Universitetets målbild av det framtida studieadministrativa arbetet Komplettering med fokus på administration av internationella studenter

Transkript

1 Universitetets målbild av det framtida studieadministrativa arbetet Komplettering med fokus på administration av internationella studenter Om kompletteringsarbetet Under 2014 utfördes vid Uppsala universitet ett arbete som ett led i förberedelserna för införandet av nya Ladok där fyra arbetsgrupper bestående av lärare, studieadministratörer, studenter, samt programansvariga och studierektorer tog fram en gemensam målbild för framtidens studieadministration. Redan innan grupperna bildades stod det klart att studieadministrativt arbete vid universitetet omfattar fler roller och perspektiv än vad dessa fyra rimligtvis kunde förväntas täcka in. Ett fortsättningsarbete för att identifiera och komplettera med ytterligare perspektiv initierades därför under 2015, efter färdigställandet av den första versionen av universitetets gemensamma målbild med utgångspunkt i de fyra gruppernas arbete. Den första kompletteringen genomfördes med fokus på rollen som utbildningsledare vid universitetets tre områdeskanslier. Här redogörs för den andra kompletteringen, genomförd under våren 2016, med fokus på administration av internationella studenter. Universitetets målbild av det framtida studieadministrativa arbetet är ett fortlöpande arbete som inleddes som ett led i förberedelserna för införandet av nya Ladok. Det studieadministrativa arbetet för olika kategorier av anställda vid universitetet, samt studieadministrativa inslag i studenternas möte med universitetet, omfattar dock betydligt fler tekniska stödsystem än nya Ladok. Det omfattar också de arbetssätt, rutiner, riktlinjer, yrkesroller och kompetenser samt ansvarsfördelningar mm som tillsammans utgör vad våra tekniska system bör vara designade för att stödja. Vidden av frågor och diskussionsområden av intresse inom målbildsarbetet blir därför väldigt stor, och såväl specifika synpunkter på enskilda system som identifieringen av kärnvärden vi vill ska karaktärisera utformningen av arbetsprocesser har sin plats. Om metoden Kompletteringsmetoden är avsedd att på ett strukturerat sätt möjliggöra komplettering eller revidering av en upprättad målbild genom ett litet antal intervjuer eller mindre seminarium med intressenter ur nya yrkeskategorier (vid komplettering/breddning) eller med nya deltagare ur samma kategori(-er) som de ursprungliga målbildsgrupperna (vid revidering). Grundtanken är att med utgångspunkt i en upprättad målbild, som deltagarna förväntas ha tagit del av i förväg (om inte förr så samtidigt som de bjuds in till och delges syftet med detta arbete), undersöka om deltagarna har synpunkter som avviker från, förstärker och/eller kompletterar den upprättade målbilden. 1

2 Arbetet är tänkt att med jämförelsevis låg investering av resurser kunna utföras löpande efter upprättandet av en ursprunglig målbild, för att dels hålla den aktuell och/eller bredda dess tillämplighet och dels för att ge en indikation om huruvida det kan anses vara lämpligt att bilda nya målbildsgrupper och upprätta en ny målbild från grunden. Deltagare och tillvägagångssätt I detta kompletteringsarbete har följande deltagare medverkat: Liselott Dominicus van den Bussche, studievägledare för fyra internationella masterprogram vid Institutionen för informationsteknologi samt samordnare av stöd för internationella studenter vid TekNat; Cameron Ross, projektadministratör för de internationella masterprogrammen Euroculture och NOHA samt ett internationellt magisterprogram vid Teologiska institutionen, hanterar även frågor rörande utbytesstudenter vid institutionen. Lina Thorvaldson, programsamordnare för masterprogrammet i biomedicin samt kursadministratör vid Institutionen för medicinsk cellbiologi, även deltagare i en av universitetets Ladok-användargrupper; Ingalill Blad Ögren, kursadministratör för det internationella masterprogrammet vid Institutionen för freds- och konfliktforskning, och har där även uppgifter som studievägledare och programsamordnare. Kompletteringsarbetet utfördes under ledning av Thomas Lind och Bengt Sandblad från Institutionen för informationsteknologi inom ramen för ett samarbete med införandeprojektet för nya Ladok vid Uppdok-enheten, Studentavdelningen. Arbetets huvudmoment utgjordes av ett diskussionstillfälle á två timmar. Deltagarna ombads inför diskussionstillfället läsa igenom rapporterna från de ursprungliga fyra gruppernas arbete samt utbildningsledarnas komplettering och reflektera över överensstämmelsen med den egna synen på studieadministrativt arbete, vad som avviker, samt nödvändiga tillägg med fokus på administration av internationella studenter. Under diskussionen fördes anteckningar av diskussionsledarna som sedan renskrevs och skickades till deltagarna för korrigeringar och tillägg, för att sedan utgöra kärnan av denna rapport. Ytterligare tillfällen för revideringar gavs utifrån kommentarer och synpunkter från deltagarna samt slutligen från införandeprojektets medlemmar vid Uppdok-enheten innan rapporten förklarades färdigställd. Administrationen av internationella studenter utifrån deltagarnas perspektiv och i relation till tidigare grupper Deltagarnas roller och erfarenhet täcker upp en väsentlig del av det studieadministrativa arbetet relaterat till internationella studenter på program- och institutionsnivå samt delvis även fakultetsövergripande och universitetsövergripande aspekter av detta arbete. Utmaningar som särskiljer studieadministrativt arbete relaterat till internationella studenter jämte inhemska studenter berör exempelvis hanteringen av avgifter, bedömningar i samband med antagning 2

3 och det utökade behovet av dokumentation. En potentiellt svår uppgift är exempelvis att bedöma om en students tidigare studier kan motsvara en examen vid UU och vad som behöver kompletteras om så inte är fallet. Utmaningarna kompliceras ytterligare av bristen på funktionalitet i befintliga tekniska stödsystem som exempelvis medför att parallella lösningar behövs för att spara eller kommunicera underlag till bedömningar och annan dokumentation. Även organisatoriska aspekter lyfts fram där effektiviseringar torde vara möjliga genom ökad insyn och kommunikation mellan olika delar och nivåer inom universitetet, exempelvis för att minska mängden dubbelarbete i form av att samma bedömning av en students behörighet görs om vid olika steg av antagningsprocessen. Terminologi Tidigare grupper har berört behovet av en enhetlig terminologi för att begränsa risken för kommunikationsmissar. Flera av deltagarna känner igen och håller med om denna risk, men under diskussionen påpekas också att problemet kanske främst berör kommunikation mellan dels anställda med olika roller och dels anställda och studenter. För administratörer som jobbar mycket med Uppdok blir den terminologi som används där naturlig att använda, medan det för lärare och studenter kanske på motsvarande sätt blir Studentportalens begrepp som styr. Men det måste också finnas fler källor till avvikande terminologi då begreppen i Uppdok och Studentportalen till stor del överensstämmer i dag. Inställningen till de begrepp som används i testversionerna av nya Ladok är dock, precis som för tidigare grupper, inte positiv. Eftersom lärare ska arbeta i nya Ladok är det extra viktigt att det finns bra stöd. Det behöver finnas en hjälp med begreppslista och förklaringar av begrepp där de används i gränssnittet. Ärenden och överblick Behovet av att kunna visualisera ärenden som tidigare grupper har påpekat får stöd även här. Deltagarna förtydligar också att för vissa ärenden behöver delar av ärendet kunna visas för studenten. Anteckningar behöver överlag kunna föras på olika nivåer parallellt så att de kan visas för studenten, för en kollega, eller som egen minnesanteckning. NyA har nyligen fått möjligheten för användaren att kunna göra egna anteckningar, vilket är välkommet! Erfarenheten från testversionerna av nya Ladok i dagsläget är att det inte finns en tydlig ärendeflödestanke. Det uppskattas dock att elektronisk signering och arkivering ser ut att bli verklighet i och med nya Ladok. Om fler kanaler att komma åt personalen införs (chat t.ex.), vilket har framförts under tidigare gruppers arbete, behöver detta göras på ett sätt som inte leder till att ärendehanteringen blir splittrad och mer svårhanterad. Hänsyn måste här också tas till hur ökad tillgänglighet ställs emot personalens behov av att kunna koncentrera sig på en arbetsuppgift ostört. Behovet av att kunna se vad studenten ser, som har framförts av tidigare grupper, gäller även för denna grupp. Det är viktigt att kunna få en översikt, vare sig det gäller en lista med studieresultat, en lista med ärenden eller något annat. 3

4 I dag används ofta Excel-ark av administratörer, lärare och studievägledare m.fl. för att kunna skapa sig en överblick över en students studieplan och frågor om ändringar eller planering. Det vore önskvärt med ett verktyg där student och personal kan se och jobba med studentens individuella studieplan. Detta avhjälps i dag till viss del av information från universityadmissions.se, men det gäller inte planering eller ändringar framöver. Ett sådant verktyg skulle möjliggöra att en programsamordnare kan gå in och godkänna en studieplan, t.ex. för att underlätta när en student söker visum. Det skulle också vara ett viktigt verktyg i hanteringen av avgifter eftersom man inte skulle behöva kontinuerligt rapportera vilka kurser studenterna ska läsa. Hantering av betalningar Utbildningsledarna har tidigare lyft en del av problematiken och bristen på effektiva stödsystem för att hantera avgiftsskyldiga studenter. Deras bild stöds och utökas av deltagarna i denna grupp. Det är bra att universitetets Feemaster administrerar betalning av fakturor centralt, men en lokal administratör behöver kunna hantera mer av detaljerna kring betalningar än i dag. De behöver kunna se att en student har betalat, och koppling av kurs till terminsavgiften behöver kunna utföras lokalt. En del går att se i NyA, men informationen är inte alltid aktuell. Lokala administratörer och Feemaster behöver även kunna jobba i ett och samma system. Bristen på gemensam tillgång till information och behovet av kommunikation medför att det i dag behövs flera mail fram och tillbaka per student och kurs. Även studievägledare drabbas av bristen på information vilket medför svårigheter vid utformning av studenters individuella studieplaner. Studenterna själva har heller ingen bra översikt i dagsläget, med förvirring över registreringar på kurser, hur och när kurser kopplas till betalningar, mm. som följd. Situationen innebär långa fördröjningar och stress för alla parter. Utbytesstudenter har ibland fel avgiftsstatus i Uppdok och det är oklart för deltagarna vad detta beror på. Det bör utredas om det finns automatik kopplad till utbytesstudenters avgiftsstatus som kan vara orsaken. Gruppen påpekar också att det behöver gå att se om det sker ändringar gällande visum, studentvisum/ anhörig, om en student fått uppehållstillstånd under studietiden mm. Uppdok kommer i dag inte ihåg att en student blivit avgiftsbefriad utan proceduren behöver göras om vid varje periodstart, utom i vissa fall av oklar anledning. Det är väldigt märkbart att Uppdok inte utvecklades med krav på att kunna hantera avgiftsstudenter, detta måste tas hänsyn till i nya Ladok. Det måste vara enkelt och transparent att hantera internationella studenter. Bedömning av behörighet och hantering av underlag Bedömningar behöver kunna dokumenteras så att en bedömning bara behöver göras en gång och nästa steg i bedömningsprocessen kan ta vid utan att upprepa föregående stegs bedömning. Beroende på skillnader i hur olika delar av universitetet är organiserade finns en misstanke om att bedömningsarbetet delvis görs om på nytt i de olika stegen från UHR och antagningsenheten till programansvarig eller ämnesansvarig vid institutionerna och slutligen även hos examensenheten. 4

5 Studenter som skickar intyg som inte anses vara godkända hos oss får ibland väldigt sent svar med information om detta. Om det t.ex. bara saknas en stämpel eller underskrift behöver detta kunna kommuniceras till studenten omgående. Ganska ofta är de som blir grundläggande obehöriga bedömda som det just p.g.a. att de skickat in fel underlag, att det saknas en signatur, eller att ett intyg är på fel språk. Examensenheten litar inte på UHR:s äkthetsgranskning av studenternas underlag, vilket drabbar studenter som inte tar med sig dessa till Sverige eftersom de då behöver ordna så att kopior skickas till Examensenheten innan de kan ta ut sin examen. Antagningsrutinen Det är mycket pyssel med att hantera både den internationella och nationella antagningsomgången till ett program. Digitala lösningar är inte alltid att föredra, exempelvis då det i dagsläget mycket väl kan underlätta för de som vill skicka in en ansökan till universitetet men inte på motsvarande sätt kan underlätta bedömningen av dessa ansökningar. Genom att begära in handlingar på hårdkopia minskar en del program antalet inkommande ansökningar att hantera, med förhoppningen att det också är färre oseriösa sådana. De som genomför bedömningen av ansökningar vill också ofta göra detta med underlaget på papper, vilket då underlättas av att handlingarna har inkommit på detta sätt. Detta är dock inte allmänt giltigt då det också finns många som föredrar att arbeta med digitalt underlag. Antagningsrutinen innebär mycket handarbete i dag. Studenten söker via universityadmissions.se eller antagning.se och behandlas sedan av antagningsenheten, men institutionerna kan i undantagsfall också anta och registrera programstudenter direkt vid kursstart utan att gå genom det ordinarie antagningssystemet. Väl på plats på programmet är det olika per institution om studenterna antas automatiskt till programmets kurser utan att de aktivt söker till dem eller om de måste gå in i universityadmissions.se och söka kurserna också inför varje termin. Programstudenter som vill läsa fristående kurser behöver dock söka till dessa via antagning.se, och fristående studenter kan endast söka via antagning.se, som endast finns i en svensk version. Ett önskemål är därför att de båda ingångarna slås ihop. Eftersom olika program och institutioner har olika tillvägagångssätt för antagning till program och till kurser behövs det ett sätt att göra detta synligt och tydligt för studenter som söker sig utanför det program de först blivit antagna till. Det behöver även vara synligt och tillgängligt för administratörer och studievägledare samt vara kopplat till betalningsfunktionen. Det är svårt att veta hur många studenter det blir på en kurs när studenter från olika program har förtur. Detta medför också att det blir svårt att lämna besked om antagningstal mm. Rättssäkerheten blir även svår att kontrollera med avseende på reservplatser till fulla kurser. I de fall då institutioner accepterar ansökningar från studenter som inte sökt via universityadmissions.se, hur ska dessa prioriteras i kön jämte andra studenter? 5

6 Handläggning av utbytesstudenter kan medföra besvär, inte minst då hela antagningsförfarandet skiljer sig från de för andra internationella studenter. Det är svårt att veta hur många som ska läsa våra program eller kurser och det går sedan inte att vara säker på att utbytesstudenterna kommer hit över huvud taget. Hanteringen skulle delvis underlättas om utbytesstudenter sökte genom samma antagningsomgång som övriga internationella studenter, och sedan urskiljs och behandlas separat i en senare del av antagningsprocessen. Det är dock oklart om detta vore möjligt eller om det finns skäl till att utbytesstudenter behöver hanteras separat hela vägen. En students ansökan kan i ett tidigt skede bli struken av antagningsenheten och från institutionernas perspektiv är det då som om ansökan aldrig har inkommit till universitetet. För att minimera antalet onödiga strykningar hos antagningsenheten ombes därför antagningsenheten i dagsläget att kontakta institutionerna i oklara fall. Information om dessa fall kommer då på Excel-ark från antagningsenheten och bidrar till att göra processen att bedöma behörighet mer komplicerad. För att behålla kunskapen om bedömningar som görs är det önskvärt att antagningsenheten och institutionerna upprättar gemensamma dokument om hur tidigare bedömningar gjorts. I dag är detta ett handarbete som dokumenteras i lokala eller personliga handböcker, vilket innebär en överhängande risk att kunskap försvinner, exempelvis i samband med att personal byts ut. Studenter har i dag viss möjlighet att följa sina antagningsärenden och se status för dessa. I vissa fall visas tillfälligt en felaktig status som obehörig för studenter under pågående bedömning, vilket leder till att dessa studenter blir oroliga och inkommer med frågor om detta. När ett ärendes status är missvisande på detta sätt blir det ett större problem för personalen än om status inte varit synligt för studenten. Rigida system och informationsspridning Teologiska institutionens två internationella masterprogram, Euroculture och NOHA, är exempel på program som ligger utanför det ordinarie antagningssystemet. För dessa två program beror detta på att de hanteras inom ramen för två internationella konsortier och är i behov av att kunna tillämpa särskilda antagningskriterier samt att kunna avgiftsbelägga samtliga studenter (dvs. även studenter från Sverige och andra EES-länder). Konsortierna kan dessutom ha andra terminstider, vilket medför oväntade problem. Ett av programmen på Teologiska institutionen har t.ex. svårt att lägga in sin hösttermin i Selma med rätt start- och slutdatum. Flexibiliteten i Selma, och Selmas framtida efterträdare, behöver utökas för att kunna hantera och visa korrekt information även för särskilda fall av denna art. Att programmen ligger utanför ordinarie antagningssystem innebär också att studenterna riskerar att få information skickad till sig eller själva hitta information som inte är aktuell för dem men som gäller andra studenter vid universitetet. Till exempel har betalande studenter bostadsgaranti, vilket vanligtvis inte är fallet för studenter från EES-länder. Det scenario från studentgruppens arbete som beskriver en önskad framtid utifrån en utbytesstudents och en internationell students perspektiv sätter fingret på många svårigheter som både studenter och universitetets personal har att tampas med i dag. Flera av de områden som tas upp känns igen av deltagarna och berörs även i denna rapport utifrån deltagarnas perspektiv. Den grad av automation 6

7 och smidighet som beskrivs och som innebär informationsöverföring mellan myndigheter, automatisk ansökan om visum t.ex., utgör dock en väldigt stor utmaning och deltagarna har svårt att se att så omfattande förbättringar skulle kunna genomföras inom en så snar framtid som målbilden siktar på. Det är märkligt svårt att skaffa ett KORINT-konto för att få tillgång till universitetets skrivare i dag. Studenten behöver bl.a. ett svenskt bankkonto som kontot kan kopplas till för betalning av utskrifter. Internationella kansliet sprider information om universitetets användarkonton, passerkort samt angående öppnande av bankkonto, och tittar enligt uppgift också på olika lösningsmodeller för att underlätta processen. Att det ska vara så komplicerat för en student att få tillgång till universitetets skrivare är inte rimligt och det utgör ett särskilt hinder för internationella studenter som direkt efter ankomsten behöver kunna scanna och kopiera för att navigera svensk byråkrati. UU centralt har tagit tag i att höja kvaliteten på den engelskspråkiga versionen av uu.se, vilket anses väldigt bra och uppskattas av deltagarna. Det är dock ett dilemma att centraliserad information måste vara väldigt allmän eftersom det är så olika överallt och deltagarna kommenterar att det även på fakultetsnivå är väldigt svårt att skriva generell information eftersom det är så lite som gäller alla. Universitetets gemensamma helpdesk upplevs ibland som svår att komma i kontakt med och få snabba svar ifrån då även frågor som deltagarna uppfattar som enkla inte alltid kan besvaras direkt utan leder till att supportpersonalen registrerar frågan som ett ärende och återkommer vid ett senare tillfälle. Studentportalens roll Framstegsfunktionen i Studentportalen är välstrukturerad och snygg, en otroligt bra funktion! Ett Ladok utan motsvarande funktionalitet kan inte anses acceptabelt. Möjligheten att kunna lägga in ECTS-betyg behövs i Studentportalen. För program med dubbelexamen mellan UU och internationella partneruniversitet är detta ett måste. I dagsläget uppstår merarbete då läraren istället får lägga in ECTS i ett kommentarsfält som sedan måste överföras till Uppdok. Även om detta inte är obligatoriskt eller kan krävas av universitetet så finns möjligheten och det uppskattas såväl av studenter som av internationella partneruniversitet. Det är osäkert om Studentportalens framstegsfunktion kan användas som ett arkiv. Funktionen behöver arkivklassas då informationen annars behöver exporteras manuellt och sparas separat för att underlätta hanteringen av ärenden där studenter kommer tillbaka och vill avsluta en kurs efter många års uppehåll. Deltagarna framför även att kursplaner av samma skäl behöver arkivklassas. Trots Studentportalens funktion för skapande av intyg efterfrågar många internationella studenter registerutdrag eller registreringsintyg med ett mer officiellt utseende och som t.ex. även inkluderar titel på den som utfärdar intyget. Den personal som vill tillgodose dessa förfrågningar idag behöver upprätta sina egna lösningar för detta. För en internationell publik kanske det också vore lämpligt att i intygen ännu tydligare utmärka vilka kurser som är avslutade. Från studenterna inkommer även önskemål om att kunna få ut studieintyg med olika sortering, t.ex. om man läst vid flera program eller vill särskilja kurser inom och utanför program mm. 7

8 Det finns en uppfattning att rolluppdelningen som testversionerna av nya Ladok verkar bygga på inte nödvändigtvis är överensstämmande med deltagarnas verklighet. Nya Ladok verkar vara designat med utgångspunkten att den person som är examinator för en kurs inte också är lärare. Vilken inverkan detta har på arbetssättet i de fall där examinatorn också är lärare är oklar, samt hur detta fungerar tillsammans med Studentportalen. Slutord Liksom för tidigare grupper utgör deltagarnas arbete en utökning och komplettering av de tidigare bidragen som tillsammans utgör universitetets målbild. Deltagarna framför synpunkter, krav och önskemål som berör en mängd aspekter av det studieadministrativa arbetet i relation till internationella studenter vid Uppsala universitet och pekar på behov av utveckling såväl av rutiner och arbetssätt inom olika delar av organisationen som av tekniska stödsystem. Utmaningarna är av varierande art och komplexitet, och där förhållandet mellan tekniska system och möjliga arbetssätt i flera fall gör det nödvändigt att planera och verka långsiktigt för att säkerställa en positiv utveckling av det studieadministrativa arbetet samt studenternas kontakt med detta. Mer information om universitetets gemensamma målbild, de olika gruppernas arbete i relation till denna, samt information om andra insatser inom ramen för införandet av nya Ladok finns att tillgå på införandeprojektets webbplats: 8