus Fyra arbetsgrupper Kursadministratörer Lärare med sex personer i varje fem möten per grupp gemensamma möten Gemensam målbild Studenter Studievägledare Programansvariga 13

14 Den gemensamma målbilden Viktiga aspekter från studenter, lärare, kursadministratörer, studierektorer och programansvariga 14

15 Kommunikation och förankring Rapporterna finns tillgängliga både elektroniskt och i tryck samt på engelska. 15

16 Målbilden diskuteras på campusträffar. Deltagare från användargrupper medverkar. 16

17 Trots att vi i användargrupperna kommer från alla möjliga olika vetenskapsområden så har vi rätt lika önskemål. Sonja Droschke, studievägledare vid kansliet för naturvetenskap och teknik. 17

18 Vi vill ha bättre rutiner. Om studieadministrationen var mer enhetlig skulle det vara lättare för oss studenter Hannes, Alexandra, Vadim, Leila, Tilda och Yaqui. Några av de studenter som lägger fram önskemål om framtidens studieadministration. 18

19 Frågor? 19