Institutionen för pedagogik, didaktik och utbildningsstudier. Rutiner och ansvar för utbildningsadministration

Transkript

1 Institutionen för pedagogik, didaktik och utbildningsstudier Rutiner och ansvar för utbildningsadministration

2 Innehåll ANTAGNING OCH OMREGISTRERING... 3 Antagningstal... 3 Efterantagningstal... 3 Reservantagning... 3 Omregistrering... 3 Avregistrering och avbrott... 3 INFÖR KURSSTART... 4 Studiehandledning... 4 Lärarlista... 4 Schemalänkar... 4 Information till studenter om VFU-begäran... 4 Uppläggning av webbregistrering i Studentportalen... 4 Allmän administrativ information till studenter... 5 Lärares välkomstbrev till studenter... 5 Gruppindelning... 5 Uppdatering av kursansvar på internwebben... 5 Antagnings- och behörighetskontroll... 6 Registrering i Uppdok... 6 Information till nyantagna studenter på program... 6 Uppläggning av Framsteg... 6 INRAPPORTERING AV KURSTILLFÄLLEN I SELMA... 6 Fristående kurser i utbildningskatalogen och supplement... 6 Programkurser... 6 KURSPLANER OCH LITTERATURLISTOR... 7 Skapa och revidera kursplaner och litteraturlistor... 7 Lämna litteraturlistor till bibliotek och bokhandlare... 7 KURSVÄRDERINGAR OCH KURSRAPPORTER... 7 RESULTATRAPPORTERING... 8 Resultatrapportering via Framsteg... 8 Resultatrapportering på annat sätt... 8 Resultatrapportering av tentamensresultat via resultatlista... 8 SCHEMALÄGGNING... 9 Schemaunderlag... 9 Spärrunderlag... 9 Tentamensbeställning... 9 STÖD TILL STUDENTER MED FUNKTIONSHINDER TENTAMENSHANTERING TILLGÄNGLIGHET VIA E-POST, TELEFON OCH ARBETSRUM

3 ANTAGNING OCH OMREGISTRERING Antagningstal Studierektor lämnar underlag till fakultet. Detta gäller programkurser samt fristående kurser. Underlaget ska innehålla uppgifter om max antal studenter plus X antal för överintag (dvs, en buffert för bortfall). Underlag lämnas i slutet av VT för följande HT och vice versa, efter instruktion från fakulteten. Efterantagningstal 1. Studierektor lämnar underlag till administratör. Detta gäller programkurser samt fristående kurser. Underlaget ska innehålla uppgifter om max antal studenter plus X antal för överintag (dvs, en buffert för bortfall). Underlag lämnas i slutet av VT för följande HT och vice versa, efter instruktion från fakulteten. 2. Administratör lägger in efterantagningstal och sista datum för sen anmälan i NyA. Administratören räknar först av eventuella anmälda omregistrander och studenter antagna till senare del av program. Inläggning av information görs i slutet av VT för följande HT och vice versa. 3. Administratör ändrar de satta efterantagningstalen till 0 ca en vecka före kursstart i NyA, vid behov. Detta innebär att efterföljande antagna studenter automatiskt blir reservplacerade och efterhand kan antas i mån av plats. Reservantagning Administratör gör reservantagning till kurs, studievägledare till program. Detta sker löpande efter urval 2 och fram till efter kursstart. Administratör registrerar och skickar ut kursinformation till reservantagen student. Studievägledare skickar ut programinformation till studenter på inledande kurs på program. För reservantagning till program meddelar studievägledare administratören att antagning gjorts. Omregistrering Administratör omregistrerar studenter inför kursstart. Studenter som begärt omregistrering innan efterantagningstal satts ska lovas plats på kurs. Omregistrering och mailutskick med kursinformation görs inför kursstart. Studenter som begär omregistrering efter att efterantagningstal fastställts sätts på väntelista och omregistreras i mån av plats. Avregistrering och avbrott Administratör skickar ett mail via Studentportalen till studenter på A-kurser (ämneskurser) och inledande kurs på program ca.1 vecka efter kursstart. För övriga kurser kan denna information läggas som ett meddelande på kurssidan. Förslag på text (kontrollera och ändra efter behov): Viktig information till studenter med kursregistrering vid Institutionen för pedagogik, didaktik och utbildningsstudier Om du vill avsäga dig din studieplats efter registrering meddelar du ansvarig kursadministratör. En kursregistering kan tas bort fram till 3 veckor efter kursstart. Vid avbrutna studier senare än 3 veckor efter kursstart registreras istället ett studieavbrott. Vid avbrott på kurs kan du inte söka kursen på nytt via utan kan endast återuppta dina studier på kursen i mån av plats. 3

4 Med vänlig hälsning XXX INFÖR KURSSTART Studiehandledning Kursansvarig lärare skapar en studiehandledning (för de kurser där detta är relevant) och lägger in på kurstillfällesnivå i Studentportalen senast 2 veckor före kursstart. Filen och filarean där filen läggs ska döpas till Studiehandledning + kursens namn och termin och filen ska läggas ut publikt som en PDF. Lärarlista 1. Administratör för kursen skapar en lärarlista på kurstillfällesnivå i Studentportalen senast 2 veckor före kursstart. Listan ska läggas ut publikt. Administratören lägger även till sig själv på listan. 2. Lärare meddelar eventuella ändringar i lärarlistan till administratör alternativt ändrar själv direkt i Studentportalen. Schemalänkar Lokaladministratör lägger ut schemalänkar på kurstillfällesnivå i Studentportalen. Ett definitivt schema ska finnas publicerat senast 2 veckor före kursstart. Information till studenter om VFU-begäran 1. VFU-administratör skapar information om VFU-begäran och skickar ut denna information till kursansvarig för kurs med VFU. 2. Kursansvarig lärare för kurs med VFU lägger ut information om VFU-begäran på sina kurstillfällen i Studentportalen. Informationen om VFU-begäran läggs ut som anslagstavla publikt senast 1 månad inför kursstart på kurstillfällesnivå i Studentportalen. Uppläggning av webbregistrering i Studentportalen Administratör lägger upp webbregistreringsfunktion i Studentportalen på kurstillfällesnivå, senast inför andra antagningsomgången. Information till administratörer angående webbregistreringsuppläggning skickas ut centralt i god tid före terminsstart. Förslag på text (kontrollera och ändra efter behov): Villkorligt antagna studenter: Kan inte registrera sig Information till villkorligt antagna: Om du blivit antagen med villkor, d.v.s. din behörighet måste styrkas innan registrering (en not i antagningsbeskedet) kontrolleras detta av institutionen. Detta innebär att du senast vid kursstart måste kunna visa att behörighetskraven är uppfyllda innan en definitiv registrering kan göras av kursadministratören. Kontakta XXXX för mer information. Information till antagna och efterantagna: För att få börja studierna måste du registrera dig inom angiven tidsperiod. Har du problem att webbregistrera dig kan du kontakta XXXX. Om du registrerat dig och väljer att inte gå kursen så måste du senast tre veckor efter kursstart avregistrera dig, annars kan du inte söka kursen igen vid ett senare tillfälle. Kontakta XXXX för registrering. 4

5 Du behöver ett studentkonto för att komma åt kursmaterial under kursens gång. Skaffa dig ett studentkonto nu om du inte redan har det. Om du saknar studentkonto, kan du logga in med ditt konto från Antagning.se på för att aktivera ditt studentkonto. Information till reserver: Institutionen kallar reserver via e-post eller telefon. Kontaktinformation: Namn: XXXX E-post: XXXX Telefon: XXXX Adress: Blåsenhus, von Kraemers Allé 1 Kursstartinformation: Ingen kursinformation skickas ut via brev. All information finns i Studentportalen. För information om tid och plats för kursstart, se Schemalänk i menyn. Allmän administrativ information till studenter Administratör lägger vid behov upp kursspecifik information inför kursstart senast inför andra antagningsomgången. Information inför kursstart läggs ut som anslagstavla publikt på kurstillfällesnivå i Studentportalen. Information om senaste dag för inlämning av restuppgifter (gäller kurser på grundnivå) Har du uppgifter kvar i kurser lästa vid Institutionen för pedagogik, didaktik och utbildningsstudier skall dessa för att garanteras examination innan kursstart, vara ansvarig lärare tillhanda senast (lägg in datum). Uppgifterna skickas till examinerande lärare via lärarens e-postadress och via urkundsadress: (lärarensförnamn.lärarensefternamn.uu@analys.urkund.se). I det fall läraren inte längre är anställd vid institutionen, kontakta kursansvarig lärare. Lärares välkomstbrev till studenter Kursansvarig lärare lägger upp välkomsttext till studenter inför kursstart senast inför andra antagningsomgången. Välkomsttexten läggs ut som anslagstavla publikt på kurstillfällesnivå i Studentportalen. Information om tid och plats för introduktion ska inte inkluderas om webbschema finns (hänvisa då istället till webbschemat). Information om studiehandledning ska ingå. Förslag på text (kontrollera och ändra efter behov): Välkomna! Ni är varmt välkomna till kursen (namn)! (Några meningar om kursen och dess innehåll). Studiehandledning för kursen hittar ni på Studentportalen under filareor från och med (datum). Vänliga hälsningar, kursledare (namn) Gruppindelning Administratör gruppindelar studenter och gruppkopplar studenter, vid behov eller på kursansvarig lärares begäran, till rätt grupper i Studentportalen. Gruppkoppling i Studentportalen görs på kurstillfällesnivå och endast för kurser där flera grupper förekommer. I det fall studenter själva tillåts välja grupp lägger administratören upp denna funktion i förväg, detta ska vara klart senast vid kursstart. Uppdatering av kursansvar på internwebben Administratör uppdaterar kurslista med sina uppgifter på interna EDU-webben. Information om ansvarig studierektor, kursledare, administratör samt termin ska anges. Uppdateringen 5

6 görs ca en månad innan terminstart och en månad efter terminstart. Rensa även bort inaktuella poster så att de inte syns i den publika listan. Antagnings- och behörighetskontroll Administratör kontrollerar antagning och behörighet inför registrering av studenter på kurs. Vid behov konsulterar administratören berörd studievägledare. Registrering i Uppdok Administratör registrerar antagna och behöriga studenter i Uppdok. Information till nyantagna studenter på program Studievägledare skapar och lägger ut information inför terminstart till nyantagna studenter på program på Studentportalen senast inför andra antagningsomgången. Informationen läggs ut som anslagstavla på programnivå. Uppläggning av Framsteg 1. Kursansvarig lärare beställer Framsteg av kursens administratör. Detta görs inför varje kursstart. 2. Administratör lägger upp Framsteg i Studentportalen på kurstillfällesnivå. Utformning av Framsteg görs efter önskemål av och i samråd med kursansvarig lärare. Beställning av nya provkoder görs endast i undantagsfall. INRAPPORTERING AV KURSTILLFÄLLEN I SELMA Fristående kurser i utbildningskatalogen och supplement 1. Prefekt beslutar i samråd med övrig berörd personal vilka kurser som skall ges kommande läsår. 2. Studierektor lämnar information om kurstillfällen till administratör. Selmamall för information ska användas, alternativt befintlig utbildningskatalog. Fullständig information ska lämnas senast 2 veckor före deadline. Om kursplan saknas ska även denna information bifogas. Detta arbete sker en gång per år, varje höst. 3. Administratör skapar kurstillfällen (och ev. kursplaner) i Selma. Programkurser 1. Studierektor lämnar information om programkurser till administratör. Information om hur arbetet ska gå till skickas ut från fakulteten. Detta arbete sker varje termin. 2. Administratör skapar kurstillfällen i Selma. 6

7 KURSPLANER OCH LITTERATURLISTOR Skapa och revidera kursplaner och litteraturlistor 1. Kursansvarig lärare som önskar revidera kursplan eller litteraturlista skickar in förslag på revideringar till (funktionsadress för beredningsgrupper för lärarprogram och fristående kurser) enligt terminsvis angivna datum. Ändringar i en kursplan eller litteraturlista görs med hjälp av Wordprogrammets funktion Spåra ändringar aktiverad, så att tillägg och strykningar är helt entydiga (i Granska-fältet, klicka på knappen spåra ändringar). Skriv en tydlig motivering till tillägg och strykningar i kommentarrutan. Även om revideringen endast avser kurslitteratur ska kursplanen alltid bifogas. Nya kursplaner skrivs in i SELMA-mallen. Filen/dokumentet ska döpas efter den kurskod och kurstitel det gäller, exempelvis 4PE053 Ledarskap i förskolan. 2. Beredningsgrupperna sammanställer ett förslag på revideringar av kursplan/litteraturlista i ett protokoll som skickas vidare till institutionsstyrelsen. 3. Institutionsstyrelsen beslutar om föreslagna revideringar av kursplan/litteraturlista baserat på beredningsgruppernas protokoll. Beslut meddelas till administrativ samordnare. 4. Administrativ samordnare skickar föreslagna revideringar av kursplaner inom Lärarprogrammen vidare till programkommittén för slutgiltigt beslut. Litteraturlistor och revideringar av kursplaner inom övriga programkurser och fristående kurser beslutas däremot av institutionsstyrelsen och läggs därför in direkt av administratör/administrativ samordnare i SELMA. 5. Programkommittén meddelar beslut kring revideringar av kursplaner inom Lärarprogrammen till administrativ samordnare som lägger in information i SELMA. 6. Administrativ samordnare meddelar fakultetshandläggare när beslutad information för kursplaner inom Lärarprogrammen är inlagd i SELMA, varvid fakultetshandläggare klarmarkerar kursplanerna. Lämna litteraturlistor till bibliotek och bokhandlare Administratör sammanställer i början av varje ny termin de kurser som kommer att ges vid institutionen och skickar sammanställningen digitalt till universitetsbiblioteket och till de till bokhandlare som efterfrågat information. Sammanställningen görs i Excel-format och ska innehålla kurstitel, kurskod, länk till kursplan/litteraturlista, förväntat antal studenter, startvecka samt namn, telefonnummer och e-post till kursansvarig lärare. KURSVÄRDERINGAR OCH KURSRAPPORTER 1. Administratör lägger upp en av institutionen fastställd kursvärderingmall på kurstillfällesnivå för varje kurs i Studentportalen. Detta görs i samband med kursstart, och mallen läggs som ett utkast. Mallen heter EDU kursutvärdering ( ). 2. Kursansvarig lärare meddelar eventuella extra frågor till administratör senast vid kursstart. Administratör lägger till dessa till kursvärderingen för aktuell kurs. 3. Administratör aktiverar kursvärderingen. Svarstiden för studenter ska vara 2 veckor. 7

8 4. Administratör skickar en påminnelse till studenter som inte besvarat kursvärderingen 2-3 dag innan den stänger (funktion finns i Studentportalen). 5. Administratör publicerar kursvärderingens resultat (exklusive fritextsvar) på kurstillfällesnivå efter svarstidens slut. 6. Administratör fyller i uppgifter i kursrapporten enligt Förslag på innehåll i kursrapport (ta bort Utfall av examination) förutom datum. 7. Administratör meddelar kursledare att kursrapporten är klar att fyllas i. 8. Kursledare fyller i rapporten i Studentportalen, skriver in datum, sparar och publicerar. RESULTATRAPPORTERING Resultatrapportering via Framsteg 1. Lärare lägger in betyg i Framsteg och skickar betygsunderlag till kursens administratör. Lärare klarmarkerar (obs! ej betygssätter) student i Framsteg, går vidare och lägger in betyg i resultatlista samt skickar denna till kursens administratör genom att lägga in dennas e-postadress och följa instruktionerna. Allt detta görs i Studentportalen. Betygsunderlag ska lämnas inom högst 25 kalenderdagar efter examination, dock minst 14 kalenderdagar före omtentamen. 2. Administratör lägger in betyg preliminärt i Uppdok och lämnar arkivlista till examinator för underskrift. Betyg ska omgående rapporteras i Uppdok efter att betygsunderlag lämnats. 3. Examinator kontrollerar uppgifterna på arkivlistan, skriver under och lämnar listan åter till administratör. 4. Administratör lägger in betyg definitivt i Uppdok, sparar betygsunderlag samt arkiverar arkivlista. Resultatrapportering på annat sätt 1. Lärare lämnar skriftligt betygsunderlag till kursens administratör. Betygsunderlaget ska, förutom betygssättande lärares namn, innehålla kurskod, namn på kurs, namn på student(er), personnummer, provtitel och betyg, samt gärna även termin när student(er) läst kursen. Att lämna betygsunderlag via e-post går bra. 2. Administratör lägger in betyg preliminärt i Uppdok och lämnar arkivlista till examinator för underskrift. Betyg ska snarast rapporteras i Uppdok efter att betygsunderlag lämnats. 3. Examinator kontrollerar uppgifterna på arkivlistan, signerar och lämnar listan åter till administratör. 4. Administratör lägger in betyg definitivt i Uppdok, sparar betygsunderlag samt arkiverar arkivlista. Resultatrapportering av tentamensresultat via resultatlista 1. Administratör skapar en resultatlista för tentamen i Uppdok. Listan skapas i Uppdok efter sista anmälningsdatum till tentamen, men före det datum tentamen skrivs. 2. Lärare lägger in resultat och betyg i listan i Studentportalen samt skickar listan till kursens administratör. Listan hittas under Resultatlistor i Studentportalen. Lärare 8

9 lägger in e-post till kursens administratör under rubriken Uppdok. Lärare lägger in betyg och skickar sedan listan till kursens administratör genom att klarmarkera. 3. Administratör lägger in betyg preliminärt i Uppdok och lämnar arkivlista till examinator för underskrift. Betyg ska snarast rapporteras i Uppdok efter att betygsunderlag lämnats. 4. Examinator kontrollerar uppgifterna på arkivlistan, skriver under och lämnar listan åter till administratör. 5. Administratör lägger in betyg definitivt i Uppdok, sparar betygsunderlag samt arkiverar arkivlista. SCHEMALÄGGNING Schemaunderlag 1. Administratörsgrupp tar fram underlagssiffror och lägger in i Filemaker. 2. Studierektor lägger till lärarlista i Filemaker och öppnar kursunderlaget. 3. Kursansvarig lärare kommer nu åt underlaget i Filemaker och lägger in alla moment via webbgränssnitt (Schema samt tjänstefördelning). Underlaget ska innehålla information om: Antal grupper per moment, momenttyp (exempel: föreläsning, seminarium), förslag på lärare, titel på moment, antal timmar per moment, kronologisk ordning och eventuell övrig information. 4. Studierektor godkänner kursunderlaget i Filemaker. Detta görs senast i oktober inför vårterminen och senast i april inför höstterminen. 5. Lokaladministratör kommer nu åt kursunderlaget i Filemaker och kan schemalägga momenten i TimeEdit. Spärrunderlag 1. Lärarpersonal för så tidigt som möjligt in önskemål om spärrar inför kommande termin i formuläret på EDU:s internwebb. (Status: Inlämnad) Formuläret är öppet största delen av året, så önskemål om spärrar kan göras nästan när som helst, även för innevarande termin. 2. Personaladministratör granskar spärrarna och ser till att begäran om semester och tjänstledighet etc. är sökt i Primula. Personaladministratören anger status Kontrollerad. 3. Personalansvarig studierektor går igenom spärrarna och anger status Godkänd för de spärrar som godkänns. 4. Lokaladministratör för in spärrarna i TimeEdit och anger status Schemalagd. Tentamensbeställning 1. Lokaladministratör skickar mail till kursansvarig lärare med påminnelse om att det är dags att beställa tentamenstillfällen. Påminnelse skickas ut senast 1 mars inför hösttermin och 1 september inför vårtermin. 2. Kursansvarig lärare lämnar information om ordinarie och omtentamensbeställningar till lokaladministratör. Underlaget ska innehålla: Ungefärligt önskat datum, antal timmar och ungefärligt antal studenter. Underlaget lämnas enligt anvisning av lokaladministratör senast i oktober inför vårterminen och senast i april inför höstterminen. 9

10 3. Lokaladministratör beställer tentamenstillfällen hos Byggnadsavdelningen. Beställningen görs på särskild webbsida. Länkar: Byggnadsavdelningententabeställning. 4. Lokaladministratör lägger upp tentamensanmälningar för studenter i Studentportalen. Tentamensanmälan stängs senast tolv dagar innan tentamenstillfället. Tentamensanmälningar ska även läggas upp för äldre kurs- och provkoder. STÖD TILL STUDENTER MED FUNKTIONSHINDER 1. Student skaffar intyg på diagnos från lämplig vårdgivare, och tar med detta intyg till central samordnare för stöd till studenter med funktionshinder vid UU. Central samordnare skriver intyg om rätt till stöd. 2. Student visar intyg för institutionens kontaktperson (studievägledare) för stöd till studenter med funktionshinder. Kontaktperson och student diskuterar studentens behov och tar fram en stödplan. Kontaktperson ordnar även med praktiska arrangemang kring salsskrivningar (extra skrivtid, eget rum, dator) samt mentorshjälp och anteckningsstöd. Kontaktperson medverkar även vid samtal mellan student och kursansvarig lärare vid behov. 3. Student visar intyg för berörd kursansvarig lärare. Kursansvarig lärare ansvarar för att i möjligaste mån göra det möjligt för studenten att genomföra sina studier, bl a genom att erbjuda alternativa examinationsformer och möjliggöra studier i annan studietakt än den normala. TENTAMENSHANTERING 1. Lärare med ansvar för tentamen får vid behov hjälp med kopiering av tentamen från intendenturen. Intendenturen behöver minst 5 dagar för kopiering. 2. Lärare lämnar ny tentamen till lokaladministratör. Rätt antal exemplar av tentamen lämnas till administratören (antal anmälda studenter plus några i reserv för studenter som ej anmält sig samt ett arkivexemplar). Plats för kodnummer ska finnas uppe i tentamens högra hörn. Lärare fyller även i informationsblad till tentamen hos administratör. 3. Lokaladministratör lämnar uppkopierade tentor och informationsblad till receptionen för transport till skrivningslokalen. 4. Lokaladministratör hämtar färdigskrivna tentamina i receptionen. 5. Kodlistorna skickas efter skriven tentamen med internpost från Byggnadsavdelningen till institutionen. Lokaladministratör arkiverar kodlistor. 6. Lärare hämtar färdigskrivna tentamina hos lokaladministratör för rättning. Tentamina rättas (i första hand) anonymt. Vid behov kan kopia av kodlista hämtas hos lokaladministratör. 7. Lärare meddelar tentamensresultat till studenter via Studentportalen. Om Framsteg används meddelas resultat till studenterna i Framsteget. Om inte Framsteg används ska tentamensresultat till studenterna meddelas via en PDF som döps till Kursnamn ÅÅÅÅ-MM-DD och placeras i filarean på kursnivå. Kom ihåg att tidsbegränsa visningen av tentamensresultatet (resultaten kan visas i upp till en termin efter tentamenstillfället). I de fall det finns flera kurskoder för en tentamen ska resultat läggas ut på respektive kurs (på kursnivå). 8. Lärare meddelar betygsunderlag till administratör. 10

11 9. Lärare lämnar rättade tentamina samt kodlista till receptionen för utlämning till studenter. Kopia på kodlista hämtas hos administratör. 10. Utlämning av salsskrivningar sker via tentamensutlämningen i en månad efter skrivningsdatum. Äldre salsskrivingar hämtas i administrationens arkiv. 11. Utlämning av hemtentamina, PM och övriga inlämningsuppgifter sköts av kursansvarig lärare (förslagsvis genom utdelning på lektionstid), via anvisad plats i hylla eller via hemsändning med post. 12. Lokaladministratör hämtar tentamina från tentamensutlämningen efter 1 månad. Gamla tentamina förvaras i administrationens arkiv (i två år) och lämnas ut till studenter vid förfrågan. TILLGÄNGLIGHET VIA E-POST, TELEFON OCH ARBETSRUM All personal bör meddela kortare frånvaro från arbetsrum via telefonhänvisning och skylt utanför arbetsrum. Längre frånvaro meddelas även via e-postens autoreply. Förslag på text till e-postens autoreply (kontrollera och ändra efter behov): Jag är XXXXX och kommer åter i tjänst den XXXXX. Ditt e-postmeddelande kommer att besvaras så fort det är möjligt Vid brådskande ärenden, vänligen kontakta Uppsala universitets telefonväxel ( ) för kontakt med övrig personal i tjänst. Se även institutionens hemsida för mer information: Vänligen, XXXXXX 11