BLUE 11, Tema I. Studentrekrytering och uppföljning

Transkript

1 BLUE 11, Tema I. Studentrekrytering och uppföljning Avdelningen för analys och utvärdering tillsammans med Studentavdelningen Val vid framtagning av data, övergripande information om begränsningar i uppgifterna samt några tips att tänka på vid analys av materialet.

2 Centralt stöd i BLUE 11 - varför? Inför användningen av BLUE11 har ett gemensamt underlag gällande rekrytering och genomströmning tagits fram av Studentavdelningen och Avdelningen för analys och utvärdering. Syftet är att dels att avlasta institutionerna i BLUE11-arbetet, dels att öka jämförbarheten och förståelsen mellan institutioner och utbildningar genom att använda gemensamma metoder och ett gemensamt källmaterial för att ta fram underlagen. Uppgifterna i de centrala systemen lider i dag av ett antal brister, och en viktig del i arbetet med denna första omgång av BLUE11 är att få en översikt över dessa och förslag på hur de kan rättas till. Bristerna härrör framförallt från att inrapporteringsrutinerna skiljer sig åt. I förlängningen leder detta arbete, förhoppningsvis och troligtvis, också till ökad effektivitet i framtagningen av underlag för löpande verksamhetsbehov, och därigenom till ökad effektivitet och kvalitet i utbildningsverksamheten som helhet. För att lyckas med detta behöver vi allra först få kontroll över vad för information som idag rapporteras in i systemen och hur denna används i olika befintliga uppföljningsverktyg. Först efter en analys av den egna utbildningen kan en bedömning göras om den inrapporterade informationen är tillräcklig för att på ett tillförlitligt sätt beskriva den aktuella utbildningen. Det är också först då det blir tydligt om det finns områden i våra inrapporteringsrutiner som saknas eller behöver utvecklas.

3 Vilka program ingår i det centralt framtagna underlaget? En lista med samtliga program som gavs våren och/eller hösten 2010 enligt uppgifter i Ladok uppföljning (LW03) skickades ut till utbildningsledarna vid fakulteterna. Efter dialog på respektive fakultet återkom utbildningsledarna med uppgifter om vilka program som skulle omfattas av BLUE 11. Några program ströks från listan, främst på grund av att det aktuella programmet var i ett avvecklingsskede eller att programmet gavs på särskilt uppdrag av departement eller annan extern part. Några program tillkom på grund av att de just år 2010 haft ett uppehåll men att de planerades att ges kommande år.

4 Vilken tidsperiod? I uppföljningsstatistik är tidsserier nästan alltid att föredra, eftersom man då kan jämföra enheter med sig själva. För analyser av genomströmning och retention behöver tidsserierna dessutom vara tämligen långa helst längre än utbildningens längd års högskolereform innebar dock stora förändringar i våra utbildningar och är därför en naturlig gräns för hur långt tillbaka det är meningsfullt att titta. Tidsperioden för det framtagna materialet är därför H07 H10 med uppgifter varje termin där det finns dokumenterat.

5 Källdata 1(2) Valet av källdata har gjorts med tanke på att uppgifterna ska, så långt det är möjligt, vara tillgängliga för var och en av den som analyserar materialet att själv kunna skapa sig en uppfattning om uppgifternas giltighet. De källor som används är framförallt Ladok uppföljning (LW01, LW03 och LW04). Ladok uppföljning är tillgängligt för alla via Medarbetarportalen. Det är inte alldeles enkelt att använda detta verktyg, vilket är en av anledningarna till att uppgifter därifrån har sammanställts i nya filer, som medför möjlighet att exempelvis använda pivot-funktion för analys av materialet. Uppgifterna i Ladok uppföljning förs över från grundsystemet Ladok och från NyA varje termin. Om tidpunkten för överföringen varierar kan detta förklara en del av variationera i materialet. Överföringen från Ladok och NyA för de olika terminerna gjordes följande tider: LW01 och LW04 H07-H10: LW03 H07: V08: H08: V09: H09: V10: H10:

6 Källdata 2(2) Tre källor har används för uppgifter om internationella studenter och internationella program. Dessa är Ladok uppföljning, NyA och särskilda utsökningar ur grundsystemet Ladok. Definitionen av vad som är en internationell student eller ett internationellt program är inte självklar. Utgångspunkten har varit att det som efterfrågas är uppgifter om program som ingår i VHS internationella antagningsomgångar. En del program ges dock både till internationella och nationella studenter i.e. ingår i VHS internationella- och nationella antagningsomgångar. Detta, tillsammans med att uppgifter om rekrytering och söktryck i Ladok uppföljning är olika dokumenterade under den aktuella tidsperioden, orsakar en del problem. Exempelvis finns för perioden H07-H08 uppgifter separerade mellan den internationella- och den nationella antagningsomgången, medan motsvarande uppdelning inte finns för perioden H09-H10. Här är uppgifterna istället sammanslagna över de olika antagningsomgångarna. För att framtagna uppgifter ska vara jämförbara över hela BLUE11-perioden anges uppgifter för dels samtliga antagningsomgångar (nationella och internationella) och dels specifikt för de internationella antagningsomgångarna. För att få fram uppgifter specifikt för de program som ingått i de internationella antagningsomgångarna har Studentavdelningen tagit fram uppgifter ur NyA över antalet sökande för dessa program. Antalet sökande omfattar alla sökande fram till terminstart. Med hjälp av särskilda utsökningar ur Ladok har därefter uppgifter om antal antagna och antal registrerade för dessa program räknats fram. Utsökningarna för de aktuella programmen har använt det faktum att varje program som ingår i VHS internationella antagningsomgångar har en kod i Ladok som kan kopplas till dessa antagningsomgångar. Uttagen ur NyA och de särskilda utsökningarna ur Ladok har gjorts under v

7 Rekrytering och söktryck 1(2) Uppgifter som är användbara i deltema A.1 i BLUE 11 är hämtade från Ladok uppföljning (LW03). Följande variabler tas fram Antal planerade platser Antal behöriga sökande, totalt Antal behöriga 1:handssökande Antal antagna Antal registrerade Därav antal nybörjare på GU Antal registrerade (i LW03 angivna som FFG-reg) avser samtliga registrerade studenter på programmets första termin. Antagna till senare del av programmet ingår dock inte. Med nybörjare avses studerande som inte varit registrerade vid GU de senaste tre terminerna före antagning. För ytterligare detaljerad information om variablerna följ länken hjälp i vänstermenyn i Ladok uppföljning för LW03.

8 Rekrytering och söktryck 2(2) Uppgifter som är användbara i deltema A.2 i BLUE 11 är hämtade från NyA, beräkningar från Ladok, och GUBAS. Följande variabler tas fram Antal planerade platser Antal sökande, totalt (inklusive obehöriga) Antal antagna Antal registrerade Uppgifter om antal planerade platser hämtas från GUBAS. Uppgifter om antal sökande hämtas från NyA och omfattar alla sökande fram till terminstart. Uppgifter om antal antagna och antal registrerade räknas fram ur Ladok.

9 Genomströmning och retention 1(2) Uppgifter som är användbara i deltema B.1 och B.2 i BLUE 11 är hämtade ur Ladok uppföljning (LW04 och LW01). Följande variabler tas fram Antal registrerade (LW04) Genomsnittlig poängproduktion (hp), (av de registrerade studenterna aktuell termin) (LW04) Registrerade i program (LW01) Registrerade på annan inriktning inom program (LW01) Registrerade på annan grundutbildning, program eller fristående kurs inom GU (LW01) Studieuppehåll (LW01) Avbrott (LW01) Examina kopplade till programmet (LW01) Övriga examina (LW01) För detaljerad information om variablerna följ länken hjälp i vänstermenyn i Ladok uppföljning för LW04 och LW01. Observera att uppgiften Antal registrerade (LW04) och uppgiften Registrerade i program (LW01) visar samma sak.

10 Genomströmning och retention 2(2) Genomströmning och retention är två olika begrepp men kan också betecknas som två sidor av samma mynt. För BLUE 11 har valet av uppgifter som kan användas för både analyser av genomströmning och analyser av retention vid ett program landat på följande variabler: Antal registrerade Genomsnittlig poängproduktion (hp), (av de registrerade studenterna aktuell termin) Dessa uppgifter omfattar uppföljning av nybörjare på program i form av kohortuppföljning. En kohort är den grupp studenter som påbörjade studier från början av ett program en viss termin. Genom att följa hur de olika kohorterna genomför sin utbildning läggs fokus på utbildningen snarare än på studenterna. Användandet av kohorter medför dock att studenter som antas till senare del av program inte ingår i underlaget. Övriga uppgifter som listas under Genomströmning och retention 1(2) används som stöd till förklaring av kohortens förändringar genom utbildningen. Exempelvis, om en student hoppar av under termin 2 kommer detta om allt fungerar att dokumenteras som ett anmält avbrott under den aktuella terminen. Om studenten sedan väljer att påbörja sina programstudier igen byter personen inte kohort utan fortsätter att tillhöra den grupp som personen tillhörde vid programstarten.

11 Från ax till limpa! Uppföljning i termer av genomströmning och retention i en utbildning handlar i stora drag om att kunna följa en students väg från start till mål. I den enklaste av världar kan detta översättas till att studenten antas till sitt program, läser enligt utbildningsplanen och avslutar med att ta ut examen. I verkligheten är ingen av dessa delar särskilt enkla att definiera så att de oreflekterat kan användas vid exempelvis uttag av uppgifter från Ladok. Några exempel: En student kan i realiteten starta sin utbildning vid andra tidpunkter än den tidpunkt då de blev antagna till programmet. Exempel på detta är de som antas under terminens gång samt de som får tidigare kurser tillgodoräknade att ingå i utbildningen. En student kan i stor utsträckning välja att läsa kurser efter eget intresse och ändå få med dessa i sin utbildning. Detta kan ske även om studenten håller sig inom utbildningsplanens ramar då denna ofta innehåller ett stort mått av fria kursval. En student har inte alltid tillräckligt incitament för att begära att ta ut uppnådd examen. En examen vid GU har inte alltid en tydlig koppling till ett program. Formellt har GU tre olika examenstyper för grundstudenter - yrkesexamen, generell examen och konstnärlig examen. Utbildningar som leder till yrkesexamen är tydligt profilerade och är starkt reglerade av högskoleförordningen. Det är därför möjligt att koppla samman en yrkesexamen till ett enskilt program på ett sätt som för framförallt de generella examina inte är lika enkel.

12 Att tänka på vid läsning av underlagen Användning av befintliga kohortuppföljningsfunktioner (Ladok uppföljning LW01 och LW04) medför att studenter som antas till senare del av program inte ingår i kohorten. GUs många program med stor valfrihet inom programmen ställer höga (alltför höga?) krav på inrapporteringsrutiner. Exempelvis behöver varje programstudents val av kurser registreras så att de kopplar till det aktuella programmet. Delar av program som läses utanför GU syns inte alltid i Ladok. Brister i inrapporteringen påverkar kvaliteten på underlaget genom att studenten inte meddelar studieuppehåll, avbrott på program eller anmäler period av studier utomlands. att studentens meddelande inte alltid når fram till de som rapporterar in i Ladok. att rutiner för inrapportering av programstudenter i Ladok varierar inom GU. att rutiner för inrapportering av kurser som är kopplade till program varierar inom GU.