Nya Ladok. Målbilder för framtidens studieadministration Sammanfattning av delrapporten VT 2014 kursadministratörernas och lärarnas målbilder

Transkript

1 Nya Ladok Målbilder för framtidens studieadministration Sammanfattning av delrapporten VT 2014 kursadministratörernas och lärarnas målbilder

2 Bakgrund Med anledning av att Uppsala universitet inom några år får ett nytt studieadministrativt system, nya Ladok, arbetade en grupp lärare och en grupp administratörer under vårterminen 2014 med att ta fram målbilder för framtidens studieadministration. Därefter har grupperna haft ett gemensamt möte för att samordna målbilderna. Denna rapport sammanfattar de viktigaste slutsatserna från gruppernas arbete hittills. I juni 2014 presenterades rapporten för nya Ladok-projektets styrgrupp med bl.a. universitetsdirektör Ann Fust. Arbetet med målbilder fortsätter under höstterminen 2014 med andra användargrupper, denna gång med studenter, programsamordnare och studierektorer. Målbilder Med målbilder menar vi en detaljerad beskrivning av det framtida önskade arbetet. Målbilderna tas fram av arbetsgrupper bestående av erfarna personer som arbetar i verksamheterna idag, genom att man steg för steg analyserar dagens problem samt utformar det framtida arbetet, inklusive krav på IT-systemen. Metoden har tillämpats i olika sammanhang tidigare, och har visat sig ge en god grund för utform-

3 ning av framtida arbetsprocesser och krav på informationssystem som kan stödja det framtida arbetet. All erfarenhet visar att en omfattande användarmedverkan i IT-relaterat förändringsarbete är en av de största framgångsfaktorerna. Teknisk utveckling och införande av nya IT-stöd i arbetet går inte att separera från förändringar i verksamheten. Tekniken ska vara ett stöd Varje införande av ett nytt IT-stöd kommer att påverka verksamheten i olika avseenden, ofta på ett påtagligt sätt. Därför finns det egentligen inte några renodlade tekniska projekt eller systemutvecklingsprojekt utan endast projekt för verksamhetsutveckling, där teknikutvecklingen är en del av förändringen. En annan slutsats är att förändringsarbetet måste hantera en rad olika aspekter på verksamheten. Utvecklar man och inför IT, måste man också beakta organisation, verksamhetsprocesser, kompetenser och arbetsmiljö. Mer om målbilder som metod finns att läsa i rapporten: Målbilder, en metod för att utveckla det framtida IT-stödda arbetet. 1 Nya Ladok Nya Ladok är nästa generation av studieadministrativt systemstöd för universitet och högskolor i Sverige. Det kommer inom några år att ersätta det Ladoksystem som nu är i drift. Nya Ladok utvecklas av ett nationellt projekt, Ladok3-projektet, som startades redan våren Vid Uppsala universitet finns ett lokalt projekt som ansvarar för att införa nya Ladok. Projektet är omfattande och kommer att påverka arbetsprocesser, arbetsinnehåll, roller, kompetenser och arbetsmiljö för en rad olika personalgrupper samt för studenter. Nya Ladok kommer även att påverka andra administrativa system som t ex Studentportalen och Selma. 1.

4 Det är nu vi kan påverka Det är viktigt att Uppsala universitet nu tar chansen att genomföra de förändringar i det studieadministrativa arbetet som kan bidra till att vi kan utnyttja den stora potential till förbättringar som finns. På så sätt kan vi också förebygga eller minimera eventuella kommande problem. Förslag på förändringar, utformningen av det nya systemet och införandet måste bygga på behov och önskemål från de som blir berörda av förändringarna. Därför är metoden med målbilder lämplig. Framtidens studieadministration De framtidsbilder som de två arbetsgrupperna formulerat är till allra största delen mycket likartade. Skillnaderna ligger i olika fokus, inte i intressekonflikter. En skillnad gäller perspektiv och begrepp. Administratörerna arbetar med både kurs- och anmälningskoder, dvs. kurser och kurstillfällen. Lärarna är av naturliga skäl mer fokuserade på kurstillfällena, de pågående kurserna. Här kan kommunikationsproblem uppstå och det är viktigt att systemen stöder båda grupperna. Den övergripande gemensamma målbilden handlar om flexibilitet, systemet ska vara ett stöd för verksamheten och inte styra den. Det måste tillåta olika arbetssätt inom vissa ramar. Man vill dessutom se det mesta arbetet som ett ärendeflöde. Detta skulle underlätta kunskap om olika processer, var en viss process nu befinner sig, stödja samverkan, bevakningar och bidra till högre kvalitet och service. Vid sidan om flexibilitetsmålet finns krav på en väl sammanhållen, stabil och integrerad IT-miljö. Kedjan är inte starkare än sin svagaste länk. Det får inte bli ett lapptäcke och man får inte kompromissa med viktiga användbarhetskrav. Det behövs ett internt utvecklingsarbete inom universitetet när det gäller arbetsprocesser, kompetenser, begrepp m.m. som inte bara gäller Ladokarbetet. Andra IT-system, t ex NyA, Studentportalen och Selma uppfattas inte heller som helt bra idag.

5 Gemensamma målbilder Inga papper. Ett elektroniskt ärendeflöde. Inga onödiga steg i processen. Man måste få bort pappersvändaruppgifterna. Flödestanken. Ett ärende beskrivs i sin helhet. Man ser direkt var i ärendeprocessen man befinner sig, vem som förväntas göra vad. Detta skapar möjligheter till överblick, se helheten, lägesbilden, generera bevakningar och påminnelser. Administratörerna har många arbetsuppgifter som inte får fallera (t ex genom att de missar deadlines). Där behövs ett stöd. Systemet skulle behöva påminna studieadministratörerna om vissa kommande deadlines. Ett IT-stöd, integrerat. För användaren ska allt studieadministrativt arbete utföras med hjälp av något som man i alla fall uppfattar som ett enda integrerat system. Man ska inte behöva gå ut och in i olika system. Supporten måste vara kontinuerlig och av hög kvalitet. Nya Ladok ska stödja verksamheten, inte styra den. Användarna ska själva avgöra vad de ska göra, när och på vilket sätt. SELMA borde inte finnas kvar. Allt som behövs bör in i de andra systemen. Detta gäller t ex kurslitteratur samt marknadsföringsinriktade texter.

6 Antagning av en student blir: elektroniskt, förenklat, snabbare, följer ärendeflödet. Man behöver se över och förenkla antagningsprocessen. Omregistrering av gamla studenter måste stödjas på ett enkelt sätt då detta inte fungerar bra idag. NyA upplevs som en stoppkloss. Dålig information, segt, dåligt uppdaterat. Kurskoderna måste vara enklare att förstå. Idag sker sammanblandningar mellan kurstillfällen etc. Resultatkoder är väldigt praktiskt för administratörerna men visas inte begripligt i Studentportalen. Det sker sammanblandningar för lärare och studenter. Det finns en komplikation i Studentportalen, där kurs sammanblandas med kurstillfälle. Detta bör utredas och göras tydligare. En Ladok-app som möjliggör mobilt arbete. Administratörsgruppens önskemål Administratörerna har en viktig serviceroll och fungerar idag som spindeln i nätet. Rollen måste behållas och förstärkas. Kontinuerlig kompetensutveckling är helt central, och det är viktigt med utbildningar så att alla administratörer har nödvändiga kompetenser. De måste vara de som kan allt inom detta område.

7 Huvudsakliga arbetsuppgifter för administratörer är: Kursstart Kursplanering Rapportering/resultat Övrig studieadministration Forskarutbildningens administration Utbytesstudier Arbete med DIVA Lärarnas önskemål Studieadministrationen måste vara rättssäker och kvalitetssäkrad. Ett integrerat arbetsflöde minskar risken att frågor hamnar mellan stolarna eller att information försvinner. Ett integrerat arbetsflöde skulle samtidigt skapa förutsättningar för ett mer kvalitativt arbete med bättre stöd för både överblick och arbetsdelning. Man bör t ex kvalitetssäkra bedömning av meriter genom historik av tidigare liknande bedömning. Ett nytt IT-stöd bör kunna omfatta uppföljning med åtkomst till detaljerad statistik som ett led i kvalitetsarbetet. Bra statistik skulle kunna hjälpa till att identifiera både strukturfel på kursnivå och störningar på kurstillfällesnivå. Det institutionella minnet bör utvecklas. Det bör finnas stöd för detta i Ladok. Vad som produceras runt ett kurstillfälle måste finnas kvar i framtiden oberoende av vem som håller i kursen.

8 Huvudsakliga arbetsuppgifter för lärare är: Ny kurs/kursplan Nytt kurstillfälle (arbete inför ny kursinstans) Pågående kurstillfälle (arbete under en kursinstans) Antagning och tentamenstillfälle Scenarier en dag på jobbet 2018 Arbetsgrupperna har också utarbetat scenarier, det vill säga små berättelser som på ett konkret sätt visar hur man kommer att kunna arbeta i framtiden. Berättelserna avser att beskriva, och motivera, de olika delförslagen i form av scenarier som beskriver hur vissa arbetsmoment kan tänkas utföras, och vad som då har förbättrats, om målbilden realiseras. De scenarier som hittills tagits fram beskriver några huvudsakliga arbetsuppgifter. De fullständiga scenarierna kommer att samlas i den framtida slutrapporten. Kontakt Vill du ha information om målbildsarbetet, kontakta: Bengt Sandblad, professor i människa-datorinteraktion, institutionen för informationsteknologi. E-post. bengt.sandblad@it.uu.se Åsa Cajander, docent, institutionen för informationsteknologi. E-post: asa.cajander@it.uu.se Thomas Lind, doktorand, institutionen för informationsteknologi. E-post: thomas.lind@it.uu.se Vill du ha information om införandet av nya Ladok, kontakta: Malin Eivergård, projektkommunikatör, Studentavdelningen. Telefon: E-post: malin.eivergard@uadm.uu.se Läs mer om nya Ladok: Read more about New Ladok: